Reglement van orde Commissie ruimtelijke kwaliteit Boxtel

1. De commissie is een door de gemeenteraad ingestelde onafhankelijke adviescommissie die aan burgemeester en wethouders advies uitbrengt met het oog op het bereiken van en in stand houden van een goede omgevingskwaliteit en al hetgeen daarmee verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn, zoals vastgelegd in de verordening. De verantwoordelijkheid voor de organisatie en het functioneren van de commissie ligt bij de gemeente.

2. De leden zijn onafhankelijk ten opzichte van het gemeentebestuur en de gemeentelijke organisatie. Er bestaan geen bindingen of relaties op basis waarvan de adviezen (over ruimtelijke kwaliteit) worden beïnvloed.

3. Indien een commissielid in enige vorm betrokken is bij een te beoordelen plan maakt het lid deze betrokkenheid tijdig kenbaar en wordt het plan behandeld zonder inbreng van het betreffende lid. Van deze formele stap wordt in het advies melding gemaakt.

1. De commissie is belast met zowel taken op het gebied van omgevingskwaliteit, zoals vastgesteld in de verordening.

2. De commissie baseert haar advies, voor zover van toepassing, op de omgevingsvisie, het omgevingsplan en de beleidsregels, bedoeld in artikel 4.19 van de wet.

3. Bij een advies over een rijksmonumentenactiviteit neemt de commissie de uitgangspunten, bedoeld in artikel 5.22 van de wet, in acht.

4. De commissie brengt jaarlijks vóór 1 mei een integraal verslag uit van haar werkzaamheden in het voorafgaande kalenderjaar overeenkomstig artikel 15 van de verordening en artikel 17.9 van de Omgevingswet.

1. De casemanager zorgt ervoor dat binnengekomen conceptverzoeken (vooroverleggen) of aanvragen om omgevingsvergunning, monumentensubsidie of monument aanwijzing voldoende gegevens bevatten voor een beoordeling.

2. De casemanager maakt voor het adviesverzoek gebruik van een standaard mailbericht.

3. De ambtelijk ondersteuner controleert of alle vereiste gegevens ook daadwerkelijk bij de te beoordelen adviesaanvraag zijn gevoegd. De ambtelijk ondersteuner draagt zorg voor het toesturen van alle benodigde gegevens aan de commissieleden.

4. De casemanagers zijn aangewezen als inhoudelijk expert om de commissie van informatie te voorzien die relevant is voor de onderwerpen waarover een advies moet worden geformuleerd.

1. De vergaderdata worden gepubliceerd op de website van de gemeente.

2. De ambtelijke ondersteuner stemt de agenda af met de voorzitter en stuurt de agenda met de bijbehorende gegevens uiterlijk vijf werkdagen voor de vergadering naar de commissie.

3. De ambtelijk ondersteuner publiceert minimaal vijf werkdagen voor de vergadering de agenda op de gemeentelijke website.

4. De vergaderingen van de commissie vinden in beginsel plaats in het gemeentehuis van de gemeente Boxtel of digitaal (teams) eens in de twee weken voor de subcommissie beeldkwaliteit en eens per vier weken voor de integrale Commissie ruimtelijke kwaliteit en de subcommissie monumenten.

5. In overleg tussen de ambtelijk ondersteuner, casemanager en de commissieleden kunnen tussentijdse afspraken worden gemaakt om een plan te bespreken.

6. Op verzoek van de casemanager, commissieleden, aanvrager en/of gemachtigden kan de vergadering ook op een planlocatie worden georganiseerd.

7. De aanvrager of zijn gemachtigde heeft de mogelijkheid tot toelichting van de aanvraag omgevingsvergunning ten overstaan van de commissie. Het maken van deze afspraak (datum en tijdstip) zijn op uitnodiging van de ambtelijk ondersteuner.

8. De vergaderingen waarin de aanvragen omgevingsvergunning worden behandeld zijn openbaar, tenzij de gemeente of de aanvrager van oordeel is/zijn dat er op grond van artikel 5.1 van de Wet open overheid klemmende redenen aanwezig zijn voor geheimhouding.

