Protocol geheimhouding gemeente Wageningen

1. Alle informatie die bij organen van de gemeente berust, is in beginsel openbaar. Dat is alleen anders als dat bij of krachtens de wet is geregeld.

2. Geheimhouding leggen we alleen op als dat strikt noodzakelijk is.

3. Geheimhouding leggen we zo veel mogelijk op onderdelen (alinea's of onderdelen van alinea's) van een document op. Die alinea's en/of onderdelen zetten we in één geheime bijlage. Alléén wanneer dit echt niet mogelijk is, leggen we op het gehele document geheimhouding op.

4. De duur van geheimhouding is zo kort mogelijk.

1. Uit artikel 87 van de Gemeentewet volgt dat de raad, het college, de burgemeester of commissies geheimhouding kunnen leggen op informatie die bij het betreffende orgaan berust.

2. Geheimhouding kunnen we alleen opleggen als sprake is van een belang zoals genoemd in artikel 5.1, eerste en tweede lid, van de Wet open overheid (Woo). Het belang dat aan de orde is moet zwaarder wegen dan het belang van openbaarmaking. Deze belangenafweging is deugdelijk en kan het besluit om geheimhouding op te leggen, dragen. Het enkel verwijzen naar artikelen uit de Woo is onvoldoende. De belangenafweging om geheimhouding op te leggen nemen we op in een openbaar raads- of collegevoorstel zonder hierbij de geheim te houden informatie prijs te geven.

3. Bij het besluit tot geheimhouding leggen we vast op welke datum de geheimhouding eindigt (vervaldatum). Alleen als we geen vervaldatum kunnen bepalen, dan noemen we een materieel feit waarop de geheimhouding eindigt (bijvoorbeeld het sluiten van een definitieve overeenkomst). Ook de duur van de geheimhouding motiveren we goed.

4. Informatie waarop geheimhouding is opgelegd voorzien we op elke pagina van een duidelijke markering dat het geheime informatie betreft. Dit geldt ook als maar een deel van de informatie geheim is. Ook de naamgeving van een document mag geen informatie prijsgeven die geheim moet blijven.

5. Mondelinge informatie die in een besloten vergadering van de raad of een commissie ter kennis van de aanwezigen komt, is geheim, tenzij de raad of commissie anders beslist. De geheimhoudingsplicht van deze mondelinge informatie geldt dus van rechtswege. Als sprake is van mondelinge informatie, dan delen we de verplichting tot geheimhouding tijdens de besloten vergadering. Het verslag van deze besloten vergadering is dan het geheime document.

6. Stukken die niet openbaar zijn op basis van artikel 5.1 van de Woo worden vaak vertrouwelijk genoemd. Onder geheim wordt bij stukken vaak aan de uitsluitend op basis van artikel 5.1 van de Woo opgelegde geheimhouding gedacht. Ook in artikel 2:5 van de Awb wordt echter gesproken over vertrouwelijkheid. Dit wordt als verwarrend ervaren. Duidelijkheid is hier geboden. Voor de raad en raadsleden is in principe alleen het in een vergadering behandelde of een aan de raad en raadsleden aangeboden stuk relevant. Bij die stukken wordt het onderscheid tussen vertrouwelijk of geheim niet gemaakt. Dit geheimhoudingsprotocol gaat derhalve over het (mondeling) behandelde en stukken gericht aan de raad waar op basis van de gemeentewet en (uitsluitend) op basis van artikel 5.1 van de Woo oplegging van geheimhouding aan de orde is.

1. Als iets onder embargo aan de raad wordt aangeboden, dan is er in dat geval geen besluit door het college van geheimhouding noodzakelijk. Het behelst in dat geval een (zeer tijdelijk) verbod om in een voorfase tot een bepaalde dag iets openbaar te maken.

1. De raad, het college, de burgemeester en commissies kunnen informatie waarop zij geheimhouding hebben opgelegd, verstrekken aan elkaar en aan de rekenkamer.

