Nadere regel subsidie sport- en beweegevenementen gemeente Utrecht

Artikel 4 Vaststellen subsidieplafond

• 1. Burgemeester en wethouders stellen het subsidieplafond vast door middel van de subsidiestaat.

• 2. Deze nadere regel kent de volgende subsidieplafonds:

  • a.

    Kleinschalig (breedte)sportevenement met een subsidieaanvraag tot en met € 750 (artikel 5, lid 1, sub a);

  • b.

    Kleinschalig (breedte)sportevenement met een subsidieaanvraag boven € 750 (artikel 5, lid 1, sub b);

  • c.

    Grootschalig sportevenement (artikel 5, lid 1, sub c);

  • d.

    Grootschalig schoolsportevenement (artikel 5, lid 1, sub d).

Artikel 5 Subsidiabele activiteiten

• 1. De volgende activiteiten komen voor subsidie in aanmerking:

  • a.

    Kleinschalig (breedte)sportevenement met een subsidieaanvraag tot en met € 750;

  • b.

    Kleinschalig (breedte)sportevenement met een subsidieaanvraag boven € 750;

  • c.

    Grootschalig sportevenement;

  • d.

    Grootschalig schoolsportevenement.

• 2. Burgemeester en wethouders verlenen geen subsidie voor de volgende kosten:

  • a.

    Evenementen primair gericht op het inzamelen van geld voor een goed doel, zoals een sponsorloop. Evenementen die een goed doel willen ondersteunen kunnen dit alleen realiseren via een bijdrage (bovenop de inschrijfgelden) van de deelnemers of een andere actie die geen onderdeel uitmaakt van de exploitatie van het evenement;

  • b.

    Evenementen gericht op topsport.

Artikel 6 Eisen aan de aanvraag

Voor de subsidieaanvraag gelden per onderdeel de volgende eisen:

• 1. De aanvraag van de subsidie wordt ingediend met e-Herkenning via www.utrecht.nl/subsidiesportevenement.

• 2. Alle subsidieaanvragen maken inzichtelijk of en hoe zij voldoen aan de beoordelingscriteria zoals omschreven in artikel 9 van deze regel.

• 3. Een financiële onderbouwing van de aanvraag aansluitend op het overzicht van de activiteiten. In deze onderbouwing staat per activiteit opgenomen welke personele en materiële middelen nodig zijn voor de activiteiten. Tevens is het gevraagde subsidiebedrag helder onderbouwd met daarbij – indien van toepassing – een sluitende begroting (exclusief en inclusief Btw) met daarin alle (overige) inkomsten.

• 4. Aanvrager geeft aan hoe hij omgaat met gezonde leefgewoonten binnen zijn activiteiten.

• 5. Met betrekking tot kleinschalig (breedte)sportevenement wordt een activiteitenplan ingediend, voorzien van:

  • a.

    Naam evenement;

  • b.

    Omschrijving van het sportevenement, inclusief programma;

  • c.

    De doelgroep;

  • d.

    De doelen die u met het evenement wilt behalen;

  • e.

    Beoogd aantal deelnemers;

  • f.

    Eventuele organisaties en/of sportverenigingen waarmee u samenwerkt;

  • g.

    Hoe u de veiligheid van zowel deelnemers als bezoekers van het evenement waarborgt;

  • h.

    Hoe u rekening houdt met de toegankelijkheid van het evenement voor zowel deelnemers als bezoekers, tenzij het onevenredige kosten met zich meebrengt;

  • i.

    Communicatie aanpak: hoe u het evenement kenbaar maakt bij de doelgroep.

• 6. Met betrekking tot grootschalig sportevenement wordt een activiteitenplan ingediend, voorzien van:

  • a.

    Naam evenement;

  • b.

    Omschrijving van het sportevenement, inclusief programma;

  • c.

    De doelgroep;

  • d.

    De doelen die u met het evenement wilt behalen;

  • e.

    Beoogd aantal deelnemers;

  • f.

    Eventuele organisaties en/of sportverenigingen waarmee u samenwerkt;

  • g.

    Hoe u de veiligheid van zowel deelnemers als bezoekers van het evenement waarborgt;

  • h.

    Hoe u rekening houdt met de toegankelijkheid van het evenement voor zowel deelnemers als bezoekers, tenzij het onevenredige kosten met zich meebrengt;

  • i.

    Communicatie aanpak: hoe u het evenement kenbaar maakt bij de doelgroep. Zie ook artikel 12;

  • j.

