Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Brunssum

Ondertekening

TOELICHTING

Algemeen

Dit reglement geeft uitvoering aan artikel 52 van de Gemeentewet. Daarin staat dat het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vaststelt. Volgens de memorie van toelichting gaat het bij de andere werkzaamheden onder andere om de bekendmaking van de besluiten die het college tijdens de vergadering neemt en de onderlinge vervanging van de leden van het college. Naast bepalingen over de vergaderingen van het college, de besluitvorming die daar plaatsvindt en de voorbereiding daarvan, bevat dit reglement dus ook bepalingen daarover. In de artikelsgewijze toelichting wordt daar nader op ingegaan.

Artikelsgewijs

Alleen de artikelen waarop een toelichting nodig is komen aan de orde.

Artikel 2. Verdeling werkzaamheden en vervanging

Tijdens het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd, bepaalt het college welke portefeuilles elk lid van het college heeft en waar elk lid van het college dus voor verantwoordelijk is. Deze verdeling van de portefeuilles kan het college daarna vanzelfsprekend wijzigen als dat nodig is. Daarbij wordt er wel op gewezen dat het college op grond van de wet als geheel de verantwoordelijkheid voor het door het college gevoerde bestuur draagt. Afspraken over de portefeuilleverdeling en eventuele mandaten die aan de individuele leden van het college zijn verleend doen aan die gezamenlijke verantwoordelijkheid niet af. Verder is van belang dat, naast de verdeling van de werkzaamheden, dit artikel er ook in voorziet dat het college afspraken maakt over de vervanging bij verhindering of afwezigheid. Ook als het op de waarneming van de burgemeester op grond van artikel 77 van de Gemeentewet aankomt.

Artikel 3. Dag en plaats van de vergaderingen

Met het eerste lid voldoet het college aan artikel 53, eerste lid, van de Gemeentewet. Daarin staat dat de burgemeester, met inachtneming van hetgeen het college heeft bepaald, dag, plaats en tijdstip van aanvang van de vergaderingen van het college vaststelt. In dit artikel is vastgelegd dat het college elke dinsdag om 9:00 uur vergadert, als die dag geen algemeen erkende feestdag is. De vergadering vindt plaats op het gemeentehuis met gesloten deuren. Het tweede lid biedt het college ruimte om van de vaste dag, het vaste tijdstip of de vaste plaats af te wijken. Dit maakt het ook mogelijk om digitaal of hybride te vergaderen. Bij een hybride vergadering vindt de vergadering deels fysiek en deels digitaal plaats. Als er een digitale of hybride vergadering plaatsvindt, zijn de bepalingen uit dit reglement daarop van toepassing.Het derde lid biedt het college de mogelijkheid om van het eerste en tweede lid af te wijken als bijzondere omstandigheden daartoe aanleiding geven.

Artikel 4. Extra vergaderingen

Uit het eerste lid volgt dat een extra vergadering plaats kan vinden als de voorzitter dit nodig vindt. Voorts kan ook elk ander lid van het college ervoor zorgen dat een extra vergadering plaatsvindt. Geregeld is wel dat bij het verzoek om een extra vergadering aangegeven moet worden wat het bespreekpunt is. Dit zodat de voorzitter de andere leden van het college daarover kan informeren als de voorzitter de leden bij elkaar roept (tweede lid). In artikel 9, vierde lid, staat tot slot dat de gemeentesecretaris ervoor zorgt dat de leden van het college zo spoedig mogelijk de agenda en de bijbehorende stukken voor de extra vergadering ontvangen.

Artikel 5. Opnieuw belegde vergaderingen

Het college kan op grond van artikel 56, eerste lid, van de Gemeentewet alleen vergaderen en besluiten nemen als ten minste de helft van het aantal leden van het college bij de vergadering aanwezig is. Als dit niet het geval is, maar er wel een noodzaak is om bepaalde onderwerpen te bespreken of bepaalde besluiten te nemen, dan kan de voorzitter op grond van artikel 56, tweede lid, van de Gemeentewet een nieuwe vergadering beleggen. Tijdens die vergadering kan het college ook met minder dan de helft van het aantal leden vergaderen en besluiten nemen.

In dit artikel is wel vastgelegd dat er vanaf het tijdstip waarop de oorspronkelijke vergadering had moeten plaatsvinden, een bepaald aantal uur moet zijn verstreken. Dit om misbruik van de procedure uit de Gemeentewet te voorkomen. Verder staat er in dit artikel hoe de procedure voor het beleggen van de nieuwe vergadering eruitziet. Uit artikel 56, derde lid, van de Gemeentewet volgt nog dat het college tijdens de nieuwe vergadering alleen kan vergaderen en besluiten over onderwerpen die al voor de oorspronkelijke vergadering geagendeerd waren. Voor andere onderwerpen geldt dat alsnog is vereist dat minimaal de helft van het aantal leden van het college aanwezig is.

Artikel 6. Verhindering en afwezigheid

Dit artikel geeft weer wie de voorzitter, de andere leden van het college of de gemeentesecretaris moeten informeren als er sprake is van verhindering of afwezigheid. Daarbij is van belang dat van verhindering sprake is als de voorzitter, de andere leden van het college of de gemeentesecretaris een vergadering van het college niet of slechts gedeeltelijk kunnen bijwonen. Van afwezigheid is sprake als zij voor langere tijd niet in staat zijn hun werkzaamheden uit te voeren.

