Nota financieel beleid

Ondertekening

Bijlage

Bijlage 1 Overzicht actiepunten nota financieel beleid 2007

hfst

Omschrijving

planning

2.3

1.       actualiseren van de financiële beheersverordening ex art 212

2.       in de begroting en de rekening een overzicht opnemen van de onderdelen uit de beheersverordening die nog niet op orde zijn en die op orde zijn gebracht.

Nog bepalen

Sept 07

3.3

3.       Uniformeren tussentijdse managementrapportages (2007 en 2008)

4.       Uniformeren opmaak voor afdelingsplannen

5.       Processen voor jaarrekening, 1e marap/berap en perspectiefnota beter op elkaar afstemmen

2e helft 2007

2e helft 2007

2008

3.4.3

6.       Aan de raad voorstellen om bij het vaststellen van een incidenteel budget voor een éénmalig project, er tevens mee in te stemmen dat het budget voor nog niet uitgevoerd werk één jaar mag worden overgeheveld naar het nieuwe boekjaar, mits het project nog actueel is..

Opnemen in raadbesluit bij deze nota

3.4.6

7.       opstellen (afronden) van het handboek grondexploitatie waarin ook de financiële beleidsuitgangspunten worden vastgelegd voor de bestaande en toekomstige grondvoorraad en de hierin vastgelegde of vast te leggen financiële middelen.

8.       opstellen nota grondbeleid

9.       Jaarlijks opstellen van een bijgestelde raming van de verschillende complexen grondexploitatie (vertrouwelijk).

2007

2007

zomer 2007

4.1.2

10.   Opstellen standaardberekening voor iedere heffing; deze jaarlijks actualiseren als bijlage bij de productenraming (vaststelling college) en de samenvattende resultaten opnemen in de paragraaf lokale heffingen. In het bijzonder aandacht voor bedrijfsafval.

In begr 08 (PUZA, vakafdeling)

4.1.3

11.   uitwerken richtlijnen voor nieuwe (wel of niet marktconforme) huurtarieven en voor de berekening van verhuurtarieven van sportaccommodaties, muziekschool en multifunctionele gebouwen, waarbij ook een relatie wordt gelegd met de gemaakte kosten en het subsidie-instrumentarium.

2008 (MAZA)

4.1.5

12.   Administratief beheer van alle geldleningen centraal bij één (financiële) functionaris onderbrengen, rekening houdend met functiescheiding..

Juni-juli 07

4.2.2

13.   Opnieuw vaststellen van de verdeelsleutels voor de interne producten aan de externe producten en afdelingskostenplaatsen, deze verdeelsleutel jaarlijks actualiseren en vastleggen in een bijlage bij de productenraming.

14.   Uitwerken hoe bij declarabele projecten duidelijk onderscheid kan worden gemaakt in interne producten en afdelingskostenplaatsen, waarbij voor alle afdelingen(óók voor BMO en FO) dezelfde systematiek van urendoorbelasting wordt gehanteerd.

15.   Vastleggen hoe de niet-compensabele BTW uiteindelijk via meng­percentages wordt verdeeld over de producten en projecten. Jaarlijks actualiseren als bijlage bij de productenraming.

Juni – sept 07

Inbegr 08 (BMO)

Juni – sept 07

4.2.3

16.   Ontwikkelen organisatiebrede richtlijnen voor de centrale tijdregistratie en de financiële doorbelasting van de uurkosten van eigen personeel en ingehuurd personeel.

2e helft 2007

17.   Bij de uitwerking van de begroting 2008 ontwikkelen van nieuwe berekeningswijze voor de uurtarieven, waarin zo mogelijk onderscheid wordt gemaakt in salarisgroep en binnendienst/ buitendienst;

18.   verbeterslag werkwijze urenboeking en urendoorberekening;

19.   in de urenbegroting onderscheid maken in formatieuren voor regulier werk en formatie die kan worden doorberekend (aan projecten, aan tariefproducten of aan derden);

20.   Standaardraming opzetten voor berekening productieve uren;.

21.   Ontwikkelen format voor investeringskrediet, waarbij duidelijk wordt hoe eigen uurkosten en de externe kosten over de jaren worden verdeeld.

