Verordening Klankbordgesprekken burgemeester en raad gemeente Baarn 2026

Artikel 1

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. gesprek: klankbordgesprek namens de raad met de burgemeester;

• b. commissie: de commissie bedoeld in artikel 2;

• c. adviseurs: wethouder(s), gemeentesecretaris en griffier die de commissie op verzoek van informatie voorzien;

Algemene bepalingen

Artikel 2

• Lid 1 De raad stelt een commissie in, die gesprekken voert met de burgemeester.

• Lid 2 De commissie voert jaarlijks een gesprek.

Procedure en tijdschema

Artikel 3

• Lid 1 De griffier agendeert en organiseert de gesprekken na overleg met de voorzitter van de commissie.

• Lid 2 In de ambtsperiode wordt het jaarlijkse gesprek bij voorkeur drie maal gevoerd voorafgaand aan het gesprek dat de commissaris van de Koning met de burgemeester voert.

• Lid 3 De griffier onderhoudt de contacten met het Kabinet van de Commissaris van de Koning.

Samenstelling commissie

Artikel 4

• Lid 1 Alle fractievoorzitters zijn lid van de commissie

• Lid 2 bij afsplitsingen in de raad zijn ook zelfstandige raadsleden en maximaal één afgevaardigde

• Per zelfstandige groep conform artikel 7 lid 5 en 6 van het Reglement van Orde van de raad lid van de commissie.

• Lid 3 Bij aanvang van een nieuwe raadsperiode wijst de commissie 3 á 5 commissieleden aan die gedurende de raadsperiode de gesprekken met de burgemeester voeren.

• Lid 4 Bij ziekte of langdurige afwezigheid van een commissielid dat de jaarlijkse gesprekken voert wordt een vervangende commissielid aangewezen.

• Lid 5 De commissie laat zich bijstaan door de griffier.

• Lid 6 De commissie kan zich laten informeren door wethouder(s), gemeentesecretaris en griffier.

• Over alle andere door de commissie te raadplegen personen wordt door de commissie in overleg met de burgemeester met eenstemmigheid besloten.

• Lid 7 De commissie kan zich laten bijstaan door een externe adviseur.

Voorzitterschap van de commissie

Artikel 5

• Lid 1 De commissie wijst uit haar midden één van de leden aan als voorzitter. Bij verhindering van de voorzitter benoemt de commissie uit zijn midden een tijdelijk voorzitter.

• Lid 2 De voorzitter leidt het gesprek.

• Lid 3 De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als woordvoerder.

• Lid 4 De commissie kan zich laten bijstaan door een externe gespreksleider.

Geheimhouding

Artikel 6

• Lid 1 De commissie legt in elke vergadering en in elk gesprek, met toepassing van artikel 84 en 87 van de Gemeentewet, geheimhouding op over het behandelde tijdens de vergadering c.q. het gesprek en de inhoud van de verslagen.

• Lid 2 De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan.

• Lid 3 Betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komen. In de voorbereiding kunnen betrokkenen daarom alleen gebruik maken van eigen kennis en ervaring, van openbare bronnen en van voor dit doel vertrouwelijk verkregen informatie van adviseurs c.q. door de commissie te raadplegen personen; dit met inachtneming van artikel 4 lid 6. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden is uitgesloten.

• Lid 4 De commissie en haar leden verstrekken geen inzage in de verslagen noch informatie daarover en over het behandelde tijdens de gesprekken, aan raadsleden die geen lid zijn van de commissie, noch aan anderen, behoudens het bepaalde in artikel 7, lid 1 en artikel 9, lid 4.

• Lid 5 De commissie, noch de raad zal de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, opheffen.

• Lid 6 De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, het voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

• Lid 7 De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

• Lid 8 Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier, de adviseurs en een eventuele externe adviseur.

Voorbereiding gesprek

Artikel 7

• Lid 1 De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het voorgaande verslag in te zien.

