Verordening Raadswerk Gemeente De Bilt 2026

Geldend van 09-06-2026 t/m heden

Intitulé

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

a.
voorzitter: voorzitter van de raad of diens plaatsvervanger;
b.
griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger;
c.
raad: het gekozen orgaan van de gemeente dat is belast met de wetgevende, kaderstellende en controlerende taken als bedoeld in de Gemeentewet;
d.
presidium: het overlegorgaan van fractievoorzitters;
e.
agendacommissie: commissie als bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet, bestaande uit de commissievoorzitters van de raad, belast met de a-politieke plannings- en procesrol van raad en raadscommissies.
f.
raadscommissie: commissie als bedoeld in artikel 82 Gemeentewet, gericht op beeldvorming en opiniëring en ter voorbereiding op de besluitvorming van de raad of anderszins bijdragend aan de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de raad.
g.
commissiegriffier: griffier van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;
h.
commissielid: lid van een raadscommissie
i.
commissievoorzitter: voorzitter van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;
j.
amendement: voorstel van een raadslid tot wijziging van een ontwerpverordening of conceptbesluit;
k.
subamendement: voorstel van een raadslid tot wijziging van een aanhangig amendement;
l.
initiatiefvoorstel: voorstel van een raadslid voor een verordening of ander voorstel;
m.
motie: korte, gemotiveerde verklaring waarmee een oordeel, wens of verzoek wordt uitgesproken;
n.
ambtelijke bijstand: het door (een) ambtena(a)r(en) verzamelen en verwerken van informatie, het verlenen van ondersteuning bij en adviseren over het opstellen van initiatiefvoorstellen, amendementen, moties of andere met het raadswerk samenhangende vragen van een raadslid.

Artikel 2. Doel en reikwijdte

1. Deze verordening regelt de werkwijze van de gemeenteraad, de raadscommissies en de bij de raad betrokken functionarissen bij de uitoefening van de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taken van de raad.
2. De verordening bevat bepalingen over:
- a.
  de organisatie van de raad en zijn ondersteuning;
- b.
  de instelling, samenstelling en werkwijze van raadscommissies;
- c.
  de orde, voorbereiding en uitvoering van raadsvergaderingen;
- d.
  de procedures voor besluitvorming;
- e.
  de behandeling van besloten vergaderingen en de toepassing van geheimhouding;
- f.
  de toepassing van raadsinstrumenten;
- g.
  de informatievoorziening aan de raad door college en ambtelijke organisatie;
- h.
  het verlenen van ambtelijke bijstand
- i.
  de financiële ondersteuning van fracties.
3. Deze verordening is van toepassing op:
- a.
  de raad en zijn leden;
- b.
  de raadscommissies en hun leden;
- c.
  de voorzitter van de raad en de voorzitter van de raadscommissies;
- d.
  de griffier en de overige op de griffie werkzame ambtenaren;
- e.
  het college en de gemeentelijke organisatie.
4. Voor zover bepalingen in deze verordening gelden voor de raad, gelden zij van overeenkomstige toepassing op raadscommissies, tenzij de aard van de bepaling zich hiertegen verzet.

Hoofdstuk 2. Organisatie van de raad

Artikel 3. De raad en zijn leden

1. De raad is het algemeen bestuur van de gemeente en is belast met de wetgevende en controlerende taken zoals bedoeld in de wet.
2. Ieder raadslid stemt zonder last, overeenkomstig artikel 27 van de wet en vervult zijn ambt naar eigen overtuiging.
3. De raad kan niet besluiten tot een reces van meer dan vier weken in de periode van zes maanden voorafgaand aan de dag van de periodieke gemeenteraadsverkiezingen, tenzij de raad hiertoe bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen toe besluit.
4. De raad regelt de voorbereiding en uitvoering van zijn werkzaamheden, overeenkomstig deze verordening.

Artikel 4. De voorzitter van de raad

1. De voorzitter van de raad is belast met het leiden van de vergaderingen van de raad en het handhaven van orde tijdens die vergaderingen.
2. De voorzitter bewaakt de naleving van deze verordening en ziet toe op een ordelijk verloop van de beraadslaging en besluitvorming.
3. Bij afwezigheid of verhindering van de voorzitter wordt hij tijdens raadsvergaderingen vervangen door de plaatsvervangend voorzitter van de raad.

Artikel 5. De griffier

1. De griffier is aanwezig in de vergaderingen van de raad, het presidium en kan aanwezig zijn in de raadscommissievergaderingen en de vergaderingen van overige gremia van de raad.
2. Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een plaatsvervanger die door de raad is aangewezen.
3. De griffier kan op uitnodiging van de voorzitter aan beraadslagingen in raadsvergaderingen deelnemen.
4. De griffier, en de op de griffie werkzame ambtenaren, ondersteunen en zijn aanspreekpunt voor de raad, de raadscommissies, het presidium, overige gremia van de raad, en de afzonderlijke raads- en commissieleden bij de uitoefening van hun taken en zij bewaken een ordelijk verloop van de in deze verordening vastgelegde procedures.
5. De griffier, en de op de griffie werkzame ambtenaren vervullen een verbindende rol tussen raad, college, burgemeester, en ambtelijke organisatie en dragen zorg voor een gelijke, tijdige en zorgvuldige informatievoorziening aan de raad.

Artikel 6. Het presidium

1. Er is een presidium dat bestaat uit de fractievoorzitters van de in de raad vertegenwoordigde fracties.
2. De burgemeester is voorzitter van het presidium, en wordt bijgestaan door de griffier.
3. Een fractievoorzitter kan zich, indien verhinderd, laten vervangen door een ander raadslid uit zijn fractie, mits dit vooraf aan de voorzitter en de griffier is gemeld.
4. Het presidium kan anderen uitnodigen om aan zijn vergaderingen deel te nemen.
5. Het presidium doet aanbevelingen aan de raad inzake de organisatie en het functioneren van de raad en de raadscommissies en draagt zorg voor het bevorderen van een goede bestuurscultuur.
6. De vergaderingen van het presidium zijn niet openbaar.
7. De inhoud van de vergaderingen van het presidium wordt als vertrouwelijk behandeld, tenzij het presidium anders beslist. De leden en deelnemers zijn gehouden tot vertrouwelijke omgang met hetgeen in de vergadering wordt besproken.

Artikel 7. De agendacommissie

1. Er is een agendacommissie die bestaat uit ten minste drie en ten hoogste zes door de raad uit zijn midden benoemde voorzitters van de raadscommissies.
2. De raad bevordert bij de benoeming van de voorzitters van de raadscommissies een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde fracties en ziet erop toe dat het profiel van de leden past bij de a-politieke plannings- en procesrol, zoals beschreven in het derde lid.
3. De agendacommissie heeft een a-politieke plannings- en procesrol en onthoudt zich van inhoudelijke oordeelsvorming over onderwerpen of raadsvoorstellen. De werkwijze van de agendacommissie en invulling van taken en bevoegdheden, zoals opgenomen in het achtste lid, worden nader uitgewerkt en vastgesteld door de raad.
4. De agendacommissie wordt in zijn werkzaamheden ondersteund en geadviseerd door de griffie, vanuit deze rol kunnen griffier en andere op de griffie werkzame ambtenaren, aanwezig zijn bij de vergaderingen van de agendacommissie.
5. De voorzitter van de raad mag aanwezig zijn bij de vergaderingen van de agendacommissie.
6. De agendacommissie kan anderen uitnodigen om aan zijn vergaderingen deel te nemen.
7. De vergaderingen van de agendacommissie zijn openbaar.
8. De agendacommissie heeft de volgende taken en bevoegdheden:
- a.
  het voorbereiden van een langetermijnagenda van de raadscommissies en gemeenteraad, welke door de raad wordt vastgesteld. Wensen en bedenkingen met betrekking tot de langetermijnagenda kunnen via een motie aan de agendacommissie worden meegegeven. Deze motie(s) dienen uiterlijk 48 uur voorafgaand aan de vergaderingen, via de griffie, aan de voorzitter en raadsleden ter kennis worden gebracht;
- b.
  het classificeren van onderwerpen op de agenda van de raad naar bestuurlijk belang en gewicht van onderwerpen op basis van vaste criteria;
- c.
  het laten aansluiten van de raad bij onderwerpen of thema’s waar de raad een beleidsvormende rol wil invullen;
- d.
  het vaststellen van de vergadercyclus van de raad en van de raadscommissies;
- e.
  het toetsen van raadsstukken op basis van vaste criteria;
- f.
  het in behandeling nemen, beoordelen en plannen van agenderingsverzoeken;
- g.
  het voorbereiden en opstellen van de (voorlopige) agenda van de vergaderingen en andere bijeenkomsten van de raad;
- h.
  het voorbereiden en opstellen van een procesvoorstel van de commissievoorzitters voor de vergaderingen van raadscommissies, waarbij het proces passend is voor de onder b genoemde classificatie van onderwerpen.
- i.
  het vaststellen van vergaderingen als bedoeld in artikel 17, tweede lid, van de wet;
- j.
  het formuleren van aanbevelingen aan de raad over de organisatie van de werkzaamheden van de raad;
9. In aanvulling op de via de jaarlijkse vergadercyclus geplande vergaderingen, bedoeld in het achtste lid, onder h, vergadert een raadscommissie voorts als de agendacommissie het nodig acht.
10. De raad kan besluiten een geplande vergadering van de raad of een raadscommissie te annuleren, te verplaatsen of op te schorten.

Artikel 8. Onderzoek van geloofsbrieven en beëdiging

1. Bij de benoeming van nieuwe raadsleden stelt de raad een commissie in bestaande uit drie raadsleden.
2. Deze onderzoekt de geloofsbrieven en de daarop betrekking hebbende stukken van de nieuw benoemde raadsleden en brengt vervolgens advies uit aan de raad over de toelating van de nieuw benoemde raadsleden tot de raad. Indien van toepassing wordt van een minderheidsstandpunt melding gemaakt in dit advies.
3. Het onderzoek van het proces-verbaal van het centraal stembureau gebeurt in de laatste raadsvergadering in oude samenstelling na de raadsverkiezingen.
4. Na een raadsverkiezing roept de voorzitter de toegelaten raadsleden op om in de eerste raadsvergadering in nieuwe samenstelling de voorgeschreven eed of verklaring en belofte af te leggen.
5. In geval van een tussentijdse vacaturevervulling roept de voorzitter een nieuw benoemd raadslid op voor de raadsvergadering waarin over diens toelating wordt beslist om de voorgeschreven eed of verklaring en belofte af te leggen.

Artikel 9. Benoeming wethouders

1. Bij de benoeming van een wethouder stelt de raad een commissie in bestaande uit drie raadsleden.
2. Deze onderzoekt of de benoeming van de kandidaat-wethouder voldoet aan de vereisten van de artikelen 36a, 36b, 41b, eerste, derde en vierde lid, en 41c, eerste lid, van de wet.
3. De commissie brengt vervolgens advies uit aan de raad over de benoeming tot wethouder.
4. De burgemeester geeft voor de aanvang van iedere ambtstermijn opdracht om de kandidaat-wethouders aan een risicoanalyse integriteit te onderwerpen. De burgemeester brengt over het eindresultaat daarvan verslag uit aan de raad.

Artikel 10. Fracties

1. Raadsleden die door het centraal stembureau op dezelfde kandidatenlijst verkozen zijn verklaard, worden bij de aanvang van de zittingsperiode als één fractie beschouwd.
2. Indien boven de kandidatenlijst een aanduiding was geplaatst, voert de fractie in de raad deze aanduiding als naam. Als daar geen aanduiding was geplaatst, deelt de fractie in de eerste raadsvergadering aan de voorzitter mee welke naam deze fractie in de raad voert.
3. De namen van de fractievoorzitter en diens plaatsvervanger worden zo spoedig mogelijk doorgegeven aan de voorzitter en de griffie.
4. Een nieuwe naam van een fractie wordt zo spoedig mogelijk doorgegeven aan de voorzitter en de griffie. De naam voldoet aan de eisen van artikel G 3, vierde lid, van de Kieswet en wordt gebruikt met ingang van de eerstvolgende raadscommissievergadering of raadsvergadering na de naamswijziging.
5. Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden, of zich aansluiten bij een andere fractie, wordt hiervan zo spoedig mogelijk schriftelijk mededeling gedaan aan de voorzitter en de griffie.

Hoofdstuk 3. Raadscommissies

Paragraaf 3.1. Algemene bepalingen

Artikel 11. Instelling raadscommissies

1. Er is een raadscommissie Burger en Bestuur waarvan de werkzaamheden in elk geval de volgende onderwerpen betreffen: Bestuurlijke coördinatie, Internationale betrekkingen, Openbare orde en Veiligheid, Brandweer, Toezicht en handhaving, Bedrijfsvoering (incl. communicatie), Dienstverlening, Financiën, Kunst en Cultuur, Economische Zaken, Participatiewet, Onderwijs, Jeugdbeleid en Kinderopvang, Sport, Jeugdzorg en Wmo, Zorg en Welzijn.
2. Er is een raadscommissie Openbare Ruimte waarvan de werkzaamheden in elk geval de volgende onderwerpen betreffen: Gemeentelijke eigendommen, Ruimtelijke ordening en Landschapsbeleid, Grondzaken, Monumentenbeleid, Recreatie en Toerisme, Verkeer en Mobiliteit, Wonen en Volkshuisvesting, Beheer Openbare Ruimte, Duurzaamheid en milieu.

Artikel 12. Taken

Een raadscommissie:

a.
brengt advies uit aan de raad over die onderwerpen waarop haar werkzaamheden betrekking hebben;
b.
kan advies uitbrengen aan de raad over andere onderwerpen dan bedoeld onder a, en
c.
voert overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de onderwerpen, bedoeld onder a.

Artikel 13. Samenstelling commissie

1. De leden van de raad zijn gedurende hun raadslidmaatschap lid van de raadscommissies.
2. Elke fractie‚ die niet is gevormd als resultaat van een afsplitsing van een reeds bestaande fractie, kan de raad voorstellen ten hoogste twee personen, die geen lid van de raad zijn, te benoemen tot lid van de raadscommissies.
3. Zowel raadsleden als niet-raadsleden kunnen lid zijn. De artikelen 10, 11, 12 en 13, 14, en 15 van de wet zijn van overeenkomstige toepassing op commissieleden die geen raadslid zijn.

Artikel 14. Commissievoorzitters

1. De raad benoemt uit zijn midden ten minste drie en ten hoogste zes raadsleden tot commissievoorzitters. Deze commissievoorzitters zijn bevoegd om de vergaderingen van respectievelijk de raadscommissie Burger en Bestuur en de raadscommissie Openbare Ruimte voor te zitten.
2. De agendacommissie stelt voor iedere maandelijkse vergadercyclus vast welke door de raad benoemde commissievoorzitter de vergadering voorzit en wie als plaatsvervangend voorzitter optreedt.
3. De commissievoorzitter draagt zorg voor een ordelijk verloop van de vergadering conform de bepalingen van deze verordening en bewaakt de voortgang van de vergadering conform de vastgestelde agenda en het vastgestelde proces.

Artikel 15. Zittingsduur en vacatures

1. De zittingsperiode van een commissielid en -voorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.
2. Het lidmaatschap van een commissielid eindigt als niet meer wordt voldaan aan de in artikel 13, derde lid, gestelde eisen.
3. De raad kan een commissielid ontslaan op voorstel van de fractie die het lid voor benoeming heeft voorgedragen.
4. De raad kan een commissievoorzitter ontslaan.
5. Een commissielid en -voorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.
6. Als door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.
7. Het lidmaatschap van commissieleden, benoemd op voordracht van een fractie die niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt van rechtswege.

Artikel 16. De commissiegriffier

1. De griffier van de raad wijst ter ondersteuning van iedere raadscommissievergadering een op de griffie werkzame ambtenaar of, in samenspraak met de secretaris, een niet op de griffie werkzame ambtenaar aan als commissiegriffier.
2. Een commissiegriffier is aanwezig in vergaderingen van de raadscommissie.
3. Bij verhindering of afwezigheid wordt de commissiegriffier vervangen door een door de griffier van de raad aangewezen op de griffie werkzame ambtenaar of, in samenspraak met de secretaris, een niet op de griffie werkzame ambtenaar.
4. Een commissiegriffier kan op uitnodiging van de commissievoorzitter aan beraadslagingen in vergaderingen deelnemen.

Artikel 17. Agenderingsverzoeken

1. Op verzoek van ten minste zes raadsleden afkomstig uit ten minste twee fracties kan middels een agenderingsverzoek een onderwerp, waaronder een onderwerp waarvoor geheime behandeling wordt verzocht, dat niet reeds voor bespreking is voorzien in de komende drie maanden worden aangedragen voor agendering op de agenda van een raadscommissievergadering. De raadscommissie beslist in beslotenheid over het opleggen van geheimhouding conform de wet.
2. Agenderingsverzoeken voor het van een onderwerp worden gericht aan de commissievoorzitters en ter agendering voorgelegd aan de agendacommissie;
3. Een agenderingsverzoek bevat een duidelijke beschrijving van aard, doel, inhoud en ingeschatte tijdsduur voor de bespreking van een onderwerp.
4. De agendacommissie kan overleg voeren met indieners van een agenderingsverzoek om een ordelijke en inhoudelijke bespreking te borgen.
5. Agenderingsverzoeken worden door de agendacommissie in de eerstvolgende raadscyclus geagendeerd in een raadscommissie. Indien de agendacommissie de voorlopige agenda’s van vergadering al heeft vastgesteld, wordt het agenderingsverzoek in de daaropvolgende raadscyclus geagendeerd.
6. Voor onderwerpen die via de lijst ingekomen stukken geagendeerd worden voor bespreking in een raadscommissie wordt tevens de in dit artikel bepaalde procedure gevolgd. Daarbij geldt dat de initiatiefnemer voor het voorstel een ingekomen stuk in een raadscommissie te bespreken verantwoordelijk is voor het aanleveren van een agenderingsverzoek.
7. De raadscommissie kan adviseren een onderwerp als apart agendapunt op te nemen op de agenda van de raad.

Artikel 18. Spreekrecht inwoners en belanghebbenden

1. Inwoners en belanghebbenden kunnen in een commissievergadering het woord voeren over onderwerpen die worden besproken in een raadscommissie.
2. Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de commissiegriffier onder vermelding van voor- en achternaam en het onderwerp waarover die het woord wenst te voeren.
3. Insprekers krijgen maximaal drie minuten het woord.
4. In iedere commissievergadering wordt, voorafgaand aan de inhoudelijke bespreking van onderwerpen door de commissie, in een apart agendapunt de inspraak over alle in de vergadering geagendeerde onderwerpen afgerond.
5. Indien voor een onderwerp dat wordt besproken in de commissie zo veel insprekers worden verwacht dat daardoor een goed verloop van de vergadering in het geding komt, kan de agendacommissie besluiten het onderwerp te behandelen in een aparte commissievergadering.

Paragraaf 3.2. Vergaderingen

3.2.1.Voorbereiding

Artikel 19. Oproep, agenda en procesvoorstel

1. De commissievoorzitter zendt ten minste zeven dagen voor een vergadering de commissieleden een schriftelijke oproep, de voorlopige agenda, met de daarbij behorende stukken en een procesvoorstel voor de vergadering.
2. De voorlopige agenda en procesvoorstel kunnen in elk geval bestaan uit:
- a.
  de volgorde van de te behandelen onderwerpen in de vergadering;
- b.
  een inschatting van het aanvangstijdstip van een onderwerp;
- c.
  nadere bepalingen over het verloop van inspraak in de commissie;
- d.
  een indicatie van de maximale bespreektijd van een onderwerp passend bij de classificatie van het agendaonderwerp;
- e.
  het aantal spreektermijnen en aard van spreektermijnen per onderwerp;
- f.
  nadere bepalingen over de omgang met interrupties.
3. Indien de commissievoorzitter het nodig acht, kan hij na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende agenda opstellen, of aanvullingen of wijzigingen aan het procesvoorstel voor de vergadering doen. Uiterlijk 48 uur voorafgaand aan een vergadering wordt een aanvulling of wijziging met de daarbij behorende stukken aan de leden gezonden.
4. Op de stukken, bedoeld in het eerste en tweede lid, is artikel 20, derde lid, van toepassing.
5. De agenda en het procesvoorstel worden bij aanvang van een commissievergadering door de raadscommissie vastgesteld.

Artikel 20. Ter inzage leggen van stukken

1. Als na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken beschikbaar worden gesteld, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raadscommissie en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.
2. Digitaal beschikbare stukken worden op het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad geplaatst.
3. Informatie van de raadscommissie of aan de raadscommissie verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van de wet geheimhouding is opgelegd, blijft in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de (commissie)griffier. Schriftelijke geheime informatie wordt geplaatst in het deel van het raadsinformatiesysteem dat alleen toegankelijk is voor de raadsleden en de commissieleden, tenzij de griffier oordeelt dat terinzagelegging fysiek bij de griffier op het gemeentehuis noodzakelijk is.

Artikel 21. Openbare kennisgeving commissievergadering

1. Commissievergaderingen worden ter openbare kennis gebracht door aankondiging in het raadsinformatiesysteem, de website van de gemeente, en indien mogelijk, sociale media en een lokaal huis-aan-huisblad.
2. In spoedeisende gevallen kan de openbare kennisgeving uitsluitend in het raadsinformatiesysteem plaatsvinden.

3.2.2.Ter vergadering

Artikel 22. Presentielijst

1. De commissiegriffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen.
2. Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen commissieleden de presentielijst, die aan het einde van elke vergadering door de commissievoorzitter en de commissiegriffier door ondertekening wordt vastgesteld.

Artikel 23. Opening vergadering en quorum

1. Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal fracties tegenwoordig is.
2. Als op grond van het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissievoorzitter een nieuwe vergadering op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.
3. Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal fracties tegenwoordig is.

Artikel 24. Advies; geen stemmingen

1. Wanneer de raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt is de commissievoorzitter verantwoordelijk voor het formuleren van een conclusie ten aanzien van het advies van de commissie.
2. In de conclusie wordt opgenomen het advies van de verschillende fracties ten aanzien van een onderwerp als ‘discussiestuk’, ‘niet-discussiestuk’ of ‘niet-behandelrijp’, en eventuele voorgenomen moties, voorgenomen amendementen, of een voorlopig standpunt van de fractie.
3. Er vindt geen stemming plaats over het advies van de commissies, wel kunnen de commissieleden de conclusie van de voorzitter aanvullen of, indien nodig, corrigeren.
4. In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van stemmingen over geheimhouding en met stemmingen over de orde.

Artikel 25. Aantal spreektermijnen en deelnemers vergadering

1. Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.
2. Spreektermijnen worden door de commissievoorzitter afgesloten.
3. Artikel 44 is van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat:
- a.
  elke fractie in een commissievergadering maximaal tien minuten spreektijd heeft;
- b.
  het college driemaal de spreektijd van een fractie heeft.
4. Bij de bepaling hoeveel keer een commissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstellen van orde en interrupties.
5. Van elke fractie nemen per onderwerp niet meer dan twee raads- en/of commissieleden tegelijkertijd aan de vergadering deel, waarvan er één per onderwerp het woord voert.
6. In een spreektermijn met als doel beeldvorming worden geen interrupties toegestaan.
7. In een spreektermijn met als doel oordeelsvorming worden wel interrupties toegestaan.

Artikel 26. Deelname aan de beraadslaging door anderen

Een raadscommissie kan besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

Artikel 27. Handhaving orde en schorsing

1. De commissievoorzitter handhaaft de orde in de vergadering.
2. Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven kunnen door hem het woord worden ontnomen over het aanhangige onderwerp.
3. Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.
4. Hij kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan, verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

Artikel 28. Voorstellen van orde

1. Voorstellen van orde die betrekking hebben op de voorgestelde agenda en het procesvoorstel voor de vergadering worden uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de vergadering via de griffie aan de commissievoorzitter en de commissieleden ter kennis gebracht. De raadscommissie beslist hierover bij de vaststelling van de agenda zonder verdere beraadslaging.
2. Voorstellen van orde staande de vergadering hebben geen betrekking op de reeds vastgestelde agenda of het reeds vastgestelde procesvoorstel.
3. Voorstellen van orde die rechten van individuele commissieleden, raadsleden of fracties inperken worden niet toegelaten.
4. Voorstellen van orde zijn aangenomen als de commissie hier met meer dan de helft van de uitgebrachte stemmen mee wordt ingestemd.