In begr 08

2e helft 2007

productbegr 08

In begr 08

aug – sept 08

4.2.5

22.   De hulpkostenplaats sportaccommodaties samenvoegen met het exploitatieproduct sportaccommodaties met tevens de interne verrekening tussen de producten sportaccommodaties en onderwijs vereenvoudigen.

23.   Kostenplaats tractiekosten ombouwen tot kostenplaats wagenpark. Op die kostenplaats worden alle gemeentelijke voertuigen ondergebracht. Er wordt gewerkt met een beperkt aantal gedifferentieerde uurtarieven.

In begr 08

In begr 08

5.1

24.   Keuzevoorstel aan de raad doen om het restant van de reserve CCM en de reserve Nieuwbouw Stadhuis toe te voegen aan de algemene reserve, ofwel deze reserves benutten voor balanssanering.

25.   Raadsvoorstel uitwerken om kleine geactiveerde investeringen op te schonen.

1e + 2e berap 07

najaar 2007

5.1.1

26.   in de nieuwe begroting en bestuursrapportages opnemen welk deel van de kapitaallasten naar verwachting incidenteel vrijvalt door vertragingen in de investeringen;

27.   Nieuwe afschrijvingstermijnen en het afschrijvingsbeleid vastleggen in de te wijzigen financiële verordening ex artikel 212 gemeentewet.

Vanaf begr 08 en 1e berap 07

Zie 1

5.1.2

28.   opstellen van een meerjarig investeringsplan met onderscheid in incidentele en vervangings­investering en waarin ook meerjarig de kapitaallasten en de prijsindexering zijn opgenomen;

29.   opstellen spelregels in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen hoe in de begroting wordt omgegaan met kapitaallasten in relatie tot de onderhoudskosten voor kapitaalgoederen.

In begr 08

2008

5.1.3

30.   Opstellen uitvoeringsplanning treasury, waarin rekening is gehouden met de pieken in de inkomsten en uitgaven en het meerjarige investeringsschema, inclusief uitgaven van gronden;

31.   In de paragraaf financiering bij de begroting de verwachte financieringsbehoefte aangegeven en hoe dat zal worden ingevuld.

Start 2e helft 2007

In begr 08

5.3.1

32.   Bestaande reserves nader onderbouwen en beheren.

Juli 07

5.3.2

33.   De berekening van het weerstandsvermogen en de toelichting daarop in de paragraaf weerstandsvemogen geleidelijk uitbreiden tot een systeem van risicomanagement.

Eind 2008

5.5

34.   Regelen van het structureel beheer van reserves en voorzieningen

35.   Opstellen van een nota inventarisatie en opschoning voorzieningen

Juni 07

5.7

36.   Onderbouwing van het financierings­tekort, de renteberekening en het financieringstekort/ overschot opnemen in de paragraaf financiering en in de productenraming;

37.   Bij de opstelling van de perspectiefnota en de begroting afwegen welk deel van de reserve vrij inzetbaar moet blijven en waarvan (na bestemming) de rente moet worden toegevoegd aan de reserves.

In begr 08

In begr 08

6.1

38.   De raad voorstellen nieuwe beleidsafspraken over geldverstrekkingen en garantiestellingen vast te stellen en de verouderde nota gemeentelijke financiële medewerkingen (uit 1994) in te trekken.

In raadsbeluit bij deze nota

6.2

39.   Notitie opstellen over hypothecaire geldleningen aan ambtenaren.

Op termijn

6.3

40.   Opstellen van een inventarisatie van de arbeidskosten gerelateerde verplichtingen en nagaan of de getroffen voorziening toereikend is.

Nov 07

6.4

41.   Aanpassen financiële administratie zodat de informatie aan derden ieder kwartaal snel, goed en betrouwbaar kan worden opgeleverd.

Loopt

6.6

42.   Opstellen van duidelijke richtlijnen voor uniform grootboekbeheer met verduidelijking van de naamgevingen, het omgaan met verschillen op tussenrekeningen en duidelijke voorschriften voor het aanleveren van gewone en memoboekingen .

