Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Veiligheidsregio Flevoland 2026

In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:

De VRF wil met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

Rechtmatig inkopen

De VRF leeft de bestaande wet- en regelgeving na en voldoet aan de beleidsuitgangspunten van het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Door in te kopen conform wet- en regelgeving worden bepaalde risico’s tot een minimum beperkt. Bijvoorbeeld het risico om met juridische procedures geconfronteerd te worden door op een onjuiste manier aan te besteden of door het niet duidelijk vastleggen van de wederzijdse verwachtingen, waardoor geschillen rondom contractuele verplichtingen kunnen ontstaan.

Doelmatig inkopen

De VRF koopt effectief en efficiënt in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel.

Bij het inkopen van werken, leveringen en diensten koopt de VRF in tegen de meest optimale (integrale) prijs-kwaliteit verhouding. Efficiënt inkopen betekent ook dat de inkoopprocessen en het inkoop- en aanbestedingsbeleid regelmatig worden geëvalueerd, en waar mogelijk verbetert.

Daarnaast heeft dit inkoop- en aanbestedingsbeleid als doelstelling om een continue bijdrage te leveren aan het algehele prestatieniveau van de VRF.

Betrouwbaar inkopen

De VRF wil een betrouwbare en zakelijke inkooppartner zijn en streeft hierbij de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht na, zoals opgenomen in de Aanbestedingswet 2012:

• •

  Gelijkheid: gelijke omstandigheden mogen niet verschillend behandeld worden, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is.

• •

  Non-discriminatie: geen directe of indirecte discriminatie.

• •

  Transparantie: de gevolgde procedure dient navolgbaar en controleerbaar te zijn.

• •

  Proportionaliteit: de eisen, voorwaarden en criteria moeten in verhouding staan tot de aard van de opdracht.

• •

  Wederzijdse erkenning: goederen en diensten van leveranciers uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die diensten en goederen op gelijkwaardige wijze voorzien in de behoefte van de VRF.

Innovatief inkopen

De VRF wil de leveranciers zowel in de voorbereiding als in de uitvoering van opdrachten stimuleren tot vernieuwing of verbetering van de te leveren goeden en diensten. Dit kan leiden tot kwaliteitsverbeteringen en/of kostenverlagingen voor de VRF. De bij de VRF beschikbare kennis wordt waar nodig getoetst in de markt en leveranciers worden geconsulteerd bij uitvragen in het kader van aanbestedingen. Bij de uitvoering van opdrachten wordt door de VRF de marktkennis van de leveranciers maximaal benut terwijl de VRF de regie kan houden.

Klachtenregeling voor leveranciers

Het advies ‘Klachtenafhandeling bij aanbesteden uit de nieuwe aanbestedingswetgeving’ biedt leveranciers en aanbestedende diensten een laagdrempelig instrument voor het oplossen van geschillen. Er wordt gestimuleerd dat partijen geschillen in onderling overleg oplossen en niet (onnodig) kwesties aan de rechter voorleggen. Het is de bedoeling dat beide partijen van de klachtenafhandeling leren en de opgedane kennis bij toekomstige aanbestedingstrajecten benutten.

De VRF voorziet in de klachtenregeling door in de aanbestedingsdocumenten duidelijk te vermelden waar en hoe de belanghebbende een klacht kan indienen en sluit hierbij aan bij de landelijke klachtenprocedure van het NIPV.

De VRF leeft actuele wet- en regelgeving na en koopt in volgens onderstaande juridische uitgangspunten.

Wet- en regelgeving

De voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

• •

  Richtlijn voor de klassieke sector 2014/24/EU:

  In deze richtlijn geeft het Europees parlement aan hoe de lidstaten moeten omgaan met overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten.

• •

  Aanbestedingswet 2012:

  Met deze nationale wet geeft Nederland invulling aan de Europese richtlijnen voor aanbesteden. De Aanbestedingswet 2012 bevat zowel regelgeving voor aanbestedingen boven de Europese drempelbedragen, als daaronder.

• •

  Burgerlijk Wetboek: Het Burgerlijk Wetboek is het wettelijk kader voor overeenkomsten.

• •

  Wet op de Veiligheidsregio’s: Het wettelijk kader voor alle veiligheidsregio’s.

Interne regelgeving

De interne regels en procedures die voor inkopen gelden zijn:

• •

  Inkoop- en aanbestedingsbeleid

  De VRF is verplicht om het eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid te volgen. Afwijken van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid kan in specifieke situaties noodzakelijk zijn. In het geval van calamiteiten en onvoorziene gebeurtenissen die een gevaar kunnen vormen voor de volksgezondheid, veiligheid of openbare orde en die een bepaalde inkoop vereisen, is het toegestaan om af te wijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. In alle andere gevallen is afwijken slechts mogelijk en toegestaan op basis van een gemotiveerd besluit door de bevoegde (directie)functionaris overeenkomstig het Mandaatbesluit en voor zover de wet- en regelgeving dit toestaat.

• •

  Budgethoudersregeling

  Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vastgestelde budgethoudersregeling.

• •

  Algemene Inkoopvoorwaarden

  Bij inkopen van de VRF zal de veiligheidsregio in beginsel een overeenkomst aangaan overeenkomst de Algemene Inkoopvoorwaarden Veiligheidsregio Flevoland. Deze inkoopvoorwaarden garanderen een levering of uitvoering onder de voor de VRF meest gunstige economische en juridische voorwaarden.

  Indien de aard van de opdracht daartoe aanleiding geeft, kan de veiligheidsregio besluiten andere toepasselijke algemene voorwaarden te hanteren, zoals – maar niet beperkt tot – de Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) of de Algemene Rijksinkoopvoorwaarden voor Diensten (ARIV)

  Niettemin kunnen partijen, overeenkomstig het geldende verbintenissenrecht, met de veiligheidsregio overeenkomen dat een of meerdere bepalingen vervallen of de voorwaarden meer specifiek worden toegesneden op de desbetreffende situatie.

De VRF koopt in volgens onderstaande ethische en ideële uitgangspunten. Dit betekent dat naast de beoordeling op prijs en kwaliteit, ook milieu- en sociale aspecten worden meegenomen bij het inkopen van een product of dienst. Bij kleine opdrachten zal er met passende proportionaliteit gehandeld worden.

Bij inkoop- en aanbestedingstrajecten worden duurzaamheidseisen als volgt meegenomen:

• •

  Bij de start van elk inkooptraject worden de mogelijkheden van duurzaamheid verkend;

• •

  In de aanbestedingsdocumenten worden duurzaamheidscriteria opgenomen. Waar mogelijk gebeurt dit conform de minimale criteria die zijn opgesteld door het Ministerie van Infrastructuur en Milieu (zie http://www.pianoo.nl);

• •

  Duurzaamheid wordt opgenomen in selectie- en gunningcriteria, zodat duurzaamheid in de beoordeling van leveranciers expliciet kan worden meegenomen;

• •

  Duurzaamheidsafspraken worden, waar opportuun, expliciet opgenomen in contracten.

Integriteitseisen

De VRF stelt de volgende maatschappelijke eisen aan haar leveranciers:

• •

  Leveranciers moeten zich houden aan de in Nederland geldende normen en waarden met betrekking tot arbeidsvoorwaarden, arbeidsomstandigheden en veiligheid;

• •

  Leveranciers dienen integer te zijn en zich niet bezig te houden met criminele- en/of illegale activiteiten. Potentiële leveranciers kunnen hierop getoetst worden.

Eerlijke mededingingseisen

De VRF bevordert eerlijke mededinging. Alle potentiële leveranciers hebben gelijke kansen om een opdracht gegund te krijgen. Dit draagt bij aan een gezonde marktwerking. De VRF streeft ernaar om opdrachten voor het leveren van werken, leveringen en diensten voor regionale bedrijven toegankelijk te maken door:

• •

  Bij inkopen onder de Europese drempelbedragen is de VRF vrij om, gemotiveerd, regionale bedrijven uit te nodigen om mee te dingen naar een opdracht;

• •

  Bij inkopen boven de Europese drempelbedragen (Europese aanbestedingen) kan de VRF kiezen voor een inkoopstrategie die het voor regionale bedrijven mogelijk maakt om in te schrijven voor het verkrijgen van de opdracht.

De selectie en keuze van de uiteindelijke leverancier voor een product of dienst zal alleen op grond van de uitkomst van de vooraf opgestelde selectie- en gunningscriteria plaatsvinden.

De VRF koopt in volgens onderstaande economische uitgangspunten.

Bepalen waarde van opdracht

Inkoop vindt plaats op basis van een objectieve raming van de totale waarde van de opdracht (excl. BTW), met inachtneming van de hiervoor geldende regels.

De raming is van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen en om te kunnen bepalen welk inkoopproces gevolgd kan of moet worden. Bij twijfel of een opdracht net onder of boven een drempelbedrag valt kiest de VRF ervoor de zwaardere procedure te kiezen. Dit beperkt het risico dat bij controle een procedure achteraf gezien onjuist is gevolgd.

