Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Maashorst

1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden (portefeuilleverdeling) onder zijn leden, zendt deze aan de gemeenteraad en maakt deze openbaar.

2. Het college regelt de vervanging bij verhindering of ontstentenis van de voorzitter en de andere leden.

3. Een lid dat verhinderd is zijn werkzaamheden te verrichten, geeft daarvan met de reden zo spoedig mogelijk kennis aan de voorzitter.

4. Voor de stukken die van het college uitgaan, staat het college de burgemeester toe de ondertekening op te dragen aan een ander lid, de secretaris en een of meer andere ambtenaren, en, machtigt het college doorlopend het lid voor de uitoefening van de bevoegdheid bij zijn werkzaamheden en de hierbinnen door het college genomen besluiten op een voorstel, en, draagt de burgemeester dat lid op hiervoor de gemeente te vertegenwoordigen (ondertekenen) volgens de artikelen 59a, 168 respectievelijk 171 van de Gemeentewet.

1. Het college vergadert gewoonlijk eenmaal per week regulier op dinsdag van 9.00 tot 12.00 uur als die dag geen algemeen erkende feestdag is.

2. Een extra vergadering van het college vindt plaats als de voorzitter dit nodig acht of als een van de andere leden daarom verzoekt en aangeeft wat het bespreekpunt is. De voorzitter roept deze extra vergadering zo spoedig mogelijk bijeen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep met het bespreekpunt voor deze extra vergadering die zo mogelijk uiterlijk 24 (vierentwintig) uur van tevoren op de gebruikelijke wijze aan de leden wordt toegezonden.

3. De vergaderingen worden gewoonlijk in het Gemeentehuis gehouden. Als omstandigheden hiertoe aanleiding geven, kan de voorzitter besluiten een of meer vergaderingen op een andere dag, tijdstip of plaats te laten plaatsvinden.

1. Als de voorzitter vanwege het gebrek aan het aantal vereiste leden van tenminste de helft een nieuwe vergadering belegt onder verwijzing naar artikel 56 van de Gemeentewet, start deze vergadering minstens 24 (vierentwintig) uur na het tijdstip van de oorspronkelijke vergadering.

2. De secretaris zorgt voor een oproep voor deze vergadering en stuurt die uiterlijk 18 (achttien) uur vóór de vergadering aan de leden.

1. Bij verhindering of ontstentenis, om een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, van:

• a.

  de voorzitter, informeert de voorzitter zijn waarnemer en de secretaris daar zo spoedig mogelijk over;

• b.

  een ander lid van het college, informeert het lid de secretaris daar zo spoedig mogelijk over;

• c.

  de secretaris, informeert de secretaris zijn vervanger en de voorzitter daar zo spoedig mogelijk over.

2. In aanvulling op het eerste lid, onder b, informeert een ander lid van het college ook de voorzitter zo spoedig mogelijk over zijn ontstentenis met de reden hierbij.

3. Een lid of de secretaris maakt gebruik van de verhindering wanneer deze een persoonlijk belang in een functie naast het ambt heeft bij de besluitvorming om een zuivere belangenafweging te waarborgen, onverminderd het bepaalde in artikel 58 van de Gemeentewet.

1. Voor elke vergadering stelt de secretaris een agenda met de onderwerpen op, uiterlijk de vrijdag om 13.00 uur voor de reguliere vergadering en uiterlijk 12 (twaalf) uur voor een andere vergadering, en stelt dan de onderliggende informatie, zoals de voorstellen met de beslispunten, besluiten of andere documenten, elektronisch beschikbaar aan de leden.

2. De documenten die ter besluitvorming aan het college worden voorgelegd zijn in beginsel voorzien van een ambtelijk voorstel dat onder verantwoordelijkheid van de secretaris is opgesteld, onverminderd de bevoegdheid van de burgemeester uit artikel 53a van de Gemeentewet.

3. Onderwerpen waarbij tijdige agendering niet mogelijk was, maar waarover spoedige besluitvorming noodzakelijk is naar het oordeel van een van de leden, kunnen onder opgave van de reden voor urgentie uiterlijk de dag voor de reguliere vergadering voor het tijdstip van 14.00 uur ter beoordeling worden voorgelegd aan de voorzitter voor de toevoeging op de agenda.

4. De secretaris is bevoegd om tot uiterlijk de dag voor de reguliere vergadering voor het tijdstip van 15.00 uur de informatie over de toegevoegde onderwerpen, met een hierop aangevulde agenda, ter beschikking te stellen.

5. De agenda met een overzicht van de onderwerpen die intern zijn voorzien van een voorstel tot een besluit, wordt uiterlijk bij aanvang van de vergadering openbaar gemaakt met inachtneming van artikel 11.

1. De secretaris is in de vergadering aanwezig en zorgt, binnen de opgedragen taak bij dit ambt, voor een vlot verloop van de vergaderingen van het college.

