Financiële verordening Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant 2025

1. In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  algemeen bestuur: het algemeen bestuur van de omgevingsdienst.

• b.

  auditcommissie: de commissie van advies aan het algemeen bestuur.

• c.

  dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van de omgevingsdienst.

• d.

  directeur: de directeur van de omgevingsdienst, tevens secretaris van het algemeen en het dagelijks bestuur van de omgevingsdienst.

• e.

  omgevingsdienst: de Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant.

• f.

  regeling: de Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant 2024, of zoals nadien gewijzigd.

2. In deze verordening en bij toepassing ervan wordt verstaan onder:

• a.

  administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de omgevingsdienst en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• b.

  administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding en ter verankering van de interne controle;

• c.

  afdeling: iedere organisatorische rapportage-eenheid, in overeenstemming met artikel 2, lid 2, binnen de omgevingsdienst met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de directeur;

• d.

  doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen;

• e.

  doeltreffendheid: mate waarin de omgevingsdienst erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid te bereiken;

• f.

  financieel beheer: het geheel van activiteiten gericht op het doelmatig, rechtmatig en doeltreffend beheren van de financiële middelen van de omgevingsdienst, inclusief het uitoefenen van bestuur over en toezicht op dat beheer;

• g.

  financiële administratie: de financiële administratie is een onderdeel van de algemene administratie en omvat het systematisch vastleggen en verwerken van gegevens betreffende de financiële gegevens van de organisatie van de omgevingsdienst, met als doel inzicht te verkrijgen in:

  • o

    de financieel-economische positie;

  • o

    het beheer van vermogenswaarden;

  • o

    de uitvoering van de begroting;

  • o

    het afwikkelen van vorderingen en schulden;

  • o

    het afleggen van rekening en verantwoording;

• h.

  besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV): wettelijke regels ten aanzien van de inhoud en samenstelling van begrotings- en verantwoordingsdocumenten van Provincies en Gemeenten;

• i.

  taakvelden: eenheden waarin de programma’s, bedoeld in artikel 8, tweede lid BBV, of de eenheden in overzichten en bedragen in het programmaplan, bedoeld in artikel 8, eerste lid, onderdelen b tot en met e BBV zijn onderverdeeld;

• j.

  rechtmatigheid: het zorgdragen dat ontvangsten en bestedingen plaatsvinden in overeenstemming met de begroting en de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder verordeningen, besluiten van het algemeen bestuur en besluiten van het dagelijks bestuur;

• k.

  rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving;

• l.

  weerstandscapaciteit: de middelen en mogelijkheden, waarover de omgevingsdienst beschikt of kan beschikken om niet voorziene tegenvallers te bekostigen.

1. Het algemeen bestuur stelt de begroting en de programma-indeling vast.

2. De begroting wordt ingedeeld in het programma primair proces en programma bedrijfsvoering voor de lasten. De baten worden onderverdeeld in programma 1 tot en met 4 en programma overige baten.

3. Het programma bedrijfsvoering bevat de lasten voor overhead.

1. Bij de begroting en de jaarstukken worden onder elk van de programma's de baten en lasten weergegeven.

2. Bij de begroting en jaarstukken wordt een overzicht opgenomen waarin de (gezamenlijke) deelnemersbijdrage wordt weergegeven.

3. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven.

1. Het dagelijks bestuur zendt de ontwerpbegroting uiterlijk 12 weken voordat deze aan het algemeen bestuur ter vaststelling wordt aangeboden, toe aan de gemeenteraden en Provinciale Staten van de deelnemende overheden.

2. De gemeenteraden en Provinciale Staten kunnen binnen een termijn van 12 weken na verzending van de ontwerpbegroting hun zienswijze indienen bij het dagelijks bestuur.

3. Het algemeen bestuur stelt de begroting uiterlijk 15 september voorafgaande aan het begrotingsjaar vast en zendt de begroting naar de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten, de Provinciale Staten en aan de minister van Binnenlandse Zaken als financieel toezichthouder.

4. De begroting wordt per deelnemer nader uitgewerkt in een werkprogramma. Het werkprogramma vormt een afgeleide van de begroting.

5. Het dagelijks bestuur biedt uiterlijk 30 april aan de gemeenteraden en Provinciale Staten de voorlopige jaarstukken aan, bestaande uit het jaarverslag en de jaarrekening over het voorgaande kalenderjaar.

6. Het algemeen bestuur onderzoekt de jaarstukken en stelt deze – na advies van de auditcommissie - vast.

7. Een positief resultaat wordt aan de deelnemers uitgekeerd, met inachtneming van artikel 13, lid 3 van deze verordening.

