Reglement van orde van het college van burgemeester en wethouders van Midden-Delfland 2026 houdende bepalingen over de vergaderingen en werkzaamheden van het college van Midden-Delfland

Geldend van 30-05-2026 t/m heden

Intitulé

Reglement van orde van het college van burgemeester en wethouders van Midden-Delfland 2026 houdende bepalingen over de vergaderingen en werkzaamheden van het college van Midden-Delfland

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Midden-Delfland;

gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;

besluit het volgende reglement vast te stellen:

Het Reglement van orde van het college van burgemeester en wethouders van Midden-Delfland 2026 houdende bepalingen over de vergaderingen en werkzaamheden van het college van Midden-Delfland.

Hoofdstuk 1 - Algemene bepalingen

Artikel 1. Definities

Dit reglement verstaat onder:

  • -

    college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Midden-Delfland;

  • -

    gemeentesecretaris: de functionaris bedoeld in artikel 102 van de Gemeentewet van de gemeente Midden-Delfland of de door het college op grond van artikel 106, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen vervanger;

  • -

    raad: de gemeenteraad van de gemeente Midden-Delfland;

  • -

    reces: een periode van onderbreking van de besluitvorming tijdens de vergadercyclus gedurende vakantieperioden, met uitzondering van het nemen van besluiten over zaken met een spoedeisend karakter;

  • -

    portefeuillehouder: een lid van het college dat door hen is aangewezen als eerstverantwoordelijke bestuurder voor een specifiek beleidsdomein;

  • -

    voorzitter: de burgemeester van de gemeente Midden-Delfland of de door het college op grond van artikel 77, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen waarnemer;

  • -

    Woo: Wet open overheid.

Hoofdstuk 2 - Verdeling van werkzaamheden en vergaderingen

Artikel 2. Verdeling werkzaamheden en vervanging

  • 1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

  • 2. Het college regelt de vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van de voorzitter en de andere leden van het college.

  • 3. Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de voorzitter of secretaris.

Artikel 3. Dag en plaats van de vergaderingen

  • 1. Het college vergadert in de regel elke dinsdag om 10.00 uur, met uitzondering van het reces en algemeen erkende feestdagen. De vergadering vindt plaats op het gemeentehuis.

  • 2. Het college kan besluiten een vergadering op een andere dag, tijdstip of plaats te laten plaatsvinden of een vergadering niet door te laten gaan.

  • 3. De gemeentesecretaris stemt de perioden van het reces af in het college. Na besluitvorming verwerkt hij het reces in het vergaderschema en draagt zorg voor interne communicatie via het intranet.

  • 4. Het college heeft reces tijdens de vastgestelde vakantieperiodes voor de scholen regio midden, inclusief het advies van het ministerie voor de periode van de meivakantie.

Artikel 4. Extra vergaderingen

  • 1. Een extra vergadering van het college vindt plaats als de voorzitter dit nodig acht of als een van de andere leden van het college daarom verzoekt en aangeeft wat het bespreekpunt is. De voorzitter beslist of en wanneer een extra vergadering gehouden wordt.

  • 2. De voorzitter roept, in principe via de gemeentesecretaris, de extra vergadering bijeen en geeft daarbij aan wat tijdens de extra vergadering het bespreekpunt is.

Artikel 5. Quorum en opnieuw belegde vergaderingen

  • 1. Als de voorzitter vanwege het gebrek aan het aantal vereiste leden een nieuwe vergadering belegt, start deze vergadering minstens 24 uur na het tijdstip van de oorspronkelijke vergadering.

  • 2. De gemeentesecretaris zorgt voor een oproep voor deze vergadering en stuurt die uiterlijk 12 uur vóór de vergadering aan de leden van het college.

Hoofdstuk 3 - Verhindering, ontstentenis en ondersteuning

Artikel 6. Verhindering en ontstentenis

  • 1. Bij verhindering of ontstentenis van informeren de collegeleden elkaar als volgt:

    • a.

      indien het de voorzitter betreft, informeert deze diens waarnemer en de gemeentesecretaris;

    • b.

      indien het een wethouder betreft informeert deze de voorzitter en gemeentesecretaris;

    • c.

      indien het de gemeentesecretaris betreft informeert deze diens vervanger en de voorzitter;

  • 2. De afdelingsdirecteuren of specifieke teamleiders vervangen de gemeentesecretaris bij diens afwezigheid, in een door de gemeentesecretaris vast te stellen volgorde.

