Verordening auditcommissie gemeente Dongen 2026

Verordening auditcommissie gemeente Dongen 2026

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  wet: Gemeentewet;

• b.

  raad: de gemeenteraad van Dongen;

• c.

  de commissie: de auditcommissie;

• d.

  de voorzitter: de voorzitter van de auditcommissie;

• e.

  het college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Dongen;

• f.

  de accountant: de externe accountant, die belast is met controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

• g.

  planning- en controlcyclus: opvolgende reeks van planning en kaderstelling, bijsturing en verantwoording van een begrotingsjaar;

• h.

  burgercommissielid niet-zijnde raadslid: persoon als bedoeld in artikel 1 van het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Dongen;

• i.

  fractie: alle raadsleden en burgercommissieleden behorende tot één politieke groepering die verkozen is in de gemeenteraad als bedoeld in artikel 4 van het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeente Dongen.

Artikel 2. Instelling en doel

• 1.

  Er is een auditcommissie.

• 2.

  De commissie heeft als doel met haar advisering over de planning- en controlcyclus de kaderstellende en controlerende taken, overeenkomstig de bepalingen in artikel 3, van de raad te faciliteren en te versterken.

Artikel 3. Taken en bevoegdheden

• 1.

  De commissie adviseert aan de raad over:

  • a.

    onderwerpen en documenten - waaronder de beoordeling van de leesbaarheid, kwaliteit en informatiewaarde van die documenten - die verband houden met de planning- en controlcyclus (jaarrekening/jaarverslag, programmabegroting, bestuursrapportages en managementletter);

  • b.

    het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole;

  • c.

    de aanwijzing, opdrachtverlening dan wel beëindiging van de verleende opdracht van de aan een externe accountant opgedragen accountantscontrole.

  • d.

    voorgenomen vaststellingen en wijzigingen van financiële verordeningen.

  • e.

    rapporten van de rekenkamer over financiële onderwerpen.

  • f.

    rapporten van het college over onderzoeken 213a Gemeentewet.

• 2.

  De commissie bereidt de selectieprocedure van de accountant ter besluitvorming door de raad voor.

• 3.

  De commissie overlegt met de accountant over de opdrachtformulering voor de controle van de jaarrekening en adviseert hierover aan de raad, met name voor wat betreft de volgende onderwerpen:

  • a.

    goedkeurings- en rapporteringstoleranties;

  • b.

    het normenkader;

  • c.

    door de raad te verstrekken aanvullende opdrachten;

  • d.

    de wijze van rapporteren door de accountant waaronder de frequentie en inrichting;

  • e.

    prioriteiten van de raad aangaande de controle van de jaarstukken.

• 4.

  De commissie evalueert met de accountant de uitvoering van de controle op de jaarrekening.

• 5.

  De commissie overlegt met de accountant over de controles en rapportages die deze uitbrengt op de interim- en jaarrekeningcontrole ten behoeve van de raad en adviseert hierover aan de raad.

• 6.

  De commissie kan gevraagd en ongevraagd over andere dan de in het vijfde lid van dit artikel bedoelde rapportages van de accountant met de accountant overleggen en hierover adviseren aan de raad.

• 7.

  De commissie geeft advies aan de raad over de door het college toegezegde of door de raad vastgestelde verbeteracties naar aanleiding van de managementletter, controleverslag of rechtmatigheidsverklaring/ verslag van bevindingen jaarrekening en de opvolging daarvan.

• 8.

  De commissie stemt met het college de momenten af waarop de te leveren documenten uit de planning- en controlcyclus voor advies aan de commissie worden voorgelegd. .

• 9.

  De commissie treedt niet in de bevoegdheden van de raad en het college.

Artikel 4. Samenstelling

• 1.

  De commissie bestaat uit leden van de raad of burgercommissieleden niet-zijnde raadsleden.

• 2.

  De commissie bestaat uit minimaal drie leden en maximaal uit zoveel leden als er fracties in de raad zijn.

