Beheerregeling BRP Schiedam 2026

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

Artikel 4

De informatiebeheerder BRP is verantwoordelijk voor:

• 1.

  het vaststellen van werkinstructies zoals bedoeld in artikel 2 lid 4 onder b van het Besluit gegevensverstrekking BRP Schiedam 2026, binnen de door het college vastgestelde kaders;

• 2.

  het voorbereiden van voorstellen tot wijziging van de Verordening;

• 3.

  de uitvoering en het voorbereiden van voorstellen tot wijzing van het Besluit gegevensverstrekking BRP van de gemeente Schiedam;

• 4.

  het voorbereiden en beheren van verwerkersovereenkomsten BRP;

• 5.

  de naleving van het Besluit gegevensverstrekking BRP en het Informatiebeveiligingsplan BRP en waardedocumenten;

• 6.

  het uitvoeren van het periodieke onderzoek op grond van artikel 4.3 van de wet naar inrichting, werking, beveiliging en de gegevensverwerking van de BRP;

• 7.

  het jaarlijks uitvoeren van een risicoanalyse gericht op informatiebeveiliging en datakwaliteit van de BRP;

• 8.

  de regie op de beschikbaarheid en instandhouding van de externe uitwijkvoorziening;

• 9.

  de uitvoering van het jaarlijks testen van de uitwijk;

• 10.

  het periodiek verstrekken van een samenvatting van de onderzoeksresultaten aan de Autoriteit Persoonsgegevens en Onze minister;

• 11.

  het opstellen en uitvoeren van een plan van aanpak naar aanleiding van de jaarlijkse managementrapportage uit het periodieke onderzoek zoals bedoeld onder 6;

• 12.

  het melden van inbreuken op de informatiebeveiliging aan de verantwoordelijke en relevante functionarissen (CISO, ISO, privacy officer of FG).

Artikel 5

De informatiebeheerder BRP adviseert de verantwoordelijke over:

• 1.

  privacy BRP en informatiebeveiliging BRP;

• 2.

  de persoonsinformatievoorziening;

• 3.

  de kwaliteit van de BRP-gegevens.

Artikel 6

De informatiebeheerder BRP draagt zorg voor de coördinatie en afstemming van de voorbereiding van besluiten en maatregelen met betrekking tot:

• 1.

  de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het BRP-systeem;

• 2.

  koppelingen tussen het BRP-systeem en andere gemeentelijke componenten;

• 3.

  het inwerking stellen van uitwijkprocessen;

• 4.

  verzoeken van gemeentelijke organen om verstrekking van BRP-gegevens;

• 5.

  verzoeken van derden als bedoeld in artikel 3.6 van de wet;

• 6.

  de wijze van gegevensverstrekking, na advies van de privacybeheerder BRP.

Artikel 7

De informatiebeheerder BRP ziet erop toe dat:

• 1.

  deze regeling wordt nageleefd;

• 2.

  verzoeken om gegevensverstrekking worden behandeld conform de wet, verordening en AVG;

• 3.

  wettelijke verplichtingen rond inrichting, bijhouding en beveiliging van de BRP worden nageleefd;

• 4.

  betrokken functionarissen worden geïnformeerd over nieuwe of gewijzigde systeemversies en de gevolgen daarvan;

• 5.

  de resultaten van het periodiek onderzoek aan de verantwoordelijke worden verstrekt;

• 6.

  inbreuken op de informatiebeveiliging worden onderzocht en passende maatregelen worden getroffen om herhaling zoveel mogelijk te voorkomen.

Artikel 8

De informatiebeheerder BRP zorgt voor:

• 1.

  een jaarlijkse planning van de beheeractiviteiten;

• 2.

  het periodieke overleg met aangewezen beheerders;

• 3.

  het opstellen van werkinstructies voor het bijhouden van de BRP, met inachtneming van de door het college vastgestelde regels;

Artikel 9

De beveiligingsbeheerder BRP is belast met:

• 1.

  het opstellen, beheren en bijwerken van het Informatiebeveiligingsplan BRP en waardedocumenten, met daarin het informatiebeveiligingsbeleid gericht op de BRP, en wordt hierbij geadviseerd door de Information Security Officer van de gemeente Schiedam;

• 2.

  het uitwerken en toepassen van de controlemaatregelen in het Informatiebeveiligingsplan BRP en waardedocumenten;

• 3.

  het implementeren, controleren en handhaven van beveiligingsmaatregelen voor de BRP;

• 4.

  het uitvoeren van het onderzoek, zoals bedoeld in artikel 4.3 van de wet, voor zover het onderzoek betrekking heeft op beveiligingsvoorschriften en procedures.