Artikel 7. Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergaderingen

  • 1. De gemeentesecretaris is in de vergadering van het college aanwezig en zorgt binnen de hem opgedragen taak voor een vlot verloop van de vergaderingen van het college.

  • 2. Het college kan, mede op advies van de gemeentesecretaris, besluiten ambtenaren, (ingehuurde) adviseurs en overige derden voor een (deel van de) vergadering uit te nodigen.

  • 3. Indien het functioneren van de gemeentesecretaris het onderwerp is van de beraadslagingen of indien een onderwerp wordt besproken waar inhoudelijk door de gemeentesecretaris over is geadviseerd, kan het college de gemeentesecretaris verzoeken de vergadering tijdelijk te verlaten en hem laten vervangen overeenkomstig artikel 6, tweede lid.

Hoofdstuk 4 - Voorbereiding vergaderingen

Artikel 8. Aanlevering van voorstellen en andere stukken

  • 1. Adviezen, memo’s en andere stukken die voor een vergadering worden geagendeerd, moeten uiterlijk op donderdag vóór die vergadering bij de gemeentesecretaris zijn aangeleverd.

  • 2. De adviezen moeten zoveel mogelijk zijn afgestemd met het verantwoordelijke lid van het college, tenzij dit procedureel niet haalbaar is of sprake is van meerdere betrokken portefeuillehouders.

  • 3. De adviezen, memo’s, bijlagen en andere stukken moeten worden aangeleverd via het centrale zaaksysteem.

Artikel 9. Agenda

  • 1. Voor elke vergadering stelt de gemeentesecretaris een voorlopige agenda op en stelt deze uiterlijk op vrijdag vóór de reguliere vergadering digitaal aan de leden van het college beschikbaar.

  • 2. De voorlopige agenda en vergaderstukken zijn na toezending voor de leden van het college digitaal te raadplegen.

  • 3. Bij een extra vergadering als bedoeld in artikel 4, eerste lid, stuurt de gemeentesecretaris een agenda en de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk aan de leden van het college.

  • 4. Onderwerpen waarvoor een tijdige agendering op vrijdag overeenkomstig het eerste lid niet mogelijk is, maar waarvoor door spoedeisendheid geen uitstel wenselijk is, kunnen tot kunnen tot een kwartier voor aanvang van de vergadering met een toelichting op de spoedeisendheid bij de gemeentesecretaris aangemeld worden voor agendering. De gemeentesecretaris zet deze stukken vanwege de spoedeisendheid op de agenda. De secretaris informeert de collegeleden hierover hij geeft hierbij de reden aan en een behandeladvies. De voorzitter beslist tijdens de vergadering na raadpleging van de deelnemers of deze stukken behandeld worden.

Hoofdstuk 5 - Besluitvorming en verslaglegging

Artikel 10. Besluitvorming en stemmingen

  • 1. Een voorstel wordt zonder stemming aangenomen, tenzij één van de leden van het college bij het nemen van een besluit om een stemming vraagt.

  • 2. Als een lid van het college bij het nemen van een besluit om stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid van toepassing is.

  • 3. Als een lid van het college dat vraagt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van één of meer personen, gestemd bij gesloten en ongetekende stembriefjes.

  • 4. Als een stemming over een benoeming, voordracht of aanbeveling beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, dan vindt in dezelfde vergadering een herstemming plaats. Staken de stemmen over dezelfde benoeming, voordracht of aanbeveling dan weer, dan beslist de stem van de voorzitter.

  • 5. Als de stemming gaat over meer dan één persoon en niemand bij een eerste stemming de volstrekte meerderheid heeft verkregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen met de meeste stemmen. Als de stemmen zijn verdeeld over meer dan twee personen, vindt een tussenstemming plaats om te bepalen tussen welke twee personen de tweede stemming plaats zal vinden. Als de stemmen bij de tweede stemming of tussenstemming staken, beslist de stem van de voorzitter.

Artikel 11. Besluitvorming zonder bespreking

  • 1. Adviezen, memo's en overige stukken die overeenkomstig artikel 8 in procedure zijn gebracht kunnen zonder bespreking worden aangenomen als door geen van de collegeleden is aangegeven dat deze voor bespreking in de vergadering geagendeerd moeten worden.

  • 2. Het besluit op hamerstukken, als bedoeld in het eerste lid, wordt geacht te zijn genomen op het moment dat het laatste collegelid, voorafgaande aan de vergadering, heeft aangegeven dat bespreking niet noodzakelijk is of tijdens de vergadering als het college vaststelt dat bespreking niet noodzakelijk is.