• 3.

  Iedere fractie kan maximaal één lid ter benoeming aan de raad voordragen.

• 4.

  De raad benoemt de leden van de commissie.

• 5.

  De benoeming geschiedt voor de zittingsperiode van de raad. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen.

• 6.

  Het lidmaatschap van de commissie eindigt bij beëindiging van het raadslidmaatschap of het burgercommissielidmaatschap, bij ontslagname of door een met redenen omkleed besluit van de raad.

• 7.

  In tussentijds in de commissie opengevallen plaatsen wordt zo spoedig mogelijk voorzien.

• 8.

  Leden van het college, gemeentesecretaris, medewerkers van de ambtelijke organisatie en andere betrokken functionarissen kunnen op uitnodiging van de voorzitter als informant worden uitgenodigd voor de vergadering van de commissie.

• 9.

  De concerncontroller en accountant treden op verzoek van de commissie respectievelijk op als interne en externe adviseur van de commissie.

Artikel 5. Voorzitter

• 1.

  De leden van de commissie benoemen uit hun midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

• 2.

  De voorzitter is belast met:

  • a.

    het leiden van de vergaderingen van de commissie;

  • b.

    het bewaken van het doel en de taken van de commissie;

  • c.

    het woordvoerderschap namens de commissie;

  • d.

    het doen naleven van deze verordening.

• 3.

  De voorzitter kan één of meer voorbereidende taken opdragen aan de secretaris of één of meer leden van de commissie.

Artikel 6. Secretaris

• 1.

  De commissie wordt ondersteund door een secretaris.

• 2.

  De griffier of een door de griffier aan te wijzen medewerker van de griffie fungeert als secretaris van de commissie.

Artikel 7. Frequentie

• 1.

  De commissie stelt op voordracht van de secretaris een vergaderrooster vast waarbij de commissie minimaal drie keer per jaar vergadert. Bij het opstellen van dit rooster wordt rekening gehouden met de planning- en controlcyclus.

• 2.

  Een extra vergadering kan worden uitgeschreven indien de voorzitter of ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen.

Artikel 8. Oproep en agenda

• 1.

  De secretaris zorgt in overleg met de voorzitter dat alle leden en eventuele overige deelnemers aan de vergadering uiterlijk tien dagen voor een vergadering een schriftelijke oproep voor de vergaderingen, tenzij een kortere termijn wegens spoedeisende gevallen noodzakelijk is.

• 2.

  Gelijktijdig met de oproep worden de voorlopige agenda en de bijbehorende stukken aan de leden en eventuele overige deelnemers aan de vergadering ter kennis gebracht.

• 3.

  De commissie stelt de agenda bij aanvang van de vergadering vast.

• 4.

  De voorlopige agenda is openbaar.

Artikel 9. Beraadslaging en besluitvorming

• 1.

  De commissie streeft naar advisering bij algemene stemmen. Waar sprake is van minderheidsstandpunten worden deze gemotiveerd toegelicht.

• 2.

  Om te kunnen beraadslagen en een besluit te kunnen nemen dient tenminste de helft van het aantal zitting hebbende leden, waaronder de voorzitter, en de secretaris ter vergadering aanwezig te zijn.

Artikel 10. Openbaarheid en besluitenlijst

• 1.

  De vergaderingen van de commissie zijn besloten, tenzij de commissie anders bepaalt.

• 2.

  De secretaris draagt zorg voor een besluitenlijst van de vergadering, waaronder het advies aan de gemeenteraad.

• 3.

  De besluitenlijst, waaronder het advies aan de gemeenteraad, zijn openbaar.

Artikel 12. Uitleg verordening

Bij twijfel over de uitleg van deze verordening en in gevallen waarin het niet voorziet, besluit het presidium van de raad, op voorstel van de voorzitter van de commissie.

Artikel 13. Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 juni 2026.

Artikel 14. Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Verordening Auditcommissie gemeente Dongen 2026.