Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van gemeente Heiloo 2026

Geldend van 04-09-2026 t/m heden

Intitulé

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van gemeente Heiloo 2026

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Heiloo;

gelezen het collegevoorstel van 25 augustus 2026;

gelet op artikel 52 Gemeentewet;

besluit om het volgende reglement vast te stellen:

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van gemeente Heiloo 2026

Hoofdstuk 1 – Algemene bepalingen

Artikel 1. Definities

Dit reglement verstaat onder:

  • -

    college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Heiloo;

  • -

    gemeentesecretaris: de functionaris bedoeld in artikel 102 van de Gemeentewet van de gemeente Heiloo of de door het college op grond van artikel 106, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen vervanger;

  • -

    raad: de gemeenteraad van de gemeente Heiloo;

  • -

    voorzitter: de burgemeester van de gemeente Heiloo of de door het college op grond van artikel 77, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen waarnemer.

Hoofdstuk 2 – Verdeling werkzaamheden en vergaderingen

Artikel 2. Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

  • 1. Het college regelt de verdeling van zijn portefeuilles en werkzaamheden.

  • 2. Bij veranderde omstandigheden kan de verdeling van de portefeuilles en werkzaamheden worden gewijzigd.

  • 3. Het college regelt de vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van de voorzitter en de andere leden van het college.

  • 4. Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de gemeentesecretaris.

Artikel 3. Dag en plaats van de vergaderingen

  • 1. Het college vergadert in de regel elke dinsdag vanaf 9.30 uur als die dag geen algemeen erkende feestdag is. De vergaderingen worden in principe in het gemeentehuis gehouden.

  • 2. Het college kan besluiten een vergadering op een andere dag, tijdstip of plaats te laten plaatsvinden of een vergadering niet door te laten gaan. De gemeentesecretaris geeft hiervan kennis aan de leden van het college die niet bij het besluit aanwezig waren.

Artikel 4. Extra vergaderingen

  • 1. Een extra vergadering van het college vindt plaats als de voorzitter dit nodig acht of als een van de andere leden van het college daarom verzoekt en aangeeft wat het bespreekpunt is.

  • 2. De gemeentesecretaris roept de extra vergadering zo spoedig mogelijk bijeen en geeft daarbij aan wat tijdens de extra vergadering het bespreekpunt is.

Artikel 5. Opnieuw belegde vergaderingen

  • 1. Als de voorzitter vanwege het gebrek aan het aantal vereiste leden een nieuwe vergadering belegt, start deze vergadering minstens 24 uur na het tijdstip van de oorspronkelijke vergadering.

  • 2. De gemeentesecretaris zorgt voor een oproep voor deze vergadering en stuurt die uiterlijk 18 uur vóór de vergadering aan de leden van het college.

Hoofdstuk 3 – Verhindering, quorum en ondersteuning

Artikel 6. Verhindering en ontstentenis

  • 1. Bij gehele of gedeeltelijke verhindering of ontstentenis van:

    • a.

      de voorzitter, informeert de voorzitter diens waarnemer en de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;

    • b.

      een ander lid van het college, informeert het lid de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;

    • c.

      de gemeentesecretaris, informeert de gemeentesecretaris diens vervanger, en de voorzitter daar zo spoedig mogelijk over;

  • 2. In aanvulling op het eerste lid, onder b, informeert een ander lid van het college ook de voorzitter zo spoedig mogelijk over zijn ontstentenis.

Artikel 7. Quorum vergadering

  • 1. In de vergadering van het college kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

  • 2. Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de burgemeester, onder verwijzing naar dit artikel, opnieuw een vergadering.

  • 3. Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. Het college kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de eerdere vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

Artikel 8. Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergaderingen

  • 1. De gemeentesecretaris zorgt, binnen de hem opgedragen taak, voor een vlot verloop van de vergaderingen van het college. De gemeentesecretaris wordt hierbij ondersteund door de bestuursadviseur.

  • 2. Het college kan besluiten een ambtelijke medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen om zijn mening te geven voor een (nadere) toelichting of advies bij een agendapunt.

Hoofdstuk 4 – Voorbereiding vergaderingen

Artikel 9. Aanlevering van voorstellen en andere stukken

  • 1. Voorstellen en andere stukken die voor een vergadering worden geagendeerd, moeten uiterlijk op woensdag 12 uur vóór die vergadering zijn aangeleverd in het daarvoor bestemde zaaksysteem.

