Bestuursconvenant regionale samenwerking Duin- en Bollenstreek

1. Inleiding

De gemeenten in de Duin- en Bollenstreek staan voor vraagstukken en opgaven die de gemeentegrenzen overstijgen. Voor het vinden van antwoorden op deze uitdagingen is samenwerking nodig. Samenwerking zowel binnen de Duin- en Bollenstreek als daarbuiten met andere gemeenten, regio’s, de provincie Zuid-Holland en voor een beperkt aantal onderwerpen ook de provincie Noord-Holland. De strategische agenda Duin- en Bollenstreek en de Uitvoeringsagenda bieden het inhoudelijk kader voor de samenwerking.

De gezamenlijke inzet als Duin- en Bollenstreek binnen het grotere samenwerkingsverband van Holland Rijnland is van belang. De afspraken in Holland Rijnland-verband die onderdeel uitmaken van de diverse vastgestelde beleidsdocumenten, zijn leidend in de samenwerking. De DBS-projecten die onderdeel worden van de Regionale Investeringsagenda (RIA) van Holland Rijnland vallen onder de governance van de RIA Holland Rijnland.

Gezamenlijke inzet is ook belangrijk voor de externe lobby bij gezamenlijke belangen. We pakken vraagstukken efficiënter en effectiever op als we onze krachten bundelen. Het vergroot onze slagkracht op de strategische opgaven uit de Uitvoeringsagenda DBS.

De gemeenten in de Duin- en Bollenstreek bekrachtigen hun samenwerking in dit convenant. Dit convenant tornt nadrukkelijk niet aan de rollen, taken en bevoegdheden die door de Gemeentewet zijn toegekend aan de verschillende bestuursorganen van de deelnemende gemeenten.

Het Bestuursconvenant regionale samenwerking Duin- en Bollenstreek is een Regeling zonder meer (art. 1, eerste lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen).

2. Doel

Vanuit het streven naar wederzijdse versterking op inhoud, beleid, resultaat en inzet, zijn in dit convenant de samenwerkingsafspraken tussen de colleges van de deelnemende gemeenten vastgelegd. Dit leidt tot vijf afgeleide doelen:

• •

  Uitvoering van de doelen en ambities uit de Strategische en Uitvoeringsagenda DBS;

• •

  Vermindering van de bestuurlijke drukte door inrichting van een overlegstructuur om streek brede onderwerpen af te stemmen;

• •

  Versteviging van de strategische positie van de DBS;

• •

  Verbreding van de ‘blik naar buiten’ in de richting van andere overheden, bedrijfsleven, en (semi-)publieke en maatschappelijke instellingen;

• •

  Bevordering van de samenwerking met externe partners en stakeholders.

3. Inhoud

De deelnemende gemeenten hebben een samenwerkingsstructuur vormgegeven om de gezamenlijke opgaven te realiseren. Het totaal van de opgaven draagt bij aan het behoud van een gezonde, vitale en energieke streek. De vijf regionale opgaven zijn:

• •

  Verbetering van de bereikbaarheid, verkeersveiligheid en leefbaarheid (oranje);

• •

  Ontwikkeling van een toekomstbestendig vitaal landelijk gebied waar het fijn wonen, werken en verblijven is (blauw);

• •

  Behoud en ontwikkeling van natuur, erfgoed en recreatie en het stimuleren en faciliteren van de energietransitie (groen);

• •

  Borging en versterking van de economische positie van de streek (rood);

• •

  Bevordering van de gezondheid en het welbevinden van onze inwoners in verbinding met de overige kleuren (paars).

De kern van de samenwerkingsstructuur is het best te omschrijven als een flexibel model: leerervaringen wijzen de weg en kunnen tot bijstellingen leiden.

• -

  Onderwerpen en projecten kunnen worden toegevoegd of geschrapt als de situatie hier om vraagt en de colleges hiertoe besluiten.

• -

  Per programma of project kan worden samengewerkt met andere gemeenten, regio’s, provincies of Holland Rijnland.

• -

  Met welke partners we samenwerken en hoe dit wordt vormgegeven is afhankelijk van het onderwerp of vraagstuk en de meerwaarde die de samenwerking biedt.

4. Uitgangspunten

Voor dit convenant worden de volgende uitgangspunten gehanteerd:

• •

  Deelnemers zijn zich ervan bewust dat succesvolle samenwerking staat of valt bij onderkenning van het gemeenschappelijke belang. Commitment aan het collectief staat daarom hoog op alle agenda’s.

