Gemeenschappelijke regeling Archief Eemland

1. Deze regeling heeft als doel het bepaalde in artikel 32, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 gezamenlijk te doen verrichten, een en ander binnen de taken die krachtens artikel 4 aan de centrumgemeente zijn opgedragen.

2. Het gebied waarvoor de regeling geldt omvat het grondgebied van de deelnemers.

1. De gemeente Amersfoort wordt aangewezen als centrumgemeente als bedoeld in artikel 8, vierde lid van de wet.

2. Archief Eemland is gevestigd in Amersfoort.

3. De deelnemers verlenen het mandaat aan de centrumgemeente om namens de deelnemers alle besluiten te nemen, privaatrechtelijke rechtshandelingen en feitelijke handelingen te verrichten, om het doel als bedoeld in artikel 2 en de daarbij behorende taken als bedoeld in artikel 4 uit te voeren.

4. De deelnemers wijzen de archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 1 aanhef en onder d als hun gemeentelijke archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de Archiefwet 1995.

5. De colleges van de deelnemers wijzen de archivaris Archief Eemland als bedoeld in artikel 1 aanhef en onder f aan als hun gemeentearchivaris als bedoeld in artikel 32 van de Archiefwet 1995.

1. De centrumgemeente heeft tot taak:

• a.

  Het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemers, zoals nader omschreven in de Archiefwet 1995;

• b.

  Het toezicht op het beheer van, alsmede de advisering over, de archiefbescheiden van de deelnemers voor zover deze niet zijn overgebracht;

• c.

  Het beheer van de door de colleges van de deelnemers aangewezen archiefbewaarplaats, conform de bepalingen van een daartoe gesloten uitvoerende dienstverleningsovereenkomsten;

• d.

  Het beheer en toezicht, als bedoeld onder sub a tot en met c, van de krachtens de dienstverleningsovereenkomsten (nog over te dragen) archiefbescheiden en de archiefbewaarplaats van partijen bij de dienstverleningsovereenkomsten;

• e.

  Het beheer van (particuliere) archieven, die reeds zijn geacquireerd en in de toekomst op basis van een acquisitieplan verworven zullen worden;

• f.

  Het beschikbaarstellen van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden;

2. De bevoegdheden behorende bij voornoemde taken zijn door de deelnemers gemandateerd aan de centrumgemeente krachtens artikel 3, derde lid.

3. In de Producten en Diensten Catalogus worden de taken van het Archief Eemland nader gespecificeerd en uitgewerkt. De Producten en Diensten Catalogus kan door het ambtelijk overleg bij gekwalificeerde meerderheid van de uit te brengen stemmen worden gewijzigd.

1. Met het beheer en toezicht op het beheer van de in artikel 4, eerste lid, onder a en b bedoelde archiefbescheiden is belast: de archivaris Archief Eemland.

2. De algemene leiding over de archiefbewaarplaats Archief Eemland berust bij de archivaris Archief Eemland.

3. De archivaris Archief Eemland is belast met het opstellen van een meerjarenvisie. De meerjarenvisie wordt vastgesteld in het ambtelijk overleg bij gewone meerderheid.

1. De algemene leiding over het aan Archief Eemland verbonden personeel berust bij het hoofd van de afdeling waaronder het archiefbeheer van de centrumgemeente valt.

2. Onverminderd het bepaalde in artikel 5 en het eerste lid van deze bepaling, zijn op het personeel van Archief Eemland de rechtspositieregelingen, vastgesteld voor de ambtenaren van de centrumgemeente, inclusief de regeling betreffende de bezoldiging van toepassing.

1. Het boekjaar van het Archief Eemland is gelijk aan het boekjaar van de centrumgemeente.

2. Als grondslag voor het financieel beheer van Archief Eemland geldt een jaarlijks vast te stellen budget gebaseerd op inkomsten en uitgaven, als bedoeld in artikel 8, eerste lid. Het budget wordt telkens voor 1 januari van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor zij geldt vastgesteld.

3. Jaarlijks wordt een afrekening als bedoeld in artikel 9 eerste lid vastgesteld in het jaar volgend op het jaar waarop deze betrekking heeft. De afrekening wordt telkens voor 15 januari van het jaar volgend op het jaar waarop zij betrekking heeft vastgesteld.

4. Het budget en de afrekening worden aan de raden van de deelnemers ter kennisgeving toegezonden.

1. Het college van de centrumgemeente stelt jaarlijks in de eerste helft van april voorafgaand aan het jaar waarvoor deze geldt, een budget vast met de verwachte integrale kosten die voor haar voortvloeien uit de taakuitvoering op grond van deze regeling ten behoeve van de deelnemers en de partijen bij de dienstverleningsovereenkomsten.