  • 2. De voorstellen en andere stukken moeten zijn afgestemd met het verantwoordelijke lid van het college.

  • 3. Onderwerpen waarvan tijdige agendering niet mogelijk is, maar die in verband met het spoedeisende karakter behandeld moeten worden, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie voor de vergadering worden aangemeld bij de gemeentesecretaris. Deze onderwerpen worden betrokken bij het agendaoverleg zoals genoemd in artikel 9, vierde lid.

Artikel 10. Agenda

  • 1. Voor elke vergadering stelt de gemeentesecretaris een voorlopige agenda op en stuurt deze uiterlijk op vrijdag vóór de vergadering aan de leden van het college.

  • 2. De vergaderstukken worden voor de leden van het college digitaal aangeboden.

  • 3. Voor de stukken op de agenda geldt het volgende:

    • a.

      Alle collegevoorstellen worden in de regel op de bespreekstukkenlijst behorende bij de agenda opgenomen;

    • b.

      De collegevoorstellen en overige stukken worden op de agenda van de desbetreffende vergadering geplaatst.

  • 4. De agenda voor elke vergadering wordt tijdens het agendaoverleg op donderdag voorafgaand aan de collegevergadering voorbesproken waaraan de voorzitter, de gemeentesecretaris en de bestuursadviseur deelnemen.

  • 5. Bij een extra vergadering als bedoeld in artikel 5, eerste lid, stuurt de gemeentesecretaris een agenda en de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk aan de leden van het college.

  • 6. De gemeentesecretaris maakt de agenda zo spoedig mogelijk openbaar.

Hoofdstuk 5 – Besluitvorming en verslaglegging

Artikel 11. Stemmingen

  • 1. Een voorstel wordt zonder stemming aangenomen, tenzij een van de leden van het college bij het nemen van een besluit om stemming vraagt.

  • 2. Als bij een (zwaarwichtig) besluit één of meer leden van het college niet instemmen met het besluit, kan in het verslag worden aangetekend dat de betreffende collegeleden een minderheidsstandpunt innemen.

  • 3. Als een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het zesde lid van dit artikel van toepassing is.

  • 4. Indien bij een stemming, anders dan over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen, de stemmen staken, wordt opnieuw gestemd.

  • 5. Staken de stemmen andermaal over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter.

  • 6. Als een lid van het college dat vraagt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van één of meer personen, gestemd bij gesloten en ongetekende stembriefjes.

  • 7. Als een stemming over een benoeming, voordracht of aanbeveling beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, dan vindt in dezelfde vergadering een herstemming plaats. Staken de stemmen over dezelfde benoeming, voordracht of aanbeveling dan weer, dan beslist het lot.

  • 8. Als de stemming gaat over meer dan één persoon en niemand bij een eerste stemming de volstrekte meerderheid heeft verkregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen met de meeste stemmen. Als de stemmen zijn verdeeld over meer dan twee personen, vindt een tussenstemming plaats om te bepalen tussen welke twee personen de tweede stemming plaats zal vinden. Als de stemmen bij de tweede stemming of tussenstemming staken, beslist het lot.

Artikel 12. Parafenbesluit

  • 1. Het college kan in spoedeisende gevallen buiten een vergadering van het college om besluiten nemen in de vorm van een parafenbesluit.

  • 2. Een parafenbesluit komt tot stand als elk lid van het college kennis heeft genomen van het voorstel, de mogelijkheid heeft gekregen om bespreking en stemming over het voorstel in een vergadering te vragen en de meerderheid van het college het voorstel voor akkoord geparafeerd heeft.

  • 3. De gemeentesecretaris vermeldt op het parafenbesluit de datum waarop het besluit tot stand gekomen is.

Artikel 13. Verslag

  • 1. De gemeentesecretaris zorgt voor het verslag van de vergaderingen van het college.

  • 2. In het verslag staan in ieder geval:

    • a.

      de datum, het aanvangstijdstip en de locatie van de vergadering;

    • b.

      de naam van de voorzitter, de andere leden van het college die aanwezig waren en de gemeentesecretaris;

    • c.

      een aantekening van de leden van het college die afwezig waren;

    • d.

      bij het desbetreffende agendapunt, de naam en de hoedanigheid van degene die op grond van artikel 7, tweede lid, aanwezig was;

    • e.

      per agendapunt een korte weergave van hetgeen in de vergadering is besproken en de acties die hieruit voortkomen;

    • f.

      een formulering van de door het college genomen besluiten.