• •

  In de samenwerking is oog voor de lokale verschillen en accenten.

• •

  De afzonderlijke colleges en gemeenteraden zijn en blijven in alle gevallen formeel besluitvormend en bevoegd.

• •

  Oordeelsvorming, het onderling uitwisselen van informatie en standpunten, is een wezenlijk en vast onderdeel bij de voorbereiding van besluiten.

• •

  We sluiten zoveel mogelijk aan op de samenwerking zoals deze in de afgelopen periode is gegroeid. We richten de overlegstructuur zo efficiënt en effectief mogelijk in.

• •

  Ambtelijke betrokkenheid vanuit de gemeenten is essentieel. Daarom zorgen de secretarissen van de deelnemende gemeenten voor de beschikbaarheid van voldoende kwaliteit en capaciteit voor het kernteam DBS en voor de bemensing van de projecten.

5. Organisatie

We geven de samenwerking vorm door het organiseren van bestuurlijke overleggen per regionale opgave, gekoppeld aan de in paragraaf 3 beschreven kleuren en het bestuurlijk overleg Duin- en Bollenstreek. Een ambtelijk kernteam DBS ondersteunt deze overlegstructuur.

Bestuurlijke overleggen (BO’s)

De gemeenten overleggen periodiek per regionale opgave (kleur).

Elke gemeente is met één vaste deelnemer c.q. portefeuillehouder vertegenwoordigd in ieder BO.

De vaste BO-deelnemers benoemen één van hen als voorzitter van het BO.

Elke gemeente levert (tenminste) één voorzitter.

Bij een BO mogen ook andere bestuurders van de deelnemende gemeenten aanschuiven als agendalid indien de inhoudelijke agenda daar aanleiding toe geeft.

We organiseren de BO’s zoveel mogelijk op één dag (een BO-dag) en zonder overlap in tijd. We combineren BO’s als een onderwerp in twee of meer BO’s besproken moet worden.

Tijdens de BO’s vindt de bestuurlijke afstemming tussen de gemeenten plaats over de inhoudelijke uitwerking van en sturing op de uitvoering van de programma’s en projecten.

Indien noodzakelijk kan een BO besluiten tot een extra bestuurlijk overleg over een specifiek onderwerp. Dit extra overleg kan niet worden ingezet ter vervanging van het overleg tijdens de reguliere BO-dag.

Het sociaal domein kent in DBS verband een eigen overlegstructuur en frequentie. De paarse opgave richt zich op de verbinding tussen het sociaal domein en de ontwikkelingen en projecten in de overige kleuren.

Bestuurlijk overleg DBS (BO DBS)

Het BO DBS bestaat uit de voorzitters van de BO’s.

De deelnemers aan het BO DBS benoemen één van hen als voorzitter van het BO BDS.

Het BO DBS is verantwoordelijk voor processturing, regie en reflectie op de samenwerking en bewaakt de integraliteit.

Gedurende het jaar monitort het BO DBS de in het werkprogramma (zie rol colleges) vastgelegde afspraken.

Het BO DBS bepaalt jaarlijks het aantal reguliere BO-dagen voor het komende jaar.

Het BO DBS heeft minimaal één keer per jaar gezamenlijk overleg met de colleges van de deelnemende gemeenten.

Rol colleges

De colleges van de deelnemende gemeenten stellen jaarlijks voor het komende jaar een gezamenlijk werkprogramma voor de regionale samenwerking vast, met een doorkijk voor de jaren daarna. Het werkprogramma bevat per regionale opgave de concrete programma’s en projecten die we gezamenlijk oppakken.

De colleges van de deelnemende gemeenten informeren zelf hun gemeenteraden. Er is geen sprake van een informatieplicht die voortvloeit uit dit convenant of uit de Wet gemeenschappelijke regelingen.

De colleges van de deelnemende gemeenten stellen de gemeenteraden in staat om zich uit te spreken over voorgenomen beleid en activiteiten op regionaal niveau, te besluiten over de gemeentelijke deelname en bijdrage daaraan, en te controleren in hoeverre de lokale inbreng op regionaal niveau is meegenomen. Hiervoor kunnen de reguliere P&C-producten en raadsstukken, als ook de voortgangsrapportage over de programma’s en projecten in het kader van de vijf regionale opgaven worden gebruikt.

