Budgethoudersregeling gemeente Meppel

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder

A. Budget een taakstelling, tot uitdrukking komend in inkomsten, respectievelijk uitgaven, verbonden aan een (sub)product in de Productenraming, aan een (hulp)kostenplaats dan wel aan een vastgesteld krediet ;

tot het budget wordt tevens gerekend het realiseren van de in de Productenraming dan wel bij de investeringsbeslissing opgenomen prestaties, kengetallen en/of voorschriften.

B. Budgethouder de functionaris die door of namens het college is aangewezen om de tot

zijn organisatieonderdeel behorende taakstelling uit te voeren; een budgethouder draagt zijn verantwoordelijkheden en oefent zijn bevoegdheden uit onder de ambtelijke eindverantwoordelijkheid van de directeur.

C. Deelbudgethouder a. de budgethouder die op aanwijzing van een andere budgethouder ten behoeve van de aanwijzende budgethouder specifieke ondersteuning uitvoert om daarmee een deel van de aan het budget van de aanwijzende budgethouder verbonden taakstelling te realiseren

b. de binnen de afdeling van de budgethouder als teamleider en/of als projectleider optredende functionaris die door de budgethouder expliciet is aangewezen om namens deze een omvangrijk deel van de aan het budget verbonden taakstelling te realiseren, dat wordt omsloten door hetzij een taakveld(-deel) hetzij een specifiek project.

D. Beschikker de functionaris die door de budgethouder of de deelbudgethouder is aangewezen om namens deze (een deel van) de aan het budget verbonden taakstelling te realiseren.

E. Directeur de algemeen directeur/secretaris.

F. Verplichtingen a. overeenkomsten tot de levering van goederen en/of de verlening van diensten aan en/of door de gemeente Meppel,

b. de aanneming van werken voor of door de gemeente Meppel,

c. de besteding van de voor subsidies, gemeenschappelijke regelingen of anderszins beschikbaar gestelde bedragen.

Artikel 2

De budgethouder is ambtelijk verantwoordelijk voor

- het realiseren van de producten en/of de algemene ondersteuningsactiviteiten, die behoren bij de hem toegewezen budgetten

- de beheersing van de begrotingsuitvoering met betrekking tot deze budgetten

- de voorbereiding van het beleid ter zake.

Artikel 3

1. De budgethouder legt periodiek aan het college verantwoording af over het gevoerde beleid en beheer, zowel inhoudelijk als financieel, overeenkomstig de daartoe door de directeur gegeven aanwijzingen.

2. De budgethouder rapporteert tussentijds aan de directeur over:

- de voortgang van de beleidsuitvoering en het beheer

- de inzet van de tot de budgetten behorende middelen (m.u.v. kapitaallasten)

- een overzicht van de geplande en de werkelijke uitkomsten van het budget van de budgethouder

- de vooruitzichten in financieel en inhoudelijk opzicht

Artikel 4

1. De budgethouder is, namens het college, bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven tot maximaal:

- de in de Productenraming en/of de verdeeldienst opgenomen bedragen

- de bedragen van de vastgestelde kredieten

- de omvang van de ingestelde voorzieningen voor toekomstige verliezen met een oorsprong in het verleden.

2. De budgethouder is, namens het college, bevoegd tot het verkrijgen of invorderen van inkomsten ten gunste van de in de Productenraming en/of de verdeeldienst opgenomen bedragen of van de geraamde (externe) bijdragen in de vastgestelde kredieten. De geraamde bedragen gelden als minimaal te behalen.

3. De onder 1. en 2. omschreven bevoegdheden gelden indien en voor zover de relatie met de beoogde producten en/of ondersteuningsactiviteiten in stand blijft.

Artikel 5

Indien er onvoldoende zekerheid bestaat over de bevoegdheid tot het aangaan van verplichtingen krachtens deze regeling of het geldende mandaatbesluit, wordt geen toepassing gegeven aan de bevoegdheid en wordt de zaak ter beslissing voorgelegd aan de directeur en/of het college.