  • 3. Stemverhoudingen worden in het verslag vermeld als een lid van het college hierom vraagt.

  • 4. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

Artikel 14. Besluitenlijst

  • 1. De gemeentesecretaris stelt aan de hand van het verslag een besluitenlijst van de vergaderingen van het college op.

  • 2. De besluitenlijst bevat ten minste:

    • a.

      de namen van de aan- en afwezige leden;

    • b.

      de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging

    • c.

      een formulering van de door het college genomen besluiten.

  • 3. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daar niet tegen verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk via de griffie aan de raad gestuurd en aan de andere personen die tijdens de vergadering het woord hebben gevoerd.

  • 4. Nadat de openbare besluitenlijst aan de raad is gestuurd, wordt deze openbaar.

Hoofdstuk 6 – Slotbepalingen

Artikel 15. Uitleg reglement

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist het college op voorstel van de voorzitter.

Artikel 16. Intrekking oude reglement

Het 'Reglement van orde van het college van gemeente Heiloo 2025, vastgesteld op 1 april 2025’ wordt ingetrokken.

Artikel 17. Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1. Dit reglement treedt in werking met ingang van 25 augustus 2026.

  • 2. Dit reglement wordt aangehaald als: ‘Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van gemeente Heiloo 2026’.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van college van burgemeester en wethouders van Heiloo op 25 augustus 2026,

de gemeentesecretaris,

A. Babaoğlu

de burgemeester,

M. ten Bruggencate

Dit reglement van orde is op 28 september 2026 aan de gemeenteraad medegedeeld.

TOELICHTING

Algemeen

Dit reglement geeft uitvoering aan artikel 52 van de Gemeentewet. Daarin staat dat het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vaststelt. Volgens de memorie van toelichting gaat het bij de andere werkzaamheden onder andere om de bekendmaking van de besluiten die het college tijdens de vergadering neemt en de onderlinge vervanging van de leden van het college. Naast bepalingen over de vergaderingen van het college, de besluitvorming die daar plaatsvindt en de voorbereiding daarvan, bevat dit reglement dus ook bepalingen daarover. In de artikelsgewijze toelichting wordt daar nader op ingegaan.

Artikelsgewijs

Alleen de artikelen waarop een toelichting nodig is komen aan de orde

Artikel 2. Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

Tijdens het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd, bepaalt het college welke portefeuilles elk lid van het college heeft en waar elk lid van het college dus voor verantwoordelijk is. Deze verdeling van de portefeuilles kan het college daarna vanzelfsprekend wijzigen als dat nodig is.

Daarbij wordt er wel op gewezen dat het college op grond van de wet als geheel de verantwoordelijkheid voor het door het college gevoerde bestuur draagt. Afspraken over de portefeuilleverdeling en eventuele mandaten (de mogelijkheid die in artikel 168 Gemeentewet wordt geboden) die aan de individuele leden van het college zijn verleend doen aan die gezamenlijke verantwoordelijkheid niet af.

Verder is van belang dat, naast de verdeling van de werkzaamheden, dit artikel er ook in voorziet dat het college afspraken maakt over de onderlinge vervanging. Ook als het op de waarneming van de burgemeester op grond van artikel 77 van de Gemeentewet aankomt. Bij langdurige afwezigheid moet de vervanging onderling worden geregeld of, indien mogelijk gezien het aantal wethouders (artikel 36 Gemeentewet), door het (tijdelijk) aanstellen van een extra wethouder. Het vierde lid is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.

Artikel 3. Dag en plaats van de vergaderingen

Met het eerste lid voldoet het college aan artikel 53, eerste lid, van de Gemeentewet. Daarin staat dat de burgemeester, met inachtneming van hetgeen het college heeft bepaald, dag, plaats en tijdstip van aanvang van de vergaderingen van het college vaststelt. Het uitgangspunt is dat de vergaderingen van het college plaatsvinden in fysieke vorm. Het tweede lid biedt het college vervolgens ruimte om in bijzondere gevallen van de vastgestelde dag, tijd en plaats af te wijken. Dit maakt het ook mogelijk om digitaal te vergaderen. Dit kan bijvoorbeeld ook tijdens het reces als dat nodig is. Als er een digitale vergadering plaatsvindt, zijn de bepalingen uit dit reglement daarop onverkort van toepassing.

