Reglement van orde voor de vergaderingen van het dagelijks bestuur van het hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard

Ondertekening

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1 Begripsbepalingen

De voorzitter maakt op grond van de Waterschapswet deel uit van het dagelijks bestuur. In de vergaderingen van het dagelijks bestuur stemt de voorzitter mee met de andere bestuursleden en telt zijn aanwezigheid mee voor het bepalen van het quorum. In het algemeen bestuur daarentegen heeft de voorzitter een adviserende stem en telt zijn aanwezigheid niet mee bij het bepalen van het quorum.

Artikel 2 Tijdstip vergaderingen

Dit artikel regelt dat de voorzitter de vergaderingen van het dagelijks bestuur bijeenroept, die in beginsel op vaste tijdstippen plaatsvinden. Daarnaast wordt geborgd dat het dagelijks bestuur ook kan vergaderen wanneer de voorzitter daartoe aanleiding ziet of wanneer een ander lid daarom verzoekt, zodat tijdig kan worden besloten over noodzakelijke onderwerpen.

Artikel 3 Opgaaf afwezigheid

Dit artikel regelt de meldplicht bij afwezigheid om een goede voorbereiding en voortgang van de vergadering te waarborgen. Leden die verhinderd zijn een vergadering bij te wonen, melden dit zo spoedig mogelijk aan de voorzitter en de secretaris directeur. Indien de voorzitter zelf verhinderd is, stelt hij de overige leden en de secretaris directeur daarvan tijdig in kennis, zodat waar nodig kan worden voorzien in vervanging.

Artikel 4 Opening

Dit artikel regelt het openen van de vergadering en de vereisten voor het quorum van het dagelijks bestuur. De voorzitter opent de vergadering indien meer dan de helft van de collegeleden aanwezig is en kan de opening bij onvoldoende aanwezigheid kort uitstellen. Indien ook na uitstel onvoldoende leden aanwezig zijn, wordt vastgesteld dat de vergadering niet kan worden gehouden en wordt een nieuwe vergadering belegd. Voor deze nieuwe vergadering geldt de quorumregeling niet. Daarnaast wordt geregeld dat in uitzonderlijke gevallen digitale deelname aan de vergadering mogelijk is, mits het betrokken lid hiervoor tijdig en gemotiveerd een verzoek indient bij de secretaris directeur.

Artikel 4a Nieuwe vergadering bij vooraf bekende afwezigheid

Dit artikel biedt de voorzitter de mogelijkheid om, indien voorafgaand aan een vergadering al bekend is dat door verlof, ziekte of andere gemelde verhinderingen onvoldoende leden aanwezig zullen zijn, direct een nieuwe vergadering te beleggen. Deze vervolgvergadering kan plaatsvinden binnen 24 uur na het bezorgen van de oproeping en sluit aan bij de regeling voor een hernieuwde vergadering zoals bedoeld in artikel 4, vierde lid. Hiermee wordt voorkomen dat besluitvorming onnodig wordt vertraagd wanneer het niet voldoen aan het quorum al op voorhand vaststaat.

Artikel 5 Orde van behandeling

Dit artikel regelt de orde van behandeling van onderwerpen tijdens de vergadering van het dagelijks bestuur. Uitgangspunt is dat de voorzitter de agendapunten behandelt in de vastgestelde volgorde, maar het dagelijks bestuur kan besluiten hiervan af te wijken of om onderwerpen te behandelen die niet op de agenda zijn geplaatst. Voor vergaderingen die zijn belegd wegens het ontbreken van een quorum geldt een aanvullende waarborg: een niet geagendeerd onderwerp wordt buiten behandeling gelaten indien ten minste één lid dit wenselijk acht. Hiermee wordt de zorgvuldigheid van de besluitvorming geborgd.

Artikel 6 Beraadslaging

Dit artikel regelt de beraadslaging en besluitvorming tijdens de vergadering van het dagelijks bestuur. Alle leden krijgen de gelegenheid om over elk aan de orde gesteld onderwerp het woord te voeren, zodat een zorgvuldige en volledige gedachtewisseling kan plaatsvinden. Nadat de beraadslaging is gesloten, brengt de voorzitter het voorstel, indien nodig, in stemming.