Artikel 10

De beveiligingsbeheerder BRP:

• 1.

  adviseert en ondersteunt de informatiebeheerder BRP bij de uitvoering van zijn taken;

• 2.

  draagt zorg voor de afstemming en ondersteuning bij de uitvoering van de beveiligingsmaatregelen die in het Informatiebeveiligingsplan BRP en waardedocumenten staan;

• 3.

  rapporteert jaarlijks over de beveiligingsactiviteiten aan de informatiebeheerder BRP en levert bijdragen aan de gemeentebrede rapportage over informatieveiligheid met betrekking tot het BRP-systeem;

• 4.

  is het aanspreekpunt voor informatiebeveiliging en stimuleert het bewustzijn over beveiliging bij management en medewerkers;

• 5.

  werkt mee aan het gemeentebrede informatiebeveiligingsbeleid en overlegt met de Information Security Officer van de gemeente Schiedam over de beveiliging specifiek voor de BRP;

• 6.

  herkent en reageert op incidenten en adviseert over de maatregelen om de gevolgen te beperken en herhaling te voorkomen;

• 7.

  neemt deel aan het in artikel 8 onder 2 genoemde overleg.

Artikel 11

De beveiligingsbeheerder BRP kan:

• 1.

  medewerkers informeren en adviseren over beveiligingsvoorschriften die voortkomen uit de wet- en regelgeving en het Informatiebeveiligingsplan BRP en waardedocumenten;

• 2.

  op verzoek en uit eigen beweging over procedures en producten waarbij de beveiliging van de BRP aan de orde is adviseren aan:

  • a.

    de verantwoordelijke;

  • b.

    de beheerders zoals genoemd in deze regeling;

  • c.

    medewerkers van de gemeente Schiedam die BRP-gegevens gebruiken;

  • d.

    overheidsorganen en derden die BRP-gegevens gebruiken.

Artikel 12

De privacybeheerder BRP is belast met:

• 1.

  het toezien op de naleving van privacyvoorschriften bij de verwerking van BRP-gegevens en de in het BRP-systeem opgenomen aangehaakte gegevens, met inachtneming van de daarvoor geldende wettelijke kaders;

• 2.

  voorbereiden en coördineren van bezwaar- en beroepsprocedures, die voortkomen uit beslissingen op grond van de wet, de AVG of de bijbehorende regelingen voor zover de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van een belanghebbende aan de orde is.

• 3.

  het juist en actueel houden van de werkinstructies voor:

  • a.

    het geven van inzage in de BRP;

  • b.

    het registeren van gegevensbeperking (geheimhouding);

  • c.

    het vastleggen van raadplegingen (protocollering);

  • d.

    het verstrekken van BRP-gegevens.

• 4.

  het behandelen van verzoeken om inzage in de BRP, zoals bedoeld in artikel 3.22 van de wet;

• 5.

  het jaarlijks bekendmaken van het recht op verstrekkingsbeperking, zoals bedoeld in artikel 3.21 lid 5 van de wet;

• 6.

  het uitvoeren van het onderzoek zoals bedoeld in artikel 4.3 van de wet, voor zover het onderzoek gaat over privacy voorschriften en privacy procedures.

Artikel 13

De privacybeheerder BRP adviseert:

• 1.

  de informatiebeheerder BRP en de verantwoordelijke over de privacy onderwerpen die te maken hebben met de uitvoering van de wet en de verordening;

• 2.

  over de inhoudelijke afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking zoals genoemd in artikel 4 onderdelen 2 tot en met 5;

• 3.

  over verzoeken om gegevensverstrekking waarbij de ingeschrevene heeft aangegeven geen toestemming te geven voor verstrekking aan derden. Hierbij houdt de privacybeheerder BRP rekening met artikel 3.21 van de wet;

• 4.

  gevraagd en ongevraagd over alle procedures en producten waarin BRP-gegevens worden gebruikt, als de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in het geding kan zijn.

Artikel 14

De privacybeheerder BRP:

• 1.

  kan gebruikers van het BRP-systeem informeren en adviseren over het naleven van de privacy voorschriften en in dit kader functioneel aanwijzingen geven.

• 2.

  neemt deel aan het in artikel 8 onder 2 genoemde overleg.

Artikel 15

De privacybeheerder BRP vraagt advies aan de Privacy Officer en de Functionaris Gegevensbescherming van de gemeente Schiedam bij mogelijke onrechtmatige verstrekking van persoonsgegevens uit de BRP of andere risico’s voor de bescherming van persoonsgegevens.

