Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van de gemeente Dongen

Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

Het college regelt de vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van de voorzitter en de andere leden van het college.

Het college kan een coördinerend portefeuillehouder aanwijzen voor onderwerpen die meerdere portefeuilles raken.

Het college vergadert in de regel elke dinsdag. Indien deze dag een algemeen erkende feestdag is, kan de vergadering op een andere dag plaatsvinden.

De voorzitter kan besluiten een vergadering op een andere dag te laten plaatsvinden of een vergadering niet door te laten gaan.

De vergaderingen van het college vinden met gesloten deuren plaats, tenzij het college anders besluit.

Een extra vergadering van het college vindt plaats als de voorzitter dit nodig acht.

De voorzitter roept de extra vergadering zo spoedig mogelijk bijeen en geeft daarbij aan wat tijdens de extra vergadering het bespreekpunt is

Het college kan slechts beraadslagen en besluiten indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

In geval van spoedeisendheid kan een vergadering plaatsvinden zonder dat het quorum aanwezig is; in dat geval worden besluiten zo spoedig mogelijk in een volgende vergadering met aanwezig quorum bekrachtigd.

Een lid dat verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, stelt de voorzitter of de gemeentesecretaris daarvan zo spoedig mogelijk in kennis.

Indien geen van de leden bij het nemen van een besluit stemming verlangt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

Indien stemming wordt verlangd, vindt mondelinge stemming plaats.

Een besluit is genomen indien dit meer dan de helft van de stemmen van het aantal aanwezige collegeleden verkrijgt.

Bij staking van stemmen beslist de voorzitter.

Minderheidsstandpunten en stemverhoudingen worden op verzoek van een lid in de besluitenlijst vastgelegd.

De gemeentesecretaris is in de vergadering aanwezig en draagt zorg voor de voorbereiding, een doelmatig verloop en de verslaglegging.

Het college kan besluiten dat ambtenaren of andere deskundigen deelnemen aan de beraadslaging over een agendapunt. Zij zijn gehouden aan geheimhouding voor zover die op het betreffende onderwerp rust.

De agenda met stukken wordt op vrijdag aan de leden van het college toegezonden. In geval van een extra collegevergadering worden de agenda en stukken zo spoedig mogelijk toegezonden.

Onderwerpen waarvan tijdige agendering als bedoeld in lid 1 niet mogelijk is, maar waarvan bespreking vanwege de spoedeisendheid geen uitstel duldt, moeten onder opgave van reden(en) van urgentie voorafgaand aan de vergadering bij de gemeentesecretaris en de voorzitter worden aangemeld.

De secretaris maakt namens het college de agenda van de vergadering uiterlijk bij aanvang van de vergadering openbaar.

Deze verplichting geldt niet voor agendapunten waarvan openbaarmaking in strijd is met de belangen als bedoeld in artikel 5.1 of artikel 5.2 van de Wet open overheid.

In geval van uitgestelde openbaarmaking vermeldt het college in de besluitenlijst het moment waarop de agenda-omschrijving alsnog openbaar zal worden gemaakt. Dit voor zover mogelijk.

Bij agendapunten waarop geheimhouding rust, wordt dit expliciet en met reden vermeld.

De burgemeester stelt bij aanvang van de vergadering de agenda formeel vast.

Het college kan in spoedeisende gevallen buiten een vergadering van het college om besluiten nemen in de vorm van een parafenbesluit.

Een parafenbesluit komt tot stand als elk lid van het college kennis heeft genomen van het voorstel, de mogelijkheid heeft gekregen om bespreking en stemming over het voorstel in een vergadering te vragen en de meerderheid van het college het voorstel voor akkoord geparafeerd heeft.

De gemeentesecretaris vermeldt op het parafenbesluit de datum waarop het besluit tot stand gekomen is.

Van iedere vergadering wordt een besluitenlijst opgemaakt die in elk geval vermeldt:

• a.

  de behandelde onderwerpen;

• b.

  de besluiten;

De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

De besluitenlijst wordt zo spoedig mogelijk na de vaststelling ervan openbaar gemaakt.

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of waarin de toepassing tot onredelijkheid leidt, beslist de voorzitter.

De voorzitter kan in bijzondere gevallen gemotiveerd afwijken van dit reglement, voor zover dat niet in strijd is met de wet.

Dit reglement treedt in werking op de dag na bekendmaking.

Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van de gemeente Dongen.