8. Het dagelijks bestuur zendt de door het algemeen bestuur vastgestelde jaarstukken uiterlijk 15 juli toe aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten, de Provinciale Staten en aan de minister van Binnenlandse Zaken als financieel toezichthouder.

1. Het dagelijks bestuur biedt jaarlijks uiterlijk 30 april aan de gemeenteraden en Provinciale Staten een nota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. Het algemeen bestuur neemt kennis van deze nota.

2. Het dagelijks bestuur past in haar begroting een indexering toe op basis van de CPB-indexcijfers zoals opgenomen in de meest recente septembercirculaire van het gemeentefonds. Indien in navolgend begrotingsjaar blijkt dat de werkelijke indexatie hiervan afwijkt wordt correctie in de eerstvolgende begrotingswijziging doorgevoerd. De toegepaste indexeringspercentages worden opgenomen in de kadernota.

3. Wanneer tijdens het begrotingsjaar blijkt dat de werkelijke indexering negatief afwijkt van de begrote indexering, besluit het algemeen bestuur over de wijze waarop deze afwijking wordt opgevangen, binnen de exploitatie en/of vanuit de algemene reserve. Indien deze middelen onvoldoende toereikend zijn, kan het algemeen bestuur besluiten het tekort in rekening te brengen bij de deelnemers. Indien dit besluit leidt tot een begrotingswijziging die resulteert in een hogere deelnemersbijdrage, wordt deze begrotingswijziging voor zienswijze voorgelegd aan de gemeenteraden en Provinciale Staten van de deelnemende overheden.

4. In de begroting wordt een post onvoorzien van € 150.000 opgenomen.

1. Het algemeen bestuur stelt de begroting vast en autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma zoals beschreven in artikel 2.

2. Bij de begrotingsbehandeling geeft het algemeen bestuur aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

3. Het algemeen bestuur geeft bij het vaststellen van de begroting het dagelijks bestuur de opdracht om de daarin opgenomen doelstellingen te realiseren en de daarbij behorende diensten te verlenen.

4. Het algemeen bestuur autoriseert, bij het vaststellen van de begroting en de begrotingswijzigingen, de uurtarieven voor de bijdragen van de (niet-) deelnemers, alsmede de baten en de lasten per programma.

5. Het algemeen bestuur autoriseert bij het vaststellen van de begroting en begrotingswijzigingen de investeringen zoals opgenomen in het investeringsplan. Op verzoek legt het dagelijks bestuur op een later moment verantwoording af over specifieke investeringen.

6. De door het algemeen bestuur beschikbaar gestelde investeringskredieten blijven in de daaropvolgende jaren beschikbaar, tenzij het algemeen bestuur anders besluit.

7. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur wanneer wordt verwacht dat de lasten van een programma dreigen te worden overschreden, de investeringsuitgaven het geautoriseerde investeringskrediet dreigen te worden overschreden, of de baten van een programma de geautoriseerde baten dreigen te worden onderschreden. Het algemeen bestuur geeft aan of het een voorstel wenst voor het wijzigen van de geautoriseerde lasten van het programma, het wijzigen van het geautoriseerde investeringskrediet, of het bijstellen van het beleid.

8. Bij de behandeling van de tussentijdse rapportages in het algemeen bestuur, bedoeld in artikel 7, doet het dagelijks bestuur zo nodig voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten en het bijstellen van het beleid. In het geval van investeringen met een meerjarig karakter doet het dagelijks bestuur, indien nodig, bij iedere begroting op basis van geactualiseerde ramingen eveneens voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten.

9. Het algemeen bestuur is bevoegd te besluiten over wijzigingen of actualisaties van de begroting.

10. Het dagelijks bestuur is bevoegd te besluiten over aanpassingen in de begroting die de programma’s zoals beschreven in artikel 2 overschrijden op voorwaarde dat het totaal aan baten en lasten van de hele begroting niet wijzigt.

11. De directie is bevoegd te besluiten over wijzigingen binnen programma’s.

1. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van twee tussentijdse (bestuurs)rapportages over de realisatie van de begroting van de omgevingsdienst.

2. De Eerste Bestuursrapportage (1^e Burap) over de periode januari tot mei van het begrotingsjaar wordt uiterlijk met het algemeen bestuur besproken in juli van het lopende begrotingsjaar.

3. De Tweede Bestuursrapportage (2^e Burap) met peildatum 1 september van het begrotingsjaar wordt uiterlijk met het algemeen bestuur besproken in december van het lopende begrotingsjaar.

4. De inrichting van de tussentijdse (bestuurs)rapportages sluit aan bij de indeling van de begroting.

5. De tussentijdse (bestuurs)rapportages gaan tenminste in op:

• a.