Artikel 4. Extra vergaderingen

Uit het eerste lid volgt dat een extra vergadering plaats kan vinden als de voorzitter dit nodig vindt. Voorts kan ook elk ander lid van het college ervoor zorgen dat een extra vergadering plaats vindt. Geregeld is wel dat bij het verzoek om een extra vergadering aangegeven moet worden wat het bespreekpunt is. Dit zodat de voorzitter de andere leden van het college daarover kan informeren als de gemeentesecretaris de leden bij elkaar roept (tweede lid). In artikel 9, vijfde lid staat tot slot dat de gemeentesecretaris ervoor zorgt dat de leden van het college zo spoedig mogelijk de agenda en de bijbehorende stukken voor de extra vergadering ontvangen.

Artikel 5. Opnieuw belegde vergaderingen

Het college kan op grond van artikel 56, eerste lid, van de Gemeentewet alleen vergaderen en besluiten nemen als ten minste de helft van het aantal leden van het college bij de vergadering aanwezig is. Als dit niet het geval is, maar er wel een noodzaak is om bepaalde onderwerpen te bespreken of bepaalde besluiten te nemen, dan kan de burgemeester op grond van artikel 56, tweede lid, van de Gemeentewet een nieuwe vergadering beleggen. Tijdens die vergadering kan het college ook met minder dan de helft van het aantal leden vergaderen en besluiten nemen.

In dit artikel is wel vastgelegd dat er vanaf het tijdstip waarop de oorspronkelijke vergadering had moeten plaatsvinden, een bepaald aantal uur moet zijn verstreken. Dit om misbruik van de procedure uit de Gemeentewet te voorkomen. Verder staat er in dit artikel hoe de procedure voor het beleggen van de nieuwe vergadering eruitziet. Uit artikel 56, derde lid, van de Gemeentewet volgt nog dat het college tijdens de nieuwe vergadering alleen kan vergaderen en besluiten over onderwerpen die al voor de oorspronkelijke vergadering geagendeerd waren. Voor andere onderwerpen geldt dat alsnog is vereist dat minimaal de helft van het aantal leden van het college aanwezig is.

Artikel 6. Verhindering en ontstentenis

Dit artikel geeft weer wie de voorzitter, de andere leden van het college of de gemeentesecretaris moeten informeren als er sprake is van verhindering of ontstentenis. Daarbij is van belang dat van verhindering sprake is als de voorzitter, de andere leden van het college of de gemeentesecretaris een vergadering van het college niet of slechts gedeeltelijk kunnen bijwonen. Van ontstentenis is sprake als zij voor langere tijd niet in staat zijn hun werkzaamheden uit te voeren.

Artikel 7. Quorum vergadering

Dit artikel is van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt (artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.

Artikel 8. Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergadering

De rol van de gemeentesecretaris bij de vergaderingen van het college is in de artikelen 103 en 104 van de Gemeentewet opgenomen. Nadere uitwerking van de taken van de (loco) gemeentesecretaris staat in dit reglement. In het verlengde daarvan is in dit artikel kenbaar gemaakt dat de gemeentesecretaris een vlot verloop van de vergaderingen van het college bevordert. Verder voorziet dit artikel in de aanwezigheid van derden bij de vergaderingen van het college. Artikel 57 van de Gemeentewet geeft indirect aan dat het mogelijk is dat naast de leden van het college en de gemeentesecretaris ook anderen aanwezig zijn. In dit reglement is dit expliciet gemaakt.

Genoemde artikelen uit de Gemeentewet geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt.

Artikel 9. Aanlevering van voorstellen en andere stukken

Naast afspraken over aanlevering van voorstellen en andere stukken is in lid 3 kort aangegeven hoe zaken van spoedeisend belang worden geagendeerd. Waar mogelijk wordt dit voor de vergadering aan de collegeleden gecommuniceerd. Waar dit niet mogelijk is gebleken, wordt het bij aanvang van de vergadering gemeld.

Ook is kort aangegeven hoe zaken van spoedeisend belang worden geagendeerd. Waar mogelijk wordt dit voor de vergadering aan de collegeleden gecommuniceerd. Waar dit niet mogelijk is gebleken, wordt het bij aanvang van de vergadering gemeld.

Artikel 10. Agenda

In dit artikel is de procedure rond het versturen van de agenda voor het aanleveren van voorstellen en andere stukken opgenomen.