In de tabel is aangegeven welk inkoopproces bij welke drempelbedragen moet worden toegepast. Als gevolg van de samenwerking tussen VRF en VRGV worden inkopen zoveel als mogelijk gezamenlijk uitgevoerd. De drempelbedragen uit hoofdstuk 5 gelden zowel voor gezamenlijke als afzonderlijke inkopen. Dit houdt in dat 50.000 euro geldt voor zowel de VRF als de VRGV, maar ook voor de VRFGV (gezamenlijk). De inkoopprocessen worden in hoofdstuk 6 nader toegelicht.

De Europese drempelbedragen gelden tot 31 december 2027 en zijn, evenals de overige genoemde bedragen, exclusief omzetbelasting. De drempelbedragen voor Europees aanbesteden worden elke twee jaar opnieuw vastgesteld door de Europese Commissie. De gewijzigde bedragen zullen automatisch (zonder formele vaststelling) worden verwerkt in dit inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Bij het bepalen van de inkoopprocedure ten aanzien van sociale en specifieke diensten hanteert de VRF het principe van drempelbedragen volgens het schema zoals in de Gids Proportionaliteit is weergegeven als zijnde gangbare procedures.

De VRF koopt in volgens onderstaande organisatorische uitgangspunten. Om dit inkoop- en aanbestedingsbeleid te ondersteunen is ervoor gekozen om de werkwijze vast te leggen in processen en rollen en verder te ondersteunen door standaarddocumenten.

Inkoopprocessen

Inkopen gebeurt volgens onderstaande inkoopprocessen.

Standaarddocumenten en dossiervorming

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid, de inkoopprocessen en de standaarddocumenten zullen zoveel mogelijk via centraal toegankelijke kanalen, zoals het intranet, beschikbaar worden gesteld.

Een aantal standaarddocumenten en -brieven zijn reeds opgesteld om budgethouders te faciliteren tijdens een inkooptraject. Voorbeelden zijn een Programma van Eisen, nota van inlichtingen en een beoordelingsmatrix.

Alle stukken die betrekking hebben op het inkoop- en aanbestedingsproces, zoals offertes, gunningadviezen en opdrachten of overeenkomsten worden, zo mogelijk al tijdens het aanbestedingsproces, maar in ieder geval zo snel mogelijk na de definitieve gunning van de opdracht of overeenkomst, opgeslagen in het (digitale) archief door de contractmanager die de taken uitvoert zoals afgestemd met de contracteigenaar / budgethouder. Ook bij het verder professionaliseren van contractbeheer blijft de centrale contractbeheerder verantwoordelijk voor eenduidigheid bij het invoeren van de data.

Opdrachten worden altijd schriftelijk verleend. In alle gevallen worden de Algemene Inkoopvoorwaarden van toepassing verklaard op de (eventuele) opdracht en moeten ze worden meegezonden. De VRF hanteert verschillende inkoopvoorwaarde afhankelijk van het type opdracht en kiest per procedure de best passende voorwaarden. Voorbeelden van mogelijke toe te passen voorwaarden zijn de GIBIT, ARIV, ARVODI en de Algemene Inkoopvoorwaarden VRF.

Collectief inkopen

Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid gaat in principe over alle inkopen ten behoeve van de VRF. Als gevolg van de samenwerking tussen VRF en VRGV worden inkopen zoveel als mogelijk gezamenlijk uitgevoerd. De drempelbedragen uit hoofdstuk 5 gelden zowel voor gezamenlijke als afzonderlijke inkopen. Dit houdt in dat 50.000 euro geldt voor zowel de VRF als de VRGV, maar ook voor de VRFGV (gezamenlijk).

De VRF streeft zoveel als mogelijk samenwerking na en doet dat met verschillende partners. Hierbij valt specifiek te denken aan de; veiligheidsregio’s Gooi & Vechtstreek en Utrecht, het NIPV en andere veiligheidsregio’s wanneer praktisch haalbaar. Belangrijk bij samenwerkingsverbanden is dat het op doelmatige en doeltreffende wijze bijdraagt aan de verdere professionalisering van de inkoopfunctie.

Een aantal voordelen van samenwerking op het gebied van inkoop zijn:

Het delen van kennis, informatie en ervaring.

Het creëren van schaalvergroting waardoor een gunstige kwaliteit/prijs verhouding voor de ingekochte goederen en diensten wordt bereikt.