2. Het college van de centrumgemeente stelt het conceptbudget vast. De archivaris Archief Eemland doet hiertoe een voorstel.

3. Het conceptbudget wordt tien weken voor vaststelling als bedoeld in het tweede lid toegezonden aan het ambtelijk overleg. Het ambtelijk overleg wordt gedurende zes weken in de gelegenheid gesteld om kennis te nemen van het voorgestelde budget en kan eventuele zienswijzen op het concept budget bij het college van de centrumgemeente kenbaar te maken.

4. Het definitieve budget wordt vergezeld met een reactie op de eventuele zienswijzen van het ambtelijk overleg als bedoeld in het derde lid en de eventuele zienswijzen van partijen bij de dienstverleningsovereenkomsten. Daarbij wordt aangegeven of de eventuele zienswijzen hebben geleid tot een wijziging in het vastgestelde budget en wat deze wijziging inhoudt.

5. Het budget wordt opgenomen in de begroting van de centrumgemeente, zoals deze wordt vastgesteld door de gemeenteraad van de centrumgemeente.

6. Het budget dient uitsluitend om inzicht te geven in de verwachte kosten van de uit te voeren taken door de centrumgemeente. Voor de uiteindelijke vergoeding is bepalend de definitieve bijdrage als bedoeld in artikel 9.

1. Het college van de centrumgemeente stelt aan het einde van elk kalenderjaar, ter verantwoording een afrekening op. De archivaris Archief Eemland doet hiertoe een voorstel. De afrekening is een onderdeel van de jaarrekening van de centrumgemeente, zoals deze wordt vastgesteld door de gemeenteraad.

2. In de afrekening wordt de door elk van de deelnemers over het betreffende boekjaar verschuldigde bijdrage, berekend op basis van de in artikel 10 eerste lid bedoelde vast te stellen berekeningswijze.

3. De totale verschuldigde bijdrage als bedoeld in het vorige lid, moet worden betaald vóór 31 januari van het boekjaar volgend op het boekjaar waarop de bijdrage betrekking heeft.

4. Indien gedurende een boekjaar blijkt dat de werkelijke kosten de begrote kosten lijken te gaan overstijgen, en dit gevolgen heeft voor de kosten die een deelnemer dient te vergoeden, stelt de centrumgemeente, in de persoon van de archivaris Archief Eemland, de betreffende deelnemer(s) daarvan zo spoedig in kennis. Tevens wordt het ambtelijk overleg hiervan in kennis gesteld.

5. Als de vergoeding van de werkelijke kosten gevolgen heeft voor de begroting van een deelnemer, dan dient de raad van de deelnemer te worden geconsulteerd. Het beschikbare budget van de betreffende deelnemer wordt via de reguliere begrotingscyclus van de deelnemer gewijzigd.

1. De kosten voor de uitvoering van taken worden onder de deelnemers verdeeld conform de verdeelsleutel en berekeningswijze zoals opgenomen in het financieel statuut. De kosten als bedoeld in de eerste volzin worden over de partijen bij de dienstverleningsovereenkomsten verdeeld op basis van de voor hen geldende bekostigingsafspraken.

2. Het financieel statuut bevat in ieder geval de verdeelsleutel, regels rondom urenverantwoording en tarieven.

3. Het financieel statuut kan worden gewijzigd bij twee derde meerderheid van de deelnemers.

1. Iedere deelnemer wijst uit haar midden een vertegenwoordiger aan voor deelname aan het ambtelijk overleg als bedoeld in artikel 1, aanhef en onder a.

2. Iedere vertegenwoordiger heeft één stem.

3. Vertegenwoordigers mogen slechts deelnemen aan een stemming voor zover het onderwerp hen aangaat.

4. De aangewezen vertegenwoordigers van de deelnemers vormen het ambtelijk overleg.

5. De centrumgemeente zit het ambtelijk overleg voor. De archivaris Archief Eemland neemt aan het ambtelijk overleg deel zonder stemrecht.

