Bevoegdhedenregeling (mandaten, volmachten en machtigingen) Modulaire gemeenschappelijke regeling sociaal domein Limburg-Noord

Nr.

Omschrijving bevoegdheid

Bevoegdheid van

Mandaat aan

Ondermandaat

Voorwaarden

Personeel en organisatie

P&O 1

Het uitoefenen van alle bevoegdheden op grond van de Cao SGO, en de op basis daarvan vastgestelde regelingen met uitzondering van:

• •

  ontslag verlenen:

  • -

    i.v.m. reorganisatie;

  • -

    i.v.m. arbeidsongeschiktheid;

  • -

    i.v.m. onbekwaamheid of ongeschiktheid;

  • -

    i.v.m. overige ontslaggronden;

  • -

    als disciplinaire straf;

• •

  beslissen over een schorsing;

• •

  beslissen over het (gedeeltelijk) vervallen verklaren van wachtgeld:

• •

  beslissen over het (gedeeltelijk) vervallen verklaren van een uitkering;

• •

  een medewerker verplichten een andere betrekking te aanvaarden respectievelijk tijdelijk andere werkzaamheden te verrichten of tijdelijk een andere betrekking waar te nemen;

• •

  overige disciplinaire straffen opleggen;

• •

  herplaatsingsbesluiten nemen.

dagelijks bestuur

• 1)

  voorzitter

• 2)

  secretaris-directeur

• 1)

  m.b.t. functie van secretaris-directeur

• 2)

  m.b.t. overige functies MGR

P&O 2

De uitvoering van de Arbowet, het vervullen van de werkgeverstaken

dagelijks bestuur

secretaris-directeur

Algemeen juridische zaken

AJZ 1

Doorzenden van stukken die verkeerd zijn geadresseerd of tot behandeling waarvan kennelijk een ander bestuursorgaan bevoegd is

(2:3 en 6:15 Awb)

algemeen bestuur/

dagelijks bestuur/

voorzitter

alle medewerkers

met betrekking tot aangelegenheden die tot hun werkveld behoren

AJZ 2

Besluiten op een informatieverzoek op grond van de Woo of een andere openbaarheidsregeling en verdagen van de beslistermijn op het informatieverzoek

(6 Woo)

algemeen bestuur/

dagelijks bestuur/

voorzitter

secretaris-directeur

AJZ 3

Het besluiten om namens de MGR rechtsgedingen te voeren met betrekking tot de in dit register opgenomen bevoegdheden

dagelijks bestuur

secretaris-directeur

AJZ 4

Het vertegenwoordigen van de MGR in rechtsgedingen met betrekking tot de in dit register opgenomen bevoegdheden

dagelijks bestuur/

voorzitter

alle medewerkers

met betrekking tot aangelegenheden die tot hun werkveld behoren en in overleg met de secretaris-directeur

AJZ 5

Het nemen van alle conservatoire maatregelen en alle (overige) maatregelen ter voorkoming van verjaring of verlies van recht of bezit met betrekking tot de in dit register opgenomen bevoegdheden

dagelijks bestuur/

voorzitter

secretaris-directeur

AJZ 6

Beslissen op klachten met betrekking tot de in dit register opgenomen bevoegdheden

dagelijks bestuur/

voorzitter

secretaris-directeur

klachten over ondergeschikte medewerkers

AVG

AVG 1

Het aanwijzen van een functionaris gegevensbescherming en een privacy officer

dagelijks bestuur

secretaris-directeur

AVG 2

Het registreren van datalekken in het register van datalekken

dagelijks bestuur

privacy officer/

functionaris gegevens-bescherming

AVG 3

Het melden van een datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens

dagelijks bestuur

privacy officer/

functionaris gegevens-bescherming

AVG 4

Het melden van een datalek aan de betrokkenen

dagelijks bestuur

privacy officer/

functionaris gegevens-bescherming

AVG 5

Het besluiten welke maatregelen er bij een datalek worden getroffen om verder verlies van of schade aan persoonsgegevens te beperken