Artikel 16

De gegevensbeheerder BRP is belast met:

• 1.

  het waarborgen van de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de in de BRP opgenomen gegevens;

• 2.

  het controleren van complexe mutaties in de BRP en verwerken van correcties;

• 3.

  het uitwerken en toepassen van werkinstructies voor het actualiseren en corrigeren van BRP-gegevens, binnen de door het college vastgestelde kaders;

• 4.

  de dagelijkse afhandeling van het berichtenverkeer inclusief de foutberichten;

• 5.

  het uitvoeren van periodieke controles op de inhoudelijke kwaliteit van persoonslijsten, zoals vereist door Onze Minister;

• 6.

  het uitvoeren van het onderzoek, zoals bedoeld in artikel 4.3 van de wet voor zover het onderzoek betrekking heeft op gegevensverwerking in de BRP.

Artikel 17

De gegevensbeheerder BRP kan adviseren:

• 1.

  bij bezwaar- en beroepsprocedures, voor zover de kwaliteit van BRP-gegevens in het geding is;

• 2.

  over maatregelen ter verbetering van de gegevenskwaliteit, ter ondersteuning van de uitvoering van de taken van de informatiebeheerder.

Artikel 18

De gegevensbeheerder BRP kan medewerkers die belast zijn met de verwerking van BRP-gegevens informeren, adviseren en in dat kader functioneel aanwijzingen geven over de opname en bijhouding van BRP-gegevens.

Artikel 19

De gegevensbeheerder BRP neemt deel aan het in artikel 8 onder 2 genoemde overleg.

Artikel 20

De BRP-medewerker is belast met:

• 1.

  het verwerken van BRP-gegevens overeenkomstig de Wet basisregistratie personen, het Logisch Ontwerp BRP en de geldende werkinstructies;

• 2.

  het verzamelen, beoordelen en verwerken van de wettelijk voorgeschreven brondocumenten;

• 3.

  het zorgdragen voor de juistheid en actualiteit van documenten waaraan BRP-gegevens worden ontleend;

• 4.

  het archiveren van brondocumenten overeenkomstig de geldende wet- en regelgeving;

• 5.

  het behandelen van aangiften en verzoeken van ingeschrevenen of hun wettelijke vertegenwoordigers op grond van de Wet basisregistratie personen;

• 6.

  het voorbereiden van besluiten op verzoeken betreffende:

  • a.

    wijziging van het naamgebruik;

  • b.

    opneming van gegevens van een levenloos geboren kind;

  • c.

    inschrijving in de BRP;

  • d.

    opname van een verstrekkingsbeperking (geheimhouding);

  • e.

    het actualiseren, corrigeren of verwijderen van BRP-gegevens;

• 7.

  het informeren van verzoekers over de afhandeling van hun aangifte of verzoek;

• 8.

  het verstrekken van een afschrift van de persoonslijst en informatie over de hoofdlijnen van de BRP overeenkomstig de geldende wet- en regelgeving;

• 9.

  het behandelen van verzoeken om gegevensverstrekking overeenkomstig de Wet basisregistratie personen, de AVG en de daarop gebaseerde regelgeving;

• 10.

  het inwinnen van advies van de privacy beheerder BRP bij verzoeken om verstrekkingsbeperking;

• 11.

  het verzamelen en verwerken van informatie over de bijhouding van de BRP;

• 12.

  het verrichten van gegevensonderzoek naar de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van BRP-gegevens;

• 13.

  het uitvoeren van herstelmaatregelen naar aanleiding van gegevensonderzoek, overeenkomstig de geldende wet- en regelgeving;

• 14.

  het afhandelen van terugmeldingen als bedoeld in artikel 2.34 van de wet, overeenkomstig de daarvoor geldende procedures.

Artikel 21

De BRP-medewerker volgt de instructies op van de:

• 1.

  informatiebeheerder BRP

• 2.

  beveiligingsbeheerder BRP;

• 3.

  privacybeheerder BRP;

• 4.

  gegevensbeheerder BRP;

• 5.

  functioneel beheerder BRP;

Artikel 22

De functioneel beheerder BRP is belast met:

• 1.

  het ondersteunen van gebruikers van het BRP-systeem;

• 2.

  het verwijderen, vernietigen of archiveren van databestanden overeenkomstig de geldende bewaartermijnen;

• 3.

  het beheer van de landelijke en gemeentelijke tabellen in het BRP-systeem;

• 4.

  de gehele of gedeeltelijke uitvoering van uitwijkprocessen;

• 5.

  het uitvoeren en actualiseren van procedures voor:

  • a.

    Back-up en restore;

  • b.

    BRP applicatie updates;

  • c.

    Continuïteitsbeheer;

  • d.

    Logging;

  • e.