6. De archivaris Archief Eemland agendeert het ambtelijk overleg ten minste twee maal per jaar, en zo veel vaker als daartoe een verzoek wordt gedaan door ten minste één van de vertegenwoordigers. Tijdens dit overleg wordt in ieder geval gesproken over de uitvoering van deze regeling, ten aanzien van:

• a.

  het budget, bedoeld in artikel 8, eerste lid;

• b.

  de afrekening, bedoeld in artikel 9, eerste lid;

• c.

  de financiën voor zover nog niet aan de orde gekomen in het kader van sub a en b;

• d.

  de onderwerpen (betreffende strategische keuzes als onder andere beheer archief en beschikbaarstelling) die in samenwerking tot instemming worden gebracht, en stellen over deze onderwerpen een zwaarwegend advies op, gericht aan het college van de centrumgemeente;

• e.

  de meerjarenvisie als bedoeld in artikel 5, derde lid;

• f.

  wijziging van de regeling;

• g.

  toetreding tot of uittreding uit de regeling;

• h.

  opheffing van de regeling.

7. Besluitvorming binnen het ambtelijk overleg vindt plaats bij gekwalificeerde meerderheid, tenzij anders is bepaald.

8. De communicatie over de uitvoering van deze regeling vindt plaats in het ambtelijk overleg. Slechts indien sprake is van een uitvoeringskwestie die slechts één deelnemer en de centrumgemeente betreffen kan direct individueel contact tussen de centrumgemeente en de betreffende deelnemer plaatsvinden.

1. De deelnemers ontvangen schriftelijk de door een of meer deelnemers gevraagde inlichtingen die zij nodig hebben voor het uitvoeren van hun taken, waaronder in ieder geval begrepen de inlichtingen die zij ontvangen in het kader van de uitvoerende dienstverleningsovereenkomst, tenzij het verstrekken ervan in strijd is met het openbaar belang.

2. De deelnemers zijn gevraagd en ongevraagd zorgvuldig in het verstrekken van informatie die nodig is om de taken als bedoeld in artikel 4 conform de Archiefwet 1995 doelmatig en efficiënt uit te kunnen voeren, waaronder in ieder geval begrepen de inlichtingen die Archief Eemland ontvangt in het kader van de uitvoerende dienstverleningsovereenkomst.

1. Het college van de centrumgemeente is belast met de zorg voor de archiefbescheiden van het Archief Eemland, voor zover de archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats, overeenkomstig de door de centrumgemeente vastgestelde Archiefverordening.

2. Met het toezicht op de bewaring en het beheer van de archiefbescheiden van het Archief Eemland is belast de archivaris van de deelnemers.

3. Het Archief Eemland is de aangewezen archiefbewaarplaats voor de over te brengen archiefbescheiden.

4. Bij inwerkingtreding, toetreding tot, uittreding uit en opheffing van de “Gemeenschappelijke Regeling Archief Eemland” wordt ten aanzien van de betrokken archiefbescheiden van het Archief Eemland en/of de deelnemer(s) een voorziening getroffen conform artikel 4, lid 1 van de Archiefwet 1995.

1. Onverminderd artikel 28 van de Wet, worden geschillen over deze regeling, in de ruimste zin, onderworpen aan een niet-bindend deskundigenadvies.

2. Voordat wordt overgegaan tot het vragen van het deskundigenadvies, bedoeld in het eerste lid, wordt het geschil besproken tussen de vertegenwoordigers als bedoeld in artikel 11, eerste lid van de deelnemers waarop het geschil betrekking heeft. De vertegenwoordiger van de centrumgemeente neemt in ieder geval deel aan het overleg.

3. Indien het overleg, bedoeld in het tweede lid, niet tot een oplossing leidt, benoemen de deelnemers waarop het geschil betrekking heeft elk een onafhankelijke deskundige. Deze deskundigen benoemen gezamenlijk een derde deskundige, die als voorzitter van de adviescommissie optreedt. De betreffende deelnemers treden gezamenlijk op als opdrachtgever van de adviescommissie. De betreffende deelnemers zetten in hun opdracht aan de adviescommissie in ieder geval het probleem uiteen, formuleren de te beantwoorden vragen en bepalen de termijn waarbinnen de adviescommissie haar advies uitbrengt.

4. De adviescommissie, bedoeld in het derde lid, regelt de wijze waarop zij haar advies tot stand brengt. Het advies wordt toegezonden aan de betreffende deelnemers.

5. Na ontvangst van het advies, bedoeld in het vierde lid, treden de vertegenwoordigers, bedoeld in het tweede lid, nogmaals in overleg om tot een oplossing van het geschil te komen met in achtneming van het advies van de adviescommissie. Indien dat overleg niet tot een oplossing leidt, kan iedere betrokken deelnemer het geschil, overeenkomstig artikel 28 van de Wet, voorleggen aan Gedeputeerde Staten van de provincie Utrecht.

6. De deelnemers waarop het geschil betrekking heeft dragen de kosten van de werkzaamheden van de adviescommissie, bedoeld in het derde lid, naar evenredigheid.