2. We hanteren het beleid dat overleg tussen raads- en steunfractieleden (of tussen leden van verschillende fracties) over verstrekte geheime informatie mogelijk is, ook als er leden van de fractie niet aanwezig zijn geweest bij de besloten vergadering. Ook kunnen alle raadsleden en steunfractieleden kennisnemen van het (audio)verslag van een besloten vergadering. Dit geldt niet voor de toegankelijkheid van geheime informatie m.b.t. de (her)benoeming van de burgemeester die ingevolge o.a. art. 61 in samenhang met art. 61c Gemeentewet uitsluitend voor de raadsleden mogelijk is.

3. Informatie waarop geheimhouding rust en die is verstrekt aan de raad, delen we alleen met anderen indien:

• a.

  de raad dit noodzakelijk acht voor het uitoefenen van zijn taken en hiertoe besluit, of;

• b.

  het college of de burgemeester dit noodzakelijk achten voor het dagelijks bestuur van de gemeente en hiertoe besluiten op basis van artikel 88 lid 6 van de Gemeentewet.

4. Indien het college of de burgemeester op grond van het vorige lid besluiten informatie met anderen te delen, gebeurt dit in een openbaar besluit en brengen zij dit via een informatienota ter kennis van de raad. Hierbij onderbouwt het college of de burgemeester de reden voor de verstrekking.

5. Het delen van informatie met anderen, zoals bedoeld in het derde lid, gebeurt onder de vermelding dat geheimhouding in acht dient te worden genomen.

1. Bestuursadvies houdt een register bij van alle informatie waarop de burgemeester geheimhouding heeft opgelegd.

2. Bestuursadvies houdt een register bij van alle informatie waarop het college en commissies ingesteld door het college, geheimhouding hebben opgelegd.

3. De griffie houdt een register bij van alle informatie waarop de raad en commissies ingesteld door de raad, geheimhouding hebben opgelegd. In dit register neemt de griffie ook de informatie op die aan de raad is verstrekt en waarop geheimhouding rust.

4. Deze registers bevatten in ieder geval de volgende gegevens: een algemene omschrijving van het onderwerp, datum besluit tot geheimhouding, orgaan dat het besluit tot geheimhouding heeft genomen, vervaldatum of omschrijving materieel feit waarop de geheimhouding eindigt en een omschrijving van de documenten waarop geheimhouding geheel of gedeeltelijk is opgelegd. In de registers genoemd in het eerste en tweede lid wordt ook opgenomen of en zo ja, op welke datum een document is gedeeld met de raad.

5. Zo vaak als nodig is maar in ieder geval een keer per jaar, actualiseren bestuursadvies en de griffie de registers voor wat betreft opheffing van de geheimhouding. Indien nodig laten zij een opheffingsbesluit voorbereiden.

1. Een besluit tot geheimhouding kan altijd worden opgeheven. Ook wanneer de vervaldatum nog niet is verstreken of een materieel feit zich nog niet heeft voorgedaan. Het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd, kan ook besluiten tot opheffing. Hierop gelden twee uitzonderingen. Als de geheimhouding is opgelegd door een commissie, kan zowel de commissie als het bestuursorgaan dat de commissie heeft ingesteld, de geheimhouding opheffen. Als de geheime informatie is verstrekt aan de raad, dan kan alleen de raad de geheimhouding nog opheffen.

2. Wanneer het college van mening is dat geheimhouding kan worden opgeheven, en alleen de raad hiertoe bevoegd is, dan stelt het college aan de raad voor om de geheimhouding op te heffen.

3. Als er geen geheimhouding op informatie meer ligt, betekent dit niet automatisch dat het betreffende document integraal openbaar kan worden gemaakt. Het is nog steeds mogelijk dat (onderdelen van) informatie niet openbaar zijn op grond van (bijvoorbeeld) de Woo, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of een wet met een bijzonder openbaarmakingsregime zoals genoemd in artikel 8.8 van de Woo.