2. De secretaris is, met inachtneming van ieders rol ter vergadering, bevoegd om aan de beraadslagingen deel te nemen.

3. De secretaris kan vooraf kenbaar een ambtenaar toevoegen aan de ambtelijke ondersteuning voor het schriftelijk vastleggen en, of voor het toelichten van een bepaald voorstel, die, voor zover het college dat wenselijk acht, bevoegd is om aan de beraadslaging deel te nemen.

1. De vergaderingen van het college worden met gesloten deuren gehouden.

2. De voorzitter kan vooraf kenbaar een externe deskundige bij een vergadering uitnodigen om te adviseren over een onderwerp die, voor zover het college dat wenselijk acht, bevoegd is om aan de beraadslaging deel te nemen.

3. De externen die zijn uitgenodigd, mogen geen mededelingen doen over hetgeen in het college besproken en besloten is, tenzij dit is gedaan met uitdrukkelijke toestemming van de secretaris of dit valt binnen het bereik van de openbaar gemaakte besluiten.

1. De leden beogen eenstemmigheid bij het nemen van besluiten (consensus).

2. Als geen van de leden om stemming vraagt, al dan niet na amendering van het voorstel, wordt het besluit geacht te zijn genomen (consent).

3. Als een lid bij het nemen van een besluit om stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het vijfde lid wordt toegepast.

4. Wanneer de stemmen bij een mondelinge stemming staken, vindt een tweede stemming plaats. Als de stemmen dan andermaal staken, dan beslist de stem van de voorzitter.

5.

• a.

  Als een lid dat vraagt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

• b.

  Als daarbij de stemming beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, dan vindt in dezelfde vergadering een herstemming plaats. Staken de stemmen dan weer, dan beslist het lot.

• c.

  Als de stemming gaat over meer dan één persoon en niemand bij een eerste stemming de volstrekte meerderheid heeft verkregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen met de meeste stemmen. Als de stemmen zijn verdeeld over meer dan twee personen, vindt een tussenstemming plaats om te bepalen tussen welke twee personen de tweede stemming plaats zal vinden. Als de stemmen bij de tweede stemming of tussenstemming staken, beslist het lot.

6. Het besluit op het voorstel kan procesmatig luiden als volgt:

• a.

  Voor kennisgeving aangenomen: het college heeft kennisgenomen van het agendapunt en de beslispunten uit het voorstel en stelt geen voorgesteld besluit vast;

• b.

  Conform besloten: het college besluit zonder wijzigingen overeenkomstig de beslispunten uit het voorstel en stelt het hieruit volgende voorgestelde besluit vast;

• c.

  Gewijzigd besloten: het college besluit met beslispunten die zijn gewijzigd op basis van uitgangspunten die afwijken van die uit het collegevoorstel;

• d.

  Teruggenomen: het voorstel wordt teruggenomen door de portefeuillehouder, waardoor het college niet de beslispunten uit het voorstel en het voorgestelde besluit vaststelt;

• e.

  Niet akkoord: het college besluit niet akkoord te gaan met het voorstel, waardoor het college niet de beslispunten uit het voorstel en het voorgestelde besluit vaststelt, zo nodig, met machtiging portefeuillehouder voor wijzigingen: in aanvulling op voornoemd procesbesluit, is de portefeuillehouder gemachtigd tot het doen van tekstuele wijzigingen in het voorgestelde besluit of de andere documenten, en overige aansluitende handelingen.

1. De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een besluitenlijst van de vergadering.

2. De besluitenlijst bevat ten minste:

• a.

  de namen van de aanwezige en afwezige leden en de secretaris,

  en als de vergadering doorgaat:

• b.

  de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging voor het aangegeven onderwerp van de agenda;

• c.

  de onderwerpen op de agenda die tijdens de vergadering zijn teruggenomen;

• d.

  de onderwerpen van de agenda, uitgezonderd sub c, die zijn voorzien van een voorstel, de besluiten hierop in de vorm van beslispunten, eventueel aangevuld met een samenvatting of beknopte formulering van de door het college genomen besluiten.

3. Stemverhoudingen worden vermeld als een lid hierom vraagt.

4. De besluitenlijst wordt uiterlijk in de eerstvolgende reguliere vergadering vastgesteld, waar onder een openbare besluitenlijst met de onderwerpen zoals vermeld in artikel 11.

5. De openbare besluitenlijst wordt met inachtneming van artikel 11 zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen twee weken na de vaststelling openbaar gemaakt.

1. Het openbaar maken gebeurt op https://www.gemeentemaashorst.nl/.

2. Voor informatie over een onderwerp, beslispunten en samenvatting uit een voorstel bestaat onderscheid, zoals ook aangegeven op dat voorstel, in de volgende uitgangspunten:

• a.

  openbaar, waarbij de informatie na het zichtbaar wissen van door de wet beschermde (persoons)gegevens openbaar wordt gemaakt op de agenda en de openbare besluitenlijst;

• b.

  openbaar na informeren (van betrokkene), waarbij de informatie openbaar is op de openbare besluitenlijst of op een latere datum als daartoe besloten is, en niet eerder ter bescherming van het belang van de geadresseerde om als eerste de informatie uit het besluit van het college te kennen overeenkomstig artikel 5.1, vierde lid, van de Wet open overheid;