  • 3. Besluiten als bedoeld in dit artikel worden opgenomen op de besluitenlijst als bedoeld in artikel 13.

Artikel 12. Spoedeisende besluitvorming bij ontbreken quorum

  • 1. Indien het quorum als bedoeld in artikel 5 ontbreekt en sprake is van spoedeisendheid kunnen de wel aanwezig leden/lid onder mandaat de noodzakelijke besluiten nemen. Deze besluiten moeten zoveel mogelijk passend zijn in het bestaande beleid.

  • 2. Bij besluitvorming ingevolge het eerste lid wordt binnen de praktische grenzen van redelijkheid de betrokken portefeuillehouder te raadplegen.

  • 3. Bij afwezigheid van de burgemeester en bij besluitvorming ingevolge het eerste lid machtigt de burgemeester de aanwezige wethouders gebruik te maken van zijn bevoegdheden ingevolge artikel 171 Gemeentewet.

  • 4. In de eerstvolgende reguliere vergadering van het college wordt van de uitoefening van de bevoegdheden ingevolge het eerste en derde lid mededeling gedaan.

  • 5. Bij de mededeling op basis van het vierde lid krijgen alle collegeleden de mogelijkheid om hun opvatting over het gebruik van de bevoegdheden te geven.

Artikel 13. Besluitenlijst

  • 1. De gemeentesecretaris stelt een besluitenlijst van de vergaderingen van het college op.

  • 2. In de besluitenlijst staan in ieder geval:

    • a.

      de naam van de voorzitter, de andere aanwezige collegeleden en de gemeentesecretaris;

    • b.

      een aantekening van de leden van het college die afwezig waren;

    • c.

      bij het desbetreffende agendapunt, de naam en de hoedanigheid van degene die op grond van artikel 7, tweede lid, aanwezig was;

    • d.

      een formulering van de door het college genomen besluiten;

    • e.

      stemverhoudingen bij het desbetreffende agendapunt indien een lid van het college hierom vraagt;

    • f.

      indien een lid van het college hiertoe verzoekt, wordt aantekening gemaakt dat deze heeft tegengestemd;

    • g.

      indien de gemeentesecretaris hiertoe verzoekt wordt aantekening gemaakt van zijn advies. Deze aantekening komt niet in de besluitenlijst, maar wordt toegevoegd aan het zaakdossier.

  • 3. De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende reguliere vergadering vastgesteld.

  • 4. Van besluiten genomen tijdens het reces wordt een apart overzicht opgesteld. Deze besluiten worden opgenomen in de besluitenlijst van de eerstvolgende reguliere vergadering na de desbetreffende recesperiode.

  • 5. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daar niet tegen verzet, wordt de vastgestelde besluitenlijst zo spoedig mogelijk via de griffie aan de raad gestuurd.

  • 6. Nadat de besluitenlijst aan de raad is gestuurd, wordt deze openbaar gemaakt door plaatsing op de gemeentelijke website. Dit gebeurt in principe op de eerstkomende donderdag.

Artikel 14. Mandaat

  • 1. Portefeuillehouders zijn gemandateerd om namens het college antwoorden te verstrekken aan commissie- en raadsleden in de volgende situaties:

    • a.

      Beantwoording van vragen die bekend zijn als ‘technische’ vragen die in de praktijk vaak kort voorafgaand aan een raads- of commissievergadering worden gesteld;

    • b.

      beantwoording van vragen die gesteld zijn tijdens een raads- of commissievergadering en de portefeuillehouder heeft toegezegd daar met een schriftelijke beantwoording later op terug te komen;

  • 2. Bij het gebruik maken van het mandaat als bedoeld in het eerste lid hanteert de portefeuillehouder bij de beantwoording de lijn van het bestaande beleid, het vastgestelde collegebesluit of de in het college gevoerde dialoog daarover.

  • 3. Als de portefeuillehouder aangeeft over de beantwoording afstemming te willen in het college, dan wordt daar gehoor aan gegeven.

  • 4. Portefeuillehouders zijn gemandateerd om namens het college tekstuele aanpassingen te doen op in het college vastgestelde teksten op een zodanige wijze dat de lijn die is vastgesteld, het proces, de bandbreedte van het onderwerp en de omvang van toezeggingen en verplichtingen geen beleidsmatige of financiële consequenties heeft.