• Lid 2 De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.

• Lid 3 Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten.

• Lid 4 Een betrokkene die niet in staat is het gesprek bij te wonen, deelt dit tijdig mee.

• Lid 5 Bij verhindering van meer dan één lid van de commissie zorgt de griffier voor een nieuwe afspraak.

Het gesprek

Artikel 8

• Lid 1 De bijeenkomsten van de commissie en het gesprek met de burgemeester vinden plaats in beslotenheid.

• Lid 2 Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.

• Lid 3 Uitgangspunt bij het gesprek vormen de profielschets waarop de burgemeester is benoemd en de afspraken die in het voorafgaande gesprek zijn gemaakt.

• Lid 4. Het gesprek bestaat uit een gedeelte dat gaat over het functioneren van de

• burgemeester en een gedeelte dat onder meer betrekking heeft op het functioneren van de raad.

• Lid 5 De volgende onderwerpen worden tijdens het gesprek besproken:

• a. de burgemeester als voorzitter van de raad en zijn rol in het presidium of overleg met de fractievoorzitters;

• b. de burgemeester als voorzitter van het college;

• c. de burgemeester in het proces van dualisme;

• d. de burgemeester als coördinator van beleid, kwaliteitsbewaker met toepassing van artikel 170 Gemeentewet;

• e. de burgemeester die invulling geeft aan het functioneren van de zogeheten driehoek van burgemeester, gemeentesecretaris en griffier;

• f. de burgemeester die invulling geeft aan zijn eigen portefeuille, met name de handhaving van de openbare orde en veiligheid;

• g. de burgemeester en zijn contacten met de inwoners, organisaties en bedrijven;

• h. de burgemeester als ambassadeur en gezicht van de gemeente in de regio, de provincie, het rijk en Europa;

• i. de burgemeester en zijn contacten met ambtenaren, met name de gemeentesecretaris, de griffier en het management van de gemeentelijke organisatie;

• j. de burgemeester en zijn nevenfuncties en integriteit;

• k. de burgemeester en zijn, aan de profielschets gerelateerde, competenties.

• l. verwachtingen over en weer gelet op ontwikkelingen die gaande zijn, verwacht worden c.q. nodig zijn.

Verslaglegging

Artikel 9

• Lid 1 Door de griffier wordt het verslag in conceptvorm opgesteld en door de commissie en de burgemeester door ondertekening vastgesteld.

• Lid 2 Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek. Er wordt melding gemaakt van eventueel geraadpleegde personen.

• Lid 3 Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene. Het verslag kan conclusies, aandachtspunten en actiepunten die betrekking hebben op het functioneren van de raad, verbijzonderen van conclusies, aandachtspunten en actiepunten die betrekking hebben op het functioneren van de burgemeester.

• Lid 4 Een verslag dat niet kan worden vastgesteld wordt door de burgemeester en alle deelnemers aan het gesprek voor gezien getekend. De mogelijkheid bestaat met aller instemming een aanhangsel aan het verslag toe te voegen.

• Lid 5 Raadsleden kunnen het verslag inzien. Het verslag wordt niet openbaar gemaakt.

• Lid 6 Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en aan de commissaris van de Koning in de provincie gestuurd. De commissie kan besluiten het gedeelte dat betrekking heeft op het functioneren van de raad niet mee te sturen.

Archivering

Artikel 10

• Lid 1 De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder een exemplaar van het vastgestelde verslag.

• Lid 2 De leden van de commissie zorgen dat alle stukken waarover zijzelf beschikken in het kader van de klankbordgesprekken, worden vernietigd.

• Lid 3 Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de griffier vernietigd.

Slotartikelen

Artikel 11

• Lid 1 De verordening klankbordgesprekken burgemeester en raad gemeente Baarn 2018 in te trekken

• Lid 2 De verordening Klankbordgesprekken burgemeester en raad gemeente Baarn 2026.

• treedt in werking één dag na de bekendmaking.