1. Deze regeling kan bij gekwalificeerde meerderheid door de deelnemers worden gewijzigd. De deelnemers gaan niet eerder over tot wijziging dan nadat in het ambtelijk overleg is overlegd over de wijziging.

2. Deze regeling wordt niet gewijzigd dan nadat de raden van de deelnemers een ontwerp van de voorgenomen wijziging hebben ontvangen en zij in de gelegenheid zijn gesteld om gedurende acht weken hun zienswijze kenbaar te maken. De wijziging geschiedt niet dan nadat de raden van de deelnemers daartoe toestemming hebben gegeven, overeenkomstig artikel 1, vierde lid, van de Wet.

3. De wijziging van de regeling treedt, tenzij anders bepaald, in werking op de dag volgend op die waarop de wijziging door het college van de centrumgemeente is bekendgemaakt.

1. Het orgaan van de publiekrechtelijke rechtspersoon dan wel het orgaan van de daartoe bevoegde privaatrechtelijke rechtspersoon dat wenst toe te treden tot deze regeling, richt een daartoe strekkend verzoek aan het college van de centrumgemeente.

2. Het college van de centrumgemeente zendt het verzoek, als bedoeld in het eerste lid, zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst door aan de deelnemers tezamen met zijn advies omtrent en de eventueel daaraan te verbinden voorwaarden. De deelnemers kunnen hun wensen of bedenkingen omtrent de toetreding bekendmaken aan het college van de centrumgemeente.

3. Na toezending van het verzoek als bedoeld in het eerste lid wordt er op initiatief van de archivaris Archief Eemland binnen vier weken een ambtelijk overleg gehouden of een schriftelijke ronde georganiseerd ter bespreking van het verzoek.

4. Toetreding geschiedt indien de centrumgemeente én de gewone meerderheid van de overige deelnemers, met uitzondering van de deelnemer(s) die op het moment van besluitvorming omtrent de wijziging of opheffing een besluit tot uittreding als bedoeld in artikel 17 heeft/hebben genomen, tot die toetreding, al dan niet onder voorwaarden, daartoe besluiten.

5. Toetreding geschiedt bij aanvang van het nieuwe kalenderjaar/ budgetteringscyclus, zoals in het toetredingsbesluit is bepaald.

6. Toetreding geschiedt na voldoening van de in voorkomend geval door de centrumgemeente vastgestelde toetredingskosten.

1. Een deelnemer kan besluiten tot uittreding, onverminderd het bepaalde in artikel 1 van de Wet.

2. Uittreding van de deelname aan de regeling van een deelnemer geschiedt met ingang van 1 januari van het tweede kalenderjaar volgend op het kalenderjaar waarin die deelnemer dit schriftelijk heeft kenbaar gemaakt aan de centrumgemeente, of zoveel eerder als alle deelnemers daarmee instemmen. Een mededeling tot uittreding als in de vorige volzin bedoeld dient plaats te vinden voor 1 juli van het betreffende kalenderjaar. Indien een mededeling tot uittreding in een kalenderjaar geschiedt na 1 juli, wordt deze mededeling - in het licht van de volgens de eerste volzin in acht te nemen opzegtermijn - geacht te zijn gedaan voor 1 juli van het daaropvolgende kalenderjaar. Het college van de centrumgemeente zendt per omgaande een afschrift van de mededeling aan de andere deelnemers en de partijen bij de dienstverleningsovereenkomsten.

3. De kosten van uittreding komen voor rekening van de uittredende deelnemer.

4. Het college van de centrumgemeente inventariseert de directe gevolgen van de uittreding (o.a. financieel en juridisch) en de wijze waarop met deze gevolgen kan of moet worden omgegaan en de voorwaarden voor uittreding en legt deze vast in een concept-uittredingsplan.

5. Ten minste twaalf maanden voorafgaand aan het moment van uittreding stelt het college van de centrumgemeente, aan de hand van een door het ambtelijk overleg voorgesteld uittredingsplan, een uittredingsplan en voorlopige uittreedsom vast. De voorlopige uittreedsom wordt gebaseerd op de afrekening van het meest recent verstreken budgetteringsjaar.

6. Uiterlijk zes maanden na het moment van uittreding stelt het college van de centrumgemeente de definitieve uittreedsom vast. De definitieve uittreedsom wordt gebaseerd op de afrekening van het budgetteringsjaar direct voorafgaand aan het moment van uittreding.