Artikel 15. Geheimhouding

  • 1. Met inachtneming van artikel 87 Gemeentewet kan het college geheimhouding opleggen op grond van een belang genoemd in artikel 5.1 van de Woo over de informatie die bij het college berust.

  • 2. Het college kan besluiten het advies en bijlagen onder geheimhouding te behandelen en dat advies te plaatsen op een geheime agenda en na besluitvorming op een geheime besluitenlijst. Als sprake is van een geheime agenda en/of besluitenlijst geldt hiervoor ook de geheimhoudingsplicht ex artikel 87 Gemeentewet.

  • 3. Als de burgemeester of een commissie op grond van een belang genoemd in artikel 5.1 van de Woo geheimhouding heeft opgelegd, kan hij deze informatie delen met het college.

  • 4. Bij de oplegging van de geheimhouding wordt zo mogelijk bepaald per wanneer die geheimhouding is opgeven.

  • 5. Bij het delen van informatie onder geheimhouding met de gemeenteraad of een commissie geldt aanvullend op de wettelijke voorschriften de bepalingen die voortvloeiende uit de Verordening delen van informatie onder geheimhouding Midden-Delfland 2023.

  • 6. Een verplichting tot geheimhouding wordt vermeld op alle stukken waar die geheimhouding is opgelegd. Als dit niet fysiek mogelijk is, wordt de geheimhouding op een andere passende wijze bekend gemaakt. Van het opleggen van geheimhouding wordt aantekening gemaakt in het zaakdossier.

Hoofdstuk 7 - Slotbepalingen

Artikel 16. Uitleg reglement

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van het reglement, beslist het college hierover op voorstel van de voorzitter.

Artikel 17. Intrekking oude reglement

Het Reglement van orde college van burgemeester en wethouders Midden-Delfland 2024, versie 2, wordt ingetrokken.

Artikel 18. Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1. Dit reglement treedt in werking op 20 mei 2026.

  • 2. Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde van het college van burgemeester en wethouders van Midden-Delfland 2026.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op 20 mei 2026

De burgemeester,

F.I. Noordermeer-Van Slageren

De secretaris,

M.A.I. Born

Dit reglement van orde is overeenkomstig artikel 52 Gemeentewet aan de gemeenteraad toegezonden.

Algemene toelichting

Dit reglement geeft uitvoering aan artikel 52 van de Gemeentewet. Daarin staat dat het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vaststelt. Volgens de memorie van toelichting gaat het bij de andere werkzaamheden onder andere om de bekendmaking van de besluiten die het college tijdens de vergadering neemt en de onderlinge vervanging van de leden van het college. Naast bepalingen over de vergaderingen van het college, de besluitvorming die daar plaatsvindt en de voorbereiding daarvan, bevat dit reglement dus ook bepalingen daarover. In de artikelsgewijze toelichting wordt daar nader op ingegaan.

Dit reglement is gebaseerd op het model van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG). Waar een Midden-Delflandse aanvulling of andere wijzigingen ten opzichte van dat landelijk model is doorgevoerd, is dat bij de artikelsgewijze toelichting vermeld.

Artikelsgewijze toelichting

Hoofdstuk 1Algemene bepalingen

Artikel 1.Definities

Deze definities behoeven geen toelichting.

Ten opzichte van het model zijn toegevoegd reces (relatie artikel 3 vergaderplanning), portefeuillehouder (relatie artikel 14 mandaat) en Woo (relatie openbaarheid en geheimhouding artikel 15).

Hoofdstuk 2Verdeling van werkzaamheden en vergaderingen

Artikel 2.Verdeling werkzaamheden en vervanging

Eerste lid Tijdens het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd, bepaalt het college formeel welke portefeuilles elk lid van het college heeft en waar elk lid van het college dus voor verantwoordelijk is. In de praktijk wordt hierbij meestal de verdeling gehanteerd die is opgenomen in een coalitieakkoord, waarbij een nadere precisiesering binnen de portefeuilleverdeling wordt toegepast.

De verdeling van de portefeuilles kan het college daarna vanzelfsprekend wijzigen als dat nodig is. Daarbij wordt er wel op gewezen dat het college op grond van de wet als geheel de verantwoordelijkheid voor het door het college gevoerde bestuur draagt. Afspraken over de portefeuilleverdeling en eventuele mandaten die aan de individuele leden van het college zijn verleend doen aan die gezamenlijke verantwoordelijkheid niet af.

