Protocol elektronisch berichtenverkeer Regio Holland Rijnland

Ondertekening

Toelichting Protocol elektronisch berichtenverkeer Regio Holland Rijnland

Als gevolg van de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer dient een bestuursorgaan een uitvoeringsregeling voor het e-mailverkeer vast te stellen en te publiceren. In dit protocol wordt de werkwijze voor Regio Holland Rijnland voorgeschreven. Hoewel ook andere vormen van elektronisch berichtenverkeer zijn intrede hebben gedaan, met name sociale media, heeft e-mail de meeste aandacht nodig, omdat dit medium veel voor formeel berichtenverkeer wordt gebruikt. In de interne en externe communicatie van Regio Holland Rijnland spelen e-mailberichten en webformulieren een steeds belangrijkere rol. Om de rechtszekerheid en een betrouwbare informatievoorziening voor overheid en burgers te waarborgen is het noodzakelijk om voor het verwerken en behandelen van formele e-mailberichten voorschriften vast te leggen.

De juridische status van elektronische berichten zijn in veel gevallen gelijk aan die van een analoge (papieren) brief of document. Toch zijn er een aantal situaties waarin een elektronisch bericht niet de juiste communicatievorm lijkt te zijn. Voorbeelden hiervan o.a. een ingebrekestelling, een ontbinding van een overeenkomst of het stuiten van verjaring. In dit soort gevallen zou de juiste ontvangst van een elektronisch bericht kunnen worden betwist en is fysieke toezending via een aangetekend schrijven de meest veilige weg (dit geldt voor derden en Regio Holland Rijnland).

Doel van het protocol

Het protocol legt een basis voor de wijze waarop Regio Holland Rijnland met hun e-mailfaciliteit wensen om te gaan. Het doel van het protocol is het gebruik van e-mailberichten door de medewerkers van Regio Holland Rijnland veilig en verantwoord te laten gebeuren en om een volledige en betrouwbare informatievoorziening te waarborgen. Hierbij dient aandacht te zijn voor het beveiligd verzenden van persoonsgegevens en/of politiek gevoelige (vertrouwelijke) informatie.

De belangen die Regio Holland Rijnland willen waarborgen bij het gebruik van e-mailberichten zijn:

• •

  Beschikbaarheid en compleetheid van (formele) informatie binnen de organisatie (waar o.a. de eigen organisatorische formele e-mailberichten een onderdeel van zijn)

• •

  Traceerbaarheid van aanwezige informatie door middel van registratie van formele e-mailberichten in het zaaksysteem of de aangewezen vakapplicatie.

• •

  Compleetheid van de zaakdossiers en waarborgen van de duurzame toegankelijkheid, de integriteit en de contextuele metadata van documenten, zodat deze gedurende de volledige bewaartermijn betrouwbaar en raadpleegbaar blijven;

• •

  Waakzaamheid met het oog op mogelijke manipulatie van elektronisch opgeslagen of aangeleverde gegevens, ter beveiliging van voor Regio Holland Rijnland belangrijke informatie;

• •

  De belangen van derden zoals o.m. privacybescherming;

• •

  Een verzorgde wijze van communiceren, bijdragend aan de beoogde uitstraling van Regio Holland Rijnland.

Juridische achtergrond

E-mailberichten staan volgens de jurisprudentie in de meeste gevallen gelijk aan schriftelijke communicatie. Het protocol sluit zoveel mogelijk aan bij de wettelijke regelingen over berichtenverkeer. Het protocol is geschreven op basis van de huidige situatie ten aanzien van registratie en archivering van documenten bij Regio Holland Rijnland.

Er gelden een aantal voorwaarden.

Voor dat Regio Holland Rijnland elektronisch een bericht stuurt, moet de burger aangegeven hebben voldoende via digitale weg bereikbaar te zijn. Het hebben van een e-mailadres van een burger is niet voldoende. Verder moet het elektronisch bericht "voldoende betrouwbaar en vertrouwelijk zijn, gelet op de aard en de inhoud van het bericht en het doel waarvoor het wordt gebruikt". Het moet vaststaan dat het bericht door Regio Holland Rijnland is verstuurd en dat het elektronisch bericht enkel door geadresseerde(n) wordt ontvangen/gelezen. Dit is o.a. van groot belang bij elektronische berichten die persoonsgegevens bevatten dan wel vertrouwelijke informatie/politiek gevoelige informatie.