  Afwijkingen ten opzichte van de begrote baten en de lasten groter dan € 50.000;

• b.

  Afwijkingen ten aanzien van geleverde diensten ten opzichte van de geplande diensten.

6. In de tussentijdse (bestuurs)rapportages wordt ook aandacht besteed aan de geleverde declarabele uren en de realisatie van de werkprogramma’s.

1. Het dagelijks bestuur legt met de jaarstukken verantwoording af aan het algemeen bestuur over de uitvoering van de begroting.

2. Het algemeen bestuur stelt de jaarstukken vast.

3. De jaarstukken vormen het spiegelbeeld van de begroting. In deze verantwoording rapporteert het dagelijks bestuur per programma over:

• a.

  De behaalde doelstellingen – wat is bereikt, met een toelichting op eventuele afwijkingen ten opzichte van de begroting;

• b.

  De geleverde prestaties – welke activiteiten zijn daarvoor uitgevoerd, met een toelichting op afwijkingen ten opzichte van de begroting;

• c.

  De gerealiseerde baten en lasten – wat heeft de uitvoering financieel betekend, met een toelichting op de afwijkingen ten opzichte van de begroting.

4. In de jaarstukken wordt van de investeringen en meerjarige projecten de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

5. Het dagelijks bestuur doet een voorstel tot bestemming van het rekeningresultaat.

6. Het algemeen bestuur stelt, met inachtneming van artikel 4 lid 7, de bestemming van het rekeningresultaat vast.

1. In de paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheersing’ van zowel de begroting als de jaarstukken verstrekt het dagelijks bestuur ten minste de volgende informatie:

• a.

  Een overzicht van de risico’s van materieel belang, inclusief een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. Waar mogelijk worden de risico’s gekwantificeerd;

• b.

  Een beschrijving van de beschikbare weerstandscapaciteit en de mate waarin deze toereikend is om schade en verliezen als gevolg van de geïdentificeerde risico’s op te vangen;

• c.

  De waardering van het beschikbare weerstandsvermogen, conform de waarderingstabel van het Nederlands Adviesbureau Risicomanagement (NAR).

1. Het dagelijks bestuur neemt in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, in ieder geval op:

• a.

  Een overzicht van en toelichting op niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet financiering decentrale overheden en de bijbehorende ministeriële regelingen, als deze voorkomen;

• b.

  Rapportage van het veelvuldig niet naleven van normen uit de gids proportionaliteit en/of slechte documentatie of naleving hiervan, als deze voorkomen;

• c.

  Geconstateerde fraude door eigen medewerkers, als dit voorkomt.

1. Materiële vaste activa met een meerjarig economisch nut en waarvan de aanschafwaarde minus bijdragen van derden meer bedraagt dan € 20.000 worden onder aftrek van die bijdragen geactiveerd.

2. Materiële vaste activa worden lineair afgeschreven volgens de termijnen zoals die jaarlijks in de begroting worden vastgelegd. Bij de regels voor de waardering en afschrijving van de vaste activa wordt een bestendige gedragslijn gevolgd.

3. Bij de aanschaf van materiële vaste activa wordt begonnen met afschrijven het jaar opvolgend aan ingebruikname.

1. Het dagelijks bestuur zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor:

• a.

  Het aantrekken van voldoende financiële middelen om de programma’s binnen de door het algemeen bestuur vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren.

• b.

  Het beheersen van risico’s verbonden aan de financieringsfunctie, zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s.

• c.

  Het beperken van de kosten van leningen en het bereiken van een voldoende rendement op uitzettingen.

• d.

  Het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

• e.

  Het voldoen van de omgevingsdienst aan de eisen die worden gesteld aan deze functie vanuit wet- en regelgeving;

2. De kaders die daarbij worden gevolg zijn:

• a.

  Langlopende financiële middelen worden altijd in concurrentie aangetrokken.

• b.

  Uitzettingen worden enkel gedaan in Rijks’ Schatkist.

• c.

  Het aantrekken van gelden en uitzetten van gelden gebeurt enkel binnen de kaders van externe wet- en regelgeving.

1. Het beleidskader voor reserves en voorzieningen wordt jaarlijks in de begroting vastgesteld. Daarbij wordt aandacht besteed aan de vorming, omvang en besteding van de reserves en voorzieningen, waarbij een bestendige gedragslijn wordt gevolgd.

2. De algemene reserve kent een percentage van maximaal 8% van de totale lasten in de begroting exclusief reservemutaties. Het algemeen bestuur kan hiervan afwijken (zowel naar beneden als naar boven), onder meer op basis van de risico’s van de dienst, zoals door het dagelijks bestuur beschreven.