    Beschrijving van de getroffen duurzaamheidsmaatregelen en hoe u daarover gaat communiceren (denk aan: maatregelen op het gebied van energie, materialen, transport en reizen, flora en fauna, water en sanitatie, eten en drinken. Zie ook de Duurzaamheidsladder Evenementen — Buro Nuvo - ecologische & sociale impact in de vrijetijdssector);

  • k.

    Hoe u bijdraagt aan een positieve sportcultuur, inclusie en toegankelijkheid. Denk aan het inzetten van rolmodellen om mensen met een afstand tot sport en bewegen te informeren/motiveren, korting voor U-pas houders, maatregelen voor sociale veiligheid en het tegengaan van discriminatie, aanpassingen die meedoen met een beperking mogelijk maken;

  • l.

    Hoe u bijdraagt aan een gezonde sportomgeving.6710

• 7. Met betrekking tot grootschalig schoolsportevenement wordt een activiteitenplan ingediend, voorzien van:

  • a.

    Naam evenement

  • b.

    Omschrijving van het sportevenement, inclusief programma;

  • c.

    De doelgroep;

  • d.

    De doelen die u met het evenement wilt behalen;

  • e.

    Beoogd aantal deelnemers;

  • f.

    Scholen waarmee u samenwerkt;

  • g.

    Eventuele organisaties en/of sportverenigingen waarmee u samenwerkt.

• 8. Als een aanvrager in de voorgaande drie jaar geen subsidie bij burgemeester en wethouders heeft aangevraagd of indien de onderstaande gegevens zijn gewijzigd, levert de aanvrager bij de aanvraag ook de volgende gegevens aan:

  • a.

    Kopie bankafschrift waarop in ieder geval het rekeningnummer en de naam van de aanvrager duidelijk zichtbaar zijn;

  • b.

    Een uittreksel uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel;

  • c.

    De statuten of akte van oprichting.

Artikel 7 Indieningstermijn aanvraag

• 1. De aanvragen kunnen vanaf 1 oktober aangevraagd worden voor het volgende kalenderjaar.

• 2. Kleinschalige (breedte)sportevenementen met een subsidieaanvraag tot en met € 750 (artikel 5, lid 1, sub a)

• Subsidieaanvragen kunnen tot uiterlijk 13 weken voor aanvang van het evenement ingediend worden. Bij een volledige aanvraag ontvangt de aanvrager dan voor aanvang van het evenement een besluit. De verleende subsidies komen ten laste van het beschikbare subsidieplafond voor kleinschalig (breedte)sportevenement tot en met € 750 (artikel 4, lid 2, sub a).

• 3. Kleinschalige (breedte)sportevenementen met een subsidieaanvraag boven € 750 (artikel 5, lid 1, sub b)

• Voor kleinschalige (breedte)sportevenementen met een subsidieaanvraag boven € 750 vinden 4 subsidietranches per jaar plaats. De deadlines worden bekend gemaakt op www.utrecht.nl/subsidiesportevenement. Het beschikbare subsidieplafond (artikel 4, lid 2, sub b) wordt evenredig over de 4 tranches verdeeld. Eventueel resterend budget is bij een volgende ronde beschikbaar. Per tranche worden aanvragen beoordeeld op volgorde van binnenkomst.

• 4. Grootschalige sportevenementen (artikel 5, lid 1, sub c)

  • a.

    Subsidieaanvragen kunnen tot uiterlijk 13 weken voor aanvang van het evenement ingediend worden. Bij een volledige aanvraag ontvangt de aanvrager dan voor aanvang van het evenement een besluit. De verleende subsidies komen ten laste van het beschikbare subsidieplafond voor grootschalige sportevenementen (artikel 4, lid 2, sub c).

  • b.

    Grootschalige sportevenementen die een belangrijke bijdrage leveren aan het imago van Utrecht en daarmee economische groei, meerdaags bezoek en de trots van inwoners positief stimuleren én die tevens voldoen aan de hierboven omschreven beleidsdoelstellingen kunnen een meerjarensubsidie voor de duur van twee jaar ontvangen, met een optie om te verlengen met 1 jaar.

• 5. Grootschalige schoolsportevenementen (artikel 5, lid 1, sub d)

• Subsidieaanvragen kunnen tot uiterlijk 13 weken voor aanvang van het evenement ingediend worden. Bij een volledige aanvraag ontvangt de aanvrager dan voor aanvang van het evenement een besluit. De verleende subsidies komen ten laste van het beschikbare subsidieplafond voor schoolsportevenementen (artikel 4, lid 2, sub d).