Vanaf 1 januari 2026 heeft iedere burger het recht om formele communicatie via de elektronische weg aan Regio Holland Rijnland te sturen. In een aanwijzingsbesluit wordt per type bericht bepaald welke manier van verzenden (e-mailberichten, webformulieren, berichtenbox, etc.) aangewezen wordt. Hierbij moet een voldoende betrouwbare en vertrouwelijke wijze van verzenden gekozen worden, passend bij de inhoud en het type bericht.

Het Burgerlijk Wetboek regelt in artikel 227a van boek 6 dat een overeenkomst die schriftelijk gesloten moet worden, ook via een elektronisch document (zoals e-mailberichten) afgehandeld/verstuurd mag worden als er aan vier eisen voldaan is:

• 1.

  De overeenkomst moet raadpleegbaar zijn door partijen;

• 2.

  de authenticiteit van de overeenkomst moet in voldoende mate gewaarborgd zijn;

• 3.

  het moment van totstandkoming van de overeenkomst moet met voldoende zekerheid worden vastgesteld;

• 4.

  de identiteit van de partijen moet met voldoende zekerheid kunnen worden vastgesteld.

Deze mogelijkheid geldt overigens niet voor overeenkomsten met betrekking tot onroerende zaken.

Formele-, informele- en privé e-mails

Het organisatorische e-mailaccount wordt gezien als een bedrijfsmiddel. E-mailberichten die ontvangen worden, kunnen een formele status hebben. Elk e-mailadres dat binnen Regio Holland Rijnland beschikbaar is kan immers gebruikt worden om berichten te ontvangen of te verzenden. Omdat een deel daarvan formele post kan zijn en de ontvanger de enige is die het bericht ziet, moet de ontvanger of behandelaar zorgen dat dit bericht, indien nodig, geregistreerd en gearchiveerd wordt in het toegewezen archiefsysteem. Hierdoor kan een zorgvuldige afhandeling van de post worden gegarandeerd en blijft de correspondentie over zaken compleet.

Formele e-mailberichten zijn berichten:

• •

  waaruit juridische en/of financiële bestuurlijke gevolgen voortvloeien, of:

• •

  die nodig zijn voor het afleggen van verantwoording en/of bewijs, of:

• •

  die voor reconstructie van het verleden van belang kunnen zijn, of:

• •

  wanneer het mailbericht cultuur -en historische waarde heeft, of:

• •

  waarin beleidsrelevante uitspraken worden gedaan of standpunten worden ingenomen.

Formele e-mailberichten dienen ten behoeve van verantwoording en bewijs op de voorgeschreven wijze geregistreerd en gearchiveerd te worden.

Informele e-mailberichten zijn in het algemeen aan één of meer van de volgende kenmerken te herkennen:

• •

  aan de inhoud kunnen afzender noch geadresseerde rechten en/of plichten ontlenen;

• •

  de inhoud heeft zeer kortstondige betekenis: na kennisname van de inhoud vervalt elk belang;

• •

  de vorm en inhoud hebben niet de primaire functie om het handelen van Regio Holland Rijnland te kunnen reconstrueren of tot bewijs te dienen van het handelen;

• •

  het bericht heeft een gering belang, zoals folders, ter kennisneming, uitnodigingen, dankbetuigingen, e.d.;

• •

  privé-berichten die niet als ambtenaar in functie worden ontvangen of verzonden.

Onder de binnenkomende formele e-mailberichten kunnen zich documenten bevinden die op grond van enig wettelijk voorschrift van een handtekening dienen te zijn voorzien. In de Algemene wet bestuursrecht is dit bijvoorbeeld verplicht gesteld ten aanzien van bezwaarschriften. In voorkomende gevallen zal de ontvanger van zo'n document de afzender direct moeten verzoeken het document schriftelijk en ondertekend in te dienen. De e-mailberichten zonder de officiële handtekening mag al wel in behandeling worden genomen.