dagelijks bestuur

secretaris-directeur

AVG 6

Het registreren van verwerkingen in het register van verwerkingen

dagelijks bestuur

privacy officer/

functionaris gegevens-bescherming

AVG 7

Het uitoefenen van alle overige bevoegdheden op grond van de AVG en de krachtens die wet vastgestelde regelingen

dagelijks bestuur

secretaris-directeur

Privaatrecht

PRIV 1

Besluiten tot het aangaan, verlengen, wijzigen, opzeggen en beëindigen van overeenkomsten en het ondertekenen van deze overeenkomsten

(33b lid 1 sub e en 33d Wgr)

dagelijks bestuur/

voorzitter

secretaris-directeur

financial controller

gemandateerde mag financiële verplichtingen aangaan t/m € 100.000

(bij duurovereenkomsten:

t/m € 100.000 per periode van 12 maanden)

ondergemandateerde mag financiële verplichtingen aangaan t/m € 30.000

PRIV 2

Het doen van een beroep op vernietiging van (een onderdeel van) een overeenkomst

dagelijks bestuur/

voorzitter

secretaris-directeur

PRIV 3

Het vorderen van nakoming van een overeenkomst en het in gebreke stellen van een contractpartij

dagelijks bestuur/

voorzitter

secretaris-directeur

financial controller

PRIV 4

Het goed- of afkeuren c.q. al dan niet accepteren van een geleverde dienst of product

dagelijks bestuur/

voorzitter

alle medewerkers

met betrekking tot aangelegenheden die tot hun werkveld behoren

PRIV 5

Het indienen van schadeclaims

dagelijks bestuur/

voorzitter

secretaris-directeur

PRIV 6

Het verlenen van toestemming aan contractpartijen voor:

• –

  het gebruiken van de MGR als referentie

• –

  het vervangen van personeel van de opdrachtnemer

• –

  het overdragen van de uit de overeenkomst voortvloeiende rechten en verplichtingen

• –

  het inzetten van derden bij de uitvoering van (een deel van) de overeenkomst

dagelijks bestuur

secretaris-directeur

financial controller

PRIV 7

Een aanbieder verzoeken om een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen

dagelijks bestuur

alle medewerkers

met betrekking tot aangelegenheden die tot hun werkveld behoren

PRIV 8

Openen, wijzigen en sluiten van ten name van de MGR staande bankrekeningen

(33b lid 1 sub e en 33d Wgr)

dagelijks bestuur/

voorzitter

secretaris-directeur

PRIV 9

Beslissen over financiële handelingen, waaronder:

• –

  betalingsopdrachten;

• –

  voorschotbetalingen;

• –

  kleine en routinematige investeringen

dagelijks bestuur

secretaris-directeur

financial controller

• –

  gemandateerde: bij bedragen > € 50.000 met positief advies financial controller

• –

  ondergemandateerde: bij bedragen > € 50.000 met positief advies business controller

PRIV 10

Het ontvangen van facturen/declaraties van, en het verrichten van betalingen aan gecontracteerde partijen conform de afspraken in de overeenkomsten

dagelijks bestuur

secretaris-directeur

financial controller

• –

  gemandateerde: na fiattering door financial controller

• –

  ondergemandateerde: na fiattering door business controller

Overig

OV 1

Voeren van correspondentie ter voorbereiding en uitvoering van beslissingen van het algemeen bestuur

(33b lid 1 sub b Wgr)

dagelijks bestuur

alle medewerkers

met betrekking tot aangelegenheden die tot hun werkveld behoren

OV 2

Besluiten tot het indienen van aanvragen en het ondertekenen van deze aanvragen

(33b lid 1 sub a en 33d Wgr)

dagelijks bestuur/

voorzitter

secretaris-directeur

OV 3

Beslissingen nemen en handelingen verrichten in het kader van archiefbeheer

dagelijks bestuur

secretaris-directeur

financial controller

OV 4

Alle feitelijke handelingen verrichten ter voorbereiding en uitvoering van de in dit register opgenomen bevoegdheden

dagelijks bestuur/

voorzitter

alle medewerkers

met betrekking tot aangelegenheden die tot hun werkveld behoren

Nr.