Artikel 8 Maximale subsidie

• 1. Per aanvrager worden maximaal twee subsidies voor een sportevenement per jaar verleend.

• 2. Indien het evenement ook een andere gemeentelijke subsidie ontvangt, komt de aanvraag niet in aanmerking voor een subsidie onder deze nadere regel.

• 3. Kleinschalige (breedte)sportevenementen:

• De hoogte van de subsidie bedraagt maximaal 30% van de begroting van het evenement met een maximum van € 5.000.

• 4. Grootschalige sportevenementen:

  • a.

    De hoogte van de subsidie bedraagt maximaal 30% van de begroting van het evenement met een maximum van € 30.000.

  • b.

    De hoogte van de subsidie voor meerjarensubsidie bedraagt maximaal 30% van de begroting van het evenement met een maximum van € 30.000 per jaar.

  • c.

    Per tak van sport worden in totaal maximaal 2 subsidies per jaar verleend.

  • d.

    Voor evenementen gericht op talentontwikkeling worden in totaal maximaal 2 subsidies per jaar verleend.

• 5. Grootschalige Schoolsportevenementen:

  • a.

    De hoogte van de subsidie bedraagt maximaal € 12.500 bij een minimum van 500 deelnemers, en maximaal € 25.000 bij een minimum van 1.000 deelnemers.

  • b.

    Per tak van sport wordt per type onderwijs (primair onderwijs of voortgezet onderwijs of speciaal onderwijs) in totaal maximaal 1 subsidie per jaar verleend.

Artikel 9 Criteria verdeling subsidie

• 1. In afwijking van artikel 4, eerste lid, tweede volzin, van de ASV verdelen burgemeester en wethouders het budget op de volgorde van binnenkomst over de volledige aanvragen.

• 2. Als een aanvraag krachtens een verzoek conform artikel 4:5 van de Awb is aangevuld, geldt het moment waarop de aanvraag volledig is aangevuld als het moment van binnenkomst.

• 3. Bij de beoordeling van de subsidieaanvraag voor klein- en grootschalige sportevenementen wordt getoetst of de volgende criteria verwerkt zijn in de aanvraag:

  • a.

    Of het evenement bijdraagt aan het doel zoals omschreven in artikel 2;

  • b.

    Of er sprake is van een goede prijs-kwaliteit verhouding (aantal deelnemers, sportieve gedeelte, aantal bezoekers, de exposure en kosten accommodatie/locatie in relatie tot de totale kosten);

  • c.

    Of het evenement bijdraagt aan een divers scala aan sportevenementen in de stad;

  • d.

    Of er verbinding is met sportaanbieders in de stad;

  • e.

    Of er sprake is van beleving die deelnemers en bezoekers wordt geboden en de originaliteit van het evenement;

  • f.

    Of er rekening is gehouden met duurzaamheid, een positieve sportcultuur en gezonde leefgewoonten.

• 4. Bij de beoordeling van de subsidieaanvraag voor grootschalige schoolsportevenementen wordt getoetst aan de volgende criteria:

  • a.

    Of het evenement bijdraagt aan het doel zoals omschreven in artikel 2;

  • b.

    Of er sprake is van een goede prijs-kwaliteit verhouding (aantal leerlingen, aantal deelnemende scholen, bereik van kinderen die niet sporten of bewegen);

  • c.

    Of er samenwerking is met relevante organisaties;

  • d.

    Of er rekening is gehouden met duurzaamheid, een positieve sportcultuur en een gezonde leefgewoonten.

Artikel 12 Verplichtingen

In aanvulling op de verplichtingen uit hoofdstuk 4 van de ASV gelden de volgende verplichtingen:

• 1. De organisatie van een grootschalig sportevenement dient een bijdrage te leveren aan stads- en/of sport promotionele doeleinden. Door middel van het plaatsen van het Utrecht citymarketing logo op aankondigingen, advertenties en/of flyers en door middel van het plaatsen van materialen met het Utrecht-logo die door de gemeente voorafgaand aan het evenement verstrekt worden. Deze materialen worden door de organisatie voorafgaand aan het evenement opgehaald bij de accountmanager bij Sport of Evenementen en uiterlijk 3 werkdagen na afloop van het evenement teruggebracht.

• 2. Indien een vergunning als bedoeld in artikel 11 is afgegeven, blijft deze gedurende het evenement in het bezit.

Artikel 14 Evaluatie

• 1. Het beleid waarvoor de subsidie Sport- en beweegevenementen wordt ingezet, wordt periodiek geëvalueerd.

• 2. De evaluatie kan leiden tot aanpassing van deze nadere regel.