Verder is van belang (tweede lid) dat, naast de verdeling van de werkzaamheden, dit artikel er ook in voorziet dat het college afspraken maakt over de onderlinge vervanging. Ook als het op de waarneming van de burgemeester op grond van artikel 77 van de Gemeentewet aankomt.

Toegevoegd is een derde lid waarin afspraken over de melding van verhindering zijn vastgelegd. Dit om te voorkomen dat misverstanden ontstaan of dat het quorum (artikel 5) zou ontbreken.

Artikel 3.Dag en plaats van de vergaderingen

Met het eerste lid voldoet het college aan artikel 53, eerste lid, van de Gemeentewet. Daarin staat dat de burgemeester, met inachtneming van hetgeen het college heeft bepaald, dag, plaats en tijdstip van aanvang van de vergaderingen van het college vaststelt. Het uitgangspunt is dat de vergaderingen van het college plaatsvinden in fysieke vorm. Toegevoegd aan het VNG-model is een bepaling dat geen vergaderingen tijdens het reces en algemeen erkende feestdagen plaatsvinden.

Het tweede lid biedt het college vervolgens ruimte om in bijzondere gevallen van de vastgestelde dag, tijd en plaats af te wijken. Dit maakt het ook mogelijk om digitaal te vergaderen. Dit kan bijvoorbeeld ook tijdens het reces als dat nodig is. Als er een digitale vergadering plaatsvindt, zijn de bepalingen uit dit reglement daarop onverkort van toepassing.

Aan het model-VNG zijn de leden 3 en 4 toegevoegd. Hierin is het proces geregeld hoe de periode van het reces wordt vastgesteld en intern bekend gemaakt.

Artikel 4.Extra vergaderingen

Uit het eerste lid volgt dat een extra vergadering plaats kan vinden als de voorzitter dit nodig vindt. Voorts kan ook elk ander lid van het college ervoor zorgen dat een extra vergadering plaats vindt. Geregeld is wel dat bij het verzoek om een extra vergadering aangegeven moet worden wat het bespreekpunt is. Dit zodat de voorzitter de andere leden van het college daarover kan informeren als de voorzitter de leden bij elkaar roept (tweede lid).

Toegevoegd aan het eerste lid is dat de voorzitter beslist of en wanneer een extra vergadering plaatsvindt. De voorzitter kan dit gebruiken als het plannen van een extra collegevergadering praktisch niet haalbaar is of als het onderwerp niet zwaar genoeg is om de andere leden bij elkaar te roepen. Andere leden van het college kunnen hun agendapunt dan ook inbrengen binnen het reguliere vergaderschema.

In artikel 9, derde lid, staat tot slot dat de gemeentesecretaris ervoor zorgt dat de leden van het college zo spoedig mogelijk de agenda en de bijbehorende stukken voor de extra vergadering ontvangen.

Artikel 5.Quorum en opnieuw belegde vergaderingen

Aan de titel van dit artikel is het woord ‘quorum’ toegevoegd om te verduidelijken dat een nieuwe vergadering belegd moet worden als dit quorum niet aanwezig is. Het college kan op grond van artikel 56, eerste lid, van de Gemeentewet alleen vergaderen en besluiten nemen als ten minste de helft van het aantal leden van het college bij de vergadering aanwezig is (quorum). Als dit niet het geval is, maar er wel een noodzaak is om bepaalde onderwerpen te bespreken of bepaalde besluiten te nemen, dan kan de burgemeester op grond van artikel 56, tweede lid, van de Gemeentewet een nieuwe vergadering beleggen. Tijdens die vergadering kan het college ook met minder dan de helft van het aantal leden vergaderen en besluiten nemen.

In dit artikel is vastgelegd dat vanaf het tijdstip waarop de oorspronkelijke vergadering had moeten plaatsvinden, een bepaald aantal uur moet zijn verstreken. Dit om misbruik van de procedure uit de Gemeentewet te voorkomen. Gekozen is voor 24 uur om voortgang in de besluitvorming en uitvoering te behouden. Bij een langere periode volgt de reguliere vergadering dan heel kort op de opnieuw belegde vergadering.

Verder staat er in dit artikel hoe de procedure voor het beleggen van de nieuwe vergadering eruit ziet. Uit artikel 56, derde lid, van de Gemeentewet volgt nog dat het college tijdens de nieuwe vergadering alleen kan vergaderen en besluiten over onderwerpen die al voor de oorspronkelijke vergadering geagendeerd waren. Voor andere onderwerpen geldt dat alsnog is vereist dat minimaal de helft van het aantal leden van het college aanwezig is.

Hoofdstuk 3Verhindering, ontstentenis en ondersteuning

Artikel 6.Verhindering en ontstentenis

Dit artikel geeft weer wie de voorzitter, de andere leden van het college of de gemeentesecretaris moeten informeren als er sprake is van verhindering of ontstentenis. Daarbij is van belang dat van verhindering sprake is als de voorzitter, de andere leden van het college of de gemeentesecretaris een vergadering van het college niet of slechts gedeeltelijk kunnen bijwonen. Van ontstentenis is sprake als zij voor langere tijd niet in staat zijn hun werkzaamheden uit te voeren.

Toegevoegd is een tweede lid over de vervanging van de gemeentesecretaris. Hiermee is invulling gegeven aan artikel 106 Gemeentewet, waarin is bepaald dat het college de vervanging van deze functionaris moet regelen. Hiermee is geen apart besluit meer noodzakelijk en kunnen de afdelingsdirecteuren en specifieke teamleiders de gemeentesecretaris vervangen.

De volgorde betreft: afdelingsdirecteur S&D, afdelingsdirecteur bedrijfsvoering, afdelingsdirecteur LWE, teamleider Financiën, teamleider P&O, teamleider beleid (S&D)

Artikel 7.Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergadering

De rol van de gemeentesecretaris bij de vergaderingen van het college is in de artikelen 103 en 104 van de Gemeentewet opgenomen. In het verlengde daarvan is in dit artikel kenbaar gemaakt dat de gemeentesecretaris een vlot verloop van de vergaderingen van het college bevordert.

Verder voorziet dit artikel in de aanwezigheid van derden bij de vergaderingen van het college. Artikel 57 van de Gemeentewet geeft indirect aan dat het mogelijk is dat naast de leden van het college en de gemeentesecretaris ook anderen aanwezig zijn. In het reglement is dit expliciet gemaakt.

Toegevoegd is aan het tweede lid dat de gemeentesecretaris een adviesrol kan vervullen bij het uitnodigen van medewerkers en (externe) adviseurs. Met het benoemen van deze formele rol is de gemeentesecretaris dan beter in staat om zijn ondersteunende rol van het college in te vullen als het voor de besluitvorming wenselijk is.

Tevens is een derde lid toegevoegd waarin de mogelijkheid is opgenomen dat het college besluit de gemeentesecretaris voor één agendapunt te vervangen. Dit betreft dan onderwerpen waarbij hij mogelijk niet optimaal in staat is om zijn adviesrol richting het college in te vullen.

Hoofdstuk 4Voorbereiding vergaderingen

Artikel 8.Aanlevering van voorstellen en andere stukken

Dit is optioneel artikel uit het VNG-model dat is overgenomen. De benaming “voorstellen” is gewijzigd in de meer zuivere vorm van “adviezen” en een toevoeging van “memo's”. Van een memo wordt regelmatig gebruik gemaakt om het college te informeren over de voortgang van bepaalde zaken en bij annotaties van bestuurlijke overleggen.

Dit artikel bevat de procedure voor het aanleveren van voorstellen en andere stukken voor de vergaderingen van het college. Via het Zaaksysteem kunnen vergaderstukken de hele week digitaal worden aangeleverd. Voor bespreking en besluitvorming op de dinsdag moeten de stukken digitaal uiterlijk de donderdag daarvoor om 13.00 uur digitaal zijn overgezet naar de gemeentesecretaris.

In het tweede lid is het uitgangspunt opgenomen dat de adviezen zijn afgestemd met de portefeuillehouder. Hiermee kan dit collegelid het meest optimaal invulling geven aan de verantwoordelijkheid van de portefeuille die op basis van artikel 2 is toegewezen.

Tenslotte is een derde lid toegevoegd. Hierin is bepaald dat stukken voor de vergadering via het Zaaksysteem worden aangeleverd.

Artikel 9.Agenda

In dit artikel is de procedure rond het versturen van de agenda voor het aanleveren van voorstellen en andere stukken opgenomen.

In de uitwerking van de leden 1 tot en met 4 is aan het model-VNG nader invulling gegeven aan de Midden-Delflandse situatie. Vanuit het werken met het Zaaksysteem is opgenomen dat de voorlopige agenda en stukken digitaal beschikbaar zijn op vrijdag voorafgaand aan de reguliere vergadering op dinsdag.