Artikel 7 Behandeling specifieke onderwerpen

Dit artikel biedt het dagelijks bestuur de mogelijkheid om de behandeling van specifieke onderwerpen toe te wijzen aan één of meerdere leden. Door een onderwerp in het bijzonder bij bepaalde leden neer te leggen, kan gebruik worden gemaakt van aanwezige expertise of portefeuilleverdeling, wat een doelmatige voorbereiding en behandeling van besluitvorming bevordert. De verantwoordelijkheid voor het uiteindelijke besluit blijft daarbij bij het collectieve dagelijks bestuur.

Artikel 8 Stemming

Dit artikel regelt de wijze van stemming binnen het dagelijks bestuur. Als geen enkel lid stemming verlangt, wordt het voorstel geacht met algemene stemmen te zijn aangenomen, met de mogelijkheid voor één of twee leden om te laten aantekenen dat zij geacht willen worden tegen te hebben gestemd. Indien wel wordt gestemd, is ieder lid in beginsel verplicht zijn stem uit te brengen. Van deelname aan de stemming wordt echter afgezien indien sprake is van een rechtstreeks of middellijk persoonlijk belang of vertegenwoordiging, ter voorkoming van belangenverstrengeling en ter waarborging van een zorgvuldige besluitvorming.

Artikel 9 Quorum voor geldige stemming

Dit artikel bevat de regels voor het quorum bij een geldige stemming binnen het dagelijks bestuur. Uitgangspunt is dat een stemming slechts geldig is indien meer dan de helft van het reglementair vastgestelde aantal leden daaraan heeft deelgenomen, zodat besluiten voldoende draagvlak hebben. Deze eis geldt niet bij een hernieuwde stemming over een voorstel of benoeming waarover eerder geen geldige stemming kon plaatsvinden. Voor vergaderingen die zijn belegd wegens het ontbreken van een quorum geldt een aanvullende versoepeling: in die gevallen is een stemming reeds geldig indien ten minste twee leden hebben deelgenomen, om te voorkomen dat de besluitvorming onnodig wordt geblokkeerd.

Artikel 10 Volstrekte meerderheid

Dit artikel bepaalt dat voor het nemen van een besluit bij stemming een volstrekte meerderheid is vereist van de leden die daadwerkelijk een stem hebben uitgebracht, hetgeen betekent dat meer dan de helft van deze stemmen vóór het voorstel moet zijn. Bij schriftelijke stemmingen wordt verduidelijkt wanneer sprake is van een geldige stem: alleen een behoorlijk ingevuld stembriefje telt mee. Blanco stembriefjes, stembriefjes met een handtekening, met meer dan één naam of met de naam van een niet verkiesbare persoon worden als ongeldig aangemerkt en blijven daardoor buiten beschouwing bij de vaststelling van de meerderheid. Hiermee wordt de duidelijkheid en zorgvuldigheid van de besluitvorming binnen het dagelijks bestuur gewaarborgd.

Artikel 11 Stemming over personen

Dit artikel regelt de procedure voor stemmingen over personen binnen het dagelijks bestuur. Indien de voorzitter of een lid daarom verzoekt, vindt de stemming plaats bij gesloten en ongetekende stembriefjes, zodat een vrije en onbelemmerde stemkeuze is gewaarborgd. Voor iedere te vervullen functie wordt afzonderlijk gestemd. De voorzitter maakt de uitgebrachte stemmen bekend door de inhoud van de stembriefjes voor te lezen. Indien in de eerste stemming geen volstrekte meerderheid wordt behaald, volgt een tweede stemming; leidt ook deze niet tot een volstrekte meerderheid, dan beslist het lot. Na vaststelling van de uitslag worden de stembriefjes onmiddellijk door de secretaris directeur vernietigd ter bescherming van de vertrouwelijkheid van de stemming.

Artikel 12 Beslissing door het lot

Dit artikel beschrijft op welke zorgvuldige en neutrale wijze een beslissing door het lot wordt genomen indien stemming geen uitkomst biedt. Door het gebruik van identieke briefjes en een door de voorzitter gecontroleerde loting wordt een objectieve en onpartijdige besluitvorming gewaarborgd.

Artikel 13 Overige stemmingen

Dit artikel regelt de wijze van stemmen over onderwerpen anders dan personen. Deze stemmingen vinden mondeling plaats. Indien de stemmen staken, wordt de besluitvorming uitgesteld tot een volgende vergadering. Staken de stemmen opnieuw, dan geeft de stem van de voorzitter de doorslag, zodat besluitvorming niet blijvend wordt belemmerd.

Artikel 14 Verslaglegging

Dit artikel regelt de verslaglegging van de vergaderingen van het dagelijks bestuur. De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld, zodat kan worden gecontroleerd of deze een juiste weergave vormt van de genomen besluiten. Na vaststelling wordt de besluitenlijst door de voorzitter en de secretaris directeur ondertekend, waarmee de authenticiteit en vaststelling ervan formeel worden bekrachtigd.

Artikel 14a Verslaglegging bij onbehaald quorum

Dit artikel regelt de verslaglegging van besluiten die worden genomen in een vergadering die is belegd wegens het ontbreken van een quorum. Deze besluiten worden genomen in aanwezigheid van de secretaris directeur, die zorgdraagt voor een afzonderlijke vastlegging in een besluitenlijst. Om transparantie en kennisneming door het dagelijks bestuur te waarborgen, ontvangt het college deze besluitenlijst vóór aanvang van de eerstvolgende vergadering waarin wel aan het quorumvereiste wordt voldaan.

Artikel 15 Recesperiode

Dit artikel regelt de gang van zaken tijdens recesperioden van het dagelijks bestuur. Het college stelt vooraf een overzicht op van de aan en afwezigheid van de leden, zodat duidelijk is wie beschikbaar is. Indien nodig kan het college toestemming geven om stukken die namens het college uitgaan tijdens het reces door anderen dan de voorzitter te laten ondertekenen.

Artikel 16 Parafenbesluit

Dit artikel voorziet in een regeling voor besluitvorming buiten vergadering in spoedeisende gevallen waarin het niet mogelijk of niet wenselijk is om het dagelijks bestuur tijdig bijeen te roepen. De procedure maakt het mogelijk om noodzakelijke besluiten toch zorgvuldig te nemen, zonder afbreuk te doen aan de collectieve verantwoordelijkheid van het college. Tegelijkertijd wordt de positie van alle leden beschermd doordat ieder lid het voorstel ontvangt, de gelegenheid krijgt hiervan kennis te nemen en kan aangeven dat bespreking in een vergadering gewenst is. Alleen indien geen van de leden dat verlangt en een meerderheid instemt, komt een besluit tot stand. De latere agendering ter kennisname bevordert transparantie en controleerbaarheid van de besluitvorming. Hiermee wordt ook voldaan aan de in de rechtspraak vastgelegde voorwaarden voor een parafenbesluit (zie Raad van State 16 juli 2003, ECLI:NL:RVS:2003:AH9876).

Artikel 17 Beslissing niet-voorziene gevallen

Dit artikel biedt een vangnet voor situaties waarin dit reglement niet (volledig) voorziet of waarin bepalingen voor meerdere uitleg vatbaar zijn. Hiermee wordt voorkomen dat de besluitvorming of de uitvoering van het werk wordt belemmerd door procedurele onduidelijkheden. De voorzitter kan beslissen over de toepassing of gemotiveerde afwijking van het reglement, voor zover wettelijke voorschriften dit toelaten. Door expliciet te bepalen dat afwijkingen worden vastgelegd in de besluitenlijst, wordt transparantie en controleerbaarheid gewaarborgd. Ook biedt het artikel flexibiliteit in de ondertekening van stukken, zodat de bestuurlijke continuïteit behouden blijft, ook bij afwezigheid van de voorzitter.

Artikel 18 Inwerkingtreding en citeertitel

Dit artikel regelt het moment van inwerkingtreding en de citeertitel van het reglement.

Toelichting: Relevante artikelen buiten het reglement van orde

Artikel 16 van het Reglement van bestuur voor het Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard bepaalt dat het dagelijks bestuur voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden een reglement van orde vaststelt. Nadere bepalingen ten aanzien van de inhoud van het reglement van orde worden in het Reglement niet gegeven. Wel stelt de Waterschapswet nadere regels omtrent de openbaarheid van de vergaderingen en omtrent het opleggen van een plicht tot geheimhouding.

Hoewel de Waterschapswet naast het reglement van orde dient te worden gelezen, wordt hieronder nader ingegaan op de genoemde artikelen van de Waterschapswet. Daardoor ontstaat een compleet overzicht van de regels die van toepassing zijn op het verloop van de vergaderingen van het dagelijks bestuur.

De artikelen 38 t/m 39 Waterschapswet zijn van overeenkomstige toepassing op het dagelijks bestuur (via artikel 45 Waterschapswet).

Artikel 38 Waterschapswet

De leden van het algemeen bestuur stemmen zonder last.

