Verordening Auditcommissie gemeente Tubbergen 2026

Ondertekening

Toelichting Verordening Auditcommissie gemeente Tubbergen 2026

Algemeen

De auditcommissie is een permanente commissie van de gemeenteraad op grond van artikel 84 van de Gemeentewet. Zij ondersteunt de raad bij zijn kaderstellende en controlerende rol op het gebied van financiën, bedrijfsvoering en interne beheersing. De commissie heeft daarbij een voorbereidende en adviserende functie en treedt niet in de bevoegdheden van de raad of het college. De besluitvorming vindt plaats in de raadsvergadering.

De inhoudelijke wijziging ten opzichte van de verordening uit 2024 is dat naast raadsleden ook commissieleden, als bedoeld in artikel 1 van de Verordening op de raadscommissies gemeente Tubbergen 2026, lid kunnen worden van de auditcommissie. Daarmee kan de commissie inhoudelijk worden versterkt door personen die op grond van hun achtergrond en deskundigheid een bijdrage kunnen leveren aan de taken van de commissie. Als voorwaarde geldt dat de voorzitter van de auditcommissie een raadslid is.

Artikelsgewijs

Artikel 1. De auditcommissie

Dit artikel regelt het bestaan en de juridische grondslag van de auditcommissie. De auditcommissie is een permanente commissie van de gemeenteraad. Zij is een commissie in de zin van artikel 84 van de Gemeentewet, een andere commissie dan een bestuurscommissie of een raadscommissie. Daarmee adviseert zij rechtstreeks de raad over de in artikel 3 opgesomde taken. De auditcommissie is geen besluitvormend orgaan, maar bereidt de besluitvorming van de raad voor en adviseert daarover.

Artikel 2. Doel

Dit artikel beschrijft de functie van de auditcommissie binnen de raad. De commissie fungeert als ogen en oren van de raad op het terrein van financieel beheer, planning en controlcyclus en interne beheersing. Door deze rol kan de raad zijn kaderstellende en controlerende taak op deze terreinen beter uitvoeren.

De auditcommissie is daarnaast gesprekspartner van de rekenkamer. Dit borgt een goede aansluiting tussen het werk van de raad, de rekenkamer en de accountant en voorkomt overlap of doublures in onderzoek en informatie.

Artikel 3. Taken

Dit artikel werkt de adviestaak van de auditcommissie uit. De taken hebben betrekking op de kwaliteit van de planning- en controlcyclus, het toezien op interne beheersing en bedrijfsvoering, de voorbereiding van de behandeling van jaarverslag en jaarrekening, het overleg met de accountant, het bespreken van doelmatigheidsonderzoeken op grond van artikel 213a Gemeentewet en het overleg met de rekenkamer over onderzoeksprotocol, onderzoeksplan en uitkomsten van onderzoek (artikel 184 Gemeentewet). Ook adviseert de commissie de raad over voorstellen op grond van artikel 212, tweede lid, sub c Gemeentewet (financieringsfunctie).

Het tweede lid voegt daaraan toe dat de commissie ook is belast met het voorbereiden en adviseren van de gemeenteraad over de benoeming van de externe accountant. Daarmee is geborgd dat de raad bij deze benoeming kan beschikken over een voorbereid en gemotiveerd advies van de auditcommissie.

De taken zijn nadrukkelijk adviserend van aard. De auditcommissie treedt niet in de bevoegdheden van raad of college. De besluitvorming blijft bij de raad.

Artikel 4. Samenstelling

Dit artikel regelt de samenstelling van de auditcommissie. De commissie bestaat uit minimaal drie en maximaal vijf leden, inclusief de voorzitter. Deze omvang past bij de aard van de werkzaamheden: voldoende leden om een breed beeld te borgen, maar niet zo veel dat de werkbaarheid van de commissie in het gedrang komt.

Met deze verordening kunnen, anders dan in de verordening uit 2024, naast raadsleden ook commissieleden als bedoeld in artikel 1 van de Verordening op de raadscommissies gemeente Tubbergen 2026 lid worden van de auditcommissie. Hiermee wordt het mogelijk dat fracties leden voordragen die op grond van hun achtergrond en deskundigheid een bijdrage kunnen leveren aan de taken van de commissie. De raad benoemt de leden.

Het derde lid bepaalt dat de auditcommissie uit haar midden een voorzitter aanwijst en dat deze voorzitter een raadslid is. Deze keuze sluit aan bij de aard van de auditcommissie als adviesorgaan van de raad. Een raadslid als voorzitter borgt dat de aansturing van de commissie in handen is van een gekozen volksvertegenwoordiger die rechtstreeks verantwoording aflegt aan de raad. Daarnaast kunnen adviezen van de auditcommissie in de raadsvergadering alleen door een raadslid worden gepresenteerd en vertegenwoordigd. Een commissielid niet zijnde raadslid kan immers niet het woord voeren in een raadsvergadering.

De zittingsduur van de leden is gekoppeld aan hun functie, respectievelijk het raadslidmaatschap. Daarmee eindigt het lidmaatschap van rechtswege bij het einde van de raadsperiode of bij verlies van de hoedanigheid op grond waarvan het lid is benoemd. Het vierde en vijfde lid regelen daarnaast de beëindiging van het lidmaatschap door ontslagname of door een met redenen omkleed besluit van de raad, en de invulling van vacatures.