Aan het model is een vierde/vijfde lid toegevoegd waarin is geregeld dat tot en met 9.00 uur op de dinsdag van de reguliere vergadering stukken aan de voorlopige agenda kunnen worden toegevoegd. In die situatie moet dan wel sprake zijn van spoedeisendheid. Behandeling kan alleen plaatsvinden als de voorzitter dit tijdens de vergadering besluit.

Hoofdstuk 5Besluitvorming en verslaglegging

Artikel 10.Besluitvorming en stemmingen

In de praktijk wordt er in de vergaderingen van het college slechts zelden gestemd. Om die reden is hoofdregel in dit artikel dat geen stemming plaatsvindt, tenzij een lid van het college daarom vraagt. Als een lid van het college om een stemming vraagt, dan is in het tweede lid geregeld dat de stemming in beginsel mondeling is.

Dit is ook bij een stemming over benoemingen, voordrachten of aanbevelingen van personen aan de orde, tenzij een lid van het college bij een dergelijke stemming op grond van het derde lid om een stemming via gesloten en ongetekende stembriefjes vraagt. In het vierde en vijfde lid is geregeld hoe het college handelt als de stemmen bij een mondelinge stemming of een stemming via gesloten en ongetekende stembriefjes staken. Bij een mondelinge stemming vindt in de eerstvolgende vergadering een nieuwe stemming plaats. Bij een stemming via gesloten en ongetekende stembriefjes gebeurt dit in dezelfde vergadering.

Ten opzichte van het model VNG is opgenomen dat bij het staken van de stemmen tijdens de herstemming de stem van de voorzitter beslist. Alternatief is het lot. Vanuit een bestuurlijke toekomstbestendigheid en wettelijke taken van de burgemeester ligt het meer voor de hand om een bewuste keuze maken en de uitslag niet afhankelijk te laten zijn van het lot.

Artikel 11.Besluitvorming zonder bespreking

Op grond van artikel 9 stelt de gemeentesecretaris een voorlopige agenda op en zorgt ervoor dat de stukken digitaal te raadplegen zijn. Vervolgens kunnen de collegeleden aangeven welke stukken besproken moeten worden en bij welke dat niet noodzakelijk is. Stukken waar dan geen bespreking op noodzakelijk is, zijn met de regeling in dit artikel dan bij de vaststelling van de agenda direct ook vastgesteld zonder bespreking.

Die besluiten gelden dan als hamerstuk. Het besluit op hamerstukken is een onlosmakelijk onderdeel van de besluitenlijst van artikel 13. Het werken met hamerstukken bevordert een efficiënt vergaderverloop en de uitvoering kan eerder door de organisatie opgepakt worden. Dit proces mag niet verward worden met een ‘parafenbesluit’. Dat is een niet overgenomen facultatief artikel uit het model VNG. In de praktijk zou dit inhouden dat op ieder moment van de week stukken aangeboden worden en bij een akkoord van alle collegeleden buiten de vergadering vastgesteld zijn. Een parafenbesluit wordt bij voorkeur alleen gebruikt bij spoedeisende zaken. Dit sluit aan op het uitgangspunt van de Gemeentewet dat besluitvorming tijdens de vergadering plaatsvindt.

Artikel 12.Spoedeisende besluitvorming bij ontbreken quorum

Het werken op basis van dit artikel is al langer gebruikelijk en toegevoegd aan het model van de VNG. Bij het ontbreken van een quorum kan een situatie ontstaan dat een besluit noodzakelijk is en geen enkel uitstel kan hebben. Hierbij kan gedacht worden aan juridische procedures met harde termijnen, gemaakte afspraken met derden of overige en privaatrechtelijke handelingen (onderhandelingstermijnen, notariële afspraken). Dit artikel geeft een mandaat met procesafspraken voor de aanwezige collegeleden over het traject van de besluitvorming.

Procedureel is vastgelegd als van deze bijzondere besluitvormingsprocedure gebruik wordt gemaakt dit voor de archivering wordt opgenomen in het Zaaksysteem. Tevens wordt deze vorm van besluitvorming medegedeeld in de eerstvolgende reguliere collegevergadering. Desgewenst kunnen het proces en de uitkomst nog besproken worden.

Artikel 13.Besluitenlijst

Ten opzichte van het model VNG is het artikel over het ‘verslag’ vervallen. Van de collegevergaderingen wordt geen verslag opgesteld. Deze werkwijze past binnen de plicht van artikel 60, derde lid Gemeentewet waarin alleen een besluitenlijst is verplicht is gesteld. Vervolgens zijn in het tweede lid de onderwerpen genoemd die op de besluitenlijst worden vermeld.