Artikel 29. Eindtijd vergaderingen

1. De uiterlijke sluiting of schorsing van een vergadering is 23.30 uur.
2. Na dit tijdstip opent de voorzitter geen nieuwe onderwerpen of termijnen, en wordt ten hoogste de reeds geopende termijn afgerond.

3.2.3.Toehoorders en pers

Artikel 30. Toehoorders en pers

1. Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.
2. Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.
3. De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering, op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.
4. Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

Artikel 31. Geluid- en beeldregistraties

Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.

3.2.4.Verslaglegging

Artikel 32. Verslag

1. Een commissiegriffier draagt zorg voor de besluitenlijst en (audio)verslagen van vergaderingen.
2. Uit een verslag blijkt in ieder geval:
- a.
  de namen van de commissievoorzitter, de griffier, de commissiegriffier, de burgemeester, de wethouders en de commissieleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;
- b.
  een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;
- c.
  een samenvatting van het advies aan de raad;
- d.
  een vermelding van de toezeggingen die gedaan zijn door collegeleden;
- e.
  bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van artikel 26 is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.
3. Verslagen worden op het raadsinformatiesysteem van de gemeente geplaatst.

3.2.5.Besloten raadsvergaderingen

Artikel 33. Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

3.2.6.Slotbepaling

Artikel 34. Uitleg reglement commissievergaderingen

1. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, of bij twijfel omtrent de toepassing van het bepaalde in dit hoofdstuk, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.
2. Wanneer de voorzitter in deze gevallen een voorstel doet geldt, in afwijking van artikel 28, dat een voorstel is aangenomen als de fracties in meerderheid instemmen.

Hoofdstuk 4. Raadsvergaderingen

Paragraaf 4.1. Vergaderingen

4.1.1.Voorbereiding

Artikel 35. Oproep, agenda en procesvoorstel

1. De voorzitter zendt ten minste zeven dagen voor een raadsvergadering de raadsleden een schriftelijke oproep, de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken en een procesvoorstel voor de vergadering.
2. De voorlopige agenda en procesvoorstel kunnen in elk geval bestaan uit:
- a.
  de volgorde van de te behandelen onderwerpen in de vergadering;
- b.
  een inschatting van het aanvangstijdstip van een onderwerp;
- c.
  een voorstel over de bespreekwijze van onderwerpen als ‘discussiestuk’, niet-discussiestuk’, of ‘niet behandelrijp’.
- d.
  het aantal spreektermijnen;
- e.
  nadere bepalingen over de omgang met interrupties.
3. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter van de in het eerste lid genoemde termijn afwijken als de raad vergadert op grond van artikel 17, tweede lid van de wet.
4. Indien de voorzitter het nodig acht, kan hij na het verzenden van een schriftelijke oproep een gewijzigde of aanvullende agenda opstellen, of aanvullingen of wijzigingen aan het procesvoorstel voor de vergadering doen. Uiterlijk 48 uur voorafgaand aan een vergadering wordt een aanvulling of wijziging met de daarbij behorende stukken aan de leden gezonden.
5. Op de stukken, bedoeld in het eerste en tweede lid is artikel 36, derde lid, van toepassing.
6. De agenda en procesvoorstel worden bij aanvang van een raadsvergadering door de raad vastgesteld.

Artikel 36. Ter inzage leggen van stukken

1. Als na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken beschikbaar worden gesteld, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raad en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.
2. Digitaal beschikbare stukken worden op het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad geplaatst.
3. Informatie van de raad of aan de raad verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van de wet geheimhouding is opgelegd, blijft in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier. Schriftelijke geheime informatie wordt geplaatst in het deel van het raadsinformatiesysteem dat alleen toegankelijk is voor de raadsleden en de commissieleden, tenzij de griffier oordeelt dat terinzagelegging fysiek bij de griffier op het gemeentehuis noodzakelijk is.

Artikel 37. Openbare kennisgeving raadsvergaderingen

1. Raadsvergaderingen worden ter openbare kennis gebracht door aankondiging in het raadsinformatiesysteem, de website van de gemeente, en indien mogelijk sociale media en een lokaal huis-aan-huisblad.
2. In spoedeisende gevallen kan de openbare kennisgeving uitsluitend in het raadsinformatiesysteem plaatsvinden.

Artikel 38. Zitplaatsen

1. De voorzitter, de griffier en defracties hebben een vaste zitplaats in de vergaderzaal. De indeling van de zitplaatsen per fractie wordt door de voorzitter na overleg in het presidium bij aanvang van iedere nieuwe zittingsperiode vastgesteld. De fracties bepalen zelf de onderlinge zitplaatsen van hun leden binnen het aan de fractie toegewezen deel van de vergaderzaal. Indien daartoe aanleiding bestaat, kan de voorzitter de indeling herzien na overleg in het presidium.
2. De voorzitter draagt zorg voor een zitplaats voor de wethouders en anderen die voor de raadsvergadering zijn uitgenodigd.

4.1.2.Ter vergadering

Artikel 39. Presentielijst

1. De griffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van raadsvergaderingen.
2. Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen raadsleden de presentielijst, die aan het einde van elke raadsvergadering door de voorzitter en de griffier door ondertekening wordt vastgesteld.

Artikel 40. Moment van bezinning

De voorzitter opent de raadsvergadering met een moment van bezinning.

Artikel 41. Aantal spreektermijnen

1. Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raad anders beslist.
2. Spreektermijnen worden door de voorzitter afgesloten.
3. Raadsleden voeren in een termijn niet meer dan éénmaal het woord over hetzelfde onderwerp of voorstel.
4. In afwijking van het derde lid kan de voorzitter de indiener van een amendement, subamendement, motie of initiatiefvoorstel, binnen dezelfde termijn toestaan nogmaals het woord te voeren voor toelichting, beantwoording van vragen of het aanpassen van het ingediende voorstel.
5. Bij de bepaling hoeveel keer een raadslid over hetzelfde onderwerp het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over voorstellen van orde.

Artikel 42. Deelname aan de beraadslaging door anderen

Onverminderd artikel 21, eerste en tweede lid, van de wet, kan de raad besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

Artikel 43. Voorstellen van orde

1. Voorstellen van orde die betrekking hebben op de voorgestelde agenda en het procesvoorstel voor de vergadering worden uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de vergadering via de griffie aan de voorzitter en de raadsleden ter kennis gebracht. De raad beslist hierover bij de vaststelling van de agenda zonder verdere beraadslaging.
2. Voorstellen van orde staande de vergadering hebben geen betrekking op de inhoud van de reeds vastgestelde agenda of het reeds vastgestelde procesvoorstel.
3. Voorstellen van orde die rechten van individuele raadsleden of fracties inperken worden niet toegelaten.
4. Voorstellen van orde zijn aangenomen als de raad hier met meer dan de helft van de uitgebrachte stemmen mee wordt ingestemd.
5. Een voorstel van orde is beperkt tot maximaal 30 seconden. De voorzitter ziet toe op naleving hiervan en kan de spreker het woord ontnemen indien het voorstel van orde niet kort en bondig blijft.
6. Over een voorstel van orde vindt geen debat plaats. De voorzitter stelt het voorstel zo spoedig mogelijk aan de vergadering voor.

Artikel 44. Spreektijdenregeling

1. Elke fractie heeft in een reguliere vergadering maximaal twaalf minuten spreektijd inclusief stemverklaringen en interrupties.
2. Het college heeft driemaal de spreektijd van een fractie.
3. In bijzondere gevallen kan van de spreektijd worden afgeweken middels een voorstel van orde.
4. Niet ten laste van de spreektijd van een fractie of van het college komen:
- a.
  reacties op interrupties, tot 30 seconden;
- b.
  voorstellen van orde;
5. Per onderwerp is er één woordvoerder per fractie.

Artikel 45. Verloop vragenhalfuur

1. Het vragenhalfuur is onderdeel van de raadsvergadering.
2. De voorzitter bewaakt het ordelijke en tijdige verloop van het vragenhalfuur en kan daartoe aanvullende vragen beperken en de behandeling van een onderwerp afsluiten als dit nodig is om het vragenhalfuur tijdig af te ronden.
3. Per onderwerp wordt aan de vragensteller het woord verleend om de vragen aan het college of de burgemeester te stellen en een toelichting daarop te geven. Na de beantwoording daarvan krijgt de vragensteller desgewenst het woord om aanvullende vragen te stellen.
4. De voorzitter kan andere raadsleden het woord geven om één of meer verhelderende vragen te stellen aan het college of de burgemeester.
5. Tijdens het vragenhalfuur worden geen moties ingediend en geen interrupties toegelaten.

Artikel 46. Eindtijd vergaderingen

1. De uiterlijke sluiting of schorsing van een vergadering is 23.30 uur.
2. Na dit tijdstip opent de voorzitter geen nieuwe onderwerpen of termijnen, en wordt hoogstens de reeds geopende termijn en een eventuele stemming afgerond.

4.1.3.Stemmingen

Artikel 47. Stemverklaring

Na het sluiten van de beraadslaging en voordat de raad tot stemming overgaat, kunnen raadsleden hun voorgenomen stemgedrag kort toelichten.

Artikel 48. Beslissing

1. De voorzitter sluit de beraadslaging indien hij vaststelt dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, tenzij de raad anders beslist.
2. Voordat de stemming over het voorstel in zijn geheel plaatsvindt, formuleert de voorzitter het voorstel voor de te nemen beslissing.

Artikel 49. Stemming; procedure hoofdelijke stemming

1. De voorzitter vraagt de raadsleden of zij stemming verlangen. Is dit niet het geval, dan stelt de voorzitter vast dat het voorstel zonder stemming is aangenomen.
2. Als een voorstel zonder stemming wordt aangenomen, kunnen de in de raadsvergadering aanwezige raadsleden aantekening in het verslag vragen dat zij geacht willen worden te hebben tegengestemd of zich overeenkomstig artikel 28 van de wet van deelneming aan de stemming te hebben onthouden.
3. Als een raadslid om stemming of hoofdelijke stemming vraagt, doet de voorzitter daarvan mededeling aan de raad.
4. Bij hoofdelijke stemming roept de griffier de raadsleden bij naam op hun stem uit te brengen. De stemming begint bij het daarvoor bij loting aangewezen raadslid en verloopt vervolgens volgens de alfabetische volgorde van de presentielijst.
5. Bij hoofdelijke stemming brengen ter vergadering aanwezige raadsleden die zich niet ingevolge artikel 28 van de wet van deelneming aan de stemming moeten onthouden, hun stem uit door zich 'voor' of 'tegen' te verklaren, zonder enige toevoeging.
6. Een raadslid dat zich bij het uitbrengen van zijn stem vergist, kan deze vergissing herstellen tot het volgende raadslid heeft gestemd. Bemerkt het raadslid zijn vergissing pas later, dan kan het raadslid, nadat de voorzitter de uitslag van de stemming bekend heeft gemaakt, aantekening van zijn vergissing vragen.
7. De voorzitter deelt de uitslag na afloop van de stemming mee en doet daarbij mededeling van het genomen besluit.

Artikel 50. Volgorde stemming over amendementen en moties

1. Als op een aanhangig voorstel amendementen zijn ingediend, wordt eerst over die amendementen gestemd en vervolgens over het voorstel zoals het dan luidt in zijn geheel.
2. Als een subamendement is ingediend, wordt eerst over het subamendement gestemd en vervolgens over het amendement waarop dat betrekking heeft.
3. Als meerdere amendementen of subamendementen op eenzelfde gedeelte van een aanhangig voorstel zijn ingediend, wordt, onverminderd het eerste en tweede lid, eerst over het meest verstrekkende amendement of subamendement gestemd. De stemvolgorde op basis van verstrekkendheid wordt op advies van de griffier door de voorzitter bepaald.
4. Indien bij een aanhangig voorstel een motie is ingediend, wordt eerst over het voorstel gestemd en vervolgens over de motie. De raad kan besluiten van deze volgorde af te wijken.

Artikel 51. Stemming over personen

1. Bij stemming over personen voor benoemingen of het opstellen van voordrachten of aanbevelingen, benoemt de voorzitter drie raadsleden tot stembureau.
2. Aanwezige raadsleden die zich niet ingevolge artikel 28 van de wet van deelneming aan de stemming moeten onthouden, zijn verplicht een door het stembureau verstrekt stembriefje in te leveren.
3. Er hebben zoveel stemmingen plaats als er personen zijn te benoemen, voor te dragen of aan te bevelen. De raad kan op voorstel van het stembureau beslissen dat bepaalde stemmingen worden samengevat op één briefje.
4. In geval van twijfel over de inhoud van een stembriefje beslist de raad op voorstel van het stembureau.

4.1.4.Verslaglegging; ingekomen stukken

Artikel 52. Verslag en besluitenlijst

1. De griffier draagt zorg voor (audio)verslagen en besluitenlijsten van raadsvergaderingen.
2. Uit de verslaglegging blijkt in ieder geval:
- a.
  de namen van de voorzitter, de griffier, de wethouders en de raadsleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord hebben gevoerd;
- b.
  een aantekening van welke raadsleden afwezig waren;
- c.
  een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;
- d.
  een overzicht van het verloop van elke stemming met vermelding bij hoofdelijke stemming van de namen van de raadsleden die voor of tegen stemden, met aantekening van de namen van de raadsleden die zich overeenkomstig de wet van deelneming aan de stemming hebben onthouden of zich bij het uitbrengen van hun stem hebben vergist;
- e.
  de inhoud van de ter vergadering ingediende voorstellen van orde, de nummering en titel van ingebrachte moties, amendementen en subamendementen, en
- f.
  bij het desbetreffende agendapunt, de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van artikel 42 door de raad is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.
3. Besluitenlijsten worden ondertekend door de voorzitter en griffier.
4. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de raadsvergadering openbaar gemaakt op de in de gemeente gebruikelijke wijze.
5. Digitale verslagen en besluitenlijsten worden op het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad geplaatst.

Artikel 53. Ingekomen stukken

1. Bij de raad ingekomen stukken worden op een lijst geplaatst die wordt gepubliceerd met een door de griffie geformuleerd advies voor afdoening.
2. De raad stelt de wijze van afdoening van de ingekomen stukken vast.
3. Over de wijze van afdoening van de ingekomen stukken vindt geen beraadslaging plaats.
4. Voorstellen voor aanpassing van de wijze van afdoening van ingekomen stukken moeten uiterlijk 48 uur voorafgaand aan de vergadering, via de griffie, aan de voorzitter en raadsleden ter kennis worden gebracht.

4.1.5.Toehoorders en pers

Artikel 54. Toehoorders en pers

1. Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare raadsvergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.
2. Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.

Artikel 55. Geluid- en beeldregistraties

Degenen die van een openbare raadsvergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.

4.1.6.Besloten raadsvergaderingen

Artikel 56. Toepassing reglement op besloten raadsvergaderingen

Op besloten raadsvergaderingen is dit reglement van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

Paragraaf 4.2. Bevoegdheden, instrumenten raadsleden

Artikel 57. Vragenhalfuur

1. Een half uur voorafgaand aan reguliere raadsvergaderingen is er een vragenhalfuur, tenzij bij de voorzitter geen vragen zijn ingediend.
2. Raadsleden die tijdens het vragenhalfuur vragen willen stellen, melden dit onder aanduiding van het onderwerp en de voorgenomen vragen ten minste 48 uur voor aanvang van het vragenhalfuur, via de griffie, bij de voorzitter.
3. Aangemelde onderwerpen worden voorzien van een korte toelichting en maximaal drie vragen.
4. De voorzitter beoordeelt of een aangemeld onderwerp geschikt is voor behandeling in het vragenhalfuur. Een onderwerp is geschikt indien:
- a.
  het een actuele kwestie betreft die niet op de agenda van de raadsvergadering staat;
- b.
  het onderwerp zich leent voor korte, informatieve beantwoording zonder debat.
5. De voorzitter kan onderwerpen bundelen indien deze inhoudelijk verband houden of wanneer dit nodig is om het vragenhalfuur binnen de beschikbare tijd te kunnen afronden, tevens kan de voorzitter onderwerpen aanhouden als dit nodig is om het vragenhalfuur binnen de beschikbare tijd te kunnen afronden.
6. De voorzitter bepaalt de volgorde waarin aangemelde onderwerpen tijdens het vragenhalfuur aan de orde worden gesteld.
7. Het overzicht van het vragenhalfuur wordt voorafgaand aan het vragenhalfuur door de griffie gepubliceerd via het raadsinformatiesysteem.

Artikel 58. Voorstel afkomstig van het college

1. Een voorstel afkomstig van het college aan de raad dat vermeld staat op de voorlopige agenda van de raadsvergadering, wordt niet ingetrokken zonder toestemming van de raad.
2. Als de raad van oordeel is dat het nodig is een voorstel als bedoeld in het eerste lid terug te zenden aan het college, bepaalt de raad binnen welke termijn en eventueel onder welke inhoudelijke voorwaarden het voorstel opnieuw geagendeerd wordt.
3. Wanneer de raad niet direct bij terugzending aan het college bepaalt binnen welke termijn het voorstel opnieuw geagendeerd wordt, bepaalt de agendacommissie namens de raad in haar eerstvolgende vergadering een datum. De agendacommissie kan hier geen nadere inhoudelijke voorwaarden aan stellen.

Artikel 59. Amendementen en subamendementen

1. Raadsleden dienen amendementen en subamendementen voor het sluiten van de beraadslaging van het voorstel waarop deze betrekking hebben schriftelijk in bij de voorzitter.
2. Een amendement of subamendement kan slechts worden ingediend door een lid dat tevens het woord heeft gevraagd voor de beraadslaging over het betreffende agendapunt. De toelichting op een amendement of subamendement maakt deel uit van de spreektijd van het lid.
3. Van alle schriftelijk ingediende amendementen wordt tevens een digitaal bewerkbaar afschrift beschikbaar gesteld aan de griffie.
4. Er wordt alleen beraadslaagd over amendementen en subamendementen die ingediend zijn door raadsleden die de presentielijst getekend hebben.
5. Intrekking door de indiener van een amendement of subamendement is mogelijk totdat de besluitvorming daarover door de raad is afgerond.
6. Amendementen en sub-amendementen worden door de indiener mondeling toegelicht in de vergadering en ingediend voorzien van de handtekeningen van de indienende raadsleden per fractie.

Artikel 60. Moties

1. Raadsleden dienen moties schriftelijk in bij de voorzitter.
2. Een motie kan slechts worden ingediend door een lid dat tevens het woord heeft gevraagd voor de beraadslaging over het betreffende agendapunt. De toelichting op de motie maakt deel uit van de spreektijd van het lid.
3. De behandeling van een motie vindt gelijktijdig plaats met de beraadslaging over het onderwerp of voorstel waarop deze betrekking heeft.
4. De behandeling van een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp vindt plaats nadat alle op de agenda opgenomen onderwerpen zijn behandeld. Behandeling kan alleen plaatsvinden als de motie door ten minste zes raadsleden, verdeeld over tenminste twee fracties wordt mede-ingediend of ondersteund.
5. Intrekking door de indiener van een motie is mogelijk totdat de besluitvorming daarover door de raad is afgerond.
6. Moties worden door de indiener mondeling toegelicht in de vergadering en ingediend voorzien van de handtekeningen van de indienende raadsleden per fractie.

Artikel 61. Initiatiefvoorstel

1. Raadsleden dienen initiatiefvoorstellen, via de griffie, schriftelijk in bij de voorzitter. Deze brengt een ingediend voorstel zo spoedig mogelijk ter kennis van het college.
2. Het college kan binnen drie weken nadat het ter kennis is gesteld van een voorstel schriftelijk wensen en bedenkingen met betrekking tot het voorstel ter kennis van de raad brengen.
3. Nadat het college schriftelijk wensen of bedenkingen ter kennis van de raad heeft gebracht of kenbaar heeft gemaakt hiertoe niet te zullen overgaan, dan wel nadat de in het tweede lid gestelde termijn is verlopen, wordt het voorstel door de agendacommissie in de eerstvolgende raadscyclus ter advisering geagendeerd in een raadscommissie en voor besluitvorming geagendeerd in de gemeenteraad. Als de agendacommissie de planning van de eerstvolgende raadscyclus al heeft vastgesteld, wordt het voorstel in de daaropvolgende raadscyclus geagendeerd.

Artikel 62. Interpellatie

1. Raadsleden dienen verzoeken tot het houden van een interpellatie, via de griffie, schriftelijk in bij de voorzitter. Het verzoek bevat in ieder geval:
- a.
  De te stellen politieke verantwoordingsvragen;
- b.
  Een korte inhoudelijke toelichting op de vragen;
- c.
  Een motivatie voor de keuze van het instrument, en de urgentie van politieke verantwoording door het college in de raadsvergadering.
2. Een verzoek tot interpellatie kan uitsluitend worden ingediend door ten minste zes raadsleden afkomstig uit ten minste twee fracties.
3. De voorzitter brengt de inhoud van het verzoek zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden en de wethouders.
4. Over verzoeken die ten minste 48 uur voor aanvang van een raadsvergadering zijn ingediend, of die naar het oordeel van de voorzitter spoedeisend zijn, wordt tijdens de eerstvolgende raadsvergadering gestemd bij het vaststellen van de agenda. In andere gevallen vindt stemming plaats tijdens de daaropvolgende raadsvergadering.
5. De interpellant voert niet vaker dan tweemaal het woord, waarvan eenmaal ter conclusie van de interpellatie. De overige raadsleden, de burgemeester en de wethouders niet vaker dan eenmaal, tenzij de raad hen hiertoe verlof geeft.

Paragraaf 4.3. Slotbepaling

Artikel 63. Uitleg reglement raadsvergaderingen

1. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, of bij twijfel omtrent de toepassing van het bepaalde in dit hoofdstuk, beslist de raad op voorstel van de voorzitter.
2. Wanneer de voorzitter in deze gevallen een voorstel doet, geldt in afwijking van artikel 43, dat een voorstel is aangenomen als de raad in meerderheid met het voorstel instemt.

Hoofdstuk 5. Informatievoorziening, ambtelijke ondersteuning en fractieondersteuning

Paragraaf 5.1. Informatievoorziening

Artikel 64. Schriftelijke vragen

1. Raadsleden, of commissieleden namens een raadslid, dienen schriftelijke vragen aan het college of de burgemeester in bij de griffier, waarbij wordt aangegeven of er een voorkeur voor schriftelijke of mondelinge beantwoording bestaat.
2. De griffier brengt de vragen zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden en het college of de burgemeester.
3. Schriftelijke beantwoording gebeurt binnen 21 dagen nadat de vragen zijn ingediend.
4. Indien beantwoording binnen de in het derde lid gestelde termijn redelijkerwijs niet mogelijk is, informeert het college of de burgemeester, via de griffie, het raadslid hierover met opgave van redenen en een redelijke termijn voor beantwoording.
5. Vragen waarbij is aangegeven dat de voorkeur bestaat voor mondelinge beantwoording en die ten minste 96 uur voor aanvang van een raadsvergadering zijn ingediend worden mondeling beantwoord in de eerstvolgende raadsvergadering, tenzij het college of de burgemeester de griffier gemotiveerd in kennis stelt dat dit onmogelijk is, waarbij tevens aangegeven wordt binnen welke termijn beantwoording zal plaatsvinden.
6. Schriftelijke antwoorden van het college of de burgemeester worden door de griffier aan de raadsleden toegezonden en via het raadsinformatiesysteem gepubliceerd.
7. De vragensteller kan na beantwoording door het college of de burgemeester nadere inlichtingen vragen over het gegeven antwoord, tenzij de raad anders beslist.

Artikel 65. Inlichtingen

1. Raads- en commissieleden kunnen de inlichtingen opvragen die zij nodig achten voor de uitoefening van hun taak, als bedoeld in de artikelen 169, derde lid, en 180, derde lid van de wet.
2. Verzoeken om inlichtingen worden schriftelijk via de griffie ingediend. De griffie ontsluit het verzoek om inlichtingen zo spoedig mogelijk via het raadsinformatiesysteem.
3. De griffie legt verzoeken om inlichtingen voor aan onder het college werkzame ambtenaren. De beantwoording vindt plaats onder toezicht van de gemeentesecretaris en uiteindelijk verantwoordelijkheid van het college.
4. Inlichtingen worden zo spoedig mogelijk verstrekt, met inachtneming van de volgende termijnen:
- a.
  binnen twee werkdagen indien het vragen betreft over een onderwerp dat ter bespreking bij een raadscommissie of voor besluitvorming bij de gemeenteraad ligt;
- b.
  binnen vijf werkdagen indien het een ander onderwerp betreft dan bedoeld onder a.
5. Indien beantwoording binnen de in het vierde lid gestelde termijnen redelijkerwijs niet mogelijk is, informeert de ambtenaar, via de griffie, het raads- of commissielid hierover met opgave van reden en een redelijke termijn voor beantwoording.
6. De beantwoording van een verzoek beperkt zich tot feitelijke, technische en objectieve informatie. Indien een verzoek om inlichtingen een politiek, beleidsmatig of verantwoordingskarakter heeft, wijst de griffie de verzoeker op de inzet van een passend raadsinstrument.
7. Alle verstrekte inlichtingen worden door de griffie zo spoedig mogelijk gedeeld met raads- en commissieleden via het raadsinformatiesysteem.

Paragraaf 5.2. Ambtelijke bijstand

Artikel 66. Verzoek ambtelijke bijstand

1. Een raadslid, of een commissielid namens een raadslid, kan bij de griffier een verzoek indienen om ambtelijke bijstand. Het verzoek bevat een omschrijving van de gevraagde expertise, de aard van de werkzaamheden en een inschatting van de benodigde tijd om aan het verzoek te voldoen.
2. Uit het verzoek moet blijken dat de gevraagde bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad.
3. De griffier beoordeelt of het verzoek voldoet aan de voorwaarden en zet het verzoek uit bij de gemeentesecretaris.
4. De gemeentesecretaris zorgt voor de organisatie van de ambtelijke bijstand, indien nodig in overleg met de griffier, en geeft zo spoedig mogelijk aan de griffier door welke ambtenaar de verzochte ambtelijke bijstand zal verlenen.

Artikel 67. Verlenen ambtelijke bijstand

1. De gemeentesecretaris kan een verzoek om ambtelijke bijstand slechts weigeren als:
- a.
  het raads- of commissielid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;
- b.
  de gevraagde expertise binnen de organisatie niet aanwezig of niet beschikbaar is;
- c.
  dit het belang van de gemeente kan schaden.
2. Indien sprake is van de situatie als bedoeld in lid 1 onder b, treedt de gemeentesecretaris in overleg met het raadslid namens wie het verzoek is ingediend over de mogelijkheid tot inhuur van capaciteit op de gevraagde expertise. De griffier wordt geïnformeerd over de uitkomst van dit overleg.
3. Indien het verzoek om ambtelijke bijstand door de gemeentesecretaris wordt geweigerd op grond van het in het eerste lid bepaalde, of als er geen overeenstemming wordt bereikt over de mogelijkheid tot inhuur van capaciteit op de gevraagde expertise zoals bedoeld in het tweede lid, deelt hij dit gemotiveerd mee aan de griffier en aan het raadslid namens wie het verzoek is ingediend. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken met de griffier en de gemeentesecretaris en zo nodig het raads- of commissielid in overleg te treden over het alsnog laten verlenen van de ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.
4. Indien ook tussenkomst in het derde lid bepaalde overleg met de burgemeester geen overeenstemming kan worden bereikt over het laten verlenen van de ambtelijke bijstand kan de griffier op verzoek van het raadslid verzoeken een voorstel uit te werken aan het presidium over het alsnog laten verlenen van de ambtelijke bijstand.

Artikel 68. Verantwoordelijkheid

Voor zover en zolang de ambtenaar werkzaamheden verricht in het kader van het verlenen van ambtelijke bijstand aan de raad, valt deze onder de verantwoordelijkheid van de griffier en legt de ambtenaar over deze werkzaamheden slechts verantwoording af aan de griffier.

Artikel 69. Vertrouwelijkheid informatie

1. Alle informatie die de ambtenaar, het raadslid en de griffier met elkaar delen in het kader van het verlenen van ambtelijke bijstand is vertrouwelijk.
2. Wanneer een andere ambtenaar betrokken dient te worden bij de uitvoering van de ambtelijke bijstand, is de toestemming van het betreffende raadslid benodigd. In dat geval zijn de bepalingen van deze verordening eveneens van toepassing op deze ambtenaar.
3. Als het college of een of meer leden van het college informatie wenst over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot de griffier. De griffier overlegt het verzoek met het betrokken raads- of commissielid en informeert de verzoeker over de uitkomst.

Artikel 70. Evaluatie

1. Na afronding van de werkzaamheden evalueren raadslid en ambtenaar het proces rondom de gevraagde en verleende ambtelijke bijstand.
2. Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, kan hij de griffier verzoeken hierover in overleg te treden met de gemeentesecretaris.
3. Indien overleg met de gemeentesecretaris niet leidt tot een ook voor het raadslid bevredigende oplossing, kan deze de burgemeester verzoeken met de griffier en de gemeentesecretaris, en zo nodig het raadslid, in overleg te treden over de aan hem verleende bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

Artikel 71. Ambtelijke toetsing

1. Raads- en commissieleden kunnen verzoeken om ambtelijke toetsing van door hen opgestelde moties, amendementen en initiatiefvoorstellen. Deze toetsing ziet uitsluitend op juridische correctheid, uitvoerbaarheid, consistentie met bestaand beleid en regelgeving, en het signaleren van technische onvolkomenheden.
2. De griffie is verantwoordelijk voor de ambtelijke toetsing en voert deze in beginsel zelf uit. Indien voor een zorgvuldige beoordeling aanvullende expertise nodig is, kan de griffier, indien nodig in overleg met de gemeentesecretaris, een ambtenaar verzoeken om de toetsing te verrichten.
3. Het bepaalde in artikel 68 en artikel 69 inzake verantwoordelijkheid en vertrouwelijkheid zijn van overeenkomstige toepassing op een ambtenaar die wordt verzocht om de toetsing te verrichten.

Artikel 72. Informeel ambtelijk gesprek

1. Raads- en commissieleden kunnen, ter ondersteuning van de uitoefening van hun werkzaamheden, via de raadsgriffie verzoeken om een informeel ambtelijk gesprek met onder het college werkzame ambtenaren voor feitelijke, technische of procedurele toelichting op informatie of stukken.
2. Bij een verzoek om een informeel ambtelijk gesprek worden het gespreksonderwerp en belangrijkste vragen vermeld.
3. Een informeel ambtelijk gesprek heeft uitsluitend tot doel feitelijke of technische informatie te verkrijgen of bestaande informatie te verduidelijken. Tijdens deze gesprekken vindt geen politieke of bestuurlijke oordeelsvorming plaats en worden geen opdrachten of aanwijzingen aan ambtenaren gegeven.
4. De griffie ondersteunt de organisatie en afstemming van informele ambtelijke gesprekken en bewaakt een zorgvuldig en transparant verloop.
5. Indien tijdens een informeel ambtelijk gesprek informatie naar voren komt die relevant kan zijn voor raads- of commissieleden zorgt de griffie voor het op passende wijze delen van deze informatie via het raadsinformatiesysteem.
6. Indien meerdere raads- of commissieleden een vergelijkbaar verzoek hebben, of het gespreksonderwerp voor meerdere leden relevant is, kan de griffie verzoeken combineren tot één gezamenlijk informeel ambtelijk gesprek. Het indienen van een verzoek geeft geen recht op een individueel gesprek.
7. Indien een verzoek om een informeel ambtelijk gesprek niet kan worden gehonoreerd, voeren de griffie en de betreffende leidinggevende van de ambtelijke organisatie overleg over de mogelijkheden tot het alsnog faciliteren van het gesprek. Indien ook dit overleg niet leidt tot het kunnen inwilligen van het verzoek, kan het gesprek worden geweigerd. De griffie wijst het raadslid of commissielid in dat geval op de inzet van passende alternatieve instrumenten voor het verkrijgen van informatie.

Paragraaf 5.3. Fractieondersteuning

Artikel 73. Recht op financiële bijdrage

1. De raad stelt voor een fractie jaarlijks een bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie beschikbaar.
2. De financiële bijdrage bestaat uit een basisbedrag van € 1.000 per fractie, die niet is gevormd als resultaat van een afsplitsing van een reeds bestaande fractie, en een variabel deel van alle fracties van € 80 per raadszetel die de betreffende fractie bezet in de gemeenteraad.
3. In afwijking van het eerste lid verstrekt de raad in een jaar waarin raadsleden aftreden op grond van artikel C 4, tweede lid, van de Kieswet aan een fractie een financiële bijdrage voor de periode omvattende de resterende maanden. Deze financiële bijdrage bestaan uit een twaalfde deel van de bedragen, bedoeld in het tweede lid, vermenigvuldigd met het aantal maanden dat de periode omvat.

Artikel 74. Besteding financiële bijdrage

1. Een fractie besteedt de financiële bijdrage uitsluitend om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie te versterken.
2. De financiële bijdrage mag in ieder geval niet worden gebruikt ter bekostiging van:
- a.
  uitgaven die in strijd zijn met enige wettelijke bepaling;
- b.
  betalingen, inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de versterking van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst;
- c.
  giften, leningen, beleggingen en voorschotten;
- d.
  uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege, waaronder uitgaven in verband met verkiezingsactiviteiten, of
- e.
  de kosten voor niet-partijpolitiek georiënteerde scholing in verband met de vervulling van de functie van raads- of commissielid, voor zover deze door of namens de gemeente wordt aangeboden of verzorgd.

Artikel 75. Bevoorschotting en declaratie

1. Voor een fractie wordt jaarlijks vóór 31 januari een voorschot beschikbaar gesteld ter hoogte van de financiële bijdrage voor het betreffende kalenderjaar verrekend met nog niet verrekende teveel ontvangen voorschotten in perioden waarvoor de financiële bijdrage overeenkomstig artikel 80 is vastgesteld, alsmede het conform artikel 79, tweede lid door de fractie gereserveerde deel van het voorgaande jaar.
2. In een jaar waarin de raadsleden aftreden na reguliere raadsverkiezingen of op grond van artikel 56d of 56e van de Wet algemene regels herindeling wordt, in afwijking van het eerste lid, aan een fractie een voorschot beschikbaar gesteld voor de periode tot en met de maand maart en een voorschot voor de periode omvattende de resterende maanden. Het eerste voorschot wordt vóór 31 januari van dat jaar verstrekt; het tweede voorschot vóór het eind van de maand april.
3. De financiële bijdrage is in beheer bij de griffier. Via de griffier kunnen uit het voorschot uitgaven worden gedeclareerd.

Artikel 76. Gevolgen splitsen, einde bestaan fractie, ontstaan nieuwe fractie

1. Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of zich aansluiten bij een andere fractie, wordt het voor elk van deze zetels beschikbaar gestelde variabele deel van de financiële bijdrage toebedeeld aan de nieuwgevormde fractie of aan de fractie waarbij aangesloten wordt.
2. Als zich een situatie als bedoeld in het eerste lid voordoet, worden de verleende voorschotten onverwijld bijgesteld overeenkomstig de uit het eerste lid voortvloeiende verdeling.
3. Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden ontvangt deze nieuw gevormde fractie de in artikel 73, tweede lid, vastgelegde financiële bijdrage naar rato van het resterende deel van het kalenderjaar.
4. Als een fractie tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage met ingang van de maand volgend op de maand waarin de fractie hiervan kennisgeving heeft gedaan.
5. Als een fractie als gevolg van verkiezingen ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage met ingang van de datum dat de raad in de nieuwe samenstelling aantreedt.

Artikel 77. Reserve

1. De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de financiële bijdrage toekomend aan een fractie voor het kunnen verlenen van een aanvullende financiële bijdrage aan die fractie in volgende jaren.
2. Een reserve is niet groter dan 30% van de financiële bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam op grond van artikel 73, tweede lid.
3. Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve komt tot uitdrukking in de afrekening over dat jaar. Bevoorschotting vindt desgevraagd plaats.
4. Een reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.
5. Als zich een situatie als bedoeld in artikel 76, eerste lid, voordoet, wordt een eventuele reserve van de fractie waar de betreffende leden uittreden toebedeeld aan de betrokken fracties naar evenredigheid van de resulterende zetelaantallen.

Artikel 78. Administratieve verplichtingen

1. Fracties voeren zelf een financiële administratie op basis van het stelsel van baten en lasten. Deze administratie wordt op een zodanige wijze gevoerd dat deze steeds een volledig en juist inzicht geeft in alle bezittingen en schulden, verplichtingen, reserves, baten en lasten, alsmede overige gegevens die voor de financiële verantwoording van belang zijn.
2. Andere inkomensbronnen dan de financiële bijdrage worden afzonderlijk geadministreerd.
3. De administratie wordt zodanig ingericht dat bij declaratie via de griffier nadere informatie kan worden gegeven en bescheiden of bewijsstukken met betrekking tot de uitgaven kunnen worden overgelegd.

Artikel 79. Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage

1. Een fractie legt uiterlijk drie maanden na het einde van een kalenderjaar aan de raad verantwoording af over de besteding van de financiële bijdrage gedurende het vorige kalenderjaar, onder overlegging van een verslag.
2. De griffier controleert het verslag en brengt advies uit aan de raad. De griffier kan besluiten bij de controle advies in te winnen bij de accountant.
3. De raad stelt na ontvangst van het advies van de griffier de hoogte vast van:
- a.
  de financiële bijdrage;
- b.
  het te verrekenen verschil tussen de vastgestelde financiële bijdrage en het door de raad verstrekte voorschot;
- c.
  de wijziging van de reserve, en
- d.
  de resterende reserve.

Artikel 80. Toepassing Awb en Algemene Subsidieverordening

1. De financiële bijdrage voor de fractieondersteuning is een subsidie als bedoeld in artikel 4:21, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht.
2. De Algemene Subsidieverordening De Bilt 2019 is niet van toepassing.

Hoofdstuk 6. Beslotenheid en geheimhouding

Paragraaf 6.1. Algemene bepaling

Artikel 81. Geheimhouding als uitzondering

1. In de informatievoorziening van college of burgemeester naar de raad, en in de beraadslagingen tussen college, burgemeester, raad en commissies is openbaarheid de regel en geheimhouding de uitzondering.
2. De keuze voor geheimhouding dient altijd in openbaarheid te worden gemotiveerd.

Paragraaf 6.2. Geheimhouding van informatie

Artikel 82. Geheim hanteren

1. Informatie die wordt aangeboden aan de raad, raadscommissies of overige gremia van de raad is openbaar óf geheim. De term 'vertrouwelijk' wordt niet gehanteerd.
2. Informatie waarop geen geheimhouding is gelegd, is openbaar.

Artikel 83. Vertrouwelijk delen door burgemeester

1. Indien de burgemeester het noodzakelijk acht, kan hij, in afwijking van artikel 82, vertrouwelijk schriftelijke informatie of een mondelinge mededeling delen aan de leden van het presidium of de agendacommissie.
2. In deze gevallen geldt de vertrouwelijkheidsbepaling van artikel 2:5 uit de Algemene wet bestuursrecht.
3. De leden van het presidium of de agendacommissie nemen vertrouwelijkheid in acht voor de duur die de burgemeester bij het delen van de informatie heeft aangegeven.
4. De burgemeester kan de agendacommissie gemotiveerd verzoeken overige bijeenkomsten van de raad, zoals bedoeld in artikel 7, achtste lid, onderdeel g, niet-openbaar te laten plaatsvinden, indien de aard of inhoud van de bijeenkomst daartoe aanleiding geeft, en daarbij aangeven dat een vertrouwelijke behandeling van de inhoud van die bijeenkomst de norm is.

Artikel 84. Opleggen geheimhouding door college, burgemeester, commissie of raad

1. Het college of de burgemeester delen enkel informatie onder geheimhouding als een belang genoemd in artikel 5.1, eerste en tweede lid, van de Wet open overheid van toepassing is.
2. De raad of een commissie legt enkel geheimhouding op als een belang genoemd in artikel 5.1, eerste en tweede lid, van de Wet open overheid van toepassing is.
3. Een verplichting tot geheimhouding wordt duidelijk op het betreffende stuk en in de bestandsnaam vermeld.
4. De informatie die geheim moet blijven wordt in een bijlage opgenomen zodat de informatie die openbaar kan zijn ook openbaar is. Indien de geheime informatie niet zelfstandig leesbaar en begrijpelijk is, wordt naast de geheime versie, een gelakte (publieks)versie aangeboden zodat de informatie die openbaar is, openbaar geplaatst kan worden. Wanneer een document (vrijwel) volledig geheime informatie bevat dan wel onleesbaar is wegens de vele gelakte informatie, volstaat het aanbieden van alleen het geheime document.
5. Als het college of de burgemeester geheime informatie aan de commissie of de raad overlegt, wordt daarbij vermeld:
- a.
  motivatie, onder vermelding van de grond(en) uit artikel 5.1, eerste en tweede lid van de Wet open overheid;
- b.
  voorgestelde datum om geheimhouding op te heffen of te evalueren, met een beschrijving van de voorwaarde waaronder geheimhouding naar verwachting kan worden opgeheven;

Artikel 85. Inzage geheime informatie

Geheime informatie blijft onder berusting van de griffier. Schriftelijke geheime informatie wordt geplaatst in het deel van het raadsinformatiesysteem dat alleen toegankelijk is voor de raadsleden en de commissieleden, tenzij de griffier oordeelt dat terinzagelegging fysiek bij de griffier op het gemeentehuis noodzakelijk is.

Artikel 86. Delen geheime informatie met anderen

1. Indien geheime informatie door het college of de burgemeester schriftelijk wordt verstrekt aan een commissie waarin raadsleden zitten, beschikt de raad als geheel hier ook over.
2. Raads- en commissieleden mogen de inhoud van een geheim verslag van een besloten commissievergadering mondeling bespreken met andere raads- en commissieleden die niet aanwezig waren.
3. Raadsleden mogen de inhoud van een geheim verslag van een besloten raadsvergadering mondeling bespreken met andere raadsleden die niet aanwezig waren.
4. De raad kan besluiten informatie waarop een verplichting tot geheimhouding is gelegd tevens onder geheimhouding aan anderen te verstrekken.
5. De griffier kan informatie waarop een verplichting tot geheimhouding is gelegd namens de raad onder geheimhouding verstrekken ten behoeve van een onderzoek door de Rekenkamer, de accountantsdienst of een, op grond van 155a wet, door de raad ingestelde onderzoekscommissie.
6. Indien de griffier overeenkomstig het vijfde lid informatie verstrekt aan anderen, informeert hij de raad binnen zeven kalenderdagen welke informatie om welke reden aan wie is verstrekt.
7. Uitsluitend voor zover dit voor de werkzaamheden van het college noodzakelijk is in het kader van het dagelijks bestuur, mag het college informatie waarop het geheimhouding heeft opgelegd en die verstrekt is aan de raad, ook delen met anderen, onder de vermelding dat geheimhouding in acht wordt genomen door eenieder die kennis van die informatie draagt, totdat de raad deze opheft. Het college of de burgemeester informeert de raad binnen 7 kalenderdagen over welke informatie om welke reden aan wie is verstrekt.

Artikel 87. Het stellen van schriftelijke vragen of verzoeken inlichtingen over geheime informatie

1. Raadsleden kunnen het college schriftelijke vragen stellen of een verzoek om inlichtingen doen over geheime informatie. De vragen en antwoorden volgen de grondslag van het oorspronkelijke document en zijn derhalve geheim.
2. Indien de vragen of inlichtingen betrekking hebben op een document dat gedeeltelijk geheim is, dient het college een afweging te maken welke onderdelen van de vragen en antwoorden openbaar gepubliceerd kunnen worden.

Paragraaf 6.3. Vergaderen in beslotenheid

Artikel 88. Openbare aankondiging en opening

1. Alle raads- en commissievergaderingen worden in ieder geval in het openbaar aangekondigd en geopend, behoudens vergaderingen in het kader van (her)benoeming van de burgemeester.
2. Op de openbare agenda wordt een agendapunt, dat met gesloten deuren moet worden besproken, in algemene termen benoemd.
3. Een verzoek van het college om in beslotenheid te treden wordt altijd schriftelijk gedaan aan de agendacommissie of de voorzitter onder opgave van onderwerp, grond, motivering en urgentie.
4. Een verzoek van raads- en commissieleden om in beslotenheid te treden over een eigen initiatiefvoorstel of eigen agenderingsverzoek als bedoeld in artikel 17, wordt altijd schriftelijk gedaan aan de agendacommissie bij het versturen van het initiatiefvoorstel of indienen van het agenderingsverzoek onder opgave van onderwerp, grond, motivering en urgentie.

Artikel 89. Het sluiten van de deuren

1. Op verzoek van ten minste één vijfde deel van het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend dan wel als de voorzitter dit nodig vindt, worden de deuren gesloten, onder vermelding van de uitzonderingsgrond uit de Woo, inclusief motivering, die voor het orgaan aanleiding geeft tot in beslotenheid vergaderen.
2. Als de deuren worden gesloten besluit het orgaan of er naast de leden zelf, de (commissie)griffier, de betrokken leden van het college en de door het college aangemelde direct betrokken ambtenaren nog andere personen aanwezig mogen zijn.
3. Als de deuren worden gesloten zorgt de griffie ervoor dat de uitzending via internet wordt stopgezet en dat de vergadering niet langer in nevenruimtes is te volgen.

Artikel 90. Vergaderen achter gesloten deuren

1. Nadat de deuren zijn gesloten legt de voorzitter eerst het voorstel om met gesloten deuren te vergaderen voor ter bespreking. Alleen als het orgaan in meerderheid hiertoe besluit zal daadwerkelijk met gesloten deuren worden vergaderd.
2. Alle aanwezigen bij de besloten vergadering tekenen de presentielijst, alle namen van aanwezigen worden ook vastgelegd in het woordelijk verslag.
3. Bij aanvang van de besloten vergadering licht de voorzitter de consequenties van vergaderen in beslotenheid nog een keer kort toe.
4. Indien met gesloten deuren wordt vergaderd, geldt een verplichting tot geheimhouding omtrent informatie die in die vergadering ter kennis van de aanwezigen komt. De verplichting duurt voort, totdat de raad haar opheft.
5. Het orgaan legt bij aanvang van een besloten vergadering, onder vermelding van de grondslag uit de Wet open overheid, geheimhouding op eventuele documenten die in de besloten vergadering zijn aangeboden en waarop door het college of de burgemeester nog geen geheimhouding is gelegd (zoals presentaties). Het college of de burgemeester geven bij aanbieding onderbouwd aan welke informatie in de betreffende documenten geheim zou moeten zijn, zodat zoveel mogelijk informatie openbaar blijft.
6. Leden die na aanvang van een besloten vergadering aankomen, tekenen terstond de presentielijst. Voor het verslag maakt de voorzitter tevens melding van leden die tijdens de besloten vergadering aankomen of vertrekken en attendeert hen op de beslotenheid van de vergadering.
7. Als de raad of commissie de geheimhouding op hetgeen in de besloten vergadering is besproken, heeft opgeheven, wordt het verslag openbaar gepubliceerd.

Artikel 91. Verslaglegging besloten vergaderingen

1. Van een besloten vergadering wordt altijd een audio-opname gemaakt door de griffie. Deze opname wordt gebruikt om een woordelijk verslag van de vergadering op te maken.
2. Concepten van woordelijke verslagen van besloten commissievergaderingen worden zo spoedig mogelijk nadat deze beschikbaar zijn, geplaatst in het deel van het raadsinformatiesysteem dat alleen toegankelijk is voor de raadsleden en de commissieleden.
3. Concepten van woordelijke verslagen van besloten raadsvergaderingen worden zo spoedig mogelijk na ontvangst van de notulist ter inzage gelegd voor raadsleden.
4. Concepten van woordelijke verslagen van besloten vergaderingen worden zo spoedig mogelijk ter vaststelling aangeboden in een volgende vergadering. Dit geschiedt in de openbare vergadering zolang vaststelling kan geschieden zonder het verslag te bespreken.
5. Indien om bespreking van het verslag is verzocht, kan het orgaan in beslotenheid treden, tevens kan in casu vaststelling plaatsvinden in de besloten vergadering.
6. Tijdens deze vergadering neemt het orgaan tevens een besluit over het al dan niet (gedeeltelijk) opheffen van de geheimhouding op het vastgestelde verslag.

Paragraaf 6.4. Opheffen en schending geheimhouding

Artikel 92. Opheffen geheimhouding

1. Het orgaan dat geheimhouding oplegt is bevoegd de geheimhouding op te heffen.
2. Het orgaan dat geheimhouding oplegt kan bij het besluit tot opleggen van geheimhouding bepalen dat deze geheimhouding van rechtswege vervalt op een daarbij aangegeven datum of bij een daarbij aangegeven gebeurtenis. In dat geval is geen afzonderlijk opheffingsbesluit nodig.
3. Als een commissie geheimhouding heeft opgelegd, is naast deze commissie ook de raad (als orgaan dat de commissie heeft ingesteld) bevoegd tot opheffing van de geheimhouding.
4. Zodra het college of de burgemeester informatie met de raad heeft gedeeld, is de raad exclusief bevoegd tot opheffing van de geheimhouding.

Artikel 93. Initiatief tot opheffen geheimhouding

1. Als de raad op eigen initiatief voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt daarover, voor zover daar bij de raad en/of het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd behoefte aan is, in een besloten raadsvergadering met dit orgaan overleg gevoerd.
2. Zodra het college of de burgemeester er kennis van draagt dat de grond voor geheimhouding niet langer bestaat, doet het college of de burgemeester zo spoedig mogelijk de raad een voorstel tot opheffing van opgelegde geheimhouding over overgelegde en toegezonden informatie. Het is aan de raad om hierover te besluiten.
3. Zodra het college of de burgemeester er kennis van draagt dat de grond voor geheimhouding op verslagen van besloten vergaderingen van raad of commissie niet langer bestaat, doet het college of de burgemeester zo spoedig mogelijk het orgaan een voorstel tot opheffing van de geheimhouding. Het is aan de raad of commissie om hierover te besluiten.

Artikel 94. Schending geheimhouding

1. Bij schending van de geheimhouding kan de raad besluiten het betreffende raads- of commissielid voor ten hoogste drie maanden uit te sluiten van het ontvangen van informatie waarop de verplichting tot geheimhouding rust. Alvorens daartoe te besluiten, wordt het betreffende lid in de gelegenheid gesteld zijn of haar zienswijze mondeling of schriftelijk naar voren te brengen. De raad neemt pas een besluit nadat hoor en wederhoor heeft plaatsgevonden.
2. Bij schending van de geheimhouding besluit de burgemeester, als voorzitter van de raad, of hij namens de gemeente aangifte doet.

Artikel 95. Publicatie openbaar geworden informatie

Nadat de geheimhouding is opgeheven, wordt de desbetreffende informatie door de griffie op het openbare deel van het raadsinformatiesysteem geplaatst.

Paragraaf 6.5. Registratie geheime informatie

Artikel 96. Register geheime informatie

1. De griffie houdt in samenwerking met het college een register bij van alle geheime documenten die door het college en de burgemeester aan de commissie of de raad zijn aangeboden en van alle documenten waar de commissie of raad zelf geheimhouding op heeft gelegd.
2. De griffie houdt in samenwerking met het college in het register tevens bij welke delen van raads-en commissievergaderingen in beslotenheid zijn gehouden waardoor op het verhandelde van rechtswege geheimhouding rust.
3. Het register bevat een korte omschrijving van het geheime document/verslag, het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd, de datum van oplegging van geheimhouding, de grondslag voor de geheimhouding en de termijn waarop de geheimhouding kan worden opgeheven.
4. In het register wordt vermeld met wie geheime informatie is gedeeld, indien op grond van artikel 86, vierde lid tot en met zevende lid, heeft plaatsgevonden.
5. De griffie en het college zorgen ervoor dat het register in elk geval ieder kwartaal ter kennisname aan het presidium wordt aangeboden.

Hoofdstuk 7. Slotbepalingen

Artikel 97. Uitleg reglement buiten vergaderingen

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, en waar de toepassing van het reglement geen directe betrekking heeft op het verloop van een vergadering en zich derhalve niet leent voor stemming zoals bedoeld in de artikelen 34 en 63, legt de voorzitter deze kwestie ter advisering voor aan het presidium.

Artikel 98. Overgangsbepaling

1. De Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente De Bilt 2019 blijft van toepassing ten aanzien van de op basis van die verordening verleende financiële bijdragen en de verantwoording, controle, vaststelling en afrekening van die financiële bijdragen.
2. Vergaderingen of processen die aangevangen zijn voor het vaststellen van deze verordening en nog niet zijn afgesloten vinden hun afronding over de op het moment van aanvang geldende verordeningen.

Artikel 99. Duur en herziening van deze verordening

1. Deze verordening geldt in beginsel voor de bestuursperiode 2026-2030 van de gemeenteraad. Bij de start van een nieuwe bestuursperiode stelt de raad deze verordening opnieuw aan de orde ten behoeve van een actualisatie of herziening.
2. Tussentijdse (partiële) herziening van deze verordening vindt in beginsel plaats op initiatief van het presidium, waarbij geldt dat een meerderheid van de leden van het presidium instemt met het aanpassen van de verordening.
3. Het presidium kan nadere voorstellen doen voor werkafspraken, instructies en protocollen ter ondersteuning van het bepaalde in deze verordening. Indien nodig, worden deze ter besluitvorming aan de raad aangeboden.

Artikel 100. Intrekking eerdere regelingen, inwerkingtreding en citeertitel

1. Met inwerkingtreding van deze verordening worden de volgende regelingen ingetrokken:
- a.
  Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad gemeente De Bilt 2023;
- b.
  de Verordening op de raadscommissies De Bilt 2023;
- c.
  de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning De Bilt 2019.
2. Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.
3. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening Raadswerk Gemeente De Bilt 2026.

Ondertekening

Toelichting

Algemene toelichting

De verordening heeft een brede opzet en grote reikwijdte om een samenhangende werkwijze van door raadscommissies en raad te borgen. De grote lijnen van de verordening bouwen voort op eerdere verordeningen van de raad, welke op haar beurt weer in belangrijke mate zijn gebaseerd op modelverordeningen van de VNG.

Voor hoofdstukken 1 tot en met 4, paragrafen 5.1 en 5.3 van hoofdstuk 5, en hoofdstuk 7 geldt dat zij zijn gebaseerd op de modelverordeningen van de VNG.

Paragraaf 5.2 van hoofdstuk 5 is gebaseerd op de Verordening ambtelijke bijstand gemeente Utrecht.

Redactionele wijzigingen uitgezonderd volgt de toelichting op deze verordening ook de toelichting van deze bronnen. Daar waar de griffie aanvullende toelichting geeft of inhoudelijk afwijkt van de toelichting wordt dit in de tekst inzichtelijk gemaakt.

Hoofdstuk 6 is gebaseerd op de Verordening geheimhouding gemeenteraad Amersfoort. Bij deze verordening zit geen toelichting. Waar nodig heeft de griffie hier voor de verordening nadere toelichting toegevoegd.

Met name daar waar dit stuk afwijkt van de oorspronkelijke verordeningen wordt aanvullende toelichting geboden door noten van de griffie onder de betreffende artikelen.

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In artikel 1 worden een aantal begrippen uit deze verordening gedefinieerd. Deze spreken grotendeels voor zich. Voor wat betreft het begrip ‘voorzitter’ zij nog vermeld dat de burgemeester voorzitter is van de raad. Artikel 9 van de Gemeentewet (hierna: wet) schrijft dit dwingend voor. In artikel 77, eerste lid, van de wet is bepaald dat het langstzittende raadslid het raadsvoorzitterschap waarneemt bij verhindering of ontstentenis van de burgemeester. Als twee raadsleden even lang zitting hebben, is de oudste in jaren degene die het raadsvoorzitterschap waarneemt. Daarnaast heeft de raad altijd de mogelijkheid zelf te kiezen voor een andere waarnemer. De burgemeester heeft het recht op grond van artikel 21 van de wet in de vergadering aan de beraadslaging deel te nemen. Als voorzitter zorgt hij onder andere voor de handhaving van de orde in de vergadering.

Toevoeging griffie:

Bij de definitie van agendacommissie en raadscommissie is gespecificeerd welk type door de raad ingestelde commissie het betreft. Voor de agendacommissie betekent dit dat deze, conform artikel 87 van de wet geheimhouding kan opleggen ten aanzien van informatie die bij de commissie berust.

Artikel 2. Doel en reikwijdte

Toevoeging griffie:

Artikel toegevoegd door griffie om doel en reikwijdte van verordening te definiëren. Vanwege de brede reikwijdte van de verordening ten opzichte van eerdere regelgeving van de raad, en raadscommissies is deze verduidelijking noodzakelijk.

Hoofdstuk 2. Organisatie van de raad

Artikel 3. De raad en zijn leden

Toevoeging griffie:

Artikel toegevoegd door griffie. Kadert werkzaamheden raad in en specificeert dat deze verordening geldt als het in artikel 16 van de wet bedoelde reglement van orde voor vergaderingen en werkzaamheden van de raad.

Verder worden in dit artikel in het derde lid nadere regels gesteld tot het instellen van een reces in de periode voorafgaand aan de periodieke gemeenteraadsverkiezingen.

Artikel 4. De voorzitter van de raad

Toevoeging griffie:

Artikel toegevoegd door de griffie. Specificeert de rol van de voorzitter van de raad in vergadering en in het naleven van deze verordening in het algemeen. Tevens wordt de vervanging van de voorzitter door de plaatsvervangend voorzitter tijdens raadsvergaderingen geregeld.

Artikel 5. De griffier

De raad is verplicht een griffier te benoemen (artikelen 100 en 107 van de wet). De griffier is in eerste instantie verantwoordelijk voor de bijstand aan de raad. Hij is in principe in elke vergadering van de raad aanwezig (eerste lid). De wet eist dat de raad de vervanging van de griffier regelt (artikel 107d, eerste lid, van de wet). In het tweede lid is daarover een bepaling opgenomen. In verband met artikel 22 van de wet (verschoningsrecht) is in het derde lid een bepaling opgenomen met betrekking tot het deelnemen van de griffier aan de beraadslaging.

Artikel 6. Het presidium

Het presidium heeft voornamelijk een algemeen adviserende rol (aanbevelingen aan de raad inzake de organisatie en het functioneren van de raad). Diverse gemeenten hebben dit takenpakket uitgebreid met meer inhoudelijke taken. De VNG is van mening dat het presidium voor wat betreft de inhoudelijke aspecten van het raadswerk een ondergeschikte rol dient te vervullen, omdat anders het gevaar bestaat dat er binnen de raad een nieuw bestuursorgaan wordt gecreëerd, hetgeen niet strookt met de Grondwet, die het primaat immers expliciet bij de raad legt (artikel 125, eerste lid, van de Grondwet).

Het presidium als zodanig kan niet ook optreden als werkgeverscommissie. De werkgeverscommissie, ingesteld op basis van artikel 83 van de wet, bestaat immers enkel uit raadsleden (en dus niet, zoals het presidium, ook de voorzitter van de raad). Het presidium heeft voornamelijk een procedurele rol zoals hierboven aangegeven. In de VNG handreiking ‘De (rechts)positie van de griffie(r) in het decentrale bestuur’ is een modelbesluit voor het instellen van een werkgeverscommissie opgenomen. Het is wel mogelijk om de raadsleden van het presidium te benoemen in de werkgeverscommissie en de vergaderingen van deze commissie te laten aansluiten op de vergaderingen van het presidium, zodat er, indien nodig, snel overlegd kan worden.

Men zou er voor kunnen kiezen de regie van enkele interne of organisatorische kwesties bij het presidium neer te leggen. In artikel 6 is als aanvullende taak opgenomen dat het presidium aanbevelingen doet aan de raad inzake de organisatie en het functioneren van de raad en de raadscommissies. Hieronder vallen taken als: het initiëren van een aanpassing van de Verordening Raadswerk Gemeente De Bilt, het instrueren van de griffier en het bespreken van agenda-technische zaken.

Het is van belang dat in het presidium elke partij een stem heeft die even zwaar weegt. Op deze wijze wordt de positie van minderheidsfracties in een dualistisch stelsel versterkt. Tevens kan dit de betrokkenheid van alle fracties bij de raadsvergaderingen vergroten.

De griffier is bij elke vergadering van het presidium aanwezig (artikel 5, eerste lid), omdat de griffier voor de ondersteuning van de raad zorgt. Hij moet weten hoe de agenda eruit komt te zien en welke punten besproken gaan worden. De aanwezigheid van de secretaris kan ook gewenst zijn, omdat de secretaris aandacht moet kunnen vragen voor of een toelichting kan geven op onderwerpen die worden voorbereid door de ambtelijke organisatie. Overeenkomstig het derde lid kan de secretaris worden uitgenodigd. Als dit een ‘staande’ uitnodiging wordt, dan kan overwogen worden zijn aanwezigheid expliciet in de Verordening Raadswerk Gemeente De Bilt te regelen.

Toevoeging griffie:

In aanvulling op de modelverordening heeft de griffie het voorzitterschap van het presidium door de burgemeester en de aanwezigheid van de griffier geëxpliciteerd (tweede lid). Tevens wordt duidelijk gemaakt dat het presidium derden kan uitnodigen voor zijn vergaderingen (vierde lid). Tot slot wordt in het zevende lid ook het vertrouwelijke karakter van het presidium geëxpliciteerd. Hierbij wordt het begrip van vertrouwelijkheid gevolgd zoals geformuleerd in artikel 2:5 van de AWB.

Artikel 7. De agendacommissie

De agendacommissie vervult een belangrijke (coördinerende) rol bij de agendering van zaken in de raadscommissies en de raad. De agendacommissie heeft het overzicht van alle onderwerpen waar de raad zich mee bezig houdt en zorgt voor de planning. In veel gemeenten wordt gewerkt met jaaroverzichten waarbij specifieke vergaderingen lang van te voren bekend zijn. Denk hierbij aan de begroting en jaarrekening.

In het geval een gemeente deelneemt in een gemeenschappelijke regeling is in deze regeling opgenomen hoe de raad geïnformeerd wordt door de vertegenwoordiger van de gemeente in de gemeenschappelijke regeling en hoe verantwoording wordt afgelegd (artikelen 16 t/m 19 van de Wet gemeenschappelijke regelingen). Van belang is dat de agendacommissie de vergadercyclus van deze besturen kent. Het kan nodig zijn dat de raad voorafgaand aan een vergadering van het bestuur van de gemeenschappelijke regeling de gemeentelijke vertegenwoordiger informatie of opvattingen wil meegeven. Ook de begrotingscyclus van de gemeenschappelijke regeling is relevant voor de agendacommissie zodat de raad tijdig noodzakelijke informatie kan leveren. Het is aan de agendacommissie om de planning in te vullen maar ook om deze te bewaken.

Hetzelfde geldt met betrekking tot andere organisaties waar de gemeente mogelijk in vertegenwoordigd is (stichtingen, vennootschappen). Ook deze vergadercycli kunnen voor een agendacommissie aanleiding zijn om deze te agenderen voor een raads- of commissievergadering, zodat er informatie uitgewisseld kan worden tussen de vertegenwoordiger van de gemeente en de raad.

De commissie stelt de agenda's van de raadscommissies en de raad voorlopig vast. De definitieve vaststelling van de agenda van de raadscommissies en de raad geschiedt bij de aanvang van de betreffende vergadering.

Ingevolge artikel 17 van de wet vergadert de raad zo vaak hij daartoe heeft besloten en voorts indien de burgemeester het nodig oordeelt of indien ten minste een vijfde van het aantal leden van de raad schriftelijk met opgave van redenen daarom vraagt. De voorzitter pleegt in het bepalen van een andere dag en ander aanvangsuur zoveel mogelijk overleg met de agendacommissie. Op deze wijze houdt de agendacommissie ook bij vergaderingen die niet op het gebruikelijke tijdstip plaatsvinden, invloed op de datum, het tijdstip en de plaats van de vergadering. Het wijzigen van het aanvangsuur is van gemeenschappelijk belang, omdat het merendeel van de raadsleden het raadslidmaatschap combineert met een andere (on)betaalde functie.

Toevoeging griffie:

Aan het eerste lid is een specifiek aantal commissievoorzitters toegevoegd. Tevens is het begrip plaatsvervangend voorzitters verwijderd. De commissievoorzitters, tevens de leden van de agendacommissie, zijn in gezamenlijkheid binnen de agendacommissie verantwoordelijk voor de planning en voorbereiding van de werkzaamheden van raadscommissies en gemeenteraad. Voor iedere raadscyclus wijst de agendacommissie uit haar midden de commissievoorzitters, en eventuele plaatsvervangers aan om de commissievergaderingen van de komende raadscyclus voor te zitten.

Het tweede lid is ontleent aan artikel 82 van de wet bepaalde evenwichtige vertegenwoordiging, en verwijst naar de a-politieke plannings- en procesrol van de agendacommissie om te benadrukken dat het voor het functioneren van de agendacommissie van belang is dat de leden van de agendacommissie in hun werkzaamheden in staat zijn particulier politiek belang van de fractie te scheiden van het collectieve bestuurlijke belang van een ordentelijke organisatie en planning van het vergaderproces van de raadscommissies en gemeenteraad.

Het derde lid legt vast dat de kaders waarbinnen de agendacommissie haar werkzaamheden uitoefent afzonderlijk door de raad worden uitgewerkt en vastgelegd.

Het vierde lid legt aanwezigheid en adviserende rol van de griffie vast; om deze rol in te vullen kunnen griffier en andere op de griffie werkzame ambtenaren, aanwezig zijn bij de vergaderingen van de agendacommissie. Het vijfde lid regelt aanwezigheid en rol voorzitter van de raad. In het zesde lid wordt de mogelijkheid van de agendacommissie geregeld om derden uit te nodigen voor zijn vergadering.

De openbaarheid van de vergaderingen van de agendacommissie (zevende lid) volgt uit het feit dat met deze verordening de agendacommissie als commissie zoals beschreven in artikel 84 van de wet wordt beschouwd. Voor dit type commissies geldt openbaarheid.

In het achtste lid worden de taken en bevoegdheden van de agendacommissie nader uitgewerkt.

De toegevoegde taken, het vaststellen van de langetermijnagenda (sub a), classificeren van onderwerpen naar bestuurlijk belang en gewicht (sub b) en het opstellen van een procesvoorstel voor commissievergaderingen (sub h) moeten in samenhang zorgen voor een betrouwbaardere planning van de raad voor zowel de langetermijnplanning van de raad en het verloop van de maandelijkse vergadercyclus van de raadscommissies en gemeenteraad. De classificatie van de relatieve bestuurlijke zwaarte (bijvoorbeeld uitgedrukt in A-, B- of C-dossiers) kan in de maandelijkse vergadercyclus doorwerken door met het procesvoorstel aan de raadscommissie ook een indicatie van de maximale bespreektijd van dit onderwerp in de commissie voor te stellen, en aanvullende maatregelen te treffen om de bespreking conform planning te laten verlopen (bijvoorbeeld het hanteren van spreektijden per fractie).

De taak tot het laten aansluiten van de raad bij onderwerpen of thema’s waar de raad een beleidsvormende rol wil invullen (sub c) is bedoeld voor zware bestuurlijke dossiers (zgn. ‘A-dossiers’). Nadere uitwerking hoe deze taak precies wordt ingevuld is passend in de in het derde lid vastgelegde kader dat door de raad wordt vastgelegd voor de werkzaamheden van de agendacommissie.

In het negende lid is opgenomen dat de agendacommissie in aanvulling op reeds vastgestelde vergaderingen van de raadscommissies ook aanvullende vergaderingen kan uitschrijven. In de eerdere verordening kon een extra vergadering van de raadscommissie technisch gezien worden afgedwongen door een vijfde deel van de in de raad vertegenwoordigde fracties. Er is nog altijd een agenderingsrecht voor onderwerpen opgenomen in deze verordening, in artikel 17. De afweging of hier een extra vergadering voor nodig is wordt met de bepaling in dit lid bij de agendacommissie gehouden.

Artikel 8. Onderzoek van geloofsbrieven en beëdiging

Met de geloofsbrief geeft de voorzitter van het centraal stembureau aan de benoemde kennis van zijn benoeming (artikel V 1 van de Kieswet). Voor dit benoemingsbesluit is bij ministeriële regeling een model vastgesteld. De benoemde meldt schriftelijk aan de raad of hij de benoeming aanneemt (artikel V 2 van de Kieswet). Tegelijk met de mededeling dat hij zijn benoeming aanneemt legt hij aan de raad stukken over waaruit blijkt dat de benoemde voldoet aan de eisen om als lid van de raad toegelaten te worden. Dit omvat de volgende stukken: een ondertekende verklaring met de openbare betrekkingen die hij bekleedt, een uittreksel uit de basisregistratie personen met zijn woonplaats, geboorteplaats en -datum en (indien niet-Nederlander) stukken waaruit blijkt dat hij voldoet aan de vereisten van artikel 10, tweede lid, van de wet (artikel V 3 van de Kieswet). Het onderzoek van de geloofsbrieven en de beslissing over de toelating moeten in een openbare vergadering gebeuren. Bij het onderzoek zal ook de gedragscode (artikel 15, derde lid, van de wet) betrokken worden. In deze code zijn onder meer bepalingen opgenomen over al dan niet toegestane nevenfuncties. De commissie die de geloofsbrieven onderzoekt brengt verslag uit. Dit kan zowel mondeling als schriftelijk.

Ingevolge artikel V 4 van de Kieswet beslist de raad over de toelating van zijn leden. Daarbij is er een verschil in de procedure bij de samenstelling van een nieuwe raad of bij de vervulling van een tussentijdse vacature. Na de raadsverkiezingen beslist de raad in oude samenstelling in zijn laatste vergadering over de toelating van de nieuw gekozen leden. Met ingang van 00:00 uur de volgende dag treedt de nieuwe raad aan (artikel 18 van de wet en artikel C 4, tweede lid, van de Kieswet).

Eerste en tweede lid

De formulering van het eerste lid benadrukt dat de raad en niet de voorzitter een commissie instelt, die het zogenaamde geloofsbrievenonderzoek verricht nadat de voorzitter van het centraal stembureau nieuwe leden heeft benoemd.

Derde lid

Het onderzoek van het proces-verbaal (onderzoek naar het verloop van de verkiezing of de vaststelling van de uitslag) gebeurt door de oude raad vlak voor de eerste samenkomst van de nieuwe raad na de gemeenteraadsverkiezingen. Het onderzoek van het proces-verbaal strekt zich niet uit tot de geldigheid van de kandidatenlijsten.

Het derde lid ziet op de specifieke taak die de raad heeft na de raadsverkiezingen. Na de gemeenteraadsverkiezingen heeft de commissie voor het geloofsbrievenonderzoek een extra taak, zij adviseert de raad ook over het verloop van de verkiezingen (of dit op wettige wijze is gebeurd) en het vaststellen van de uitslag (of deze juist is vastgesteld). Zij doet dit op basis van het proces-verbaal van het centraal stembureau. De raad dient op basis van dit advies een besluit te nemen over het verloop van de verkiezingen en de vaststelling van de uitslag. Dit besluit is van belang omdat de raad de bevoegdheid heeft om te besluiten tot het hertellen van de stemmen en zelfs de bevoegdheid om te besluiten tot een herstemming, beide eventueel in een deel van de gemeente bij een aantal specifieke stembureaus. Het proces-verbaal vormt de aanleiding tot een besluit tot hertelling of herstemming. Dit dient concrete aanwijzingen te bevatten waarop de raad een dergelijk besluit kan baseren. Op 28 februari 2014 heeft de minister van BZK een circulaire uitgebracht waarin toegelicht wordt wanneer de raad gebruik kan maken van deze bevoegdheid (Gemeenteraadverkiezingen: hertellingen, kenmerk 2014-0000116196, 28 februari 2014, Ministerie van BZK. Zie: https://vng.nl/files/vng/publicatie_bijlagen/2014/20140319-hertelling-gemraadsverk-bzk2014-0000116196.pdf). Deze circulaire was ook bij de raadsverkiezingen in 2018 en 2022 van toepassing. In deze circulaire wordt onder meer uiteengezet wanneer de raad tot hertelling kan besluiten. Het ligt niet voor de hand dat besloten wordt tot een hertelling waarvan tevoren duidelijk is dat deze niet tot een andere samenstelling in de raad kan leiden. Ook een verschil in zetels tussen de voorlopige uitslag en de definitieve uitslag is geen reden om over te gaan tot hertelling.

Vierde en vijfde lid

Na een raadsverkiezing kunnen de toegelaten raadsleden op de eerste vergadering van de raad in nieuwe samenstelling als bedoeld in artikel 18 van de wet de eed of verklaring en belofte afleggen. De voorzitter zal hen hiervoor oproepen (vierde lid).

Bij tussentijdse vacaturevervulling kan de eed of verklaring en belofte aansluitend aan de beslissing van de raad over de toelating van het betrokken raadslid plaatsvinden (vijfde lid). De tekst van de eed of verklaring en belofte die een raadslid bij het aanvaarden van het raadslidmaatschap moet afleggen, is in artikel 14 van de wet vastgelegd.

Artikel 9. Benoeming wethouders

Artikel 9 geeft invulling aan een leemte in de wet. Uit de Kieswet vloeit het geloofsbrievenonderzoek van raadsleden voort. Aangezien de wethouder geen gekozen volksvertegenwoordiger is, is hierover niets in de Kieswet geregeld. De wet geeft wel aan welke formele eisen gesteld worden aan een wethouder maar niet op welk moment deze getoetst worden.

Het ligt voor de hand om voor het benoemen van wethouders ook een commissie voor het onderzoek naar de geloofsbrieven in te stellen (eerste lid). De formele eisen voor het wethouderschap zijn grotendeels vergelijkbaar met de vereisten voor het raadlidmaatschap (artikelen 36a, 36b, 41b en 41c van de wet). Voor wethouders is er de aanvullende verplichting om een verklaring omtrent het gedrag (hierna: VOG) te kunnen overleggen (artikel 36a, tweede lid, van de wet). De VOG kent een screeningsprofiel voor politieke ambtsdragers.

Bij de benoeming van een wethouder kan er een integriteitstoets plaatsvinden. De gedragscode integriteit speelt hierbij een rol (zie Model Gedragscode Integriteit volksvertegenwoordigers in gemeenten, provincies en waterschappen 2015). Na het onderzoek, bedoeld in het tweede lid, brengt de commissie advies uit aan de raad over de benoeming tot wethouder (derde lid).

De kandidaat-wethouders kunnen in opdracht van de burgemeester voor aanvang van iedere ambtstermijn aan een integriteitstoets worden onderworpen. De burgemeester krijgt zicht op de volledige rapportage van de risicoanalyse. Zo heeft hij een goed beeld van de kandidaat en kan hij met de kandidaat een gesprek voeren over de uitkomsten. De burgemeester kan ten aanzien van de risicoanalyse en de conclusies geheimhouding opleggen aan de raad. Met de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur (artikel 87 van de wet) is de burgemeester hiertoe expliciet bevoegd gemaakt (vierde lid).

Artikel 9 is ook van toepassing als er geen wethouder van buiten maar uit de raad wordt benoemd. De incompatibiliteiten en nevenfuncties dienen dan immers opnieuw beoordeeld te worden. Een raadslid dat benoemd wordt tot wethouder mag raadslid blijven totdat de geloofsbrieven van zijn opvolger zijn goedgekeurd (artikel 36b, tweede lid, van de wet).

Artikel 10. Fracties

Eerste en tweede lid

De Kieswet en de wet kennen het begrip fractie niet. In artikel 33, tweede lid, van de wet wordt wel uitgegaan van het bestaan van in de raad vertegenwoordigde groeperingen (recht op fractieondersteuning). Vanaf de aanvang van de eerste zitting van de nieuwe raad na de verkiezingen, worden de leden die op dezelfde lijst hebben gestaan als één fractie beschouwd. Is onder een lijstnummer slechts één lid verkozen, dan wordt dit lid als een afzonderlijke fractie beschouwd (eerste lid). De fractie gebruikt in de vergadering van de raad de aanduiding die zij boven de kandidatenlijst had staan. Op deze wijze is de relatie tussen de fractie in de raad en de fractie op de kandidatenlijst voor de burger duidelijk. Het kan echter voorkomen dat een fractie geen aanduiding boven de kandidatenlijst heeft staan. In een dergelijk geval deelt de fractie in de eerste vergadering de aanduiding mee (tweede lid).

Vierde lid

In de loop van een zittingsperiode kan het voorkomen dat leden de raad verlaten. In een dergelijk geval vindt er een verandering in de samenstelling van de fractie plaats. Als dit het geval is, deelt de fractie dit aan de voorzitter mede (vierde lid). Het is ook mogelijk dat een raadslid zijn lidmaatschap niet opzegt maar uit een fractie stapt. Hij kan als zelfstandige fractie verdergaan of zich aansluiten bij een bestaande fractie. Ook andere wijzigingen zijn mogelijk, bijvoorbeeld een fusie van twee fracties.

Een andere (tijdelijke) wisseling in een fractie kan het gevolg zijn van ziekte of zwangerschap van een raadslid. Voor deze gevallen is in de Kieswet een vervangingsregeling opgenomen.

Uitgangspunt van ons kiesstelsel is dat volksvertegenwoordigers op persoonlijke titel worden verkozen en benoemd. Dit uitgangspunt is gebaseerd op artikel 27 van de wet en artikel 129 van de Grondwet, waarin is bepaald dat elk bindend mandaat van een lid van de raad nietig is. De volksvertegenwoordiger handelt naar eigen overtuiging en is bij stemmingen niet gebonden aan een lastgeving. Geen andere persoon of instantie kan hem rechtens bindende instructies opleggen met betrekking tot zijn stemgedrag. Het is de individuele volksvertegenwoordiger die een mandaat van de kiezer heeft gekregen. De volksvertegenwoordiger heeft daardoor ook de mogelijkheid om tussentijds van fractie te veranderen of zelfstandig verder te gaan.

Ook de Kieswet gaat niet uit van politieke partijen. Een zetel 'hoort' dan ook niet bij een partij, maar is verbonden aan de volksvertegenwoordiger die daardoor ook de mogelijkheid heeft om tussentijds van fractie te veranderen of zelfstandig verder te gaan. Ook kan een fractie besluiten om haar naam te veranderen. Dit staat de fractie vrij om te doen. Op grond van deze bepalingen heeft de raad geen zeggenschap over wijzigingen in de samenstelling, fusies en splitsingen van fracties en de naamvoering. De raad kan hier dus geen besluit over nemen. Een mededeling aan de voorzitter van de raad is voldoende. De raad is gehouden met ingang van de eerstvolgende vergadering nadat hiervan mededeling is gedaan rekening te houden met de nieuwe situatie.

Dit betekent ook dat:

-
kandidaten die van een kandidatenlijst deel uitmaken en binnen die lijst/partij een onderlinge schriftelijke (en soms notariële) afspraak maken, bijvoorbeeld dat men onder bepaalde voorwaarden zal afzien van aanvaarding van het raadslidmaatschap, zich dienen te realiseren dat dergelijke afspraken nietig zijn vanwege strijd met de wet en de Kieswet;
-
personen die tussentijds van partij veranderen hun raadslidmaatschap niet verliezen;
-
als men uit een partij stapt en als eigen partij verder gaat, de verlatende partij geen middelen heeft om het raadslid uit de raad te weren.

Fractieafsplitsing en het ontstaan van een nieuwe fractie kan diverse praktische gevolgen hebben. Te denken valt aan: fractievergoedingen en -faciliteiten, fractievoorzitterschap dan wel vertegenwoordiging in het presidium, zo nodig andere zitplaatsen in de raadszaal, bezetting in raadscommissies en eventueel de bezetting in raadscommissies door burgerraadsleden.

Als moet worden voorzien in de vacature van een raadslid dat zich heeft afgesplitst, wordt teruggegrepen op de lijst waarop betrokkene oorspronkelijk was gekozen (artikel P 19 van de Kieswet).

Vijfde lid

De naam van de fractie dient getoetst te worden aan de afwijzingsgronden uit artikel G 3, vierde lid, van de Kieswet. Dit is een logische voorwaarde: deze toetsing vindt immers ook plaats wanneer een politieke groepering zich voor het eerst wil laten registreren. Op grond van artikel G 3, vierde lid, van de Kieswet wordt de naam van de nieuwe fractie onder meer geweigerd als deze in strijd is met de openbare orde of als deze overeenkomt met of erg lijkt op de naam van een politieke groepering die al geregistreerd is voor de Tweede Kamer- of Statenverkiezingen, én daardoor verwarring te duchten is. Voor het overige is de nieuwe fractie vrij in het kiezen van een naam.

Hoofdstuk 3. Raadscommissies

Artikel 11. Instelling raadscommissies

Het opstellen van de voorlopige agenda’s van de raadscommissies gebeurt door de agendacommissie. De toedeling van de werkzaamheden voor beide raadscommissies vindt plaats volgens de klassieke verdeling van BB-onderwerpen en OR-onderwerpen, tenzij de werkverdeling uit balans raakt. Dit betekent dat de agendacommissie streeft naar een gebalanceerde werkverdeling voor beide raadscommissies, zodat zij de ruimte heeft om een OR-onderwerp op de BB-agenda te plaatsen en andersom.

Artikel 12. Taken

De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet (hierna: wet). De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester. Wat betreft de invulling van de taken van de raadscommissies zijn ruwweg twee modellen te onderscheiden. In het eerste model is een raadscommissie vooral gericht op voorbereiding en informatievoorziening en vindt het politieke debat plaats in de raad, in het tweede vindt het politieke debat plaats in een raadscommissie en geschiedt de besluitvorming door de raad.

De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De raadscommissie kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan.

De raadscommissie bepaalt evenals de raad haar eigen agenda. Dit betekent dat niet het college, maar (de voorzitter van) de raadscommissie bepaalt of een voorstel aan de raadscommissie wordt voorgelegd alvorens het in de raad wordt besproken. In artikel 7 van de Verordening Raadswerk Gemeente De Bilt is om dit te coördineren een agendacommissie ingericht. Deze commissie is verantwoordelijk voor de inhoudelijke afstemming van raads- en commissievergaderingen. Veelal zal het echter wel zo zijn dat een onderwerp eerst in een raadscommissie wordt besproken.

Tegenwoordig komen varianten van vergaderen voor die geen vaste samenstelling hebben. Te denken valt aan vergaderingen in sessies en vergadertafel. De wettelijke bepalingen omtrent de raadscommissies zijn, ondanks het feit dat er niet gesproken kan worden van een vaste samenstelling, op deze varianten van vergaderen van toepassing. Indien vergaderingen in het teken staan van de voorbereiding van besluitvorming van de raad en het overleg met het college of de burgemeester, is er sprake van een raadscommissie. Dergelijke voorbereiding van de besluitvorming van de raad is exclusief voorbehouden aan de raadscommissies en kan niet worden opgedragen aan overige commissies. Er dient bij deze varianten van vergaderen dus rekening gehouden te worden met alle vereisten die voor een raadscommissie gelden zoals een evenwichtige vertegenwoordiging (artikel 82, derde lid, van de wet).

Artikel 13. Samenstelling commissie

De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Wel schrijft artikel 82, derde lid, van de wet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. Om dit te bereiken schrijft het eerste lid voor dat een raadscommissie bestaat uit een minimum en maximum aantal leden per fractie. De verhoudingen in de raadscommissies hoeven overigens blijkens jurisprudentie niet exact overeen te komen met de verhoudingen in de raad.

De commissieleden worden door de raad benoemd, op voordracht van de fracties (tweede lid). Dit houdt in dat het aan de fracties zelf is om te bepalen wie de betreffende fractie vertegenwoordigen in de verschillende commissies. Het is enkel mogelijk – overeenkomstig het derde lid zelfs verplicht – de benoeming van een voorgedragen lid te weigeren als het een ‘burgerlid’ betreft dat niet voldoet aan bepaalde vereisten van de wet (zie verder de toelichting op het derde lid).

Uit het derde lid volgt dat de leden van een raadscommissie geen raadslid hoeven te zijn. Wel zijn het de fracties die de leden voordragen.

Op grond van het derde lid moeten commissieleden, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12 en 13 van de wet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken en geen functie als bedoeld in artikel 13 van de wet mogen vervullen. Om te beoordelen of wordt voldaan aan de eisen van de wet ligt het voor de hand om gebruik te maken van een geloofsbrievenonderzoek. Het verdient aanbeveling dit onderzoek uit te laten voeren door de commissie die voor raadsleden en wethouders het op basis van artikel V 4 van de Kieswet verplichte geloofsbrievenonderzoek uitvoert. De vereisten die onderzocht moeten worden zijn immers gelijk. Dit onderzoek (alleen naar de niet-raadsleden) gaat vooraf aan het raadsbesluit waarmee de commissieleden benoemd worden.

Artikel 14. Commissievoorzitters

De raad benoemt de commissievoorzitters (eerste lid). Op grond van artikel 82, vierde lid, van de wet kan enkel een raadslid als voorzitter van een raadscommissie benoemd worden. Een voorstel van de regering om dit vereiste op te heffen is in 2014 in de Tweede Kamer gesneuveld.

Toevoeging griffie:

Het tweede lid is toegevoegd om expliciet te maken dat er geen vaste commissievoorzitter is voor de raadscommissies. De benoemde commissievoorzitters wijzen per maandelijkse vergadercyclus een voorzitter en plaatsvervanger aan voor de aankomende raadscyclus. Over de planning en vaststellen van vergaderingen voeren zij overleg binnen de agendacommissie.

Het derde lid expliciteert de procesrol van de commissievoorzitter op basis van de vastgestelde agenda en vastgesteld proces. Dit biedt de commissievoorzitter om de kwaliteit en voortgang van de vergadering zoals deze is voorzien en gepland door de agendacommissie door te laten werken in de vergadering.

Artikel 15. Zittingsduur en vacatures

De zittingsperiode van de leden en de voorzitter is even lang als de zittingsperiode van raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan.

Het lidmaatschap van een raadscommissie eindigt eveneens van rechtswege, indien een lid niet meer voldoet aan de in artikel 12, derde lid, gestelde eisen (tweede lid) en indien een lid is benoemd op voordracht van een fractie die niet meer vertegenwoordigd is in de raad (zevende lid).

De raad kan een lid van een raadscommissie op voorstel van de fractie die het lid heeft voorgedragen ontslaan (derde lid). Deze situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie. De ontstane nieuwe fractie heeft dan overigens op grond van het eerste lid recht op een eigen lid.

Artikel 17. Agenderingsverzoeken

Toevoeging griffie:

Artikel toegevoegd om ook over onderwerpen, niet zijnde raads- of initiatiefvoorstellen invulling te geven aan de taken van de raadscommissie zoals uitgewerkt in de taken van de raadscommissies in artikel 12 van deze verordening. In de modelverordening van de VNG kon dit worden afgedwongen door met twee fracties een extra vergadering te verzoeken.

Hoewel er een belang is voor de raadscommissie en de fracties die erin vertegenwoordigd zijn om breed onderwerpen te agenderen, kan met artikel 17 van deze verordening dit recht om onderwerpen te bespreken ingebed worden in een ordentelijk proces.

In het eerste lid is opgenomen dat onderwerpen niet in aanmerking komen als bespreking, volgens de langetermijnagenda van de raad, reeds in de komende drie maanden is voorzien. De overweging hier is dat hetgeen men wenst te bespreken in dit geval betrokken kan worden bij het voorstel dat tegen die tijd besproken wordt. Tevens is een drempel voor het aandragen voor onderwerpen opgenomen. Deze is parallel aan het bepaalde in artikel 17, tweede lid van de wet gedefinieerd. Met deze drempel kan een minderheid van de raad onderwerpen agenderen voor bespreking in de raadscommissies, maar wordt tevens voorkomen dat een meerderheid het agenderingsrecht van de minderheid frustreert.

In het tweede lid tot en met het vijfde lid wordt het agenderingsproces nader uitgewerkt, waarbij moet worden aangetekend dat de agendacommissie onderwerpen die aan de procedurele eisen altijd dient te agenderen.

Het zesde lid regelt dat ingekomen stukken die door de raad worden doorgezonden voor bespreking in de commissie ook volgens het bepaalde in dit artikel moet worden geagendeerd. De initiatiefnemer om de brief voor bespreking in de commissie voor te dragen is verantwoordelijk voor tijdige aanlevering van het agenderingsverzoek bij de agendacommissie.

In het zevende lid wordt expliciet opgenomen dat de raadscommissie kan adviseren aan de raad om een onderwerp in een afzonderlijk agendapunt in de eerstvolgende raad te bespreken. Dit kan zijn als fracties gevolg willen geven aan de commissiebespreking met een motie, of omdat nadere verantwoording aan de raad door het college van B&W door de raadscommissie nodig wordt geacht.

Artikel 18. Spreekrecht inwoners en belanghebbenden

Het geven van spreekrecht aan burgers is een manier om burgers meer te betrekken bij de besluitvorming van de raad. Doordat de raadsvergadering het sluitstuk is van het besluitvormingsproces dat lang daarvoor is begonnen (ambtelijke organisatie, college, commissies) is ervoor gekozen het spreekrecht op binnen de Verordening op de raadscommissies De Bilt 2023 op te nemen binnen de raadscommissies.

In die fase zijn de fracties nog bezig hun mening te vormen. Een inspreekmogelijkheid tijdens de raadsvergadering is doorgaans minder effectief (‘schijnspreekrecht’).

Het spreekrecht geldt alleen voor onderwerpen die op de agenda van de commissie staan (eerste lid).

In veel gemeenten is er een mogelijkheid voor een burgerinitiatief. Burgers hebben daarmee het instrument van een initiatief om onderwerpen op de agenda te plaatsen. Onderwerpen die burgers belangrijk vinden kunnen op deze manier geagendeerd worden.

De burgers die wensen in te spreken kunnen zich binnen een ‘redelijke termijn’ voor de vergadering melden bij de commissiegriffier. Procedureel is het handig om als ‘redelijke termijn’ circa 48 uur aan te houden.

Toelichting griffie:

In het derde lid is gekozen voor een maximale spreektermijn voor insprekers van drie minuten. Over het stellen van aanvullende vragen vanuit de raadscommissie is geen expliciete bepaling opgenomen, maar de commissievoorzitter kan hier in zijn procesvoorstel een nader voorstel voor doen.

Met het vierde lid wordt geregeld dat alle aangemelde insprekers voor een commissievergadering in een afzonderlijk agendapunt als eerst het woord krijgen over een bepaald onderwerp. Dit zorgt voor inwoners en belanghebbenden die komen inspreken voor duidelijkheid. Zij weten dat ze direct bij aanvang van de vergadering aan bod komen, en niet de bespreking van andere onderwerpen hoeven af te wachten. Door de inspraak te bundelen houdt de commissievoorzitter bovendien beter overzicht over de voortgang van de vergadering en kan in de gaten worden gehouden dat de inspraak binnen de geplande tijd wordt afgerond zodat de inhoudelijke bespreking van onderwerpen na afronding van de inspraak ook volgens planning kan verlopen.

Artikel 19. Oproep, agenda en procesvoorstel

Het eerste lid stelt verplicht dat de commissievoorzitter een vastgesteld aantal dagen vóór een vergadering de leden van zijn raadscommissie een schriftelijke oproep, waarin de vergadering wordt aangekondigd, en de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken stuurt (eerste lid). Uiteraard is het mogelijk, indien de raad dit wenst de oproep en stukken niet per post maar elektronisch te versturen. De oproep vermeldt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.

In het eerste lid gaat het om een voorlopige agenda. In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim voor de commissievergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteiten. In een dergelijke situatie kan de commissievoorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken rondsturen (tweede lid).

Als omtrent stukken geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage (derde lid juncto artikel 20, derde lid). Van geheimhouding wordt melding gemaakt op de stukken.

Uiteindelijk bepaalt een raadscommissie zijn eigen agenda. De agenderende rol van een raadscommissie komt tot uitdrukking in het vijfde lid. Het opstellen van de voorlopige agenda gebeurt door de agendacommissie. De instelling en taken van deze commissie zijn geregeld in de Verordening Raadswerk Gemeente De Bilt.

Toevoeging griffie:

Aan het eerste lid is het procesvoorstel toegevoegd dat de commissievoorzitter met de uitnodiging verstuurd.

In het tweede lid staat uitgewerkt waar het de voorlopige agenda en mee te zenden procesvoorstel uit kan bestaan. Insteek van het procesvoorstel is dat de onderwerpen die op de agenda staan, inclusief eventuele inspraak, plaats kan vinden volgens de planning zoals deze is gemaakt door de agendacommissie. Dit zodat de raadscommissievergaderingen een voorspelbaar verloop hebben waar een kwalitatieve, maar ook efficiënte bespreking mogelijk wordt gemaakt. Daarbij heeft de agendacommissie per onderwerp een inschatting gemaakt over de tijd die, gegeven de bestuurlijke zwaarte van het stuk (uitgedrukt in de classificatie van de agendacommissie zoals beschreven in artikel 7), nodig is om het onderwerp op een goede manier te bespreken.

Om tot een ordelijk en voorspelbaar verloop te komen is er in het procesvoorstel ruimte om het proces zodanig in te richten om dat te borgen.

Het vierde lid regelt de publicatie van agendastukken waarop geheimhouding rust.

Artikel 20. Ter inzage leggen van stukken

Stukken worden doorgaans op elektronische wijze aangeboden (tweede lid). Dit gaat bijvoorbeeld via een digitaal raadsinformatiesysteem of door plaatsing op de gemeentesite.

De griffier vervult de secretariaatsfunctie ten dienste van de raad. Daarom worden stukken die betrekking hebben op de agenda en de voorstellen van de commissievergadering en die geheim moeten blijven bij hem ter inzage gelegd voor raadsleden en de commissieleden (derde lid).

Schriftelijke geheime informatie wordt geplaatst in het deel van het raadsinformatiesysteem dat alleen toegankelijk is voor de raadsleden en de commissieleden, tenzij de griffier oordeelt dat terinzagelegging fysiek bij de griffier op het gemeentehuis noodzakelijk is.

Artikel 21. Openbare kennisgeving commissievergadering

Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 82, vijfde lid, van de wet. In artikel 21 wordt vastgelegd op welke wijze commissievergaderingen worden aangekondigd. Indien de kennisgeving uitsluitend elektronisch plaatsvindt, dan dient er een grondslag te zijn. In het tweede lid wordt deze grondslag gecreëerd om ook in spoedeisende gevallen een openbare kennisgeving uit te kunnen doen gaan.

Artikel 22. Presentielijst

De presentielijst en de ondertekening door de voorzitter en de commissiegriffier zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. Daarnaast is de presentielijst van belang om de vergoedingen van de niet-raadsleden die lid zijn van de raadscommissie te kunnen vaststellen.

Artikel 23. Opening vergadering en quorum

Artikel 20 van de wet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de wet. Artikel 23 voorziet hierin. Indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is en de presentielijst heeft getekend, kan worden vergaderd (eerste lid).

Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet bereikt is, anders zou de afwezigheid van leden van een raadscommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter de datum en het tijdstip van de nieuwe vergadering bepaalt, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zitten, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen (tweede lid). Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de raadscommissie over de datum van een nieuwe vergadering.

Artikel 24. Advies; geen stemmingen

Een raadscommissie neemt geen beslissingen maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. Alleen in de raadsvergadering kunnen besluiten worden genomen. Wel kan een raadscommissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad. Ten behoeve van het debat in de raad en om recht te doen aan de mening van alle fracties, inclusief minderheidsstandpunten, worden de standpunten van alle fracties in het advies opgenomen. Het ligt voor de hand dat indien een lid het niet eens is met het fractiestandpunt, hier afzonderlijk melding van wordt gemaakt in het advies aan de raad.

Toevoeging griffie:

In artikel 24 is het proces rondom het formuleren van het advies in de conclusie van de commissievoorzitter verder uitgewerkt. In plaats van de terminologie in de modelverordening waarin staat dat de commissie ‘beslist’ over de conclusie, is in deze verordening duidelijk gemaakt dat de commissievoorzitter verantwoordelijk is voor een accurate conclusie, waarbij de commissie de ruimte heeft deze te corrigeren (derde lid).

Artikel 25. Aantal spreektermijnen en deelnemers vergadering

Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten (tweede lid). Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de raadsleden in de eerste en tweede termijn. Een verzoek van een raadslid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. Indien de raadscommissie van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan zij daartoe uitdrukkelijk besluiten (eerste lid).

Toevoeging griffie:

In artikel 25 zijn het zesde en zevende lid toegevoegd om de omgang met interrupties in de commissievergaderingen te standaardiseren en in lijn te brengen met het doel van de spreektermijnen. In de eerste (beeldvormende) termijn is ruimte voor politieke vragen over het voorstel, en worden geen interrupties toegelaten. In de tweede (oordeelsvormende) termijn worden wel interrupties toegestaan om het onderlinge gesprek en debat in de commissie mogelijk te maken.

De commissievoorzitter kan in het procesvoorstel nadere voorstellen doen voor de omgang met interrupties.

Artikel 26. Deelname aan de beraadslaging door anderen

Deze bepaling is noodzakelijk in verband met de in artikel 22 van de wet geregelde immuniteit, dat in artikel 82, vijfde lid, van de wet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van raadscommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat een raadscommissie bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen. Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders. Deze hebben op grond van artikel 21, gelezen in samenhang met artikel 82, vijfde lid, van de wet de mogelijkheid om aan de beraadslagingen deel te nemen. Op grond van dit artikel kan bijvoorbeeld de secretaris uitgenodigd worden. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering te doen.

Artikel 27. Handhaving orde en schorsing

Artikel 26 van de wet geeft aan dat de voorzitter bij raadsvergadering bevoegd is om de orde in de vergadering te handhaven. Voor de commissievergaderingen ontbreekt een dergelijke bepaling, deze is daarom in artikel 27 opgenomen. Ingevolge het eerste lid is de commissievoorzitter belast met de handhaving van de orde in de commissievergaderingen. Op basis van het vierde lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, de vergadering sluiten (derde lid). In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd (tweede lid). Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 30.

Om te bevorderen dat leden van raadscommissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de wet bovendien dat artikel 22 van de wet van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden.

Artikel 28. Voorstellen van orde

Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de raadscommissie. Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg) pauze of een voorstel over de (beperking van de) spreektijden van de leden en overige deelnemers aan de commissievergadering.

Toevoeging griffie:

Aan het eerste lid van dit artikel is toegevoegd dat ordevoorstellen die betrekking hebben op een wijziging van de voorgestelde agenda of het procesvoorstel, dat deze uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de vergadering kenbaar worden gemaakt aan de commissievoorzitter. De griffie inventariseert de ordevoorstellen en maakt deze voorafgaand aan de vergadering inzichtelijk voor de commissie.

Hiermee wordt eventuele discussie over het verloop van de vergadering voorafgaand aan de vergadering gevoerd. Bovendien geeft dit de griffie en commissievoorzitter de gelegenheid het ordevoorstel tijdig te bestuderen zodat er tijdens de vergadering geen onduidelijkheid is over het verloop van de vergadering indien een ordevoorstel wordt aangenomen.

Het tweede lid regelt dat, eens het proces voor een vergadering is vastgesteld bij aanvang van de vergadering, deze niet staande de vergadering nog kan worden herzien.

Het derde lid expliciteert dat het niet mogelijk is om de vrijheid en instrumenten van individuele leden of fracties te beperken. Dit betekent dat ordevoorstellen die dit wel trachten te doen niet in stemming worden gebracht door de voorzitter. Dit geldt ook voor ordevoorstellen die gaan over het afvoeren van een onderwerp dat via een agenderingsverzoek, zoals beschreven in artikel 17, is opgenomen. Dit kan uitsluitend als de fracties die het verzoek hebben gedaan hier zelf om toe verzoeken.

Het vierde lid verhoogt de drempel om de orde van de vergadering zoals hij via de voorgestelde agenda en het procesvoorstel door de voorzitter is gedaan, of om staande de vergadering aan te passen. Dit borgt dat de vergadering zoals vooraf gepland verloopt. Daar waar staand een vergadering een impasse is over de toepassing van het reglement kan op voorstel van de voorzitter een ordevoorstel worden gedaan met een eenvoudige meerderheid. Dit is geregeld in artikel 34.

Artikel 29. Eindtijd vergaderingen

Toevoeging griffie:

De gang van zaken rondom het schorsen of beëindigen van de vergadering om 23.30 uur wordt in artikel 29 gestandaardiseerd. Alleen een lopende termijn kan worden afgerond na dit tijdstip.

Artikel 30. Toehoorders en pers

Artikel 26, eerste en tweede lid, van de wet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de wet, het derde lid voorziet hierin

Artikel 31. Geluid- en beeldregistraties

Aangezien de vergaderingen van een raadscommissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft. Wel dient rekening gehouden te worden met de privacy van insprekers of publiek. Raadsleden daarentegen hebben een publieke functie. Het is mogelijk om een aanwijzing te geven dat publiek slechts vanaf een bepaalde afstand in beeld mag worden gebracht. Ook kan een aanwijzing zijn dat burgers die inspreken niet gefilmd mogen worden, uiteraard in overleg met de insprekers. Mogelijk hebben zij geen probleem met beeldregistraties.

Artikel 33. Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde.

De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een raadscommissie moeten besluiten of geheimhouding wordt opgelegd dan wel opgeheven.

Artikel 34. Uitleg reglement commissievergaderingen

Toevoeging griffie:

Het is mogelijk dat er een situatie ontstaat waarin het reglement niet voorziet. Bij twijfel over toepassing van het reglement kan de voorzitter een ordevoorstel doen. Hierbij is, in afwijking van artikel 28, een simpele meerderheid voldoende. De drempel is hier lager om te borgen dat er geen impasse ontstaat omdat er geen ruime meerderheid bestaat over de toepassing van het reglement.

Hoofdstuk 4. Raadsvergaderingen

Artikel 35. Oproep, agenda en procesvoorstel

In artikel 19, eerste lid, van de wet is bepaald dat de burgemeester de leden van de raad schriftelijk uitnodigt voor de vergadering.

De agendacommissie bepaalt hoe de voorlopige agenda er uit ziet. Het eerste lid stelt verplicht dat de voorzitter een vastgesteld aantal dagen vóór een vergadering de leden een schriftelijke oproep, waarin de vergadering wordt aangekondigd, en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken stuurt. Uiteraard is het mogelijk, indien de raad dit wenst, de oproep en stukken per elektronische weg te versturen. De oproep vermeldt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.

In het eerste lid gaat het om een voorlopige agenda. In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim voor de vergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteiten. In een dergelijke situatie kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken rondsturen (derde lid).

Bij de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur is de mogelijkheid vervallen om individuele raadsleden te informeren. Als omtrent informatie van de raad of aan de raad verstrekte informatie op grond van hoofdstuk Va van de wet geheimhouding is opgelegd, blijft deze informatie in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier. Raadsleden kunnen deze informatie inzien (derde lid juncto artikel 36, derde lid). Van geheimhouding wordt melding gemaakt op de stukken. Indien de geheimhouding op informatie anders dan in schríftelijke vorm rust, moet de verplichting op een passende wijze kenbaar worden gemaakt (artikel 89, eerste lid, van de wet).

Het vierde lid heeft tot doel om de raad een actievere rol te geven in de opstelling van de raadsagenda. Enerzijds kunnen individuele raadsleden via hun fractievoorzitter in het presidium onderwerpen voor de agenda voordragen. Anderzijds kunnen zij echter ook bij aanvang van de raadsvergadering een voorstel doen om onderwerpen aan de agenda toe te voegen of van de agenda af te voeren. Daarmee kan het individuele raadslid in ieder geval op twee momenten invloed uitoefenen op de vaststelling van de agenda.

Toevoeging griffie:

Aan het eerste lid is het procesvoorstel toegevoegd dat de voorzitter met de uitnodiging verstuurd.

In het tweede lid staat uitgewerkt waar het de voorlopige agenda en mee te zenden procesvoorstel uit kan bestaan. Insteek van het procesvoorstel is het bevorderen van het ordentelijke en voorspelbare verloop van de raadsvergadering waar een kwalitatieve, maar ook efficiënte bespreking mogelijk wordt gemaakt.

Om tot een ordelijk en voorspelbaar verloop te komen is er in het procesvoorstel ruimte om het proces zodanig in te richten om dat te borgen.

Het vijfde lid regelt de publicatie van agendastukken waarop geheimhouding rust.

Artikel 36. Ter inzage leggen van stukken

Stukken worden op elektronische wijze aangeboden. Dit gaat via een digitaal raadsinformatiesysteem of door plaatsing op de gemeentesite.

Een stuk is een ‘document’ in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur (hierna: Wob). Een ‘document’ houdt in: een bij een bestuursorgaan berustend stuk of ander materiaal dat gegevens bevat. Onder documenten vallen niet alleen de door de overheidsorganen gecreëerde stukken of ander materiaal. Ook alle van buiten komende stukken en ander voor overheidsorganen bestemd materiaal zoals agenda’s, verslagen, (concept)adviezen, al dan niet in elektronische vorm, verkrijgen de status van ‘document’ in de zin van de Wob.

Bij de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur is de reikwijdte van de Gemeentewet uitgebreid van ‘stukken’ naar ‘informatie’ (artikel 19, tweede lid, van de wet). Verder hoeft de raad de geheimhouding niet meer te bekrachtigen (artikel 89, vierde lid, van de wet). College, burgemeester en commissies mogen voortaan zelf geheimhouding opleggen (artikel 87 van de wet).

Onder de ‘informatie’ als bedoeld in het derde lid wordt verstaan: informatie van de raad en aan de raad verstrekte informatie, waaronder de zogeheten ‘achterliggende’ stukken waarvan in raadsvoorstellen melding wordt gemaakt (ambtelijke adviezen, toelichtende nota’s, etc.) waarop geheimhouding is gelegd.

Indien het gaat om geheime of vertrouwelijke stukken, waarop voorlopige geheimhouding is opgelegd door het bestuursorgaan dat het document aanbiedt aan de raad, dient dit duidelijk op het stuk te zijn aangegeven. Ook kan worden overwogen hiervan geen kopieën te laten maken, omdat het gevaar bestaat dat vaak gekopieerde stukken toch in de openbaarheid komen. Indien de geheimhouding op informatie anders dan in schríftelijke vorm rust, moet de verplichting op een passende wijze kenbaar worden gemaakt (artikel 89, eerste lid, van de wet).

De griffier vervult de secretariaatsfunctie ten dienste van de raad. Daarom worden stukken die betrekking hebben op de agenda en de voorstellen van de raadsvergadering en die geheim moeten blijven bij hem ter inzage gelegd voor raadsleden (derde lid).

Artikel 37. Openbare kennisgeving raadsvergaderingen

Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 19, tweede lid, van de wet. In artikel 37 wordt vastgelegd op welke wijze raadsvergaderingen worden aangekondigd. Indien de kennisgeving uitsluitend elektronisch plaatsvindt, dient er een grondslag in een verordening te zijn. In het tweede lid wordt deze grondslag gecreëerd om ook in spoedeisende gevallen een openbare kennisgeving uit te kunnen doen gaan.

Artikel 39. Presentielijst

De verplichting tot het hebben van een presentielijst vloeit voort uit artikel 20 van de wet. In dit artikel wordt de procedure vastgelegd. De handtekeningen op de presentielijst zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum bereikt is. De lijst kan niet dienen om het stemquorum vast te stellen; daarvoor geldt artikel 29 van de wet.

De griffier geeft de ambtelijke ondersteuning die de raad nodig heeft. Daarom zorgt hij voor het bijhouden van de presentielijst en stelt hij samen met de voorzitter deze vast en ondertekent deze (tweede lid). Deze ondertekening dient te waarborgen dat de lijst volledig is en het quorum aanwezig was.

Artikel 41. Aantal spreektermijnen

Indien de raad van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan hij daartoe uitdrukkelijk besluiten (eerste lid). Het tweede lid benadrukt dat de voorzitter elke spreektermijn afsluit. Dit behoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de raadsleden in de eerste en tweede termijn.

Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een verzoek van een raadslid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren.

De beraadslaging over een motie vindt niet plaats in afzonderlijke termijnen, maar gelijktijdig met de beraadslaging over het betreffende, aan de orde zijnde onderwerp (artikel 29 van de wet).

Toevoeging griffie:

Het vierde lid is opnieuw geformuleerd om de bedoeling duidelijker te maken. Hiermee wordt het de indiener van amendement of motie mogelijk gemaakt om aanvullend het woord te voeren. Dit bijvoorbeeld om een aanpassing van een ingediend amendement of ingediende motie nog te kunnen doorvoeren of enkele laatste vragen te beantwoorden die pas na afsluiting van de eigen termijn zijn gesteld. De voorzitter kan dit toestaan zonder dat hier een ordevoorstel voor nodig is.

Artikel 42. Deelname aan de beraadslaging door anderen

Deze bepaling is noodzakelijk in verband met de in artikel 22 van de wet geregelde immuniteit. Het is uiteraard ook mogelijk dat de raad bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen.

De raad kan op grond van artikel 5, derde lid, bepalen dat de griffier deelneemt aan de beraadslagingen. De burgemeester en de wethouder(s) hebben het recht (het woord te voeren en) deel te nemen aan de beraadslagingen op grond van artikel 21, eerste en tweede lid, van de wet.

Artikel 43. Voorstellen van orde

Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de raad. Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg) pauze of een voorstel over de (beperking van de) spreektijden van de leden en overige deelnemers aan de commissievergadering.

Toevoeging griffie:

Aan het eerste lid van dit artikel is toegevoegd dat ordevoorstellen die betrekking hebben op een wijziging van de voorgestelde agenda of het procesvoorstel, dat deze uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de vergadering kenbaar worden gemaakt aan de voorzitter. De griffie inventariseert de ordevoorstellen en maakt deze voorafgaand aan de vergadering inzichtelijk voor de raad.

Hiermee wordt eventuele discussie over het verloop van de vergadering voorafgaand aan de vergadering gevoerd. Bovendien geeft dit de griffie en voorzitter de gelegenheid het ordevoorstel tijdig te bestuderen zodat er tijdens de vergadering geen onduidelijkheid is over het verloop van de vergadering indien een ordevoorstel wordt aangenomen.

Het tweede lid regelt dat, eens het proces voor een vergadering is vastgesteld bij aanvang van de vergadering, deze niet staande de vergadering nog kan worden herzien.

Artikel 46. Eindtijd vergaderingen

Toevoeging griffie:

De gang van zaken rondom het schorsen of beëindigen van de vergadering om 23.30 uur wordt in artikel 46 gestandaardiseerd. Alleen een lopende termijn kan worden afgerond na dit tijdstip.

Artikel 47. Stemverklaring

Stemverklaringen zullen kort moeten zijn en mogen niet het karakter krijgen van een derde termijn, als laatste reactie op de vorige spreker. De stemverklaringen worden gegeven vóór de hoofdelijke oproep van de leden dat de stemming begint.

Artikel 48. Beslissing

De voorzitter kan de beraadslaging sluiten als hij vaststelt dat een onderwerp voldoende is toegelicht, tenzij de raad anders beslist (eerste lid). De voorzitter formuleert daarna de te nemen eindbeslissing (tweede lid). Indien geen stemming wordt gevraagd, is het voorstel aangenomen op grond van artikel 32, derde lid, van de wet.

Artikel 49. Stemming; procedure hoofdelijke stemming

Indien een raadslid te kennen geeft een hoofdelijke stemming te wensen, moet de stemming plaatsvinden (eerste lid). De raad heeft niet de bevoegdheid om van deze bepaling van artikel 32 van de wet af te wijken. Vraagt niemand stemming, dan wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen (tweede lid). Wellicht ten overvloede wordt hierbij nog gewezen op artikel 209, tweede lid, van de wet, dat tot hoofdelijke stemming verplicht bij het aangaan van een verplichting voordat de begroting is goedgekeurd.

De regeling in het eerste deel van het tweede lid kan toepassing krijgen, indien de uitkomst van de stemming tevoren duidelijk is en slechts enkele raadsleden zouden tegenstemmen. Een raadslid kan zich alleen onthouden van deelname aan stemming op grond van artikel 28 van de wet. In alle andere gevallen is een raadslid verplicht stelling in te nemen en te stemmen. Stemmingen zijn in principe ook openbaar. Een volksvertegenwoordiger dient duidelijk te zijn in zijn of haar rol. Door de openbaarheid is het voor de achterban (kiezers) duidelijk hoe ze vertegenwoordigd worden.

In de Winsumuitspraak (ABRvS, 7 augustus 2002, uitspraak 200200897/1) is het hoger beroep op artikel 28 van de wet afgewezen, maar heeft de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State (hierna: Afdeling) wel geconcludeerd dat het genomen besluit in strijd is met artikel 2:4 van de Awb omdat de schijn van belangenverstrengeling onvoldoende was vermeden. Naar aanleiding van deze uitspraak zijn er vragen gerezen over de mogelijke gevolgen voor stemprocedures en de verantwoordelijkheden in gemeenteraden.

In deze uitspraak geeft de Afdeling het rechtsbeginsel neergelegd in artikel 2:4 van de Awb voorrang boven hetgeen in artikel 28 van de wet is bepaald. Over de mogelijke gevolgen van de uitspraak adviseerde de toenmalige minister van BZK het volgende: "de beslissing over stemonthouding dient voorbehouden te blijven aan het individuele raadslid; bij stemming heeft de raad geen optie dan te waarschuwen dat het te nemen besluit wel eens aanvechtbaar zou kunnen zijn in een bezwaarschriftprocedure of bij de bestuursrechter of in het kader van een spontane vernietiging door de Kroon (artikel 268 van de Gemeentewet); de raad kan in dergelijke gevallen een belangrijke rol spelen door in algemene zin te bespreken, individuele raadsleden door hun handelen de schijn van belangenverstrengeling kunnen wekken en hoe dat voorkomen kan worden (en dit bijvoorbeeld opnemen in de gedragscode); uiteraard is de gedragscode in juridische zin niet bindend, dit is tevens niet wenselijk."

Er is echter inmiddels vervolgjurisprudentie beschikbaar:

-
In ABRvS 30 juni 2010, LJN BM9710, AB 2010/310 oordeelde de Afdeling dat in het midden kon blijven of twee raadsleden een persoonlijk belang hadden bij de vaststelling van een bestemmingsplan, omdat het bestemmingsplan met de grootst mogelijke meerderheid door de raad was vastgesteld. Zelfs indien zou worden vastgesteld dat de twee raadsleden een persoonlijk belang hadden bij de planvaststelling, hebben zij geen beslissende stem in de uitkomst gehad;
-
In ABRvS 22 juni 2011, LJN BQ8863, AB 2011/261 overwoog de Afdeling dat een raadslid dat woonde en werkte op een bedrijventerrein een persoonlijk belang had bij de vaststelling van een bestemmingsplan voor dat bedrijventerrein. De Afdeling oordeelde dat in strijd was gehandeld met artikel 2:4 van de Awb omdat naar derden de schijn is gewekt dat het persoonlijke belang van invloed is geweest op de besluitvorming. Daarbij speelde een rol dat het raadslid tijdens de vergadering van de raad veelvuldig het woord heeft gevoerd en namens zijn fractie een aantal amendementen heeft ingediend en voorgelezen die in feite tot gevolg hebben dat een gunstiger woon- en leefklimaat ontstaat ter hoogte van gronden van het betreffende raadslid. De Afdeling achtte niet van belang of het raadslid daadwerkelijk het oogmerk had te bewerkstelligen een plan ten gunste van zijn leefklimaat vast te stellen. Ook indien van de goede trouw van het raadslid kan worden uitgegaan, kan de schijn van belangenverstrengeling zijn gewekt. Ook het gegeven dat het raadslid niet bij alle amendementen een doorslaggevende stem heeft gehad leidt niet een ander oordeel, omdat gelet op het feit dat het raadslid veelvuldig het woord heeft gevoerd niet kan worden gesteld dat niet de schijn is gewekt dat hij invloed heeft gehad op de besluitvorming;
-
In ABRvS 6 februari 2013, LJN BZ0796 preciseert de Afdeling haar hiervoor vermelde uitspraak van 22 juni 2011. In de zaak die tot de uitspraak van 6 februari 2013 heeft geleid ging het om een besluit van een gemeenteraad om een bestemmingsplan niet vast te stellen. Dat besluit was genomen met de kleinst mogelijke meerderheid, waarbij een raadslid die mogelijk belanghebbende in de zin van artikel 1:2 van de Awb was, tegen de vaststelling van het plan had gestemd. De Afdeling overwoog dat, in aanmerking genomen dat het hier gaat om besluitvorming door de gemeenteraad die een belangenafweging vergt waarbij politieke inzichten een belangrijke rol spelen, het in de rede ligt voor de invulling van het begrip ‘persoonlijk belang’ in artikel 2:4, tweede lid, van de Awb aansluiting te zoeken bij artikel 28, eerste lid, onder a, van de wet. Deze bepaling dient strikt te worden uitgelegd, nu daarbij het fundamentele recht van een raadslid om deel te nemen aan een stemming wordt ingeperkt. Uit artikel 2:4 van de Awb volgt dus — en de Afdeling preciseert hiermee haar (hiervoor vermelde) uitspraak van 22 juni 2011 — in het algemeen niet dat een persoon die deel uitmaakt van een democratisch gekozen bestuursorgaan zoals de gemeenteraad en die bij een besluit belanghebbende is als bedoeld in artikel 1:2, eerste lid, van de Awb, zich zou moeten onthouden van deelname aan de besluitvorming. Dit zou afbreuk doen aan de taak en de fundamentele rechten van een gekozen volksvertegenwoordiger en daarmee aan het democratisch proces.

De Afdeling heeft in haar uitspraak van 6 februari 2013 in aanvulling op het voorgaande overwogen dat er zich evenwel bijkomende omstandigheden kunnen voordoen die maken dat de behartiging van het persoonlijk belang van een raadslid zodanig aan de orde is bij het onderwerp van de besluitvorming dat hij daaraan niet behoort deel te nemen. Weliswaar kan de gemeenteraad niet verhinderen dat een lid deelneemt aan de besluitvorming en aan stemmingen, maar deelname van een lid kan er bij aanwezigheid van zo’n persoonlijk belang wel toe leiden dat de bestuursrechter tot het oordeel moet komen dat het desbetreffende besluit is genomen in strijd met artikel 2:4 van de Awb. De conclusie dat het betrokken bestuursorgaan in strijd met deze bepaling een besluit heeft genomen, kan echter pas worden getrokken wanneer aannemelijk is dat het betrokken raadslid de besluitvorming daadwerkelijk heeft beïnvloed.

Bij staking van stemmen is het bepaalde in artikel 32 van de wet van toepassing. Indien de vergadering voltallig is, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Is de vergadering niet voltallig, dan wordt het nemen van het besluit tot een volgende vergadering uitgesteld. Als ook dan de stemmen staken, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.

In gemeenten kan een elektronisch stemsysteem gebruikt worden waarbij de openbaarheid gewaarborgd wordt doordat de naam van het raadslid gekoppeld wordt aan het voor of tegen. Dit is te lezen op een scherm, de afdruk ervan wordt meegenomen in de verslaglegging. Deze manier van stemmen is mogelijk op grond van de wet.

In het vierde lid wordt ingegaan op de procedure van hoofdelijke stemming. Praktisch gezien verdient het aanbeveling de volgorde van stemmen te bepalen aan het begin van de vergadering; deze volgorde geldt dan voor de gehele vergadering.

In het vijfde lid is de term ‘uitspreken’ vervangen door de term ‘verklaren’, waarmee buiten twijfel staat dat dit artikellid ook van toepassing is op digitale stemmingen.

Artikel 50. Volgorde stemming over amendementen en moties

Voor alle duidelijkheid wordt hier een verschil in procedure aangegeven tussen een motie en een amendement. Een amendement strekt tot wijziging van een voorstel en komt daarom in stemming voorafgaand aan de stemming over dat voorstel. Een motie strekt niet tot wijziging van een voorgesteld besluit; over een motie wordt een apart besluit genomen, nadat de besluitvorming over het aanhangige voorstel is afgerond. Bij een motie over een afzonderlijk onderwerp geldt dit uiteraard niet en is het vierde lid niet van toepassing. Bovendien kan de raad besluiten af te wijken van deze stemvolgorde.

Artikel 51. Stemming over personen

Artikel 31, eerste lid, van de wet geeft aan dat de stemming over personen geheim dient te zijn. Sinds 1 februari 2016 is artikel 31 ook van toepassing op de stemming over de benoeming van een wethouder (artikel 35, eerste lid, van de Gemeentewet). Datzelfde geldt voor de stemming over het ontslag van een wethouder in het geval een motie van wantrouwen niet tot onmiddellijk aftreden leidt (artikel 49 van de Gemeentewet). Ook dat gebeurt schriftelijk en is daarmee geheim. Het is mogelijk om met elektronische stemsystemen te werken, maar de Verordening Raadswerk Gemeente De Bilt gaat vooralsnog uit van een stemming door middel van behoorlijk ingevulde stembriefjes. Een blanco stembriefje wordt niet aangemerkt als een behoorlijk ingevuld stembriefje (Kamerstukken II 1985/86, 19 403, nr. 3, blz. 86). In geval van een schriftelijke stemming wordt dan ook geen rekening gehouden met blanco stembriefjes. Een blanco of verkeerd ingevuld stembriefje telt wel mee bij de bepaling van het quorum. De raad oordeelt of een stembriefje behoorlijk is ingevuld. Wat onder een (niet) behoorlijk ingevuld stembriefje moet worden verstaan, is in de wet niet geregeld.

Bij de benoeming van wethouders is er sprake van een vrije stemming. Dat is dus anders dan bij een voordracht, waarbij de keus beperkt is tot twee of meer kandidaten.

Bij een vrije stemming is artikel 28, eerste lid, onder a, en derde lid, van de wet niet van toepassing. Daarin is bepaald dat een raadslid zich van stemming onthoudt wanneer hij “behoort tot de personen tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt". Zoals vermeld is dat bij de benoeming van wethouders niet aan de orde. Een raadslid kan op het stembriefje de naam van elke kandidaat die zijn voorkeur heeft invullen: die van de voorgestelde perso(o)n(en), of die van een ander. Dat geldt dus ook voor raadsleden die zelf genomineerd zijn; die kunnen op zichzelf stemmen als ze dat willen.

De wetgever heeft nooit de bedoeling gehad de politieke verhoudingen in de raad te beïnvloeden door middel van een verbod op het meestemmen van de kandidaat-wethouder. Los van de formeel-juridische context pleiten de volgende argumenten nog voor bovenstaande zienswijze:

-
Een democratisch gekozen vertegenwoordiger mag niet te snel het recht op stemming worden ontnomen. Stel: partij X beveelt meneer Janse en mevrouw Pieterse aan als wethouders. Als deze personen in de raad zitting hebben en niet mee mogen stemmen houdt dit in, dat de partij ineens twee stemmen in de raad minder heeft. Dat is onaanvaardbaar in het licht van de politieke verhoudingen;
-
Een aanbeveling is geen voordracht. Het spraakgebruik heeft het vaak over voordracht, maar een persoon nomineren als wethouder staat niet gelijk aan een voordracht;
-
Het is denkbaar dat een kandidaat-wethouder die voor benoeming wordt aanbevolen, uit moreel-politieke overwegingen en om iedere schijn van belangenverstrengeling te vermijden op eigen initiatief afziet van het meestemmen over de benoeming. Alhoewel het uitgangspunt is dat zeer terughoudend moet worden omgegaan met het inperken van het stemrecht van gekozen volksvertegenwoordigers, laat de wet de betrokkenen de ruimte daarin een eigen afweging te maken.

Artikel 52. Verslag en besluitenlijst

Artikel 52 regelt de verslagleggende taak van de griffier en de wijze waarop het verslag wordt vastgesteld. Het maken van een verslag is niet verplicht. In de wet wordt alleen gesproken over de verplichting een besluitenlijst openbaar te maken (artikel 23, vijfde lid, van de wet en het vijfde lid).

De griffier verleent de ambtelijke bijstand aan de raad. Daarom is de griffier aangewezen om het verslag op te stellen en deze, tezamen met de voorzitter, te ondertekenen (derde lid).

De besluitenlijst dient op zo kort mogelijke termijn te worden gepubliceerd (vierde lid). Dit kan voordat het verslag is vastgesteld aangezien de besluitenlijst 'slechts' een overzicht geeft van (alle) door de raad genomen beslissingen (dus niet alleen besluiten in de zin van de Awb maar ook bijvoorbeeld een afspraak om een werkbezoek af te leggen). Het ligt voor de hand dat het verslag en de besluitenlijst ook op de gemeentelijke website toegankelijk worden gemaakt (zevende lid).

Andere vormen van verslaglegging zijn ook mogelijk, bijvoorbeeld een (geluids)opname van de raadsvergadering met een overzicht van de sprekers, de onderwerpen – voorzien van tijdscodes – en een besluitenlijst.

Artikel 53. Ingekomen stukken

Over aan de raad gerichte inkomende stukken worden alleen voorstellen gedaan en besluiten genomen van procedurele aard, bijvoorbeeld kennisnemen, in behandeling nemen, doorsturen naar een raadscommissie of het college, etc. Inhoudelijke discussie over de stukken kan de voorzitter buiten de orde verklaren. Wanneer een ingekomen stuk leidt tot inhoudelijke discussie en besluitvorming, dient dit op de gebruikelijke wijze te worden voorbereid. De schriftelijke mededelingen van het college aan de raad komen in principe ook bij de raad binnen. De mededelingen zijn dan ook een ingekomen stuk. De raad stelt op voorstel van de griffie, de wijze van afdoening van de ingekomen stukken vast (tweede lid).

Toevoeging griffie:

In de raad vindt op geen enkele wijze beraadslaging of debat plaats over een ingekomen stuk (derde lid).

Een voorstel voor aanpassing van de wijze van afdoening van ingekomen stukken moet 48 uur voorafgaand aan de vergadering via de griffier kenbaar worden gemaakt (vierde lid). Op deze manier zijn raadsleden in de gelegenheid zich te beraden over dit voorstel. Een voorstel voor aanpassing van afdoeningswijze vereist een eenvoudige meerderheid.

Artikel 54. Toehoorders en pers

De in artikel 54 aangegeven bepalingen worden wat betreft het handhaven van de orde aangevuld door artikel 26 van de wet. De voorzitter heeft de bevoegdheid om toehoorders die de orde verstoren te doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toegang te ontzeggen.

Artikel 55. Geluid- en beeldregistraties

Aangezien de vergaderingen van de raad in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft. Wel dient rekening gehouden te worden met de privacy van insprekers of publiek. Raadsleden daarentegen hebben een publieke functie. Het is mogelijk om een aanwijzing te geven dat publiek slechts vanaf een bepaalde afstand in beeld mag worden gebracht. Ook kan een aanwijzing zijn dat burgers die inspreken niet gefilmd mogen worden, uiteraard in overleg met de insprekers. Mogelijk hebben zij geen probleem met beeldregistraties.

Artikel 56. Toepassing reglement op besloten raadsvergaderingen

Artikel 56 bepaalt dat de bepalingen van de Verordening Raadswerk Gemeente De Bilt van overeenkomstige toepassing zijn op een raadsvergadering achter gesloten deuren. Hierbij kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het recht van amendement, het recht van motie en het maken van het verslag.

De bepalingen van de Verordening Raadswerk Gemeente De Bilt zijn echter niet van toepassing, voor zover het toepassen van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal de raad moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in de artikelen 23, vierde lid van de wet wordt opgeheven.

In artikel 23 van de wet zijn procedurevoorschriften opgenomen voor 'het sluiten van de deuren', de wijze waarop een vergadering een besloten vergadering wordt.

Artikel 57. Vragenhalfuur

Deze bepaling vormt een invulling van artikel 155, eerste lid, van de wet met betrekking tot het vragenrecht.

Bewust is er gekozen voor een algemene regeling van het vragenhalfuur. Veelal fungeert de rondvraag in de raadsvergadering als een mogelijkheid tot het stellen van vragen. In een dualistisch stelsel is het echter niet meer vanzelfsprekend dat de ter zake kundige wethouder aanwezig is. Om die reden en omdat het de herkenbaarheid van de controlerende taak van de raad ten goede komt, kan hiervoor een aparte gelegenheid gecreëerd worden. De drempel om vragen te stellen wordt verlaagd en de media-aandacht voor de lokale politiek kan worden vergroot. In het vragenhalfuur krijgt de raad de mogelijkheid over vooraf ingebrachte onderwerpen (leden van) het college aan de tand te voelen.

Het karakter van het vragenhalfuur verschilt dan ook van het recht van interpellatie. Het recht van interpellatie heeft als instrument een zwaarder politiek karakter. Leden van de raad kunnen aan het college inlichtingen vragen over het door hem gevoerde bestuur, voor zover dat niet bij geagendeerde onderwerpen aan de orde komt.

Raadsleden vragen daarmee leden van het college zich te verantwoorden voor het door hen gevoerde bestuur. Het vragenhalfuur kan bijvoorbeeld voorafgaand aan de raadsvergadering worden gehouden.

Wel is het voor de herkenbaarheid voor de burgers raadzaam om het vragenhalfuur op een vast tijdstip te houden.

In het tweede lid is een aanmeldingstermijn voor vragen opgenomen vanwege het feit dat de wethouders moeten worden uitgenodigd om antwoord te kunnen geven op de vragen van de raadsleden.

Artikel 58. Voorstel afkomstig van het college

Artikel 58 heeft betrekking op het agenderingsrecht van de raad. De raad is de enige die een voorstel voor een verordening of een ander voorstel dat het college heeft voorbereid kan agenderen. Als het college het voorstel heeft voorbereid, betekent dit niet dat het college het door hen voorbereide voorstel kan intrekken indien het college van oordeel is dat verdere behandeling van het voorstel niet wenselijk is (bijvoorbeeld omdat zij een voorstel willen wijzigen). De raad moet hier toestemming voor geven (eerste lid).

Indien de raad van oordeel is dat een voorstel voor een verordening of een ander voorstel niet voldoende is voorbereid, kan de raad het voorstel voor een verordening of een ander voorstel op grond van het tweede lid nogmaals voor advies aan het college zenden. De raad kan het college bijvoorbeeld verzoeken het voorstel voor een verordening of ander voorstel nader te onderbouwen. De raad bepaalt echter wanneer het voorstel voor een verordening of ander voorstel, dat door het college verder voorbereid is, opnieuw wordt behandeld. De raad kan dit in dezelfde raadsvergadering regelen, maar de raad kan dit ook aan de agendacommissie overlaten.

Artikel 59. Amendementen en subamendementen

Elk lid van de raad kan wijzigingen op het voorstel van het college of op initiatiefvoorstellen indienen ter behandeling in de raad, de zogenaamde amendementen. Wanneer een amendement is ingediend, kan dit voor een ander raadslid aanleiding zijn, op dit amendement nog weer een wijziging voor te stellen, het subamendement. Een (sub)amendement kan ingediend worden op een voorgesteld besluit, dat aanhangig is. De beraadslaging over het (sub)amendement vindt plaats in ten hoogste twee termijnen. Indien (in uitzonderlijke situaties) een ingediend amendement verdere beraadslaging noodzakelijk maakt, kan de raad besluiten tot een derde termijn.

Het recht van amendement is neergelegd in artikel 147b van de wet. Dit artikel verplicht de raad nadere regels te stellen. Deze nadere regels staan in artikel 59. Op basis van artikel 147b, tweede lid, juncto artikel 147a, tweede lid, van de wet is de raad verplicht een amendement te behandelen, overeenkomstig de door de raad vastgestelde regels. Uit de bewoordingen van artikel 147b, tweede lid, van de wet blijkt dat het recht om amendementen in te dienen aan elk individueel raadslid toekomt; drempelsteun is derhalve niet vereist (MvT, Kamerstukken II 2000/01, 27751, 3, p. 109).

Het is praktisch dat een raadslid aanwezig is voor de behandeling van zijn (sub)amendement. Dit omdat doorgaans een (sub)amendement toegelicht wordt door de indiener. Daarom is bepaald dat er alleen wordt beraadslaagd over amendementen en subamendementen die ingediend zijn door raadsleden die de presentielijst getekend hebben (tweede lid).

Toevoeging griffie:

In het tweede lid is geregeld dat een amendement slechts ingediend kan worden door iemand die aan heeft gegeven gebruik te willen maken van een spreektermijn. Noodzakelijke voorwaarde voor het gebruik maken van de spreektermijn is dat de indiener nog beschikt over spreektijd.

Om een digitale verspreiding van het ingediende amendement mogelijk te maken is het verplicht een digitaal afschrift van het ingediende amendement aan de griffie beschikbaar te stellen (derde lid).

Artikel 60. Moties

In artikel 1 is de definitie van het begrip ‘motie’ gegeven. Een ‘motie’ is een voorstel tot het doen van een uitspraak. Het kan gaan om het uitspreken van een wens (van inhoudelijke, politieke of procedurele aard), het uitspreken van instemming dan wel afkeuring over bepaalde ontwikkelingen of om het doen van een verzoek. Een motie betreft dus niet een concreet besluit dat op rechtsgevolg is gericht; een motie heeft geen juridische, maar een politieke betekenis. Daarom is het college formeel niet aan een motie gebonden of tot uitvoering ervan verplicht. Wel kan het naast zich neerleggen van een motie door het college leiden tot een vertrouwensbreuk tussen raad en college en hieruit kan het college dan zijn consequentie trekken.

Voor wat betreft de besluitvormingsprocedure omtrent een motie wordt opgemerkt dat over een motie een apart besluit wordt genomen. Voor de beraadslaging over een motie over een aanhangig onderwerp geldt dat deze niet plaatsvindt in afzonderlijke termijnen, maar gelijktijdig met de beraadslaging over het onderwerp waarop de motie betrekking heeft (tweede lid).

Een besluit over een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp vindt aan het einde van de vergadering plaats (derde lid). Dergelijke moties benaderen de in artikel 60 geregelde initiatiefvoorstellen. Dualisering veronderstelt versterking van de vertegenwoordigende en controlerende functie van de raadsleden. Hiervoor dienen ook individuele raadsleden en kleine fracties te beschikken over adequate instrumenten. Dat wil zeggen dat het voor een effectief gebruik van deze instrumenten wenselijk is dat ook het individuele raadslid zonder belemmeringen toegang tot het gebruik daarvan heeft. De mogelijkheid om zonder drempelsteun een motie in te dienen staat dan ook ten dienste van een effectieve uitoefening van de inkadering en controle door de raad.

In de wet wordt één specifieke motie uitgewerkt, namelijk in artikel 49. Dit betreft de “motie van wantrouwen” waarbij de raad uitspreekt het vertrouwen in een wethouder te hebben verloren. Het is een wethouder niet toegestaan om na een aangenomen motie van wantrouwen aan te blijven. Indien hij zelf niet opstapt, dient de raad actie te ondernemen.

Toevoeging griffie:

Om een digitale verspreiding van het ingediende amendement mogelijk te maken is het verplicht een digitaal afschrift van het ingediende amendement aan de griffie beschikbaar te stellen (derde lid).

Artikel 61. Initiatiefvoorstel

Het is de taak van het college aan de raad de nodige voorstellen te doen, maar de raadsleden kunnen ook zelf een voorstel voor een verordening of beslissing ter behandeling bij de raad indienen. Hiervoor is het recht van initiatief toegekend.

In artikel 147a, eerste lid, van de wet is dit uitgewerkt. Hier is bepaald dat een lid van de raad een initiatiefvoorstel kan indienen; met deze formulering wordt tot uitdrukking gebracht dat dit recht aan elk individueel raadslid toekomt, drempelsteun is dus niet vereist (MvT, Kamerstukken II 2000/01, 27751, 3, p. 109).

Het tweede en derde lid van artikel 147a van de wet bepalen dat de raad regelt op welke wijze een initiatiefvoorstel voor een verordening of beslissing wordt ingediend en behandeld.

Algemeen uitgangspunt is dat dualisering de versterking van de vertegenwoordigende en controlerende functie van de raadsleden inhoudt. Hiervoor dienen ook individuele raadsleden en kleine fracties te beschikken over adequate instrumenten. Voor een effectief gebruik van deze instrumenten is het wenselijk dat ook het individuele raadslid zonder belemmeringen toegang tot het gebruik

daarvan heeft. Het ontbreken van de eis van drempelsteun bij het recht van initiatief staat ten dienste van een effectieve uitoefening van de inkadering en controle door de raad. Ook kleine fracties en individuele raadsleden worden zo in staat gesteld actief deel te nemen aan de controlerende, vertegenwoordigende en budgettaire functie.

De wet maakt onderscheid tussen initiatiefvoorstellen voor verordeningen en overige initiatiefvoorstellen. Ieder raadslid kan een initiatiefvoorstel voor een verordening indienen. Een dergelijk voorstel moet aanhangig worden gemaakt door het schriftelijk en ondertekend aan de voorzitter te zenden (eerste lid). De verdere wijze van behandeling moet de raad zelf regelen. De raad moet ook regelen op welke wijze en onder welke voorwaarden overige initiatiefvoorstellen (voorstellen die betrekking hebben op iets anders dan een verordening) in behandeling worden genomen. Ook dit initiatiefrecht komt toe aan individuele raadsleden, hetgeen inhoudt dat geen drempels mogen worden opgeworpen.

In het tweede lid is een termijn gesteld van drie weken om het college in de gelegenheid te stellen zijn wensen en bedenkingen ter kennis van de raad te brengen.

In het vierde lid van artikel 147a van de wet is sinds 1 februari 2016 bepaald dat het college de gelegenheid moet krijgen om wensen en bedenkingen naar voren te brengen. Het college moet immers de besluiten van de raad uitvoeren (artikel 160, eerste lid, onder b, van de wet). Deze zgn. voorhangregeling is uitgewerkt in het tweede lid van dit artikel. Het is in eerste instantie aan de indiener om te beslissen wat hij met die inbreng doet en uiteindelijk beslist de raad over het al dan niet gewijzigde voorstel (MvT, Kamerstukken II 2012/13, 33691, 3, p. 2-3).

Toevoeging griffie:

In de modelverordening werd agendering van een initiatiefvoorstellen direct in de raadsvergadering voorzien. In deze verordening is de behandeling van een initiatiefvoorstel gelijkgetrokken met andere raadsvoorstellen die in de raadscyclus komen. Na indiening en het doorlopen van de wensen en bedenkingen agendeert de agendacommissie een initiatiefvoorstel voor bespreking in een raadscommissie voor beeld- en oordeelsvorming, en voor besluitvorming in de raadsvergadering (derde lid).

Artikel 62. Interpellatie

Artikel 62 stelt nadere regels bij artikel 155, tweede lid, van de wet. Het interpellatierecht ligt in het verlengde van het mondelinge vragenrecht en is een zwaarder instrument. Het gaat om het recht van een volksvertegenwoordiger om tijdens een vergadering over een niet geagendeerd onderwerp inlichtingen aan het college of de burgemeester te vragen. Daarvoor is verlof van de raad nodig, omdat de vergaderorde wordt doorbroken.

Artikel 63. Uitleg reglement raadsvergaderingen

Toevoeging griffie:

Het is mogelijk dat er een situatie ontstaat waarin het reglement niet voorziet, of bij twijfel over toepassing van het reglement kan de voorzitter een ordevoorstel doen. Hierbij is, in afwijking van artikel 28, een simpele meerderheid voldoende. De drempel is hier lager om te borgen dat er geen impasse ontstaat omdat er geen ruime meerderheid bestaat over de toepassing van het reglement.

Hoofdstuk 5. Informatievoorziening, ambtelijke ondersteuning en fractieondersteuning

Artikel 64. Schriftelijke vragen

Het vragenrecht stelt de leden van de raad in staat informatie te vragen over aangelegenheden die tot de bevoegdheid van het college of de burgemeester behoren. Het karakter van deze vragen is primair van informatieve strekking. Op grond van deze bepaling kan een raadslid schriftelijke vragen stellen aan het college of de burgemeester, al naar gelang wie verantwoordelijk is. Deze dient de vragensteller gemotiveerd in kennis te stellen indien de beantwoording niet binnen de gestelde termijnen kan plaatsvinden. Niet de voorzitter, maar het college of de burgemeester geeft daarom het schriftelijke antwoord. In de praktijk zal een schriftelijk antwoord van het college vaak door de desbetreffende portefeuillehouder gegeven worden (artikel 168 van de wet).

De raad kan oordelen dat het bijvoorbeeld wenselijk is dat de verantwoordelijke portefeuillehouder of de burgemeester in de raadsvergadering e.e.a. komt toelichten en nadere vragen komt beantwoorden. Om die reden is in het zesde lid ingevoegd dat de raad anders kan beslissen.

In de hier aangegeven procedure wordt de vragensteller in de gelegenheid gesteld nadere inlichtingen over het antwoord te vragen aan degene die het antwoord heeft gegeven. Indien de vragensteller van mening is dat de beantwoording van de vragen tot een besluit van de raad moet leiden, kan hij het recht van initiatief of het interpellatierecht benutten om het onderwerp of het voorstel op de agenda van de raad te krijgen.

Toevoeging griffie:

De termijn voor beantwoording schriftelijke vragen (met schriftelijke beantwoording) is verlaagd van 30 naar 21 dagen (derde lid).

De termijn voor mondelinge beantwoording in de raad is verhoogd naar 96 uur (vijfde lid).

Wanneer het college niet in de gelegenheid is te antwoorden binnen de termijn kan hiervan gemotiveerd worden afgezien (vierde en vijfde lid).

Artikel 65. Inlichtingen

In artikel 65 wordt een procedurele uitwerking gegeven van de inlichtingenplicht die het college en de burgemeester hebben ten opzichte van de raad. De passieve inlichtingenplicht als bedoeld in artikel 169, derde lid, van de wet is de klassieke informatieplicht die het college opdraagt de door de raad gevraagde inlichtingen te verstrekken, tenzij het openbare belang zich daartegen verzet. Dit recht om inlichtingen te vragen komt eveneens toe aan individuele raadsleden. Daarmee wordt voorkomen dat een raadsmeerderheid om (partij)politieke redenen belemmeringen opwerpt tegen het vragen van inlichtingen door een raadslid of raadsminderheid. Wel kan de raad via de Verordening Raadswerk Gemeente De Bilt op grond van doelmatigheidsoverwegingen een zekere ordening aanbrengen in de wijze waarop het inlichtingenrecht wordt uitgeoefend. De raad gaat immers over de agenda en de vergaderorde.

De weigeringsgrond ‘strijd met het openbaar belang’ is, zo blijkt uit de bewoordingen van artikel 169 van de wet, wettelijk objectief en algemeen omschreven. Het moet dan gaan om zwaarwegende belangen.

In de praktijk bestaan verschillende wettelijke en politieke figuren om als de raad en het college met elkaar te communiceren buiten de openbaarheid. De openbaarheid van stukken en vergaderingen bijvoorbeeld kan al dan niet tijdelijk worden opgeheven. Vervolgens kent de wet een algemene actieve inlichtingenplicht. Artikel 169, tweede lid, van de wet verplicht het college uit eigen beweging de raad alle inlichtingen te verstrekken die de raad nodig heeft voor de uitoefening van zijn taak. Het college moet permanent nagaan welke informatie de raad behoeft voor een goede taakvervulling. Hier liggen grote politieke risico’s als de raad het college in het ongewisse laat over de aard en omvang van de gewenste informatie. In het geval dat raad en college daarover geen afspraken maken is de kans groot dat het college de raad veiligheidshalve overstelpt met papier. Van controleren komt dan weinig terecht.