De leden van het waterschapsbestuur zijn niet gebonden aan een mandaat van hun kiezers. De leden moeten hun beslissingen kunnen nemen onder evenwichtige afweging van alle belangen. Daartoe verplicht de eed (verklaring en belofte) die ze moeten afleggen hen.

Artikel 38a Waterschapswet

• 1.

  Een lid van het algemeen bestuur neemt niet deel aan de beraadslaging en stemming over:

  • a.

    een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger is betrokken;

  • b.

    de vaststelling of goedkeuring der rekening van een lichaam waaraan hij rekenplichtig is of tot welks bestuur hij behoort.

• 2.

  Op de beraadslaging en stemming, bedoeld in het eerste lid, is artikel 2:4 van de Algemene wet bestuursrecht niet van toepassing.

• 3.

  Bij een schriftelijke stemming wordt onder het deelnemen aan de stemming verstaan het inleveren van een stembriefje.

• 4.

  Een benoeming gaat iemand persoonlijk aan, wanneer hij behoort tot de personen tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt.

• 5.

  Het eerste lid is niet van toepassing bij het besluit betreffende de toelating van de na periodieke verkiezing gekozen en benoemde leden.

Artikel 38a van de Waterschapswet beoogt belangenverstrengeling bij de besluitvorming te voorkomen. Een lid van het dagelijks bestuur neemt daarom niet deel aan de beraadslaging en stemming over aangelegenheden die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaan, dan wel waarbij hij als vertegenwoordiger is betrokken, of over de vaststelling of goedkeuring van de rekening van een lichaam waaraan hij rekenplichtig is of tot welks bestuur hij behoort.

Artikel 38b Waterschapswet

• 1.

  Een stemming is alleen geldig, indien meer dan de helft van het aantal leden dat zitting heeft en zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden, daaraan heeft deelgenomen.

• 2.

  Het eerste lid is niet van toepassing:

  • a.

    ingeval opnieuw wordt gestemd over een voorstel of over een benoeming, voordracht of aanbeveling van een of meer personen ten aanzien van wie in een vorige vergadering een stemming op grond van dat lid niet geldig was;

  • b.

    voorzover het betreft onderwerpen die in een daaraan voorafgaande niet geopende vergadering aan de orde waren gesteld.

Artikel 38b van de Waterschapswet waarborgt de geldigheid en zorgvuldigheid van de besluitvorming door te bepalen dat een stemming slechts geldig is indien daaraan meer dan de helft van de leden die zitting hebben en zich niet van deelneming moeten onthouden, heeft deelgenomen. Hiermee wordt voorkomen dat besluiten worden genomen bij een te geringe deelname. Van deze regel wordt afgeweken indien in een volgende vergadering opnieuw wordt gestemd over een voorstel of benoeming waarover eerder geen geldige stemming kon plaatsvinden, of indien het onderwerpen betreft die al geagendeerd waren voor een eerdere vergadering die wegens onvoldoende aanwezige leden niet kon worden geopend. Deze uitzonderingen voorkomen dat de besluitvorming binnen het dagelijks bestuur vastloopt door herhaalde aanwezigheidsproblemen.

Artikel 38c Waterschapswet

• 1.

  Voor het tot stand komen van een beslissing bij stemming wordt de volstrekte meerderheid vereist van hen die een stem hebben uitgebracht.

• 2.

  Bij een schriftelijke stemming wordt onder het uitbrengen van een stem verstaan het inleveren van een behoorlijk ingevuld stembriefje.

Artikel 38c van de Waterschapswet bepaalt hoe een besluit bij stemming tot stand komt en schrijft voor dat daarvoor een volstrekte meerderheid is vereist van de leden die daadwerkelijk een stem hebben uitgebracht. Een volstrekte meerderheid betekent dat meer dan de helft van de uitgebrachte stemmen vóór het voorstel moet zijn. Blanco stemmen blijven daarbij buiten beschouwing. Bij een schriftelijke stemming wordt een stem geacht te zijn uitgebracht wanneer een behoorlijk ingevuld stembriefje is ingeleverd. Hiermee wordt duidelijkheid geboden over de stemprocedure en de vaststelling van de besluitvorming binnen het dagelijks bestuur.

Artikel 39 Waterschapswet

Zij die behoren tot het algemeen bestuur van het waterschap en anderen die deelnemen aan de beraadslaging kunnen niet in rechte worden vervolgd of aangesproken voor hetgeen zij in de vergadering van het algemeen bestuur hebben gezegd of schriftelijk aan het algemeen bestuur hebben overgelegd.