Dit artikel geeft aan dat de gemeentesecretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda aan de collegeleden door plaatsing van de vergaderstukken in de daarvoor beschikbaar gestelde vergaderapp.

Artikel 11. Stemmingen

In de praktijk wordt er in de vergaderingen van het college slechts zelden gestemd. Ook komt het verzoek om in het verslag op te nemen dat er een minderheidsstandpunt wordt ingenomen zelden voor. Om die reden is hoofdregel in dit artikel dat geen stemming plaatsvindt, tenzij een lid van het college daarom vraagt. Als een lid van het college om een stemming vraagt, dan is in het derde lid geregeld dat de stemming in beginsel mondeling is.

Conform artikel 59 Gemeentewet regelt lid 4 dat bij het staken van de stemmen over een voorstel, niet zijnde over personen, opnieuw gestemd moet worden. Als de stemmen opnieuw staken dan beslist de stem van de voorzitter (lid 5).

Bij een stemming over benoemingen, voordrachten of aanbevelingen van personen is een mondeling stemming aan de orde, tenzij een lid van het college bij een dergelijke stemming op grond van het zesde lid om een stemming via gesloten en ongetekende stembriefjes vraagt. In het zevende en achtste lid is geregeld hoe het college handelt als de stemmen bij een mondelinge stemming of een stemming via gesloten en ongetekende stembriefjes staken. Bij een mondelinge stemming vindt in de eerstvolgende vergadering een nieuwe stemming plaats. Bij een stemming via gesloten en ongetekende stembriefjes gebeurt dit in dezelfde vergadering.

Artikel 12. Parafenbesluit

Dit artikel biedt het college de mogelijkheid om ook buiten de vergaderingen van het college een besluit te nemen. Omdat de Gemeentewet uitgaat van besluitvorming tijdens de vergaderingen, is dit alleen in spoedeisende gevallen aan de orde. Dus alleen bij uitzondering en als het gaat om een besluit waarvoor geldt dat de besluitvorming in een vergadering niet kan worden afgewacht. Bij dit zogenaamde parafenbesluit voorzien de leden van het college een conceptbesluit van fysieke of digitale parafen. Uit de jurisprudentie volgt dat het college alleen een parafenbesluit kan nemen als alle leden van het college het conceptbesluit hebben gezien, de mogelijkheid hebben gekregen om bespreking of stemming te vragen en een meerderheid het besluit voor akkoord heeft geparafeerd (ABRvS 16 juli 2003, ECLI:NL:RVS:2003:AH9850). Dit is dus in het tweede lid vastgelegd. Verder moet duidelijk zijn wanneer het besluit is genomen. In het derde lid staat dat de gemeentesecretaris daarvoor zorgt. Dit is dan het moment waarop de meerderheid van het college het voorstel voor akkoord geparafeerd heeft. Vanzelfsprekend moet het besluit tot slot op grond van het reglement of op grond van een vaste praktijk bekend zijn gemaakt

Artikel 13 en 14. Verslag en besluitenlijst

In artikel 13 is vastgelegd wie zorg draagt voor het verslag van de vergaderingen van het college en welke informatie het verslag in elk geval moet bevatten.

Artikel 14 gaat vervolgens op de besluitenlijst in. Dit artikel regelt de taak van de gemeentesecretaris en de wijze waarop de besluitenlijst wordt vastgesteld. Als op grond van artikel 87 van de Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, wordt over besluiten over dat onderwerp een afzonderlijke besluitenlijst (zogenaamde geheime besluitenlijst) gemaakt.

Op grond van artikel 60 Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college de raad op de hoogte gesteld wil worden. In het eerste lid van artikel 14 is tegen die achtergrond uitgewerkt hoe de besluitenlijst tot stand komt. Gekozen is voor een regeling waarbij de besluitenlijst snel beschikbaar is en niet gewacht hoeft te worden totdat het verslag is vastgesteld, tenzij daar inhoudelijke, juridische of bestuurlijke redenen voor zijn. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij vertrouwelijkheid, onvolledigheid of benodigde correcties. De besluitenlijst wordt via de griffie aan de raad gestuurd en daarna openbaar gemaakt en op de website geplaatst.

Toezending aan de raad

Na vaststelling van het reglement door het college, dient dit op grond van artikel 52 Gemeentewet aan de raad te worden toegezonden.