De colleges van de deelnemende gemeenten spreken de intentie uit om - waar mogelijk - regionale voorstellen en beslispunten eensluidend en gelijktijdig voor te leggen aan de gemeenteraden. De besluiten worden uitsluitend voorgelegd aan de raden van die gemeenten die de besluiten aangaan.

De colleges van de deelnemende gemeenten besluiten over het aangaan van het convenant, nadat de raden daar hun zienswijze over en toestemming voor hebben gegeven.

De praktische werkwijze met betrekking tot de organisatie van de samenwerking werken de colleges verder uit.

Betrokkenheid gemeenteraden

In deelnemende gemeenten bepaalt iedere raad zélf op welke wijze hij zijn invloed op de samenwerking organiseert. De colleges faciliteren dit door in hun samenwerking informatie-uitwisseling en ontmoeting met en tussen gemeenteraden te organiseren. Leidend hiervoor zijn de gezamenlijke radenbijeenkomsten, die in afstemming met de griffies en de presidia worden georganiseerd.

De raden besluiten via de reguliere agendering van beleidsstukken en P&C documenten over de inhoudelijke programma’s en projecten.

Ambtelijke organisatie

Een ambtelijk kernteam DBS ondersteunt de governance van de regionale samenwerking. Dit team ondersteunt de bestuurlijke overleggen, organiseert bijeenkomsten voor gezamenlijke colleges en gemeenschappelijke raden, is ambtelijke verbinder met de griffies, houdt verbinding met de projectorganisaties in het kader van de uitvoering van de programma’s en projecten en de overige betrokken ambtenaren van de deelnemende gemeenten.

Het ambtelijk kernteam bestaat tenminste uit een programmadirecteur DBS en een programmasecretaris. Daarnaast zijn er andere functionarissen die de operationele taken, zoals die voor de financiën en communicatie, binnen het kernteam vervullen.

De programmadirecteur DBS is de voorzitter van het ambtelijk kernteam DBS en stuurt het kernteam aan.

De programmadirecteur DBS is ambtelijk opdrachtgever van de programma’s en projecten die in het door de colleges vastgestelde werkprogramma zijn opgenomen.

Elke deelnemende gemeente draagt financieel een evenredig deel (20%) bij aan de kosten van de programmadirecteur DBS en het organisatiebudget.

Voor de overige functionarissen in het kernteam leveren de gemeenten capaciteit uit de bestaande formatie naar rato van het inwoneraantal.

De inzet en financiële dekking van capaciteit bij programma’s en projecten is onderdeel van de besluitvorming over de programma’s en projecten. De inzet en verdeling van de kosten kan per project of programma verschillen.

6. Slot

• •

  Dit convenant treedt in werking met terugwerkende kracht tot en met 1 januari 2025.

• •

  Het convenant wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.

• •

  De werking van dit convenant wordt na een periode van drie jaar in afstemming met de raden van de deelnemende gemeenten geëvalueerd. Zo nodig wordt het convenant aangepast.

• •

  Deelnemers spreken elkaar aan op naleving van dit convenant. Onverminderd het bepaalde in artikel 28 van de Wet gemeenschappelijke regelingen worden geschillen die voortvloeien uit de toepassing of uitvoering van dit convenant zoveel mogelijk in onderling overleg opgelost. Bij een aanhoudend conflict worden de burgemeesters van de deelnemende gemeenten gevraagd een bemiddelende rol te vervullen.

• •

  Een gemeente die niet langer aan dit convenant wil deelnemen, meldt dit schriftelijk aan het BO DBS.

• •

  Indien door uittreding en/of toetreding de samenstelling van de groep van deelnemende gemeenten wijzigt, wordt het convenant beëindigd met inachtneming van artikel 1 van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Het is aan de nieuwe groep van samenwerkende gemeenten of zij een nieuwe regeling willen aangaan.

• •

  Bij beëindiging van het convenant zullen de deelnemende gemeenten overeenstemming moeten bereiken over de algehele financiële afwikkeling van de samenwerking. De deelnemende gemeenten komen hun financiële verplichtingen die verband houden met de samenwerking na, totdat de financiële afwikkeling volledig is afgerond.

• •

  Het college van Teylingen draagt zorg voor bekendmaking van deze regeling.

De gemeenteraden van de deelnemende gemeenten hebben toestemming gegeven voor het aangaan van dit convenant.