Instructie voor de griffier gemeente Eemsdelta 2026

Artikel 1. Begripsbepalingen

Deze instructie verstaat onder:

griffier: de functionaris bedoeld in artikel 107 of 107d Gemeentewet;

griffie: het gedeelte van de gemeentelijke organisatie dat valt onder de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad, bestaande uit de griffier en de onder verantwoordelijkheid van de griffier functionerende medewerkers;

presidium: orgaan ingesteld ingevolge artikel 1.2 van het Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad gemeente Eemsdelta 2026;

werkgeverscommissie: een door de gemeenteraad op grond van artikel 83, eerste lid, van de Gemeentewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie voor de griffier en de op de griffie werkzame medewerkers is gedelegeerd.

Artikel 2. Algemene taken en verantwoordelijkheden

De griffier verleent gevraagd en ongevraagd advies en ondersteuning aan de gemeenteraad, de door de gemeenteraad ingestelde commissies, werkgroepen en de individuele leden.

De griffier is ten aanzien van de gemeenteraad verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van beleid, procedures en processen ten behoeve van democratische besluitvorming.

De griffier ondersteunt de rekenkamer, onderzoekscommissies of de raad bij andere onderzoeken.

De griffier ondersteunt en initieert democratische verbetering en/of vernieuwing.

De griffier bevordert de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen bij het besluitvormingsproces en het aanspreken van betrokkenen hierop.

De griffier verleent de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van vergaderingen van de gemeenteraad en raadscommissies.

De griffier bevordert de verhoudingen tussen de raad, het college, de ambtelijke organisatie en inwoners van de gemeente.

De griffier is verantwoordelijk voor de toegankelijkheid van de mogelijkheden tot inspraak en participatie bij de gemeenteraad.

De griffier vervult een vertrouwelijke klankbordrol voor de leden van de gemeenteraad..

Artikel 3. Agendering

De griffier is aanwezig bij vergaderingen van de agendacommissie en adviseert de agendacommissie bij het opstellen van de agenda van de commissies, raadsvergaderingen en andere bijeenkomsten.

De griffier is aanwezig bij vergaderingen van het presidium en ondersteunt en adviseert het presidium ten aanzien van de (strategische) raadsplanning.

Artikel 4. Belangenbehartiger van de raad

De griffier voert periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris (de driehoek).

De griffier en de gemeentesecretaris voeren periodiek overleg over de raadsplanning, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen gemeenteraad en college.

De griffier voert periodiek overleg met de gemeentelijke accountant over onder andere de controle op de jaarrekening.

De griffier voert periodiek overleg met de rekenkamer.

De griffier voert periodiek overleg met de raadsvoorzitter en/of de plaatsvervangend raadsvoorzitter en voor zover nodig met het presidium over het bestuurlijk besluitvormingsproces en over de huishouding van de raad.

De griffier vertegenwoordigt de gemeenteraad in in- en externe overlegsituaties.

De griffier zet zich in om de toezichthoudende rol van de gemeenteraad richting gemeenschappelijke regelingen te versterken.

Artikel 5. Bestuurlijke besluitvorming

De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van gemeenteraadsleden ten behoeve van een efficiënte, effectieve en kwalitatieve besluitvorming.

De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de gemeenteraad.

De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college.

De griffier adviseert de gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen over de vraag of de aangeleverde voorstellen en besluiten rijp zijn voor besluitvorming en over de wijze van behandeling.

De griffier bewaakt de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college.

De griffier ondersteunt de raadsvoorzitter en de commissievoorzitters bij de voorbereiding en het verloop van bijeenkomsten en vergaderingen.

De griffier regelt de (digitale) verslaglegging van vergaderingen van gemeenteraad, commissies en andere door de raad ingestelde werkgroepen.

De griffier ondertekent alle raadsbesluiten en alle overige stukken die van de raad uitgaan.

Artikel 6. Taken financiën en contractbeheer

De griffier bewaakt de budgetten van de gemeenteraad, signaleert budgetover- en onderschrijdingen en verzorgt rapportages hierover.

De griffier is namens de gemeenteraad verantwoordelijk voor het contractbeheer met in- en externe partijen.

Artikel 7. Hoeder van de lokale democratie

De griffier draagt actief bij aan:

de lokale democratie zodat deze zo goed mogelijk functioneert met in acht neming van geldende regels;

het samenspel tussen raad en de inwoners van de gemeente;

(de bewustwording van) de integriteit en veiligheid van de leden van de raad en medewerkers van de griffie;

inclusiviteit in de raad en de toegankelijkheid van de raad voor de inwoner;

De griffier adviseert in het toepassen van digitale democratische mogelijkheden en over de directe invloed van inwoners op de lokale politiek.

Artikel 8. Leidinggeven en management griffie

De griffier geeft hiërarchisch leiding aan de medewerkers van de griffie en functioneel leiding aan degenen van de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de gemeenteraad of de uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand.

De griffier voert het personeelsbeleid uit ten aanzien van de medewerkers van de griffie.

De griffier is verantwoordelijk voor bevordering van de integriteit van de griffie en bevordert respectvol handelen en daarmee een gezond werkklimaat op de griffie.

De griffier is verantwoordelijk voor het bedrijfsmatig functioneren van de griffie en pleegt voor een goede gezamenlijke bedrijfsvoering van de gemeente periodiek overleg met de gemeentesecretaris.

De griffier bevordert de bedrijfsvoering van de griffie en bevordert de duale bedrijfsvoering binnen de gemeente. Hij of zij ontvangt ambtelijke bijstand van faciliterende afdelingen zoals HR, ICT, financiën en facilitair en stelt hier indien nodig SLA’s (service level agreements) voor op. Hij of zij pleegt hierover overleg met de gemeentesecretaris.

De griffier geeft hiërarchisch leiding aan op de griffie gedetacheerde personen die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren en is opdrachtgever van inhuur via externe bureaus.

De griffier stelt een griffiejaarplan en -verslag op en rapporteert middels het griffiejaarverslag aan de werkgeverscommissie en raad over de (uitvoering van) activiteiten van de griffie.

De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie, bevordert een gezonde financiële huishouding.

De griffier heeft regelmatig overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie.

Artikel 9. Raadscommunicatie en voorlichting

De griffier adviseert de gemeenteraad over de invulling en uitvoering van de communicatie door gemeenteraad.

De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzagelegging van de agenda’s, de voorstellen en de verslagen van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen.

De griffier geeft voorlichting aan inwoners over de lokale politiek in algemene zin, het spreekrecht en participatieprocessen en kan daarover ook namens de gemeenteraad het woord voeren.

Artikel 10. Verhindering en vervanging

Indien de griffier meer dan zes weken verhinderd is diens ambt te vervullen, doet de griffier daarvan tijdig mededeling aan de werkgeverscommissie

Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier in de raadsvergadering vervangen door een of meer daartoe door de gemeenteraad aangewezen plaatsvervangers.

Artikel 11. Slotbepalingen

In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, voorziet de griffier, voor zover nodig in overleg met de voorzitter van de gemeenteraad of de voorzitter van de werkgeverscommissie.

De Verordening organisatie griffie en ondersteuning raad gemeente Eemsdelta 2021 vervalt.

Deze instructie treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking.

Deze instructie wordt aangehaald als: ‘Instructie voor de griffier gemeente Eemsdelta 2026’.