Gemandateerde bevoegdheid

Bevoegdheid van

Ondermandaat aan

Voorwaarden

Algemeen

ALG 1

Het verrichten van alle feitelijke handelingen ter voorbereiding en uitvoering van de in dit register opgenomen bevoegdheden

dagelijks bestuur/ voorzitter

alle medewerkers

met betrekking tot aangelegenheden die tot hun werkveld behoren

ALG 2

Het besluiten om namens de gemeente rechtsgedingen te voeren met betrekking tot de in dit register opgenomen bevoegdheden

dagelijks bestuur

secretaris-directeur

ALG 3

Het vertegenwoordigen van de gemeente in rechtsgedingen en klachtenprocedures met betrekking tot de in dit register opgenomen bevoegdheden

dagelijks bestuur/ voorzitter

alle medewerkers

met betrekking tot aangelegenheden die tot hun werkveld behoren en in overleg met de secretaris-directeur

ALG 4

Het nemen van alle conservatoire maatregelen en alle (overige) maatregelen ter voorkoming van verjaring of verlies van recht of bezit met betrekking tot de in dit register opgenomen bevoegdheden

dagelijks bestuur/ voorzitter

secretaris-directeur

ALG 5

Beslissen op klachten met betrekking tot de in dit register opgenomen bevoegdheden

dagelijks bestuur

secretaris-directeur

ALG 6

Het nemen van alle beslissingen rondom Woo-verzoeken voor de documenten die onder de MGR berusten

dagelijks bestuur

secretaris-directeur

ALG 7

Het nemen van alle beslissingen rondom AVG-verzoeken

dagelijks bestuur

secretaris-directeur

Inkoop

INK 1

Het coördineren van het opstellen van de door de colleges vast te stellen inkoopstrategie

dagelijks bestuur

inkopers

INK 2

Het opstellen en vaststellen van inkoopdocumenten op basis van de door het college vastgestelde inkoopstrategie

dagelijks bestuur

inkopers

INK 3

Het uitvoeren van inkoopprocedures

dagelijks bestuur

inkopers

INK 4

Het ongeldig verklaren van aanmeldingen of inschrijvingen

dagelijks bestuur

inkopers

INK 5

Het uitsluiten van aanbieders die niet voldoen aan gestelde uitsluitings-, geschiktheids- en/of overige (selectie-)eisen

dagelijks bestuur

inkopers

INK 6

Het beoordelen van aanmeldingen, inschrijvingen en prijsopgaven

dagelijks bestuur

inkopers

coördinatie ligt bij inkopers, inkoper stelt een team samen en zet een beoordelingsleidraad uit

INK 7

Het onderhandelen met aanbieders over inschrijvingen (inclusief tarieven) en nemen van een beslissing over de uitkomst

dagelijks bestuur

inkopers/ contractmanagers

contractmanagers: bevoegdheid mag alleen worden uitgevoerd na afstemming met inkopers

INK 8

Het nemen van gunnings- en afwijzingsbeslissingen

dagelijks bestuur

inkopers

INK 9

Het besluiten tot het aangaan van, en het ondertekenen van overeenkomsten (waaronder raam- en nadere overeenkomsten) met gegunde inschrijvers

dagelijks bestuur/ voorzitter

secretaris-directeur

Monitoring

MON 1

Het ontvangen van/opvragen bij aanbieders van de in de inkoopovereenkomsten benoemde gegevens ten behoeve van de regionale monitoring

dagelijks bestuur

data-analisten

Contractmanagement

Alle onderstaande contractmanagement- bevoegdheden

• –

  het betreft bevoegdheden die vallen binnen de uitvoering van de taken die de MGR namens gemeenten uitvoert zoals vastgelegd in de samenwerkingsmodules bij de gemeenschappelijke regeling