9. De behandeling van een informeel conceptverzoek, of bij beleidsgerichte, opgavegerichte of ontwerpgerichte advisering, is niet openbaar, tenzij zowel initiatienemer, ambtelijke casemanager (namens het college) en commissie hiermee instemmen.

10. Eenieder die de commissievergadering wil bijwonen kan contact opnemen met de ambtelijk ondersteuner en vragen naar de geagendeerde plannen.

1. De formulering van de adviezen van de commissie berust bij de secretaris.

2. De secretaris wordt bij de uitoefening van zijn taak rechtstreeks aangestuurd door de voorzitter.

3. Wanneer de commissie een advies uitbrengt is dat helder en beargumenteerd. Het gebruik van abstracte taal en vakjargon wordt zoveel mogelijk vermeden. Eventuele aanbevelingen en eventueel gemaakte afspraken moeten duidelijk zijn.

4. Wanneer de commissie een advies uitbrengt is duidelijk aangegeven of het een gevraagd of een ongevraagd advies betreft.

5. Negatieve adviezen worden altijd gemotiveerd inclusief verwijzing naar het gemeentelijk beleid.

6. Positieve adviezen worden gemotiveerd als wordt afgeweken van het gemeentelijk beleid of als er specifieke overwegingen er rol spelen of als daar specifiek om wordt verzocht.

7. De commissie ondertekent het advies(digitaal) en waarmerkt de bijbehorende stukken voor de dossiervorming.

8. In beginsel wordt uiterlijk binnen één week na de openbare vergadering schriftelijk advies uitgebracht door de commissie. In uitzonderlijke gevallen kan de termijn van advisering met twee weken worden verdaagd.

1. Een overzicht per twee weken van uitgebrachte openbare adviezen is door eenieder in te zien via Commissie ruimtelijke Kwaliteit | Boxtel.

2. De adviezen van de commissie op aanvragen om omgevingsvergunning zijn openbaar en worden op de website gepubliceerd door de ambtelijk ondersteuner.

3. Behandeling van aanvragen om omgevingsvergunning en adviezen zijn openbaar, tenzij de gemeente of de aanvrager van oordeel is/zijn dat er op grond van artikel 5.1 van de Wet open overheid klemmende redenen aanwezig zijn voor geheimhouding. Een reden voor beperking van de openbaarheid kan zijn gelegen in het schaden van de belangen van initiatiefnemer of gemeente in een verkennende fase van de planvorming.

4. De (digitale) documenten zijn eigendom van het bevoegd gezag c.q. van initiatiefnemer en worden door de commissie niet aan derden ter beschikking gesteld.

5. Openbaarheid geldt niet voor een informeel conceptverzoek, of bij beleidsgerichte, opgavegerichte of ontwerpgerichte advisering, tenzij zowel initiatienemer, ambtelijke casemanager (namens het college) en commissie hiermee instemmen.

6. De inhoud van niet-openbare behandelingen valt onder de geheimhoudingsplicht van de commissie.

7. Een initiatiefnemer kan een mondelinge toelichting vragen op een uitgebracht advies. Deze toelichting wordt in eerste instantie gegeven door de ambtelijk ondersteuner.

1. De commissie kan uit haar midden een lid, enkele leden of een subcommissie aanwijzen om namens haar te adviseren of overleg te voeren.

2. De commissie kan een (ambtelijk) adviseur raadplegen of uitnodigen wanneer een initiatief of aanvraag daarom vraagt of wanneer bepaalde deskundigheid gewenst is.

3. Het verantwoordelijke lid of leden, of de subcommissie regelen zelf hun wijze van werken, met inachtneming van de bepalingen genoemd in de verordening en in dit reglement.

4. De commissie blijft eindverantwoordelijk voor haar advies.

1. De leden van de commissie worden door het college benoemd. Het college informeert de raad over deze benoeming.

2. De leden en de plaatsvervangers worden benoemd op persoonlijke titel op grond van de professionele deskundigheid die nodig is voor de advisering, alsmede op grond van maatschappelijke kennis en ervaring.