3. Het algemeen bestuur draagt er zorg voor dat de algemene reserve volledig is aangevuld, zodat bij een negatief resultaat geen beroep hoeft te worden gedaan op de deelnemers. Wanneer de algemene reserve niet is aangevuld tot het afgesproken maximum, wordt het resultaat eerst gebruikt om de reserve aan te vullen, voordat een eventueel overschot aan de deelnemers wordt uitgekeerd.

4. In de begroting en de jaarrekening wordt een toelichting gegeven op het doel en de stand van de reserves en voorzieningen.

5. Bestemmingsreserves worden door het algemeen bestuur vastgesteld waarbij in het besluit aandacht wordt besteed aan:

• a.

  Het doel van de reserve;

• b.

  De looptijd van de reserve;

• c.

  De wijze van storten in de reserve;

• d.

  De onttrekkingen aan de reserve;

• e.

  De maximale hoogte van een reserve.

1. De administratie is zodanig van opzet en werking dat zij dienstbaar is voor:

• a.

  Het sturen en het beheersen van activiteiten en processen van de omgevingsdienst als geheel en van de afdelingen.

• b.

  Het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden en contracten.

• c.

  Het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties.

• d.

  Het verschaffen van informatie over de indicatoren met betrekking tot de productie van en de kosten van producten en diensten.

• e.

  Het afleggen van verantwoording door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

• f.

  De controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

1. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor:

• a.

  Een eenduidige indeling van de dienstorganisatie en een eenduidige toewijzing van de taken van de omgevingsdienst aan de afdelingen.

• b.

  Een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden.

• c.

  De verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten.

• d.

  Een adequate verantwoording van de verleende mandaten.

• e.

  Het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid van de betreffende financiële beheershandelingen aan het algemeen bestuur.

• f.

  De kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en de baten aan de producten en de programma’s opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

• g.

  Een systeem van administratieve beheersmaatregelen en interne controle, teneinde te waarborgen dat de administratie van de omgevingsdienst voldoet aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle.

• h.

  De interne regels voor de organisatie van het financieel beheer en de financiële organisatie, waaronder regels voor de opdrachtverlening en de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie. In dit kader stelt het dagelijks bestuur tevens nadere regels met betrekking tot:

  • o

    De taken en bevoegdheden binnen de financieringsfunctie, inclusief de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening;

  • o

    De afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en de uitputting van middelen;

  • o

    Het inkoop- en aanbestedingsbeleid voor goederen, werken en diensten, met inachtneming van geldende externe wet- en regelgeving;

  • o

    De preventie en bestrijding van fraude met betrekking tot regelingen en eigendommen, ter waarborging van de rechtmatigheid, de interne controle en de verantwoording;

  • o

    Het fiscale beleid, vastgelegd in een afzonderlijke beleidsnota.

1. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 2% van de totale lasten exclusief reservemutaties. Deze is gelijk aan de materialiteitsgrens die de accountant hanteert voor de controle op de getrouwheid.

2. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 50.000 nader toegelicht.

1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het algemeen bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand zijn gekomen.

2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het algemeen bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 6.

3. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag.

4. Uitgangspunt is dat iedere overschrijding van lasten voor de exploitatie als ook investeringen ten opzichte van de begroting na wijziging als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen zijn acceptabel in de volgende situaties:

• a.

  Er is sprake van een overschrijding, waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

• b.

  Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

• c.

  De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

• d.

  Overschrijdingen zijn veroorzaakt door zaken die niet konden zijn meegenomen in tussentijdse rapportages, doordat de informatie te laat is binnengekomen.

5. Onderschrijdingen van de lasten ten opzichte van de begroting na wijzigingen en afwijkingen op de baten zijn niet onrechtmatig, mits deze tijdig zijn gemeld. Onder tijdig melden wordt verstaan dat afwijkingen worden gemeld in:

• a.

  De tussentijdse rapportages zoals bedoeld in artikel 7;

• b.

  Door actieve informatievoorziening van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur.

6. Afwijkingen die niet eerder gemeld konden worden, worden toegelicht in de jaarstukken als bedoeld in artikel 8, waarmee deze tijdig zijn gemeld.

1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

2. Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur jaarlijks uiterlijk op 31 december ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien. Het dagelijks bestuur operationaliseert dit normenkader in een toetsingskader ten behoeve van de interne beheersing.

1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en eigendommen van de omgevingsdienst bij financiële beheershandelingen.

2. Het dagelijks bestuur zorgt voor de vaststelling van interne regels ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik van de regelingen en eigendommen van de omgevingsdienst.