Archiefverordening Omgevingsdienst Drenthe

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a)

  de wet: Archiefwet 1995;

• b)

  het besluit: Archiefbesluit 1995;

• c)

  archiefbescheiden: archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onder c, van de wet, ongeacht hun vorm;

• d)

  archiefbewaarplaats: de door Omgevingsdienst Drenthe aangewezen archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet;

• e)

  archivaris: de provinciale archiefinspecteur als bedoeld in artikel 32 van de wet;

• f)

  zorgdrager: het Dagelijks Bestuur van Omgevingsdienst Drenthe;

• g)

  beheerder: de functioneel beheerder, belast met het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden;

• h)

  informatiesysteem: een samenhangend geheel van voorzieningen waarmee archiefbescheiden worden vervaardigd, ontvangen, bewerkt, bewaard en geraadpleegd.

Artikel 2 Zorgdrager

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur is zorgdrager voor de archiefbescheiden van Omgevingsdienst Drenthe.

• 2.

  De zorg strekt zich uit tot alle archiefbescheiden, zolang deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats 

Artikel 3 Invulling van de zorg

De zorg voor de archiefbescheiden omvat in ieder geval:

• a)

  het treffen van organisatorische, technische en financiële voorzieningen voor een doelmatige en duurzame archiefzorg;

• b)

  het vaststellen van regels voor het beheer van archiefbescheiden;

• c)

  het waarborgen van de betrouwbaarheid, toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden.

Artikel 4 Beheer

• 1.

  Het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden berust bij Omgevingsdienst Drenthe.

• 2.

  Het beheer wordt uitgevoerd door de functioneel beheerder onder verantwoordelijkheid van de zorgdrager.

Artikel 5 Informatiesystemen

• 1.

  Archiefbescheiden worden beheerd met behulp van informatiesystemen die voldoen aan de eisen van de wet en daarop gebaseerde regelgeving.

• 2.

  De inrichting en het gebruik van informatiesystemen waarborgen een betrouwbare, volledige en duurzame archivering.

Artikel 6 Archiefbewaarplaats

• 1.

  Als archiefbewaarplaats van Omgevingsdienst Drenthe wordt aangewezen: Omgevingsdienst Drenthe.

• 2.

  De archiefbewaarplaats is belast met het beheer van de overgebrachte archiefbescheiden.

Artikel 7 Overbrenging

• 1.

  Archiefbescheiden die op grond van de wet voor blijvende bewaring in aanmerking komen, worden tijdig overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

• 2.

  De overbrenging vindt plaats overeenkomstig de wettelijke voorschriften.

Artikel 8 Toezicht

• 1.

  Het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden berust bij de provinciale archiefinspecteur.

• 2.

  De archivaris is bevoegd zich bij de uitoefening van het toezicht te laten bijstaan.

Artikel 9 Medewerking aan toezicht

De beheerder verstrekt aan de archivaris alle informatie en medewerking die voor de uitoefening van het toezicht noodzakelijk is, waaronder toegang tot archiefbescheiden, ruimten en informatiesystemen.

Artikel 10 Verantwoording

Het Dagelijks Bestuur legt verantwoording af aan het Algemeen Bestuur over de uitvoering van de archiefzorg.

Artikel 11 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.

Artikel 12 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening Omgevingsdienst Drenthe.