    Thuiswerken;

  • f.

    Uitwijk;

  • g.

    Vernietiging van verwijderbare media en transport,

• 6.

  de communicatie met gebruikers en leveranciers bij storingen;

• 7.

  de afstemming en ondersteuning bij het oplossen van storingen, zo nodig met inzet van systeembeheerder of derden;

• 8.

  het bijhouden van een logboek met storingen, problemen en of klachten, waarin in ieder geval wordt geregistreerd:

  • a.

    de aard van de storing, het probleem of de klacht;

  • b.

    de impact op de beschikbaarheid van het BRP-systeem;

  • c.

    de oplossing;

  • d.

    de maatregelen die zijn genomen ter voorkoming van herhaling.

• 9.

  de afstemming en ondersteuning van werkzaamheden bij uitwijk;

• 10.

  het verwerken van autorisaties voor toegang tot het BRP-systeem overeenkomstig het geldende autorisatiebeleid;

• 11.

  het melden van beveiligingsincidenten aan de informatiebeheerder BRP en de CISO;

• 12.

  het verstrekken van logging- en autorisatieoverzichten op verzoek van de beveiligings- of privacybeheerder BRP;

• 13.

  het testen, beoordelen en evalueren van nieuwe of gewijzigde versies van het BRP-systeem;

• 14.

  het testen, beoordelen en evalueren van de uitwijk op een andere locatie;

• 15.

  het geven van voorlichting over de gevolgen van nieuwe of gewijzigde versies van het BRP-systeem;

• 16.

  het verzorgen van de vorm en opmaak van documenten uit de BRP, op basis van verzoeken van de gegevensbeheerder BRP.

binnen de door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde kaders.

Artikel 23

De functioneel beheerder BRP adviseert de informatiebeheerder BRP over:

• 1.

  het in werking stellen van uitwijkprocessen;

• 2.

  de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het BRP-systeem.

Artikel 24

De functioneel beheerder BRP kan gebruikers van het BRP-systeem informeren en adviseren over het gebruik daarvan en in dat kader functionele aanwijzingen geven, alsmede werkinstructies opstellen binnen de door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde kaders.

Artikel 25

De functioneel beheerder BRP neemt deel aan het in artikel 8 onder 2 genoemde overleg.

Artikel 26

De systeembeheerder BRP is belast met:

• 1.

  het waarborgen van de continuïteit en het technisch onderhoud van de servers waar het BRP-systeem op draait;

• 2.

  het bieden van technische ondersteuning voor het beschikbaar stellen van het BRP-systeem;

• 3.

  het technisch beheer van de database van het BRP-systeem;

• 4.

  het technisch beheer van alle koppelvlakken waar het BRP-systeem gebruik van maakt;

• 5.

  het bieden van technische ondersteuning bij de gegevensuitwisseling van en naar het BRP-systeem;

• 6.

  de fysieke beveiliging van het BRP-systeem;

• 7.

  het verzorgen van dagelijkse back-ups op een beveiligde externe locatie;

• 8.

  de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het BRP-systeem, in overleg met de functioneel beheerder BRP;

• 9.

  het waarborgen van de beschikbaarheid van het BRP-systeem, volgens gemaakte afspraken;

• 10.

  het realiseren en onderhouden van technische uitwijkvoorzieningen;

• 11.

  het zorgdragen voor veilig transport, opslag en vernietiging van gegevensdragers;

• 12.

  het loggen van activiteiten van beheerders, gebruikers en leveranciers;

• 13.

  het opschonen van databestanden overeenkomstig de geldende wet- en regelgeving en in afstemming met de functioneel beheerder BRP;

• 14.

  het treffen van onmiddellijke maatregelen bij acute dreiging van de continuïteit of beveiliging van het BRP-systeem;

• 15.

  het informeren en adviseren van betrokken functionarissen over:

  • a.

    het beheer van het BRP-systeem;

  • b.

    het beheer van databestanden;

  • c.

    herstelmaatregelen;

  • d.

    maatregelen voor veilig en correct gebruik van het BRP-systeem en in dat kader geven van functionele aanwijzingen.

Artikel 27

De systeembeheerder BRP neemt deel aan het in artikel 8 onder 2 genoemde overleg.

Artikel 30

De Chief Information Security Officer (CISO), Functionaris Gegevensbescherming en de Privacy Officer van de gemeente Schiedam:

• 1.

  adviseren de informatiebeheerder BRP over de naleving van privacy- en beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet, de AVG en het gemeentelijk informatiebeveiligingsbeleid;

• 2.

  nemen op verzoek van de informatiebeheerder BRP deel aan het in artikel 8 onder 2 genoemde overleg.