• –

  de bevoegdheden worden uitgevoerd binnen de kaders van de aanbestedingsdocumenten en de contractafspraken

CTM 1

Het registreren en archiveren van (data uit) de overeenkomsten

dagelijks bestuur

contractbeheerders

CTM 2

Het ontvangen van/opvragen bij aanbieders van de informatie, rapportages en meldingen die deze op basis van de overeenkomsten dient te verstrekken

dagelijks bestuur

contractbeheerders/contractmanagers

CTM 3

Het (doen) verzenden van nieuwsberichten over onder meer algemene bepalingen uit de overeenkomst, uitvoeringsgerichte afspraken en financiële rapportages aan aanbieders en ketenpartners

dagelijks bestuur

contractbeheerders/ contractmanagers

CTM 4

Het op verzoek van de aanbieder verstrekken van informatie die nodig is voor het naar behoren uitvoeren van de overeenkomst

dagelijks bestuur

contractmanagers

CTM 5

Het uitvoeren van kwaliteits- en andere audits

dagelijks bestuur

contractmanagers

CTM 6

Het voeren van contractmanagementgesprekken met aanbieders

dagelijks bestuur

contractmanagers

CTM 7

Het maken van afspraken met aanbieders over:

• –

  het oplossen van een geschil over de uitvoering van de overeenkomst

• –

  de mogelijke overname van verplichtingen in geval van ontbinding van een overeenkomst

dagelijks bestuur

contractmanagers

CTM 8

Het vorderen van nakoming door een aanbieder

dagelijks bestuur

contractmanagers

uitoefening van de bevoegdheid via escalatieladder

CTM 9

Het in gebreke stellen van een aanbieder

dagelijks bestuur

contractmanagers

uitoefening van de bevoegdheid via escalatieladder

CTM 10

Het opleggen van een penalty op basis van de overeenkomst

dagelijks bestuur

contractmanagers

uitoefening van de bevoegdheid via escalatieladder

CTM 11

Het indienen van een schadeclaim bij een aanbieder

dagelijks bestuur

contractmanagers

uitoefening van de bevoegdheid via escalatieladder

CTM 12

Het opeisen van een boete bij een aanbieder

dagelijks bestuur

contractmanagers

uitoefening van de bevoegdheid via escalatieladder

CTM 13

Het doen van een beroep vernietiging van (een onderdeel van) de overeenkomst

dagelijks bestuur

contractmanagers

CTM 14

Het beëindigen van een overeenkomst (opzeggen, met wederzijds goedvinden beëindigen en ontbinden)

dagelijks bestuur/ voorzitter

contractmanagers

uitoefening van de bevoegdheid vindt plaats nadat de colleges hierover zijn geïnformeerd

CTM 15

Het gebruik maken van de verlengingsmogelijkheden in een overeenkomst

dagelijks bestuur/ voorzitter

coördinerend contractmanagers

uitoefening van de bevoegdheid vindt plaats nadat de colleges hierover zijn geïnformeerd

CTM 16

Het besluiten tot, en ondertekenen van een wijziging van een overeenkomst in de gevallen die in de overeenkomst zijn benoemd

dagelijks bestuur/ voorzitter

coördinerend contractmanagers

CTM 17

Het verlenen van toestemming aan aanbieders voor:

• –

  het doen van openbare mededelingen en uitgeven van persberichten met betrekking tot de overeenkomsten

• –

  het gebruiken van de gemeenten of de MGR als referentie

• –

  het overdragen van de uit de overeenkomsten voortvloeiende rechten en verplichtingen