Artikel 6

1. De budgethouder kan de bevoegdheid tot het aangaan van verplichtingen, het doen van uitgaven en het ontvangen van inkomsten overdragen aan één of meer beschikkers en aan één of meer deelbudgethouders.

2. De budgethouder blijft te allen tijde verantwoordelijk voor de uitvoering van de overgedragen taken, alsmede voor de inkomsten en uitgaven daaromtrent, en is daarop door de directeur en het college aanspreekbaar.

3. Indien de overdracht van bevoegdheden, als bedoeld in lid 1, plaats vindt in verband met uitvoering en/of specifieke ondersteuning door een andere afdeling, geldt de manager van die afdeling als deelbudgethouder en kan deze, op zijn beurt, medewerkers van de eigen afdeling als beschikker aanwijzen.

Artikel 7

1. De bepalingen van deze regeling zijn van overeenkomstige toepassing op alle deelbudgethouders en beschikkers.

2. Overdracht als bedoeld in artikel 6 wordt schriftelijk vastgelegd. Een kopie van de vastlegging van de overdracht of de intrekking ervan wordt verstrekt aan de manager van de afdeling Bestuur- en Management-Ondersteuning.

3. Voor het bepaalde in artikel 6 lid 3 geldt dat de deelbudgethouder verantwoording aflegt en rapporteert aan de aanwijzende budgethouder(s).

Artikel 8

1. Verplichtingen kunnen slechts worden aangegaan nadat door de beschikker en/of de (deel-)budgethouder is geconstateerd dat hiertoe voldoende budget beschikbaar is en dat deze verplichtingen behoren tot de producten en/of ondersteuningsactiviteiten waarvoor het budget beschikbaar is gesteld.

2. Indien het een verplichting betreft met een bedrag hoger dan € 15.000,- is deze slechts aan te gaan indien de beschikker en de (deel-)budgethouder tezamen en eenduidig de constateringen als genoemd in lid 1. hebben gedaan.

3. Incidentele budgetten, zowel uitgaven als inkomsten, mogen niet worden aangewend voor structurele uitgaven.

4. Inkoop van diensten en goederen en aanbesteding van werken vindt plaats binnen de kaders van de Productenraming en het afdelingsplan alsmede de geldende regels inzake inkoop en aanbesteden.

5. Het college kan met betrekking tot specifieke verplichtingen bepalen, dat deze pas kunnen worden aangegaan na uitdrukkelijke toestemming van het college.

6. Verplichtingen worden door de beschikker en/of de (deel-)budgethouder schriftelijk vastgelegd op een zodanige wijze, dat de actuele stand van de reeds aangegane verplichtingen ten opzichte van het totaal beschikbare budget, alsmede de voortgang van de realisatie zichtbaar is.

7. Vorderingen worden eveneens vastgelegd in de financiële administratie in relatie tot de geraamde bedragen, mede om bij te dragen aan een optimaal inzicht in het volume van de middelen.

Artikel 9

1. In geval van calamiteiten is het de budgethouder toegestaan verplichtingen aan te gaan zonder dat daarvoor een goedgekeurd dan wel toereikend budget aanwezig is.

2. Als van de bepaling in lid 1. gebruik wordt gemaakt worden de directeur en het college binnen 72 uur door de budgethouder schriftelijk geïnformeerd over de noodzaak van deze handelwijze en de gevolgen daarvan.

3. De budgethouder zorgt er voor dat binnen 1 maand na het aangaan van de verplichtingen aan het college een voorstel wordt voorgelegd over het alsnog beschikbaar stellen van een budget, alsmede voor de wijze waarop de betreffende uitgaven kunnen worden gedekt.

Artikel 10

1. De budgethouder is bevoegd uitsluitend binnen zijn afzonderlijke producten verschuivingen aan te brengen tussen de op beheersniveau geraamde uitgaven, mits dit bijdraagt aan de realisatie van de aan zijn budget verbonden prestaties en de verschuivingen niet leiden tot wijziging van het totaalbedrag van het betreffende product in de Productenraming , en overigens met inachtneming van het gestelde in de volgende leden.