4. De steller van het oorspronkelijke college- of raadsvoorstel c.q. de secretaris van de commissie, of diens opvolger, draagt zorg voor opheffing van de geheimhouding volgens de reguliere procedure, als bij het besluit tot geheimhouding niets is besloten over de opheffing hiervan (zie artikel 2 lid 3). Dat gaat via een nieuw college- (indien het college bevoegd is om de geheimhouding op te heffen) of raadsbesluit (indien de gemeenteraad de bevoegdheid heeft om de geheimhouding op te heffen). Bij het voorstel voegt de steller het document toe dat openbaar gemaakt kan worden.

5. Nadat besloten is om de geheimhouding op te heffen, zorgt:

• a.

  Bestuursadvies voor het verwijderen van het geheime document en publicatie van het openbare document, als het college de geheimhouding opheft.

• b.

  De griffie voor het verwijderen van het geheime document en publicatie van het openbare document in het RIS, als de raad de geheimhouding opheft.

1. Raads- en commissievergaderingen, ook wanneer deze geheel of gedeeltelijk in beslotenheid plaatsvinden, worden openbaar aangekondigd en geopend. Behoudens:

• a.

  de vergadering waarin over de (her)benoeming van de burgemeester wordt besloten, deze vergadering is van begin tot einde besloten gelet op artikel 61c, lid 1, van de Gemeentewet.

• b.

  Ingestelde commissies, op basis van artikel 83 of 84 van de gemeentewet, die volgens een besluit van de raad, het college of de burgemeester geheel besloten vergaderen.

2. Op de agenda wordt in globale termen aangekondigd dat een geheim stuk of onderwerp wordt besproken, tenzij reeds met het gebruik van globale termen een deel van de geheime inhoud wordt geopenbaard. In dat geval wordt het onderwerp van de besloten vergadering niet bekend gemaakt.

1. Op verzoek van ten minste een vijfde deel van de aanwezige raadsleden of steunfractieleden of als de voorzitter dit nodig vindt, worden de deuren gesloten.

2. Als de deuren sluiten, dan mogen raadsleden, steunfractieleden, leden van het college, functioneel betrokken ambtenaren, notulisten en griffiepersoneel al dan niet aanwezig zijn, tenzij de vergadering anders beslist. Dit geldt niet voor een bespreking van geheime informatie m.b.t. de (her)benoeming van de burgemeester die ingevolge o.a. art. 61 in samenhang met art. 61c Gemeentewet uitsluitend voor de raad toegankelijk is.

3. Als de deuren worden gesloten draagt de griffie er zorg voor dat de uitzending van de vergadering wordt stopgezet.

4. Van een vergadering met gesloten deuren wordt altijd een (eventueel geluids- of video) verslag opgemaakt. Dit verslag wordt niet openbaar gemaakt tenzij de raad anders beslist. Deze afweging vindt niet op basis van de Woo plaats, maar op basis van het uitgangspunt dat raadsleden en/ of steunfractieleden in een besloten vergadering vrijuit moeten kunnen spreken.

5. Uitgangspunt is de openbaarmaking van de besluitenlijst van de raad. Dit geldt niet voor het behandelde of de stukken waarop geheimhouding is opgelegd.

1. Het eerste wat de voorzitter doet na het sluiten van de deuren is aan de raad of commissie voorleggen of er daadwerkelijk in beslotenheid verder zal worden vergaderd.

2. Als de raad op basis van zwaarwegende belangen waarbij de Woo als handreiking gebruikt kan worden, beslist in beslotenheid te vergaderen dan registreert de griffie alle aanwezigen.

3. Indien voorzienbaar is dat een deel van een vergadering achter gesloten deuren zal plaatsvinden, dan wordt zo mogelijk eerst het openbare gedeelte van de vergadering afgerond.

1. Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking.

2. Deze regeling wordt aangehaald als: Protocol geheimhouding gemeente Wageningen.

3. Het Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Wageningen houdende regels omtrent geheimhouding wordt ingetrokken.