• –

  het inzetten van derden bij de uitvoering van (een deel van) de overeenkomst

dagelijks bestuur/ voorzitter

contractmanagers/ inkopers

CTM 18

Een aanbieder verzoeken om een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen

dagelijks bestuur/ voorzitter

contractmanagers

CTM 19

Het - in geval van transformatie of vereenvoudiging van producten en diensten - verlangen van een aanbieder dat hij zijn producten of diensten omzet naar de ontwikkelde alternatieve producten of diensten

dagelijks bestuur/ voorzitter

contractmanagers

CTM 20

Het maken van tussentijdse aanvullende (inhoudelijke en financiële) afspraken met een gecontracteerde aanbieder

dagelijks bestuur/ voorzitter

contractmanagers

• –

  de afspraken passen binnen de doelstellingen die met de overeenkomst worden nagestreefd

• –

  de bevoegdheid wordt uitgeoefend binnen de daarvoor beschikbare middelen. Indien en voor zover een regionale raming is vastgesteld, vindt uitoefening plaats binnen dit geraamde budget (budget voor de gecontracteerde diensten plus budget ‘onvoorzien’)

• –

  indien afspraken financiële impact hebben voor gemeenten, wordt de bevoegdheid uitgeoefend na akkoord coördinerend contractmanager

CTM 21

Het in het kader van de Jeugdwet en de Wmo uitvoeren van:

• a.

  materiële controles

• b.

  detailcontroles

dagelijks bestuur

contractmanagers/ alle wettelijk daartoe bevoegde medewerkers

CTM 22

Het maken van afspraken met gecontracteerde aanbieders in het kader van de verlenging van hun inkoopovereenkomst

dagelijks bestuur/ voorzitter

contractmanagers/ inkopers

• –

  de bevoegdheid wordt uitgeoefend binnen de daarvoor beschikbare middelen. Indien en voor zover een regionale raming is vastgesteld, vindt uitoefening plaats binnen dit geraamde budget (budget voor de gecontracteerde diensten plus budget ‘onvoorzien’)

• –

  indien afspraken financiële impact hebben voor gemeenten, wordt de bevoegdheid uitgeoefend na akkoord coördinerend contractmanager

CTM 23

Het vaststellen van de door de aanbieders in een jaar geleverde productie en het op basis daarvan vaststellen of de aanbieders nog iets te vorderen of te ontvangen hebben van de deelnemers

dagelijks bestuur

contractmanagers/ business controller/ financial controller

CTM 24

Het sluiten van een uitvoeringsovereenkomst met een niet door de regio Midden-Limburg West gesubsidieerde Gecertificeerde Instelling indien de rechter voor de uitvoering van een maatregel JB/JR een niet gesubsidieerde Gecertificeerde Instelling heeft aangewezen, waarbij de inhoud van de geldende subsidieregeling Jeugdbescherming en Jeugdreclassering leidend is.

dagelijks bestuur

contractmanagers

• –

  deze bevoegdheid mag alleen worden uitgeoefend voor de gemeenten Weert, Nederweert en Leudal

Financiën

FIN 1

Het ontvangen van facturen/declaraties van, en het verrichten van betalingen aan gecontracteerde aanbieders conform de afspraken in de overeenkomsten

dagelijks bestuur

secretaris-directeur/ financial controller

• –

  deze bevoegdheid wordt alleen gebruikt voor zover die taken specifiek aan de MGR zijn opgedragen

• –

  secretaris-directeur: na fiattering door financial controller

• –

  financial controller: na fiattering door business controller

FIN 2

Het ontvangen van facturen/declaraties van, en het verrichten van betalingen aan de regiogemeenten ten behoeve van gemeentelijke betalingen van de kosten van dienstverlening en uitvoeringskosten ten behoeve van Segment 1, Integrale Crisishulp Jeugd en overige (boven)regionale voorzieningen Jeugd en Wmo

dagelijks bestuur

secretaris-directeur/ financial controller

• –

  secretaris-directeur: na fiattering door financial controller

• –

  financial controller: na fiattering door business controller

FIN 3

Het ontvangen van facturen/declaraties van, en het verrichten van betalingen aan de regiogemeenten ten behoeve van gemeentelijke betalingen van kosten die in de regionale raming zoals bedoeld in samenwerkingsmodule 2 van de gemeenschappelijke regeling zijn vermeld