2. De verschuiving mag niet structureel van aard zijn, dan wel structurele gevolgen hebben.

3. Buiten de schuifruimte vallen: )

- doorbelastingen van de (hulp)kostenplaatsen

- kapitaallasten

- omwisseling van investeringskosten en exploitatiekosten

- budgetten, die gekoppeld zijn aan een reserve

4. Bij posten waarvan de besteding onderworpen is aan instemmingsrecht van één of meer medezeggenschapsorganen wordt vooraf overleg gevoerd volgens de daarvoor geldende regels.

Artikel 11

1. De budgethouder is bevoegd inkomsten die hoger (blijken te) zijn dan hiervoor werd geraamd binnen het betreffende product aan te wenden ter dekking van uitgaven op dat product, die hoger (zullen) uitkomen dan werd geraamd, één en ander met inachtneming van het gestelde in artikel 10.

2. Tegenvallers op specifieke inkomsten dienen in principe binnen het desbetreffende product te worden opgevangen.

3. Meevallers op specifieke inkomsten op budgetten die bestaan op basis van een vastgesteld krediet mogen door de budgethouder worden aangewend voor het opvangen van overschrijdingen op het betreffende krediet. Deze regel wordt toegepast met inachtneming van de afgesproken prestatie en indien de op deze inkomsten eventueel van toepassing zijnde subsidiebepalingen of overeenkomsten met derden daartoe de ruimte bieden.

4. Tegenvallers op specifieke inkomsten op budgetten die bestaan op basis van een vastgesteld krediet dienen in beginsel door de budgethouder binnen het desbetreffende investeringskrediet te worden opgevangen.

5. Mee- en tegenvallers op algemene inkomsten komen ten gunste/laste van de algemene middelen (i.c. de post onvoorzien).

6. De budgethouder is bevoegd tot het (actief) genereren van niet-begrote inkomsten, indien dit geen negatieve gevolgen heeft voor de voorbereiding en uitvoering van de afgesproken begrotingsrealisatie en productie.

7. Voor het verrichten van werkzaamheden voor derden wordt altijd vooraf toestemming gevraagd aan de directeur.

Artikel 12

1. Indien de budgethouder de hiervoor genoemde verschuivingen toepast betrekt hij dit bij de rapportages als bedoeld in artikel 3 en draagt hij zorg dat deze in de beheerssystemen worden verwerkt.

2. De budgethouder is gehouden in alle overige gevallen inkomsten die niet begroot zijn of hoger zijn dan geraamd aan het college te melden voorzien van een voorstel tot aanwending van de middelen.

Fiattering, betalingen

Artikel 13

1. De beschikker dan wel de als beschikker fungerende budgethouder controleert de op zijn budgetten betrekking hebbende facturen en documenten over inkomsten op juistheid en volledigheid qua prestatie, activiteit, berekening, bedrag en andere van toepassing zijnde voorwaarden. Bij gebleken juistheid en volledigheid parafeert deze het document voor akkoord nadat hij daarop door codering heeft aangegeven ten laste/gunste van welk budget de uitgave/ontvangst moet worden geboekt.

2. Bij afwezigheid van de beschikker worden de aan hem overgedragen bevoegdheden uitgeoefend door de budgethouder. Bij afwezigheid van de budgethouder worden voornoemde bevoegdheden uitgeoefend door de functionaris die voor vervanging is aangewezen dan wel door de directeur.

3. Bij afwezigheid van de deelbudgethouder worden de overgedragen bevoegdheden uitgeoefend door een door deze aangewezen vervanger of, indien geen vervanger is aangewezen, door de budgethouder.

4. De afdeling Bestuurs- en Managementondersteuning toetst of de in lid genoemde stukken voldoen aan de formele vereisten en geeft dit bij positieve uitkomst aan door middel van een controleparaaf.

5. De afdeling Bestuurs- en Managementondersteuning effectueert de betaling en boeking van de voldoende voor akkoord geparafeerde documenten.

6. De afdeling Bestuurs- en Managementondersteuning draagt zorg voor het debiteuren-beheer, heeft de invorderingsplicht en neemt zo nodig invorderingsmaatregelen.

Artikel 14

1. De manager van de afdeling Bestuurs- en Managementondersteuning is verantwoordelijk voor de afdoening van betalingen en de registratie van uitgaven en ontvangsten alsmede van verplichtingen, en het voeren van de boekhouding.

2. Aan deze manager zijn tevens opgedragen de algemene registratie van budgetten en de signalering van afwijkingen van hetgeen onder meer op grond van deze regeling ten aanzien van de budgetten is vastgesteld.

Artikel 15

1. Verplichtingen, anders dan die ten laste van budgetten die bestaan op basis van een

vastgesteld krediet, worden ten behoeve van het dienstjaar aangegaan en ten laste van de betreffende jaarrekening gebracht indien de activiteit in het dienstjaar heeft plaats-gevonden of de beoogde prestatie in dat jaar is geleverd.

2. Een structureel uitgavenbudget dat in een begrotingsjaar niet geheel is besteed wordt toegevoegd aan de algemene middelen.

3. Een incidenteel uitgavenbudget dat in een begrotingsjaar niet geheel is besteed, kan alleen bij besluit van de raad worden overgeheveld naar het volgende begrotingsjaar, onder de volgende omstandigheden:

- het budget is incidenteel toegekend

- de gevraagde ruimte is aanwezig

- in de begroting voor het volgende jaar zijn voor dezelfde prestatie geen middelen opgenomen.

Dit budget vervalt als de middelen niet zijn ingezet in het jaar volgend op het begrotingsjaar waarvoor het budget is toegekend.

4. Indien een investeringsbudget een uitvoeringsperiode heeft die meer dan één begrotings-jaar bestrijkt is de budgethouder bevoegd de verplichtingen in/voor de betreffende jaren aan te gaan.

Artikel 16

1. Budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar, in die zin, dat het niet is toegestaan, dat twee

of meer beschikkers dezelfde verantwoordelijkheid hebben voor één (sub)product met bijbehorend budget.

2. De functie van budgethouder is principieel onverenigbaar met de functie van beheerder gemeentefinanciën, kashouder, kassier of met de registrerende functie.

3. Een beschikker mag aan hem toegekende bevoegdheden niet zelfstandig uitoefenen ten

aanzien van zichzelf of ten aanzien van boven hem geplaatste functionarissen.

4. In het algemeen of per organisatorische eenheid en/of per budgethouder kan het college - voor zover niet strijdig met deze regeling en/of andere algemene regels - aan de zelfstandige uitoefening van het budgethouderschap condities en beperkingen verbinden.

Artikel 17

1. De budgethouder bereidt voor het taakgebied van zijn organisatieonderdeel tevens de begroting en meerjarenraming voor. Jaarlijks, voor een door de directeur vast te stellen datum, bieden de budgethouders, elk voor zover zijn eigen taakgebied en producten betreft, aan de directeur een begroting aan ten behoeve van het volgende kalenderjaar, met daarin de vertaling van de voorgenomen activiteiten en inzet van middelen. Daarbij wordt rekening gehouden met de door het bestuur gegeven kaders en de vastgestelde begrotingsrichtlijnen.

2. Een budget wordt vastgesteld als onderdeel van de Productenraming/Beheersbegroting, nadat de raad, bij de vaststelling van de Programmabegroting of tussentijds bij begrotingswijziging, het college opdracht geeft om die begroting uit te voeren.

3. Een budget in de vorm van een krediet wordt vastgesteld bij afzonderlijk besluit van de raad, al of niet in het kader van de begrotingsbehandeling.

Artikel 18

In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het College nadat daaromtrent door of namens de directeur advies is uitgebracht.

Artikel 19

Deze regeling treedt in werking op 1 juli 2006

Artikel 20

Deze regeling kan worden aangehaald als “Budgethoudersregeling gemeente Meppel 2006”.