• c.

  geheim, waarbij op de informatie een verplichting tot geheimhouding is gelegd, toegelicht in beginsel met een separaat procesbesluit over die geheimhouding en waarover enkel objectieve of algemene informatie staat in het geheimhoudingsregister, ter bescherming van het openbaar belang zoals bedoeld in artikel 60 van de Gemeentewet, of, een belang volgens een uitzondering uit de Wet open overheid;

• d.

  vertrouwelijk, waarbij geen informatie openbaar is ter bescherming van het openbaar belang zoals bedoeld in artikel 60 van de Gemeentewet, zoals in beginsel is toegelicht met een separaat procesbesluit hierover, tenzij het derde lid deze toelichting geeft, welke te beschermen belang(en) of gevoelige of persoonsgegevens voorgaan op het belang van openbaarmaking en zich hierom tegen de aangegeven openbaarmaking verzet.

3. De informatie die is gericht op een medewerker is van openbaar belang en blijft vertrouwelijk om de belangen van de individuele persoon en de ambtelijke organisatie te beschermen, omdat enige vermelding in de besluitenlijst speculatie over het functioneren kan oproepen en daarmee het vertrouwen in de gemeente kan afnemen, terwijl de verantwoording hierover reeds is geborgd via het gemeentelijke jaarverslag.

4. De secretaris is bevoegd als de openbaarmaking van informatie achterwege dient te blijven, om de uitzondering uit de Wet open overheid op deze informatie toe te passen.

1. De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een geheimhoudingsregister voor:

• -

  het onderwerp waarvoor geheimhouding geldt uit de vastgestelde besluitenlijst, en,

• -

  het genomen besluit van het college of onderdelen hiervan, en/of andere documenten waarop de geheimhouding is gelegd.

2. Het geheimhoudingsregister bevat in een overzicht van het lopende en vorige kalenderjaar:

• a.

  de datum van het besluit waarop de geheimhoudingsplicht is gelegd;

• b.

  het (geobjectiveerde) onderwerp volgens de vastgestelde besluitenlijst;

• c.

  een omschrijving van de documenten waarop de geheimhouding van toepassing is;

• d.

  de motivering overeenkomstig de wettelijke grondslag voor geheimhouding;

• e.

  de wijze waarop de geheimhouding wordt opgeheven, en,

• f.

  het bevoegde bestuursorgaan in het geval een besluit tot opheffing vereist is.

3. Het geheimhoudingsregister wordt zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen twee weken na de vaststelling van een besluitenlijst bijgewerkt.

4. Het geheimhoudingsregister wordt openbaar gemaakt.

1. Het college kan enkel in spoedeisende gevallen buiten een vergadering van het college om besluiten nemen in de vorm van een spoedbesluit.

2. Een spoedbesluit komt slechts tot stand met een conceptbesluit:

• -

  voor elektronisch gewaarborgde kennisname door ieder lid binnen een termijn van vierentwintig (24) uren;

• -

  met een bijgevoegd ambtelijk voorstel zoals bij een reguliere vergadering, waaruit ook de spoedeisendheid is op te maken;

• -

  waarop niet door een van de leden is gevraagd om bespreking en stemming over het voorgestelde besluit in een vergadering, en,

• -

  waarop door ten minste een volstrekte meerderheid van de leden een elektronisch gewaarborgd akkoord is geplaatst.

3. Op het spoedbesluit direct na het laatste akkoord, noteert de secretaris de datum, welke als datum geldt waarop dit origineel spoedbesluit is genomen.

4. Op het conceptbesluit direct na het plaatsen van het laatste akkoord, noteert de secretaris aan welke totstandkomingseis niet is voldaan.

5. Het conceptbesluit of het spoedbesluit wordt toegevoegd op de agenda van de eerstvolgende reguliere collegevergadering overeenkomstig artikel 3.

1. Als tijdens een reces niet tenminste de helft van leden aanwezig zijn om het voor de vergadering vereiste quorum te behalen, heeft de burgemeester het mandaat om namens het college alle spoedeisende besluiten te nemen en de handelingen daarbij te verrichten, met de onderliggende informatie zoals die ook bij een reguliere vergadering beschikbaar is.

2. In het geval de aard van het besluit een zwaarwegend bestuurlijk belang bevat, dient de burgemeester vooraf ten minste twee andere leden en de secretaris te raadplegen.

3. Het besluit voegt de burgemeester ter bevestiging toe op de agenda van de eerste reguliere vergadering na het reces volgens de gebruikelijke procedure.

1. Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

2. De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

1. Dit reglement, met uitzondering van het bepaalde in het tweede lid, treedt in werking op de dag na die van bekendmaking.

2. Artikel 6, vijfde lid, en, artikel 10, tweede lid, sub c, van dit reglement treden in werking zodra artikel 3.3, tweede lid, aanhef en sub d, van de Wet open overheid in werking treedt.

3. Dit reglement wordt voor kennisgeving aan de raad gezonden.

4. Dit reglement kan ook worden aangehaald als: Reglement van orde college Maashorst.