Basis van de besluitvorming is collegiaal bestuur. Indien sprake is van een niet unanieme besluitvorming kan op basis van het tweede lid onder f een aantekening gemaakt worden. Die aantekening is geen onderdeel van de besluitenlijst, maar wordt wel opgenomen gearchiveerd in het Zaaksysteem.

Aan het model artikel is een vierde lid toegevoegd. Hierin is vastgesteld hoe de besluitvorming tijdens het reces wordt verwerkt op de besluitenlijst.

In het vijfde en zesde lid is geregeld hoe de vastgestelde besluitenlijst openbaar wordt gemaakt. Dit wordt gedaan door toezending aan de gemeenteraad en publicatie op de website.

Artikel 14.Mandaat

Dit artikel is toegevoegd aan het model VNG. Reden hiervan is om op een praktische wijze invulling te kunnen geven aan de procesafspraken met de gemeenteraad. Bij het beantwoorden van technische vragen geldt een grote tijdsdruk die niet aansluit op het proces van aanlevering van stukken en het opstellen van een voorlopige agenda op basis van de artikelen 8 en 9. Technische vragen zijn meestal op maandagochtend bekend en dienen dinsdagmiddag beantwoord te zijn. Voor de politiek-inhoudelijke vragen geeft artikel 42 van het Reglement van Orde van de gemeenteraad een langere behandeltijd van 30 dagen, met uitstelmogelijkheden. Deze termijnen bieden wel de mogelijkheid tot een reguliere behandeling.

Bij de beantwoording van de a-politieke technische vragen geldt in mindere mate dat deze afstemming nodig hebben binnen het uitgangspunt van collegiaal bestuur. Daarom is in het eerste lid van dit artikel een mandaat toegekend aan de portefeuillehouder. Deze kan dan met ondersteuning vanuit de ambtelijke organisatie zorgdragen voor beantwoording. Die beantwoording kan dan buiten de collegevergadering om tijdig worden aangeleverd bij de griffie.

Het tweede lid geeft richting aan de ruimte waar binnen de beantwoording kan plaatsvinden. Hiermee wordt het uitgangspunt van collegiaal bestuur zoveel als mogelijk is geborgd. Mocht de portefeuillehouder afstemming wenselijk of noodzakelijk vinden, kan deze dat alsnog op basis van het derde lid houden.

Het vierde lid geeft een vergelijkbaar mandaat, maar dan gericht op uitgaande correspondentie. In de praktijk heeft in die situaties de collegiale besluitvorming op de reguliere wijze plaatsgevonden in het college. Hierbij kan het wenselijk zijn de concrete formulering van bepaalde zinnen of tekstgedeelten iets aan te passen, zonder dat de essentie wijzigt. De portefeuillehouder heeft daarbij dan een mandaat om dit te verwerken. Dit vergroot de efficiency doordat een besluit dan sneller uitgevoerd kan worden en niet wordt verdaagd naar een volgende reguliere vergadering. Doordat vanuit het Zaaksysteem wordt gewerkt blijft het proces transparant doordat in de archivering ook zichtbaar is welke wijzigingen zijn verwerkt.

Artikel 15.Geheimhouding

Dit artikel is een toevoeging aan het model VNG. Het beschrijft het proces hoe in voorkomende situaties geheimhouding wordt opgelegd. Opname in het Reglement van Orde is wenselijk om ook dit proces transparant te laten verlopen. Hierbij blijven de doelen van de Woo gehanteerd worden vanuit het gemeentelijk en ook wettelijk uitgangspunt: openbaar, tenzij.. .

Het opleggen van geheimhouding wordt vastgelegd in het Zaaksysteem. Dit is een logische processtap, daar de documenten ook via het Zaaksysteem voor besluitvorming worden aangemeld.

In de processtappen van het Zaaksysteem is eveneens het ‘vier-ogen-principe’ vastgelegd. De behandelend ambtenaar draagt er zorg voor dat bij het opleggen van geheimhouding voor stukken van de gemeenteraad de aanlevering plaatsvindt op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Hoofdstuk 7Slotbepalingen

Artikel 16.Uitleg reglement

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 17.Intrekking oude reglement

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 18.Inwerkingtreding en citeertitel

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Op basis van artikel 52 Gemeentewet wordt het Reglement van Orde van het college aan de gemeenteraad worden gezonden. Tevens wordt het reglement opgenomen in het Gemeenteblad.