Artikel 5. Ondersteuning

Dit artikel regelt de ambtelijke ondersteuning van de auditcommissie. De commissiegriffier van de raadscommissie Sociaal Domein en Bestuur ondersteunt de auditcommissie, fungeert als secretaris en is bij vergaderingen aanwezig. Daarmee is geborgd dat de auditcommissie wordt ondersteund vanuit de griffie en daarmee onafhankelijk van het college.

De secretaris draagt zorg voor het verslag van de vergaderingen. Het derde lid voorziet in vervanging door een andere commissiegriffier of de raadsgriffier wanneer dat nodig is.

Artikel 6. Vergaderingen

Dit artikel regelt de vergaderingen van de auditcommissie. De vergaderingen en de verslagen van de auditcommissie zijn niet openbaar. Dat hangt samen met de aard van de behandelde onderwerpen, zoals managementletters, accountantsverslagen en interne beheersingsstukken, die vaak vertrouwelijke informatie bevatten over de bedrijfsvoering en het financiële beheer van de gemeente. De auditcommissie wijkt op dit punt af van het openbaarheidsregime van raadscommissies. Adviezen van de auditcommissie aan de raad worden uiteraard wel betrokken bij de openbare besluitvorming in de raad.

De voorzitter belegt de vergaderingen op eigen initiatief of op verzoek van ten minste twee leden. De oproepingstermijn van tien dagen biedt leden voldoende tijd om de stukken te bestuderen. In spoedeisende gevallen kan hiervan worden afgeweken. De oproepingen vermelden datum, tijd, plaats en agenda en gaan vergezeld van de relevante stukken.

Het vijfde lid borgt de informatiepositie van de raad en het college: verslagen, oproepingen en stukken worden te hunner kennis gebracht. Daarmee wordt voorkomen dat de raad of het college onbedoeld op afstand komt te staan van het werk van de auditcommissie, terwijl het besloten karakter van de vergadering zelf in stand blijft.

Het zesde lid sluit aan bij de Verordening op de Rekenkamer Tubbergen 2023. De auditcommissie is op grond van artikel 8 van die verordening de gesprekspartner van de rekenkamer over de selectie van onderzoeksonderwerpen.

Artikel 7. Besluitvorming over adviezen

Dit artikel regelt de wijze waarop de auditcommissie haar adviezen aan de raad vaststelt. Adviezen worden vastgesteld bij meerderheid van stemmen van de aanwezige leden. Een quorum van meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden borgt dat een advies door een representatief deel van de commissie wordt gedragen.

Het derde lid bevat een praktische bepaling: als geen van de leden stemming verlangt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen. Hiermee wordt voorkomen dat over voorstellen waarover geen verschil van inzicht bestaat formeel hoeft te worden gestemd. Bij staken van de stemmen beslist de voorzitter.

De besluitvorming over adviezen in de auditcommissie laat de bevoegdheid van de raad onverlet. Een advies van de auditcommissie is een advies aan de raad. De raad neemt zelf het besluit.

Artikel 8. Bevoegdheden

Dit artikel benoemt de bevoegdheden van de auditcommissie die nodig zijn voor de uitvoering van haar taken. De commissie is bevoegd te adviseren aan de raad over de in artikel 2 genoemde onderwerpen, informatie in te winnen bij en te overleggen met college, rekenkamer en accountant en voorbereidende handelingen te verrichten die nodig zijn voor de werving, selectie of beëindiging van de relatie met de accountant.

Deze bevoegdheden zijn instrumenteel en dienen uitsluitend ter ondersteuning van de adviesfunctie van de commissie. De commissie kan op grond van deze bevoegdheden geen besluiten nemen die rechtstreeks bindend zijn voor het college of derden. Haar bevoegdheden zijn voorbereidend en adviserend van aard.

Artikel 9. Uitnodiging bijwonen vergaderingen

Dit artikel regelt de aanwezigheid van anderen dan commissieleden bij vergaderingen van de auditcommissie. De commissie is bevoegd vertegenwoordigers van het college, de rekenkamer, de accountant en deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan de beraadslagingen.

Het tweede lid bepaalt dat de concerncontroller en de strategisch financieel adviseur van Noaberkracht in de regel bij vergaderingen aanwezig zijn als adviseur van de commissie. Daarmee is verzekerd dat de auditcommissie bij haar werkzaamheden kan beschikken over deskundige interne ondersteuning op het gebied van bedrijfsvoering en financiën. Deze adviseurs hebben geen stem in de besluitvorming van de commissie en zijn aanwezig om informatie en duiding te leveren.

Artikel 10. Onvoorziene gevallen

Dit artikel bevat een vangnetbepaling. Niet elke situatie is vooraf in de verordening te vatten. In gevallen waarin de verordening niet voorziet of waarin twijfel bestaat over de toepassing ervan, beslist de auditcommissie op voorstel van de voorzitter. Daarmee blijft de commissie werkbaar, terwijl de keuze om af te wijken steeds wordt gemaakt door de commissie zelf.

Artikel 11. Inwerkingtreding

Dit artikel regelt het moment waarop de verordening in werking treedt. Deze verordening treedt in werking op de dag volgende op die van haar bekendmaking. Op datzelfde moment vervalt de Verordening Auditcommissie gemeente Tubbergen 2024. Daarmee is voorkomen dat twee verordeningen naast elkaar gelden.

Artikel 12. Citeertitel

Dit artikel bevat de citeertitel waarmee de verordening in besluiten, stukken en correspondentie wordt aangehaald. Hiermee is eenduidig vastgelegd hoe naar deze verordening wordt verwezen.