dagelijks bestuur

secretaris-directeur/ financial controller

• –

  secretaris-directeur: na fiattering door financial controller

• –

  financial controller: na fiattering door business controller

FIN 4

Het factureren en innen van de gemeentelijke bijdragen ten behoeve van de uit te voeren betalingen zoals genoemd onder FIN 1, FIN 2 en FIN 3

dagelijks bestuur

financial controller/ business controller

FIN 5

Het terugvorderen van bedragen van aanbieders conform de afspraken in de overeenkomsten

dagelijks bestuur

coördinerend contractmanagers/

financial controller

FIN 6

Het opstellen en tussentijds aanpassen van de regionale raming zoals bedoeld in samenwerkingsmodule 2 van de gemeenschappelijke regeling

dagelijks bestuur

financial controller

• –

  na afstemming met de regionale beleidsmedewerkers

• –

  opstellen: op basis van een vergelijking met de raming van het jaar daarvoor

FIN 7

Een onafhankelijk onderzoek opstarten indien een gemeente in enig jaar substantieel meer BW-indicaties heeft afgegeven (die ten laste komen van het Regionaal budget BW, MO en B&P) dan op grond van de inschatting als bedoeld in de regionale raming BW, MO en B&P of door maatschappelijke ontwikkelingen had mogen worden verwacht zoals bedoeld in module 2 van de gemeenschappelijke regeling

dagelijks bestuur

(uitgesloten)

deze bevoegdheid is uitgesloten van de mogelijkheid tot het verlenen van een sub-volmacht

FIN 8

Indien het onderzoek uit FIN 7 daartoe aanleiding geeft, aan de betrokken gemeente een financiële correctiemaatregel opleggen

dagelijks bestuur

(uitgesloten)

• –

  deze bevoegdheid is uitgesloten van de mogelijkheid tot het verlenen van een sub-volmacht

• –

  uitoefening van de bevoegdheid vindt plaats nadat de colleges hierover zijn geïnformeerd

Nr.

Gemandateerde bevoegdheid

Bevoegdheid van

Ondermandaat aan

Voorwaarden

Algemeen

ALG 1

Het verrichten van alle feitelijke handelingen ter voorbereiding en uitvoering van de in dit register opgenomen bevoegdheden

dagelijks bestuur

alle medewerkers

met betrekking tot aangelegenheden die tot hun werkveld behoren

Loket- en kassiersfunctie

LOK 1

Het vaststellen van het aanvraagformulier voor subsidieaanvragen voor het Regionaal innovatiebudget Wmo

dagelijks bestuur

contractmanagers/ contractbeheerders

LOK 2

Het in behandeling nemen van aanvragen omtrent toekenning van het Regionaal innovatiebudget Wmo

dagelijks bestuur

contractmanagers/ contractbeheerders

LOK 3

Het beoordelen van aanvragen met inachtneming van de Subsidieregeling Regionaal innovatiebudget Wmo

dagelijks bestuur

contractmanagers

LOK 4

Het opvragen van aanvullende gegevens bij Wmo-aanbieders

dagelijks bestuur

contractmanagers/ contractbeheerders

LOK 5

Het agenderen van volledige aanvragen voor de Regionale werkgroep Wmo

dagelijks bestuur

contractmanagers

LOK 6

Het doorsturen van volledige subsidieaanvragen aan het college dat bevoegd is om over de subsidieverlening te besluiten

dagelijks bestuur

contractmanagers/ contractbeheerders

LOK 7

Het innen en beheren van het Regionaal Innovatiebudget Wmo

dagelijks bestuur

financial controller

LOK 8

Het op verzoek van het college uitkeren van verleende subsidies op grond van de Subsidieregeling regionaal innovatiebudget Wmo

dagelijks bestuur

financial controller