Besluit tot vervanging van documenten gescand door ODRA, behorende tot zaken in de periode 2015-2024 en waarvan de gemeente Lingewaard bevoegd gezag is

Ondertekening

Toelichting en verantwoording op het Besluit tot vervanging van documenten gescand door ODRA, behorende tot zaken uit de jaren 2015-2024 en waarvan de gemeente Lingewaard bevoegd gezag is

Overwegingen om te gaan vervangen

ODRA (Omgevingsdienst Regio Arnhem) voert in mandaat taken uit op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving Omgevingswet. Daaruit ontstaan dossiers die worden beheerd door de ODRA en waarvan de gemeente Lingewaard zorgdrager blijft (eigenaar en verantwoordelijk).

ODRA werkt volledig digitaal. De omgevingsdienst scant papieren documenten en voegt de scans toe aan het digitale dossier. Dat scannen bij ODRA gebeurt volgens een gecontroleerd proces. ODRA heeft geen vervangingsbesluit. De papieren blijven de originelen; het digitale dossier is hybride (digitaal geboren en digitale kopieën). De papieren worden op nummer in archiefdozen bewaard.

De gemeente Lingewaard heeft 8 dozen met papieren originelen uit de jaren 2015-2024 terug geleverd gekregen. Om te zorgen dat ODRA complete digitale dossiers heeft, waarvan de digitale scans de rechtsgeldige exemplaren zijn, kiest Lingewaard ervoor om zelf een vervangingsbesluit met terugwerkende kracht te nemen.

Waarborgen voor kwaliteit

ODRA heeft als voornemen op een besluit tot vervanging eerder dit jaar een handboek laten opstellen (d.d. 7 april 2025, 0.4 concept). Uit het concept-Handboek kan worden afgeleid dat het scannen bij ODRA gecontroleerd verloopt. Het scanproces is beschreven, de technische infrastructuur en eisen beeldkwaliteit maken zorgvuldig scannen mogelijk en er vinden kwaliteitscontroles plaats.

Om aanvullende zekerheid te krijgen over de vindbaarheid, leesbaarheid en kwaliteit van de scans uit de 8 archiefdozen is een steekproef uitgevoerd. Per archiefdoos zijn 25 papieren documenten vergeleken met de scans in de digitale dossiers. Er werden nauwelijks afwijkingen gevonden.

De steekproef toont aan dat het risico is op informatieverlies bij vervanging klein is.

Het proces van vervanging

De gemeente Lingewaard is als zorgdrager bevoegd tot het nemen van een vervangingsbesluit voor de documenten waarop dit besluit van toepassing is. Er zijn geen uitzonderingen op de vervanging.

De archiefinspecteur van Lingewaard is betrokken bij de voorbereiding op dit besluit. De gemeentearchivaris heeft een positief advies afgegeven, zoals op grond van de Archiefverordening is afgesproken.

ODRA wordt geïnformeerd over het Lingewaards vervangingsbesluit. ODRA weet dan dat de scans in de dossiers die ze voor Lingewaard beheren de originele archiefdocumenten zijn geworden en de dossiers niet langer hybride.

Nadat het besluit is genomen, zorgt de gemeente Lingewaard dat de 8 archiefdozen met papieren documenten worden vernietigd via een erkend vernietigingsbedrijf.

Daarna zorgt Lingewaard voor een verklaring van vervanging met

• -

  een specificatie van de vervangen documenten,

• -

  een grondslag voor de vervanging (dit besluit en de toelichting), en

• -

  een beschrijving van de daadwerkelijke vernietiging (wat, wanneer en hoe).

Het vervangingsbesluit is een besluit in de zin van artikel 1:3 Algemene wet bestuursrecht, zoals de toelichting bij de artikelen 6 en 7 van het Archiefbesluit 1995 vermeldt. Dit houdt in dat het vervangingsbesluit gepubliceerd moet worden, zodat belanghebbende(n) de gelegenheid hebben om eventueel bezwaar te maken tegen het besluit.

Lingewaard past de vervanging toe als het vervangingsbesluit is gepubliceerd, de bezwaartermijn van zes weken is verstreken en over de eventueel daaruit volgende bezwaren definitieve uitspraken zijn gedaan.

Bezwaarschrift en voorlopige voorziening

Wanneer u het niet eens bent met dit besluit kunt u bezwaar maken. Dit staat in de Algemene wet bestuursrecht (Awb). U dient dan binnen zes weken na de dag van bekendmaking een bezwaarschrift in te dienen bij het bestuursorgaan, het college van burgemeester en wethouders. U kunt op twee manieren bezwaar maken, per webformulier en per brief.

U kunt online bezwaar maken via een webformulier op www.lingewaard.nl. U komt hier via de zoekopdracht ‘bezwaar maken’. Voor het indienen van een digitaal bezwaarschrift is wel een elektronische handtekening nodig (DigiD). Op genoemde website kunt u lezen hoe u online bezwaar kunt maken.

U kunt ook nog steeds per brief een bezwaar indienen. In die brief, een bezwaarschrift, zet u in ieder geval het volgende: uw naam en adres, de datum, een omschrijving van het besluit waartegen u bezwaar maakt en de reden van het bezwaar (motivering). U dient het bezwaarschrift ook te ondertekenen met uw handtekening. Deze brief kunt u sturen naar College van B&W, Postbus 15, 6680 AA Bemmel.

Het indienen van een bezwaarschrift kost u geen geld.

Het bezwaarschrift stopt de werking van het besluit niet. Om de werking van een besluit tijdelijk te stoppen, dus te laten schorsen, is een beslissing van de Voorzieningenrechter nodig. Er moet wel sprake zijn van een spoedeisend belang. Hiervoor moet u dan een verzoek om voorlopige voorziening indienen bij de Voorzieningenrechter van de Rechtbank Gelderland. Het adres hiervan is: Postbus 9030, 6800 EM Arnhem. U kunt ook digitaal een verzoek om voorlopige voorziening indienen via de website www.rechtspraak.nl. Indienen van een verzoek om voorlopige voorziening gebeurt tegelijk met het indienen van het bezwaarschrift of kort daarna. Voor het indienen van een verzoek om voorlopige voorziening moet u griffierecht betalen aan de rechtbank.