Reglement van orde voor vergaderingen en werkzaamheden van het college van Geldrop-Mierlo

1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

2. Het college regelt de vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van een wethouder.

3. Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.

1. Het college vergadert in de regel elke dinsdag vanaf 09.00 uur in het gemeentehuis.

2. Het college kan besluiten een vergadering op een andere dag, tijdstip of plaats te laten plaatsvinden of een vergadering niet door te laten gaan.

1. Een extra vergadering van het college vindt plaats als de voorzitter dit nodig acht of als een van de andere leden van het college daarom verzoekt en aangeeft wat het bespreekpunt is.

2. De voorzitter roept de extra vergadering zo spoedig mogelijk bijeen en geeft daarbij aan wat tijdens de extra vergadering het bespreekpunt is. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

1. Als de voorzitter vanwege het gebrek aan het aantal vereiste leden een nieuwe vergadering belegt, start deze vergadering uiterlijk 48 uur na het tijdstip van de oorspronkelijke vergadering.

2. De secretaris zorgt voor een oproep voor deze vergadering en stuurt die uiterlijk 24 uur vóór de vergadering aan de leden van het college.

1. Bij verhindering of ontstentenis van:

• a.

  de voorzitter, informeert de voorzitter diens waarnemer en de secretaris daar zo spoedig mogelijk over;

• b.

  een ander lid van het college, informeert het lid de voorzitter en de secretaris daar zo spoedig mogelijk over;

• c.

  de secretaris, informeert de secretaris diens vervanger en de voorzitter daar zo spoedig mogelijk over.

2. In de vergadering van het college kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden vertegenwoordigd is.

3. Indien minder dan de helft van de collegeleden aanwezig is, kan de vergadering niet doorgaan. De voorzitter belegt dan opnieuw een vergadering met verwijzing naar artikel 56 Gemeentewet.

4. Op de vergadering bedoeld in het derde lid, is het tweede lid niet van toepassing. Het college kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de eerdere vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden vertegenwoordigd is.

1. De secretaris zorgt, binnen de hem opgedragen taak, voor een vlot verloop van de vergaderingen van het college.

2. Het college kan besluiten derden voor een vergadering uit te nodigen.

1. Voorstellen en andere stukken die voor een vergadering worden geagendeerd, moeten uiterlijk op de donderdag om 10 uur vóór die vergadering bij de gemeentesecretaris zijn aangeleverd.

2. De voorstellen en andere stukken moeten zijn afgestemd met het verantwoordelijke lid van het college.

3. De voorstellen en andere stukken moeten worden aangeleverd via het daarvoor bestemde zaaksysteem.

1. Voor elke vergadering stelt de secretaris een voorlopige agenda op en stuurt deze met de vergaderstukken uiterlijk op vrijdag vóór de vergadering digitaal aan de leden van het college.

2. Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, maar waarvan wegens spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk acht uur voor de vergadering worden aangemeld bij de secretaris.

3. De secretaris maakt de agenda op maandagmiddag openbaar met daarin een korte neutrale omschrijving van het te bespreken agendapunt.

4. Op dinsdagochtend stelt het college de agenda vast onder agendapunt 1.

1. Een voorstel wordt zonder stemming aangenomen, tenzij een van de leden van het college bij het nemen van een besluit om een stemming vraagt.

2. Als een lid van het college bij het nemen van een besluit om stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid van toepassing is.

3. Als een lid van het college dat vraagt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van één of meer personen, gestemd bij gesloten en ongetekende stembriefjes.

4. Als een stemming over een benoeming, voordracht of aanbeveling beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, dan vindt in dezelfde vergadering een herstemming plaats. Staken de stemmen over dezelfde benoeming, voordracht of aanbeveling dan weer, dan beslist het lot.

5. Als de stemming gaat over meer dan één persoon en niemand bij een eerste stemming de volstrekte meerderheid heeft verkregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen met de meeste stemmen. Als de stemmen zijn verdeeld over meer dan twee personen, vindt een tussenstemming plaats om te bepalen tussen welke twee personen de tweede stemming plaats zal vinden. Als de stemmen bij de tweede stemming of tussenstemming staken, beslist het lot.

1. Het college kan in spoedeisende gevallen op initiatief van de portefeuillehouder buiten een vergadering van het college om besluiten nemen in de vorm van een parafenbesluit.

2. Een parafenbesluit komt tot stand als elk lid van het college kennis heeft kunnen nemen van het voorstel, geen van de leden aangeeft dat bespreking in een vergadering gewenst is en de meerderheid van het college met het voorstel instemt. Het geven van instemming kan digitaal plaatsvinden.

3. De secretaris vermeldt op het parafenbesluit de datum waarop het besluit tot stand gekomen is.

4. Het parafenbesluit wordt in de eerstvolgende vergadering ter kennisname geagendeerd, waarna het besluit in de besluitenlijst wordt opgenomen. Daarbij wordt de datum zoals bedoeld in lid 3 vermeld.

1. De secretaris zorgt voor het verslag van de vergaderingen van het college.

2. In het verslag staan in ieder geval:

• a.

  de naam van de voorzitter, de andere leden van het college die aanwezig waren en de secretaris;

• b.

  een aantekening van de leden van het college die afwezig waren;

• c.

  de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging.

• d.

  een formulering van de door het college genomen besluiten.

3. Stemverhoudingen worden in het verslag vermeld als een lid van het college hierom vraagt.

4. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

1. De secretaris stelt aan de hand van het verslag een besluitenlijst van de vergaderingen van het college op.

2. Indien de aard van de besluiten dit verlangt, worden de besluiten opgedeeld in twee soorten besluitenlijsten:

• a.

  de openbare besluitenlijst;

• b.

  de niet-openbare/geheime besluitenlijst.

3. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daar niet tegen verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk via de griffie aan de raad gestuurd. De niet-openbare besluitenlijst wordt conform de afspraken over vertrouwelijke en geheimstukken ter inzage gelegd bij de griffie.

4. Nadat de openbare besluitenlijst in de volgende vergadering is vastgesteld, wordt deze voor een ieder openbaar gemaakt en op de website van de gemeente geplaatst.

1. Dit reglement treedt in werking op de dag na bekendmaking.

2. Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van Orde college Geldrop-Mierlo 2026.