Deze bepaling regelt de onschendbaarheid van de bestuursleden voor hetgeen ter vergadering wordt gezegd. Deze onschendbaarheid geldt niet alleen voor de leden van het algemeen bestuur maar ook voor anderen die ter vergadering aanwezig zijn of die stukken hebben opgesteld die ter vergadering worden besproken.

Artikel 42 Waterschapswet

• 1.

  De vergaderingen van het dagelijks bestuur worden met gesloten deuren gehouden, voor zover het dagelijks bestuur niet anders heeft bepaald.

• 2.

  Het reglement van orde voor de vergaderingen kan regels geven omtrent de openbaarheid van de vergaderingen van het dagelijks bestuur.

Artikel 42 van de Waterschapswet bepaalt dat vergaderingen van het dagelijks bestuur in beginsel met gesloten deuren plaatsvinden. Dit sluit aan bij het uitvoerende karakter van het dagelijks bestuur en biedt ruimte voor een vrije en zorgvuldige gedachtewisseling, onder meer over bestuurlijke, juridische of personele aangelegenheden. Het dagelijks bestuur kan echter besluiten een vergadering, of een onderdeel daarvan, openbaar te houden.

Artikel 55b Waterschapswet

Het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur, de voorzitter en een commissie van het waterschap kunnen op grond van een belang, genoemd in artikel 5.1, eerste en tweede lid, van de Wet open overheid, een verplichting tot geheimhouding opleggen ten aanzien van informatie die bij dat orgaan berust.

Artikel 55b van de Waterschapswet regelt de bevoegdheid van het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur, de voorzitter en commissies om geheimhouding op te leggen ten aanzien van informatie die bij het betreffende orgaan berust. Geheimhouding kan uitsluitend worden opgelegd indien dit noodzakelijk is ter bescherming van een belang als bedoeld in artikel 5.1, eerste en tweede lid, van de Wet open overheid, zoals de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, financiële belangen of het goed functioneren van het bestuur. Hiermee wordt het uitgangspunt van openbaarheid begrensd door zwaarwegende belangen en wordt een zorgvuldige omgang met gevoelige informatie binnen het dagelijks bestuur gewaarborgd.

Artikel 55c Waterschapswet

• 1.

  Het algemeen bestuur kan informatie ten aanzien waarvan krachtens artikel 35, vierde lid, een verplichting tot geheimhouding geldt of hij een verplichting tot geheimhouding heeft opgelegd, verstrekken aan het dagelijks bestuur, de voorzitter en een commissie van het waterschap.

• 2.

  Het dagelijks bestuur kan informatie ten aanzien waarvan hij een verplichting tot geheimhouding heeft opgelegd, verstrekken aan het algemeen bestuur en een commissie van het waterschap.

• 3.

  De voorzitter kan informatie ten aanzien waarvan hij een verplichting tot geheimhouding heeft opgelegd, verstrekken aan het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en een commissie van het waterschap.

• 4.

  Een commissie van het waterschap kan informatie ten aanzien waarvan hij een verplichting tot geheimhouding heeft opgelegd, verstrekken aan het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter.

• 5.

  Indien het dagelijks bestuur, de voorzitter of een commissie overeenkomstig het tweede, derde of vierde lid informatie verstrekt aan het algemeen bestuur, kan het algemeen bestuur die informatie verstrekken aan anderen. Het algemeen bestuur kan regels stellen over het verstrekken van informatie ten aanzien waarvan een verplichting tot geheimhouding is opgelegd door het dagelijks bestuur, de voorzitter of een commissie en die tevens aan het algemeen bestuur is verstrekt.

Artikel 55c van de Waterschapswet regelt de onderlinge verstrekking van informatie waarop geheimhouding rust tussen de bestuursorganen van het waterschap. Het artikel maakt het mogelijk dat het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur, de voorzitter en commissies geheime informatie aan elkaar verstrekken voor zover dat noodzakelijk is voor een goede taakuitoefening, met behoud van de geldende geheimhoudingsplicht. Indien geheime informatie door het dagelijks bestuur, de voorzitter of een commissie aan het algemeen bestuur wordt verstrekt, kan het algemeen bestuur bepalen of en onder welke voorwaarden deze informatie verder aan anderen mag worden verstrekt en hierover nadere regels vaststellen. Hiermee wordt een evenwicht geboden tussen bestuurlijke informatievoorziening en bescherming van vertrouwelijke belangen.