Dezelfde risico’s doen zich voor met betrekking tot een tweede actieve, meer specifieke inlichtingenplicht. Artikel 169, vierde lid, van de wet verplicht het college de raad vooraf te informeren over de voorgenomen uitoefening van een gemeentewettelijke bestuursbevoegdheid als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder e, f, g en h, van de wet indien de toepassing daarvan ingrijpende gevolgen kan hebben voor de gemeente of indien de raad daarom verzoekt. Het college mag dan niet eerder een besluit nemen dan nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen naar voren te brengen. De term ‘ingrijpend’ is in de wet niet nader omschreven. De raad en het college dienen, op basis van de situatie in de eigen gemeente, tot een afbakening te komen. De wetgever heeft destijds het oog gehad op substantiële financiële gevolgen van privaatrechtelijke overeenkomsten. De raad en het college moeten hier derhalve zelf een modus in vinden.

Toevoeging griffie:

In de praktijk van de gemeenteraad van De Bilt werd nooit expliciet een beroep gedaan op het recht op inlichtingen uit dit artikel. Wel wordt er invulling gegeven aan het ‘technische’ of ‘ambtelijke’ vragenrecht. Dit recht was in de praktijk echter informeel geregeld. Uiteindelijk is ook dit informele vragenrecht terug te voeren op dezelfde wettelijke basis in artikel 169 van de gemeentewet. Daarom is gekozen om in deze verordening voor alle informatieverzoeken die worden gedaan een nieuwe invulling te geven aan dit artikel in de verordening.

De verantwoordelijkheid van het college voor de inhoud van de antwoorden en de beantwoording wordt daarmee belegt waar hij wettelijk hoort, maar de laagdrempelige ambtelijke beantwoording van de praktijk van ‘technische vragen’ wordt behouden in de uitwerking van het artikel.

In het eerste lid wordt een brede definitie gegeven van inlichtingen die past bij de wettelijke bepaling.

In het artikel lid wordt, om rekenschap te geven aan de gelijke informatiepositie van de raad, geregeld dat de griffie alle verzochte inlichtingen (tweede lid), en de antwoorden (zevende lid), publiceert in het raadsinformatiesysteem.

Het derde lid behoudt de korte lijnen die eigen zijn aan de meer informele ‘technische vragen’ maar regelt tegelijkertijd het toezicht van de secretaris, en de eindverantwoordelijkheid van het college.

Het vierde lid maakt een onderscheid in beantwoordingstermijnen tussen vragen die voor bespreking voorliggen in een raadscyclus, en onderwerpen die niet in de huidige vergadercyclus worden besproken. Hierbij gelden kortere termijnen voor onderwerpen die ter bespreking voorliggen, en langere voor onderwerpen die nog niet besproken worden in de raadscommissies en raad.

Wanneer aan een verzoek om inlichtingen niet redelijkerwijs binnen de gestelde termijn kan worden voldaan wordt met het vijfde lid geregeld dat er een nieuwe termijn wordt overeengekomen.

Het zesde lid kadert de inhoud van informatie in die via een verzoek om inlichtingen kan worden opgevraagd. Dit sluit aan bij de invulling die doorgaans wordt gegeven aan ambtelijke of technische vragen.

Algemene toelichting ten aanzien van artikelen 66 tot en met 68

De wet geeft ieder raadslid het recht op ambtelijke bijstand (artikel 33 Gemeentewet). De raad moet daarover in een verordening nadere regels stellen. Dit recht op ambtelijke bijstand strekt zich nadrukkelijk uit tot de gewone ambtelijke organisatie.

De raad stelt actief kaders op en ontwikkelt op eigen initiatief beleid. Ook controleert de raad het college. Deze opstelling van de raad brengt een behoefte aan ondersteuning met zich mee. Het is dan ook belangrijk dat de raad over voldoende middelen beschikt om zijn volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende functies goed te kunnen vervullen. De raad moet zich onafhankelijk van het college kunnen opstellen. Uiteraard beschikt de raad over een griffier met griffie die bijstand kan verlenen, maar de griffie heeft geen zware inhoudelijke rol en is beperkt van omvang. De reguliere ambtelijke organisatie ondersteunt in haar dagelijkse werkzaamheden weliswaar het college, maar ondersteunt daarnaast dus ook de raad en individuele raadsleden op inhoud indien daar om wordt gevraagd.

De verordening biedt, naast regels over de aanvraag en verlening van ambtelijke bijstand, ook regels die moeten voorkomen dat ambtenaren die, vanwege eventuele dubbele loyaliteit, mogelijk in een lastige positie komen te verkeren.

Artikel 67. Verlenen ambtelijke bijstand

Ambtelijke bijstand wordt door het raadslid via de griffier bij de gemeentesecretaris aangevraagd. De gemeentesecretaris beoordeelt de gevraagde expertise en benodigde capaciteit. Het verzoek kan slechts worden geweigerd indien er sprake is van een van de in artikel 67 genoemde weigeringsgronden. De beoordeling hiervan ligt bij de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris zal zich maximaal inspannen om de gevraagde bijstand te leveren. In het geval de gemeentesecretaris moet constateren dat de ambtelijke organisatie de gevraagde expertise niet in huis heeft of deze niet beschikbaar is, overlegt de gemeentesecretaris met het raadslid dat om de bijstand heeft verzocht of inhuur door de organisatie van de gevraagde expertise een optie is.

Indien er sprake is van een conflictsituatie over het al dan niet verlenen van ambtelijke bijstand, voert de burgemeester, als voorzitter van de raad en het college, hierover overleg met de gemeentesecretaris en de griffier en indien nodig ook het betrokken raadslid.

Artikel 68. Verantwoordelijkheid en Artikel 69. Vertrouwelijkheid informatie

De ambtenaren worden voor de tijd dat ze ambtelijke bijstand verrichten voor de raad, onttrokken aan de verantwoordelijkheid van het college. Zij vallen rechtstreeks onder verantwoordelijkheid van de griffier, die hen aanstuurt als ware hij opdrachtgever.

Rechtspositioneel blijft de ambtenaar wel onder het college vallen en blijft hij werken in een hiërarchische verhouding met zijn leidinggevende en uiteindelijk de gemeentesecretaris.

Als een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Alle informatie die wordt gedeeld tussen ambtenaar en raadslid is vertrouwelijk. Wanneer een portefeuillehouder informatie zou willen hebben over de (inhoud van) verleende ambtelijke bijstand, mag hij de betreffende ambtenaar hier niet op bevragen, maar richt de portefeuillehouder zich tot de griffier.

Artikel 70. Evaluatie

De burgemeester kan ook een bemiddelende rol spelen als een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie verleende ambtelijke bijstand (lid 3). De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer.

Artikel 71. Ambtelijke toetsing

Toevoeging griffie:

Dit artikel is toegevoegd door de griffie daar het al langer (informeel) praktijk was om een ambtelijke toetsing te laten verrichten. Met dit artikel wordt het proces en verantwoordelijkheid van de ambtelijke toets van voorgenomen moties of amendementen geformaliseerd. De griffie is verantwoordelijk voor het doorlopen van de ambtelijke toetsing, maar kan hierbij ambtelijke expertise inschakelen. Uitgangspunt is dat voorgenomen moties en amendementen altijd zodanig zijn geformuleerd dat ze uitvoerbaar en correct zijn opgesteld. Dit om de kwaliteit van de besluitvorming te borgen.

Artikel 72. Informeel ambtelijk gesprek

Toevoeging griffie;

Binnen raad en ambtelijke organisatie bestaat de behoefte om, naast formele informatievoorziening (bijvoorbeeld via een inlichtingenverzoek), ook direct contact te hebben met ambtenaren.

Om gelijke toegang vanuit de raad mogelijk te maken, en het proces ook volgens duidelijke kaders in te richten voor betrokken ambtenaren is artikel 72 aan de verordening toegevoegd.

De griffie is spelverdeler en procesbewaker. Het is van belang dat raadsleden niet buiten dit kader direct contact zoeken met ambtenaren.

Artikel 73. Recht op financiële bijdrage

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het totale budget voor fractieondersteuning wordt door de raad in de gemeentebegroting opgenomen.

De fractieondersteuning bestaat uit een basisbedrag per fractie en een variabel deel per raadszetel (tweede lid). Het basisbedrag garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op een gelijkwaardig basisniveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben, bijvoorbeeld op facilitair gebied, is het logisch dat zij via het variabele deel een hogere financiële bijdrage krijgen.

De bijdrage wordt in de meeste jaren voor dat kalenderjaar verstrekt (eerste lid). Ook na een gemeentelijke herindeling waarbij de nieuwe raad vanaf 1 januari aantreedt, zal de bijdrage voor een kalenderjaar verstrekt worden (op basis van een door de nieuwe raad vastgestelde verordening). De herindelingsverkiezingen zijn dan in november van het jaar daarvóór geweest.

Het derde lid geeft een afwijkende regeling voor de jaren dat de oude raad na reguliere verkiezingen aftreedt. Dat is altijd met ingang van de donderdag tussen 23 en 29 maart (artikel C 4 van de Kieswet). Op die dag treedt de nieuwe raad aan (artikel 18 van de wet). Ook na herindelingsverkiezingen wordt de zittingsduur van de raad in bepaalde gevallen zodanig aangepast dat de leden gelijktijdig aftreden met raden van andere gemeenten die na reguliere verkiezingen aangetreden zijn (zie artikelen 56d en 56e van de Wet algemene regels herindeling).

Artikel 74. Besteding financiële bijdrage

Voor wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning worden de fracties grotendeels vrijgelaten. Minimumvoorwaarde is wel dat ze de financiële bijdrage besteden om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol te versterken. Daarnaast is in het tweede lid een aantal doelen genoemd waarvoor de financiële bijdrage voor fractieondersteuning in ieder geval niet gebruikt mag worden. Deze opsomming is niet limitatief.

In het bijzonder wordt benadrukt dat voor de financiering van verkiezingscampagnes van overheidswege een afzonderlijke regeling bestaat: de Wet financiering politieke partijen voor wat de landelijke politieke partijen betreft; daarnaast hebben veel gemeenten voor de lokale partijen een subsidieregeling. Het is dan ook niet toegestaan om met de financiële bijdrage voor fractieondersteuning verkiezingscampagnes te financieren, zie het tweede lid onder d. Verder is het uiteraard niet de bedoeling dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk aanvullen met de financiële bijdrage voor fractieondersteuning en dat ook contributies aan politieke partijen of met politieke partijen gelieerde organisaties niet via de fractieondersteuning kunnen worden gefinancierd (onder b). Een lidmaatschap van een dergelijk orgaan is immers een individuele aangelegenheid van een raadslid en niet van de betreffende gemeenteraadsfractie.

Bij (andere) uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege (onder d) kan onder andere gedacht worden aan bepaalde reis- en verblijfkosten, kosten voor een buitenlandse excursie of reis, kosten voor scholing, kosten voor een computer en internetverbinding en de contributie van bepaalde beroepsverenigingen. Deze komen voor vergoeding in aanmerking op grond van het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de wet.

Algemene opleidingen voor raads- en commissieleden, die meestal worden georganiseerd door de griffie, dienen bekostigd te worden uit de gemeentelijke bedrijfsvoering (artikel 13, eerste lid, van het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden). Deze cursussen worden veelal verzorgd door politiek neutrale instituten. Als raadsleden ervoor zouden kiezen om eenzelfde opleiding als aangeboden vanuit de griffie elders te volgen, dan mag die niet bekostigd worden uit de financiële bijdrage voor fractieondersteuning (onder e).

Artikel 75. Bevoorschotting en declaratie

Dit artikel regelt de ambtshalve verlening/reservering van voorschotten aan fracties ter hoogte van de overeenkomstig artikel 73 berekende voorwaardelijke aanspraak op de financiële bijdrage. In een jaar waarin de raadsleden naar aanleiding van verkiezingen tegelijkertijd aftreden wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst.

Het derde lid geeft aan dat voor declaratie een beroep gedaan dient te worden op de griffier, waarbij de administratieve verplichtingen zijn opgenomen in artikel 78.

Artikel 76. Gevolgen splitsen, einde bestaan fractie, ontstaan nieuwe fractie

Als er mutaties plaatsvinden in zittende fracties is het wenselijk dat de financiële bijdrage aangepast wordt aan veranderde verhoudingen in de raad. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen het vaste basisbedrag dat iedere fractie krijgt en het variabel deel per raadszetel. Het vaste deel is ook daadwerkelijk “vast”: de fractie behoudt dit deel van het budget ook al vindt er tussentijds een splitsing of afscheiding plaats. Alleen het variabele deel van de fractievergoeding wordt overgeheveld naar een nieuwe fractie (eerste lid).

Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verleende voorschot voor wat betreft het variabele deel direct bijgesteld moeten worden (tweede lid). Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot variabel voorschot beschikken. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is handiger dit direct recht te trekken.

Toevoeging griffie:

Om de gelijke positie van een nieuw gevormde fractie te borgen wordt in het derde lid, naast het variabele deel van de fractievergoeding dat wordt overgeheveld vanuit de oude fractie (tweede lid), ook het vaste deel van de fractievergoeding toegekend aan de nieuw gevormde fractie (derde lid).

Artikel 77. Reserve

Het deel van de financiële bijdrage waarop een fractie voorwaardelijk aanspraak maakt en dat niet wordt gebruikt, wordt door de raad gereserveerd voor gebruik door die fractie in de volgende jaren (eerste lid). Als er in die jaren verkiezingen plaatsvinden, dan wordt de reserve na verkiezingen beschikbaar gesteld aan de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel aan de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd (vierde lid). Omdat het niet wenselijk is dat een reserve eindeloos groeit is hier wel een maximum aan verbonden (tweede lid).

Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan mutaties in zittende fracties. De regeling van het vijfde lid voorziet in verdeling over de betrokken fracties naar evenredigheid van de resulterende zetelaantallen.

Artikel 78. Administratieve verplichtingen

Om te zorgen dat aan de declaratie en het verslag waarmee een fractie de besteding van de financiële bijdrage verantwoordt (zie artikel 80) een deugdelijke administratie ten grondslag ligt worden aan het voeren van deze administratie enkele eisen gesteld.

Daarbij is het van belang dat een fractie niet alleen verantwoording aflegt aan de gemeente als verstrekker van het voorschot, maar tevens politieke verantwoording aflegt aan bewoners (lees: de volksvertegenwoordiging) en zo nodig financiële verantwoording aan de belastingdienst.

Artikel 79. Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage

Na controle van het door de fractie opgestelde verslag waarmee de besteding van de financiële bijdrage wordt verantwoord, stelt de raad de hoogte van de financiële bijdrage voor de betreffende fractie vast. Daarmee ontstaat een onvoorwaardelijke aanspraak op het vastgestelde bedrag. Omdat dit bedrag af kan wijken van het verstrekte voorschot – en er dus mogelijk een verrekening dient plaats te vinden – wordt tevens de hoogte van het te verrekenen verschil tussen de vastgestelde financiële bijdrage en het ontvangen voorschot vastgesteld. Als het verleende voorschot lager is dan de vastgestelde financiële bijdrage, dan wordt het resterende bedrag alsnog uitbetaald. Als het verleende voorschot hoger is dan de vastgestelde financiële bijdrage, dan kan het onverschuldigde bedrag overeenkomstig artikel 4:57, eerste lid, van de Awb teruggevorderd worden. De beslissing tot terugvordering is – evenals het besluit waarmee de financiële bijdrage wordt vastgesteld – een voor bezwaar en beroep vatbaar besluit.

Voorts wordt vastgesteld de hoogte van de wijziging van de reserve en van de resterende reserve (deze kan voor één of beide uiteraard ook nul bedragen). Daarnaast wordt, indien van toepassing, de hoogte van de terugvordering van de ontvangen voorschotten vastgesteld.

Artikel 80. Toepassing Awb en Algemene Subsidieverordening

De financiële bijdrage voor de fractieondersteuning is een subsidie als bedoeld in artikel 4:21, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Dit betekent dat in aanvulling op deze verordening ook titel 4.2 van de Awb van toepassing is op het verstrekken van de financiële bijdrage en dat het besluit van de raad waarmee – na verantwoording en controle – de hoogte van de financiële bijdrage wordt vastgesteld (zie artikel 80) vatbaar is voor bezwaar en beroep.

Het verdient daarbij aanbeveling om de Algemene subsidieverordening niet van toepassing te verklaren. Artikel 2, lid 1 van de Algemene Subsidieverordening De Bilt geeft die ruimte, als een aparte verordening wordt vastgesteld. Het wordt hier expliciet opgenomen, omdat het verantwoordingsregime in de Algemene subsidieverordening wezenlijk anders is, dan het regime voor het vaststellen en verantwoorden van de bijdrage voor fractieondersteuning.

Hoofdstuk 6. Beslotenheid en geheimhouding

Algemene toelichting bij hoofdstuk 6

Dit hoofdstuk bevat regels over de omgang met openbaarheid, geheimhouding en besloten vergaderen binnen de raad en de raadscommissies. De bepalingen zien zowel op de informatievoorziening van college en burgemeester aan de raad als op de beraadslagingen en vergaderingen van raad en commissies.

De artikelen in dit hoofdstuk maken onderscheid tussen:

•
openbare informatie en informatie waarop formeel geheimhouding rust (artikelen 81, 82, 84 tot en met 87);
•
het vertrouwelijk delen van informatie zonder formele geheimhouding door de burgemeester (artikel 83)
•
vergaderen in beslotenheid en de daaraan verbonden rechtsgevolgen (88 tot en met 91.

De regeling sluit aan bij de Gemeentewet en de Wet open overheid (Woo). Geheimhouding kan uitsluitend worden opgelegd indien een belang als bedoeld in artikel 5.1, eerste of tweede lid, van de Woo van toepassing is. De bepalingen in de artikelen 81 en 84 zijn erop gericht dit onderscheid expliciet te maken en duidelijkheid te bieden over de voorwaarden waaronder geheimhouding kan worden toegepast.

In dit hoofdstuk is vastgelegd dat geheimhouding steeds expliciet moet worden gemotiveerd, herkenbaar moet zijn op stukken en, waar mogelijk, beperkt moet blijven tot die onderdelen van informatie waarvoor geheimhouding noodzakelijk is (artikelen 82 en 84). Daarnaast is geregeld hoe geheime informatie wordt ingezien, gedeeld, geregistreerd en wanneer heroverweging of opheffing van geheimhouding aan de orde is (artikelen 85, 86, 92, 93 en 96).

De bepalingen over besloten vergaderen verduidelijken de procedurele stappen die moeten worden doorlopen voordat daadwerkelijk in beslotenheid wordt vergaderd, alsmede de gevolgen daarvan voor verslaglegging en geheimhouding (artikelen 88 tot en met 91).

Dit hoofdstuk dient bij toepassing en uitleg te worden gelezen in samenhang met de wettelijke bepalingen over openbaarheid en geheimhouding. De artikelen geven een nadere uitwerking van deze wettelijke kaders voor de praktijk van het raadswerk.

Artikel 83. Vertrouwelijk delen door burgemeester

Toevoeging griffie:

Artikel 83 is een aanvullende bepaling ten opzichte van de overige artikelen in dit hoofdstuk. Het artikel regelt een specifieke situatie waarin de burgemeester schriftelijke of mondelinge informatie deelt met het presidium of de agendacommissie, zonder dat daarbij formeel geheimhouding in de zin van de Gemeentewet wordt opgelegd.

Dit artikel is bedoeld voor situaties waarin de burgemeester het noodzakelijk acht bepaalde informatie in een beperkte kring te delen, bijvoorbeeld met het oog op procesafstemming of tijdige duiding, terwijl de voorwaarden voor formele geheimhouding (nog) niet aan de orde zijn of niet passend worden geacht.

De bepaling is begrensd tot het presidium en de agendacommissie en koppelt de vertrouwelijkheid expliciet aan een door de burgemeester aangegeven duur. Omdat geen formele geheimhouding wordt opgelegd, geldt geen geheimhoudingsplicht in de zin van de wet. Wel wordt van de betrokkenen verwacht dat zij de aangegeven vertrouwelijkheid in acht nemen conform artikel 2:5 van de AWB.

Met deze regeling wordt verduidelijkt hoe moet worden omgegaan met dergelijke informatie, zodat geen onduidelijkheid ontstaat over de status ervan en deze situatie niet wordt vermengd met de formele geheimhoudingsregimes uit de overige artikelen van dit hoofdstuk.

Hoofdstuk 7. Slotbepalingen

Artikel 99. Duur en herziening van deze verordening

Toevoeging griffie:

In het eerste lid is een loopperiode voor de verordening vastgelegd zodat in een nieuwe raadsperiode automatisch een nieuwe werkwijze dient te worden vastgesteld.

Om te borgen dat tussentijdse herziening van de verordening kan rekenen op brede steun binnen de in de fracties vertegenwoordigde raad wordt een drempel ingevoerd van fracties binnen het presidium die een tussentijdse herziening steunt (tweede lid).

Ziet u een fout in deze regeling?

Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.

Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl

Inhoudsopgave

Permanente link

Naar de actuele versie van de regeling

Naar de door u bekeken versie

Verordening Raadswerk Gemeente De Bilt 2026

Intitulé

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

Artikel 2. Doel en reikwijdte

Hoofdstuk 2. Organisatie van de raad

Artikel 3. De raad en zijn leden

Artikel 4. De voorzitter van de raad

Artikel 5. De griffier

Artikel 6. Het presidium

Artikel 7. De agendacommissie

Artikel 8. Onderzoek van geloofsbrieven en beëdiging

Artikel 9. Benoeming wethouders

Artikel 10. Fracties

Hoofdstuk 3. Raadscommissies

Paragraaf 3.1. Algemene bepalingen

Artikel 11. Instelling raadscommissies

Artikel 12. Taken

Artikel 13. Samenstelling commissie

Artikel 14. Commissievoorzitters

Artikel 15. Zittingsduur en vacatures

Artikel 16. De commissiegriffier

Artikel 17. Agenderingsverzoeken

Artikel 18. Spreekrecht inwoners en belanghebbenden

Paragraaf 3.2. Vergaderingen

Artikel 19. Oproep, agenda en procesvoorstel

Artikel 20. Ter inzage leggen van stukken

Artikel 21. Openbare kennisgeving commissievergadering

Artikel 22. Presentielijst

Artikel 23. Opening vergadering en quorum

Artikel 24. Advies; geen stemmingen

Artikel 25. Aantal spreektermijnen en deelnemers vergadering

Artikel 26. Deelname aan de beraadslaging door anderen

Artikel 27. Handhaving orde en schorsing

Artikel 28. Voorstellen van orde

Artikel 29. Eindtijd vergaderingen

Artikel 30. Toehoorders en pers

Artikel 31. Geluid- en beeldregistraties

Artikel 32. Verslag

Artikel 33. Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Artikel 34. Uitleg reglement commissievergaderingen

Hoofdstuk 4. Raadsvergaderingen

Paragraaf 4.1. Vergaderingen

Artikel 35. Oproep, agenda en procesvoorstel

Artikel 36. Ter inzage leggen van stukken

Artikel 37. Openbare kennisgeving raadsvergaderingen

Artikel 38. Zitplaatsen

Artikel 39. Presentielijst

Artikel 40. Moment van bezinning

Artikel 41. Aantal spreektermijnen

Artikel 42. Deelname aan de beraadslaging door anderen

Artikel 43. Voorstellen van orde

Artikel 44. Spreektijdenregeling

Artikel 45. Verloop vragenhalfuur

Artikel 46. Eindtijd vergaderingen

Artikel 47. Stemverklaring

Artikel 48. Beslissing

Artikel 49. Stemming; procedure hoofdelijke stemming

Artikel 50. Volgorde stemming over amendementen en moties

Artikel 51. Stemming over personen

Artikel 52. Verslag en besluitenlijst

Artikel 53. Ingekomen stukken

Artikel 54. Toehoorders en pers

Artikel 55. Geluid- en beeldregistraties

Artikel 56. Toepassing reglement op besloten raadsvergaderingen

Paragraaf 4.2. Bevoegdheden, instrumenten raadsleden

Artikel 57. Vragenhalfuur

Artikel 58. Voorstel afkomstig van het college

Artikel 59. Amendementen en subamendementen

Artikel 60. Moties

Artikel 61. Initiatiefvoorstel

Artikel 62. Interpellatie

Paragraaf 4.3. Slotbepaling

Artikel 63. Uitleg reglement raadsvergaderingen

Hoofdstuk 5. Informatievoorziening, ambtelijke ondersteuning en fractieondersteuning

Paragraaf 5.1. Informatievoorziening