Artikel 7. Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergadering

De rol van de gemeentesecretaris bij de vergaderingen van het college is in de artikelen 103 en 104 van de Gemeentewet opgenomen. In het verlengde daarvan is in dit artikel kenbaar gemaakt dat de gemeentesecretaris een vlot verloop van de vergaderingen van het college bevordert en adviseert omtrent de beraadslagingen. Verder voorziet dit artikel in de aanwezigheid en deelname van derden bij de vergaderingen van het college. Artikel 57 van de Gemeentewet geeft indirect aan dat het mogelijk is dat naast de leden van het college en de gemeentesecretaris ook anderen aanwezig zijn. In het reglement is dit expliciet gemaakt.

Artikel 8. Aanlevering van voorstellen en andere stukken

Dit artikel bevat de procedure voor het aanleveren van voorstellen en andere stukken voor de vergaderingen van het college. In het vierde lid is geregeld dat de gemeentesecretaris in bijzondere gevallen kan besluiten dat een voorstel of ander stuk alsnog kan worden aangeleverd en geagendeerd, dit naar het oordeel van de gemeentesecretaris.

Artikel 9. Agenda

In dit artikel is de procedure rond het opstellen en versturen van de agenda opgenomen. Voor elke vergadering stelt de gemeentesecretaris een voorlopige agenda op. Deze bestaat uit een openbare en een niet-openbare agenda. De gemeentesecretaris bepaalt welke voorstellen en andere stukken op de openbare of niet-openbare agenda worden geplaatst. Verder is bepaald dat de vergaderstukken voor de leden van het college digitaal raadpleegbaar zijn via het daarvoor bestemde zaaksysteem. De gemeentesecretaris en de leden van het college kunnen vragen stellen over voorstellen of andere stukken. Deze vragen worden via het daarvoor bestemde digitale zaaksysteem ingediend en door de ambtelijke organisatie beantwoord. In het zesde lid is geregeld dat de gemeentesecretaris in bijzondere gevallen van dit artikel kan afwijken.

Artikel 10. Besluitvorming en stemmingen

Dit artikel regelt de besluitvorming en stemmingen in de vergaderingen van het college. Hoofdregel is dat besluiten, onverminderd de mogelijkheid van een parafenbesluit als bedoeld in artikel 11, tot stand komen in een vergadering van het college als bedoeld in hoofdstuk 2.

In de praktijk wordt er in de vergaderingen van het college slechts zelden gestemd. Om die reden is hoofdregel in dit artikel dat geen stemming plaatsvindt, tenzij een lid van het college daarom vraagt. In het derde lid is geregeld dat voorstellen of adviezen waarvan alle leden door middel van digitale accordering hebben aangegeven daarmee in te stemmen, niet meer ter bespreking of stemming worden ingebracht. Het besluit wordt dan geacht te zijn genomen overeenkomstig het voorstel of advies, tenzij een lid het voorstel of advies tijdens de vergadering alsnog ter bespreking opvoert.

Als een lid van het college om een stemming vraagt, wordt mondeling gestemd. Als de stemmen staken bij een stemming die niet gaat over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen, wordt opnieuw gestemd. Staken de stemmen daarna opnieuw over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter, overeenkomstig artikel 59 van de Gemeentewet.

Artikel 11. Parafenbesluit

Dit artikel biedt het college de mogelijkheid om ook buiten de vergaderingen van het college een besluit te nemen. Omdat de Gemeentewet uitgaat van besluitvorming tijdens de vergaderingen, is dit alleen in spoedeisende gevallen aan de orde. Dus alleen bij uitzondering en als het gaat om een besluit waarvoor geldt dat de besluitvorming in een vergadering niet kan worden afgewacht. Bij dit zogenaamde parafenbesluit voorzien de leden van het college een conceptbesluit van fysieke of digitale parafen. Uit de jurisprudentie volgt dat het college alleen een parafenbesluit kan nemen als alle leden van het college het conceptbesluit hebben gezien, de mogelijkheid hebben gekregen om bespreking of stemming te vragen en een meerderheid het besluit voor akkoord heeft geparafeerd (ABRvS 16 juli 2003, ECLI:NL:RVS:2003:AH9850). Dit is dus in het tweede lid vastgelegd. Verder moet duidelijk zijn wanneer het besluit is genomen. In het derde lid staat dat de gemeentesecretaris daarvoor zorgt. Dit is dan het moment waarop de meerderheid van het college het voorstel voor akkoord geparafeerd heeft. In het vierde tot en met zevende lid is geregeld dat er een openbare en een niet openbare besluitenlijst voor parafenbesluiten is, dat deze in de eerstvolgende reguliere collegevergadering wordt bekrachtigd en op welke wijze openbare en niet-openbare parafenbesluiten worden behandeld. In het achtste lid is tot slot bepaald dat stukken die als parafenbesluit zijn afgedaan in beginsel niet meer in een vergadering worden besproken.

Artikel 12. Rondvraag

Dit artikel regelt de rondvraag. Bij de rondvraag kunnen de aanwezige leden van het college en de gemeentesecretaris informatie uitwisselen of vragen inbrengen waarvoor de agenda geen ruimte bood. Het college neemt bij de rondvraag géén besluiten. Wel kan het college bij de rondvraag aan de gemeentesecretaris vragen of opdrachten meegeven.

Artikel 13. Besluitenlijst

In dit artikel is geregeld dat de gemeentesecretaris zorgdraagt voor de formulering van de door het college genomen besluiten in de vorm van een openbare en een niet openbare besluitenlijst. Ook is geregeld welke gegevens de openbare besluitenlijst in ieder geval bevat en wanneer stemverhoudingen daarin worden vermeld. De besluitenlijst vormt daarmee de vastlegging van de door het college genomen besluiten.