7. De voorlopige respectievelijk definitieve uittreedsom bestaat uitsluitend uit een vergoeding ter compensatie van de redelijke en billijke frictiekosten en desintegratiekosten, onder aftrek van eventuele baten. Onder frictiekosten wordt verstaan alle incidentele kosten te maken door de regeling die het directe gevolg zijn van de beslissing tot uittreding van de deelnemer. Onder desintegratiekosten wordt verstaan alle kosten direct dan wel toekomstig te maken dan wel te dragen door de regeling die samenhangen met de afbouw van overcapaciteit in personele en materiële sfeer en andere verplichtingen, de afbouw van risico’s daarbij inbegrepen, ontstaan als direct gevolg van de uittreding.

8. Het college van de centrumgemeente brengt alle frictiekosten en desintegratiekosten, onder aftrek van eventuele baten, in rekening bij de uittredende deelnemer. De uittredende deelnemer is verplicht tot betaling van de definitieve uittreedsom. Kosten die de uittredende deelnemer maakt ter voorbereiding op of als gevolg van de beslissing tot uittreding komen voor rekening van de uittredende deelnemer.

9. De raming en berekening van de kosten voor uittreding worden gebaseerd op de feiten en omstandigheden die bekend waren op het moment van daadwerkelijke uittreding. Beleidswijzigingen, wijziging van economische omstandigheden en wijziging van inzichten die zich voordoen of opkomen na het moment van de daadwerkelijke uittreding kunnen niet worden betrokken bij de bepaling van de hoogte van de uittreedsom. Feiten en omstandigheden die zich voordoen na het moment van daadwerkelijke uittreding kunnen niet leiden tot wijziging van de hoogte van de uittreedsom, tenzij de uitgetreden deelnemer of het college van de centrumgemeente kan aantonen dat de hoogte van de uittreedsom anders zou zijn bepaald indien de wederpartij andere inlichtingen zou hebben verstrekt waarvan redelijkerwijs kon worden aangenomen dat deze inlichtingen van invloed zouden kunnen zijn op de bepaling van de hoogte van de uittreedsom.

10. Het college van de centrumgemeente is gehouden redelijkerwijs al het mogelijke te doen om de uittredingskosten zo laag mogelijk te houden. De uittredende deelnemer houdt gedurende de periode vanaf het besluit tot uittreding tot de daadwerkelijke uittreding bij overleg en in besluitvorming in het ambtelijk overleg rekening met de belangen van het Archief Eemland, zoals deze zich kunnen voordoen vanaf het moment van daadwerkelijke uittreding.

11. Gelijktijdig met het opstellen van het uittredingsplan stelt het college van de centrumgemeente, indien dat noodzakelijk is gelet op de uittreding, een voorstel voor wijziging van de regeling en van de daarop gebaseerde besluiten op. Dit voorstel wordt samen met het concept uittredingsplan aan de raden en deelnemers toegezonden voor zienswijze en besluitvorming.

12. Indien het college van de centrumgemeente beslist tot uittreding, dan besluiten de deelnemers binnen zes maanden of in plaats van uittreding wordt besloten tot opheffing van de regeling overeenkomstig artikel 18. Een besluit tot opheffing geschiedt bij unanimiteit.

1. Deze regeling wordt slechts opgeheven bij unaniem besluit van de deelnemers. Alvorens tot opheffing of wijziging kan worden besloten, dienen de raden van de deelnemers en partijen bij de dienstverleningsovereenkomsten een ontwerp van de voorgenomen opheffing daaronder begrepen het concept opheffingsplan te ontvangen. De raden en partijen kunnen binnen acht weken eventuele zienswijzen kenbaar maken.

2. Opheffing is behoudens bijzondere omstandigheden niet mogelijk in de eerste twee jaar na de inwerkingtreding van deze regeling. Van bijzondere omstandigheden is slechts sprake als hierover tussen de deelnemers overeenstemming bestaat.

3. Indien een besluit tot opheffing, bedoeld in het eerste lid, wordt genomen, geven de deelnemers gezamenlijk een onafhankelijke registeraccountant de opdracht om een opheffingsplan op te stellen.

4. Het college van de centrumgemeente is belast met de uitvoering van het opheffingsplan als bedoeld in het derde lid.

1. Het college van de centrumgemeente is belast met de bekendmaking van deze regeling overeenkomstig artikel 26 van de Wet op de voor de deelnemers gebruikelijke wijze. Datzelfde geldt voor de bekendmaking van de wijziging van, toetreding tot, uittreding uit en opheffing van de regeling.

2. Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking. Artikel 26 van de Wet is van toepassing op de inwerkingtreding.