Sep-okt 2007

6.7

43.   Inventariseren van de gemeentelijke bezittingen die niet op de balans zijn geactiveerd en dit opnemen in de bezittingenregistratie (als onderdeel van de activamodule)

Start eind 2007 (OW, FO, BMO)

Bijlage 2

Relevante bestaande verordeningen en beleidsnota’s

Zie voor actuele stand en voor exacte omschrijving http://www.meppel.digitalebalie.nl/

OMSCHRIJVING

actueel

planning

Organisatiebesluit

Niet aanwezig

Financiële beheersverordening, ex artikel 212

Aanpassing gewenst, o.a. ivm afschrijvings­beleid

Controleverordening, ex artikel 213

Actueel

Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid, ex artikel 213a

Actueel

Budgethoudersregeling gemeente Meppel 2006

Actueel, 22 mei 2006

Mandaatbesluit 2005

Wordt momenteel geactualiseerd

Treasury statuut 2001

heroverwegen

Algemene subsidieverordening Meppel

heroverwegen

Diverse subsidieverordeningen en beleidsregels welzijnssubsidies

Veelal verouderd, heroverwegen

Diverse verordeningen voor heffing en invordering van belastingen en leges

Verschilt per verordening

Overwegen om tarieven te vereenvoudigen

Instructie voor kassiers en voor comptabele

Van 1998

Financieringsregeling huisvesting ambtenaren

van 1998

Notitie reserves en weerstandsvermogen (2006)

Oktober 2006

Jaarlijks bijstellen en resultaten in jaarrekening opnemen

Tussenrapportage kostendekkendheid tarieven (intern stuk van 8 december 2004)

nee

Behoeft nadere uitwerking

Notitie kredieten (intern stuk van begin 2007)

nee

Behoeft nadere uitwerking

Nota gemeentelijke financiële medewerkingen

24 november 1994

Laten intrekken door raad en aangepaste

beleidsregels laten vaststellen

Inkoop- en aanbestedingsbesluit 2006

2006

Algemene en aanvullende inkoopvoorwaarden

2005

Nota aanbestedingsbeleid

In voorbereiding

Audit financiële processen (ivm rechtmatigheid)

Mei 2007

Nota aanbestedingsbeleid

In voorbereiding

 Bijlage 3

Overzicht afschrijvingstermijnen

Investering

Conform financiële beheersverordening ex artikel 212

Afschrijvingstermijn

opmerking

Kosten onderzoek en ontwikkeling (immateriële vaste activa)

Max 5 jaar

Kosten geldleningen

Direct afboeken

Riolering

35 jaar

Overwegen om termijn aan te passen

nieuwbouw woonruimten, bedrijfsgebouwen, (permanente bouw)

40 jaar

renovatie, restauratie, aankoop woonruimten en bedrijfsgebouwen

25 jaar

Bodemsaneringen

40 jaar

Renovatie, restauratie en aankoop van bedrijfsgebouwen en woonruimten

25 jaar

Nieuwbouw bedrijfsgebouwen en woonruimten (semi permanent)

25 jaar

Vervanging daken en dakbedekkingen

20 jaar

technische installaties bedrijfsgebouwen (lift, cv)

15 jaar

Veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen, telefooninstallaties, kantoormeubilair, school-meubilair, aanleg tijdelijke terreinwerken

10 jaar

Hard- en software (geen PC’s)

5 jaar

Bouw tijdelijke bedrijfsgebouwen

10 jaar

Zware transportmiddelen (tractoren, vuilniswagens, sneeuwploegen, schaftwagens, maaimachines)

7 jaar

Aanhangwagens, schuiten, lichte bedrijfsvoertuigen en PC’s

1 jaar

Overwegen om termijn aan te passen

gronden en terreinen.

Niet

Nieuwe afspraak (nog niet in financiële beheersverordening opgenomen):

Investeringen in de openbare ruimte worden (na verrekening met de bestemmingsreserve en onder aftrek van bijdragen van derden) op de balans geactiveerd tegen maximaal de volgende afschrijvingstermijnen. Dit is in overeenstemming met de gangbare berekeningswijze.

- 15 jaar aanleg en reconstructie wegen

- 15 jaar houten bruggen

- 25 jaar herinrichting parken

- 40 jaar betonnen/ijzeren bruggen en viaducten

- 10 jaar verkeersregelinstallaties, openbare verlichting