Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR761838
Naar de door u bekeken versie
https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR761838/1
Archiefverordening GGD Gelderland-Zuid (2026)
Dit is een toekomstige tekst! Geldend vanaf 21-05-2026
Intitulé
Archiefverordening GGD Gelderland-Zuid (2026)Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling GGD Gelderland-Zuid, bijeen in zijn vergadering van 16 april 2026;
Gelet op artikel 40 van de Archiefwet 1995 en artikel 34 van de Gemeenschappelijke Regeling GGD Gelderland-Zuid 2024;
Besluit vast te stellen de navolgende:
Verordening betreffende de zorg van het Dagelijks Bestuur voor de archiefbescheiden en de documentaire verzamelingen van GGD Gelderland-Zuid, de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht door de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening).
Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen
Artikel 1
In deze verordening en de daarop berustende regels wordt verstaan onder:
|
De Archiefwet 1995 |
|
Het Archiefbesluit 1995 |
|
De Archiefregeling |
|
De in de artikelen 30, eerste lid, 32, tweede lid van de wet bedoelde verordening, die ter uitvoering van artikel 34 van de gemeenschappelijke regeling door het Algemeen Bestuur GGD Gelderland-Zuid is vastgesteld bij besluit van 12 maart 2026. |
|
De archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de Archiefwet 1995, zijnde het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de GGD Gelderland-Zuid. |
|
Vastgelegde informatie of vastgelegd object dat als een eenheid kan worden behandeld. |
|
Bescheiden, niet zijnde archiefbescheiden, die zijn bijeengebracht en die voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kunnen worden geacht. |
|
Het geheel aan maatregelen om de informatie in duurzame, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn, zodanig dat de authenticiteit ervan kan worden aangetoond en de informatie volledig, actueel en betrouwbaar, in leesbare en interpreteerbare vorm, beschikbaar kan worden gesteld. |
|
Degenen die ingevolge artikel 4 van de verordening zijn belast met het beheer van de archiefbescheiden van GGD Gelderland-Zuid die (nog) niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. |
|
Een door het Dagelijks Bestuur als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel, belast met de documentaire informatievoorziening. |
|
Informatie waarin een bepaalde fysieke of logische ordening gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden. |
|
Het beheren, bewaren, ontsluiten en verstrekken van in de archiefbescheiden, documenten en documentatie van de gemeenschappelijke regeling vastgelegde gegevens, kennis en informatie. |
|
De, overeenkomstig artikel 32 van de wet, benoemde beheerder van de aangewezen archiefbewaarplaats. |
Hoofdstuk 2: De zorg van het Dagelijks Bestuur voor de archiefbescheiden
Artikel 2
Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.
Artikel 3
Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van een archiefbewaarplaats bedoel in artikel 31 van de wet, en van de beheerder belast met het beheer van de archiefbescheiden van GGD Gelderland-Zuid die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.
Artikel 4
Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het aanstellen van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden en documentaire verzamelingen van GGD Gelderland-Zuid, ongeacht hun vorm.
Artikel 5
Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Artikel 6
Het Dagelijks Bestuur stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van GGD Gelderland-Zuid regels vast.
Artikel 7
Het Dagelijks Bestuur bevordert, dat bij deelname door GGD Gelderland-Zuid in privaatrechtelijke rechtspersonen die overheidstaken uitvoeren, het beheer van de archiefbescheiden bij deze rechtspersonen zo veel mogelijk geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet.
Artikel 8
Het Dagelijks Bestuur doet tweejaarlijks aan het Algemeen Bestuur verslag omtrent hetgeen zij heeft verricht ter uitvoering van artikel 40 juncto artikel 32 van de wet. Zij overlegt daarbij de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk 3: Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Artikel 9
De Archivaris is belast met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven regels.
Artikel 10
De Archivaris is bevoegd, ter uitoefening van dit bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van diens verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
Artikel 11
-
1. De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens die met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van diens taak noodzakelijk zijn, en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en duurzame toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
-
2. De archivaris en degenen die hen in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.
Artikel 12
De archivaris doet van diens bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien die hiertoe aanleiding vindt, aan het Dagelijks Bestuur van de GGD Gelderland-Zuid. Die geeft daarbij aan welke voorzieningen naar diens mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Artikel 13
De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van tenminste het voornemen tot:
- a.
Opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
- b.
Bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
- c.
Verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
- d.
Ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
- e.
Voorgenomen conversie of migratie van documenten en informatiebestanden;
- f.
Voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
Artikel 14
De archivaris doet periodiek aan het Dagelijks Bestuur verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.
Hoofdstuk 4: Slotbepalingen
Artikel 15
Met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze verordening wordt ingetrokken de Archiefverordening van GGD Gelderland-Zuid (2013).
Artikel 16
Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking.
Artikel 17
Deze verordening kan worden aangehaald als Archiefverordening GGD Gelderland-Zuid (2026).
Ondertekening
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl