Nota Waardering en afschrijving vaste activa 2025

1.1 Aanleiding

In overeenstemming met artikel 212 van de Gemeentewet legt de raad via een verordening de basisprincipes voor het financiële beleid en beheer vast. Dit is uitgewerkt in de Financiële Verordening 2024 van de gemeente Gouda, goedgekeurd door de gemeenteraad op 29 februari 2024. Artikel 13 van deze verordening bepaalt dat het college een nota Waardering en afschrijving vaste activa moet opstellen en aanbieden aan de gemeenteraad. In de nieuwe financiële verordening van de gemeente Gouda is het volgende bepaald:

Om uitvoering te geven aan de financiële verordening is de nota Waardering en afschrijving vaste activa opgesteld. Deze nota sluit aan bij de Gemeentewet (artikel 212) en bij het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) januari 2017 en de Notitie materiële vaste activa november 2019. En per begroting 2025 treden de Notitie rente 2023 en Notitie overhead 2023 in werking. In deze besluiten zijn onder meer dwingende richtlijnen opgenomen over inrichtings-, presentatie- en waarderingseisen van de begroting, de begrotingswijzigingen, de meerjarenraming, de jaarrekening en het jaarverslag. In deze nota Waardering en afschrijving vaste activa worden de kaders voor het (administratief) handelen met betrekking tot het waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa opgenomen. Deze gelden vanaf het moment dat de gemeenteraad heeft besloten over investeringsbudgetten en de bijbehorende uitgaven heeft geautoriseerd.

1.2 Doelstelling

De doelstelling van deze nota is het vastleggen van beleid en vastlegging van uniforme regels voor:

• -

  activeren van activa;

• -

  waarderen van activa;

• -

  afschrijven van activa;

• -

  bestuurlijke verantwoording en procedures.

De uitgangspunten van deze nota worden onder meer toegepast bij het opstellen van de begroting en de jaarrekening.

1.3 Wettelijk kader

Deze nota is primair bedoeld als instrument ten behoeve van de kaderstellende rol van de raad. Deze nota vormt het formele kader waarbinnen het college en de ambtelijke organisatie met investeringen en afschrijvingen dienen om te gaan. Het wettelijk kader bestaat uit de Gemeentewet (artikel 212) en het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Een substantieel deel van het investeringsbeleid is vastgelegd in deze wetgeving. Echter op bepaalde punten is sprake van beleidsvrijheid voor een gemeente. Als hiervan sprake is, zijn in deze nota aanvullende spelregels/afspraken opgenomen.

Kort samengevat draagt deze nota bij tot:

• -

  een eenduidige verwerking van investeringen en afschrijvingen;

• -

  het maken van afspraken over de te volgen procedure om investeringen uit te voeren;

• -

  het verkrijgen van inzicht in het verloop van investeringen;

• -

  het beperken van grote schommelingen in de afschrijvings- en rentekosten.

1.4 Inwerkingtreding

Deze nota is door de gemeenteraad vastgesteld op 11 december 2024 en treedt met ingang van 1 januari 2025 in werking.

1.5 Hardheidsclausule

Voorstellen tot afwijking van de bepalingen in deze nota en overige niet beschreven of onvoorziene situaties worden vooraf ter goedkeuring aan de raad worden voorgelegd. Hierbij moet wel rekening worden gehouden met de mogelijkheden van de BBV en overige relevante wetgeving.

1.6 Begrippen

Eenduidige definities zijn belangrijk bij toepassing van kaders. In bijlage 2 is daarom een begrippenlijst opgenomen.

1.7 Leeswijzer

In de nota Waardering en afschrijving vaste activa worden in hoofdstuk 2 de soorten van activa behandeld. Vervolgens komt hoofdstuk 3 het activeren, inclusief soorten activa, aan de orde. Hoofdstuk 4 presenteert de waardering van de activa. Als laatste volgt in hoofdstuk 5 de bestuurlijke verantwoording en procedures van het activabeleid.

In de hele nota worden uitgangspunten weergegeven in de omkaderde tekstvakken. In de voorafgaande teksten wordt een onderbouwing gegeven van het betreffende uitgangspunt.

Uitgangspunten (Gouda) zijn uitgangspunten waarin een keuzemogelijkheid is. Uitgangspunten (BBV) zijn vaste richtlijnen van de BBV.

Bij deze nota zijn drie bijlagen gevoegd, namelijk:

• •

  bijlage 1 afschrijvingsmethoden en –termijnen;

• •

  bijlage 2 begrippenlijst

2.1 Soorten activa

De artikelen 33 tot en met 36 en 59 tot en met 65 van het BBV gaan nader in op de vaste activa. Als gevolg van het doen van investeringen ontstaan bezittingen, ofwel de vaste activa. Vaste activa worden in de BBV (artikel 33) naar hun aard onderscheiden in drie soorten:

• 1.

  immateriële vaste activa

• 2.

  materiële vaste activa

• 3.

  financiële vaste activa.

2.2 Criteria voor het activeren van activa

Het is niet praktisch om alle investeringen die in aanmerking komen om geactiveerd te worden ook daadwerkelijk te activeren. De commissie BBV doet de aanbeveling vanuit efficiency-oogpunt een minimale omvang voor het activeren van vaste activa te hanteren.

Hiermee worden extra administratieve handelingen voorkomen. Investeringen die niet worden geactiveerd, worden in één keer als last genomen in de exploitatie. Voorgesteld wordt volgens de huidige gedragslijn activa met een aanschafwaarde lager dan € 50.000 of een technische levensduur korter dan drie jaar ineens ten laste van de exploitatie te brengen. Gronden en terreinen met een (voorzien) economisch nut, worden altijd geactiveerd.

2.3 Onderhoud

Het is niet toegestaan kosten van onderhoud te activeren en vervolgens af te schrijven. Het is echter wel toegestaan om voor de kosten van groot onderhoud een voorziening te vormen en deze aan te vullen op basis van beheerplannen. Daarbij worden de werkelijke kosten onttrokken aan de voorziening. Kosten van renovaties en/of (vervangings-) investeringen die het gebied een vernieuwende functie geven (reconstructies/ herinrichtingen), worden wel geactiveerd en afgeschreven. Kosten voor achterstallig onderhoud dienen ineens ten laste van de exploitatie te worden gebracht.

3.1 Waarderingsgrondslagen

Bij de waarderingsgrondslagen gaat het om de waardebepaling van activa en de regels die daarvoor gelden. Het gaat hierbij om de waardering van balansposten (bezittingen), om een reëel beeld te krijgen van de vermogenspositie van de gemeente. Het BBV geeft strikte regels voor de waardering van activa.

Hiermee wordt voorkomen dat financiële resultaten kunnen worden beïnvloed en anderzijds wordt bereikt dat financiële gegevens in de loop van de tijd vergelijkbaar blijven.

De hoofdregel voor waardering van activa is opgenomen in artikel 63 van de BBV: activa worden gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten (incl. de salariskosten die direct aan een actief zijn toe te rekenen). De vervaardigingsprijs omvat de aanschafkosten en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. Dit betreft onder andere overhead en rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend.

In Gouda worden activa gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs/ uren en overige indirecte kosten (overhead).

3.2 Btw

Met de invoering van het btw-compensatiefonds wordt geen btw geactiveerd voor zover deze compensabel of verrekenbaar is. Compensabele btw wordt niet als last beschouwd. Niet compensabele btw verhoogt de verkrijgings- of vervaardigingsprijs en daarmee ook de waardering van het actief.

3.3 Duurzame waardeverminderingen van vaste activa

In de loop van de tijd kan de waarde van een actief zijn veranderd ten opzichte van de boekwaarde op de balans. Herwaardering van activa (naar een hogere waarde) is niet toegestaan, omdat winst pas bij realisatie mag worden genomen. Afwaardering van activa wordt in de meeste gevallen eveneens niet toegestaan. Waardering geschiedt immers tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs.

Duurzame waardevermindering vastgoed.

We onderscheiden 2 soorten vastgoed:

• 1.

  Vastgoed met een maatschappelijke functie

• 2.

  Vastgoed met een bedrijfseconomische functie

Vastgoed met een maatschappelijke functie heeft betrekking op het gemeentehuis, gebouwen en terreinen met een functie op het gebied van onderwijs, sport, cultuur, welzijn of maatschappelijke opvang en/of zorg. Hierbij speelt duurzame waardevermindering geen rol.

Vastgoed met een bedrijfseconomische functie heeft achterliggend de intentie om bewust winst en/of waardestijging te realiseren. Hiervoor is de afwaardering verplicht.

Zie samenvattend onderstaand schema:

3.4 Desinvesteringen en afname van waarde

Op het moment dat een desinvestering plaatsvindt, wordt de waarde van de activa afgeboekt. De hieruit resulterende boekwinst of het boekverlies wordt in het resultaat van het betreffende jaar verwerkt en niet verrekend met de verkrijgingsprijs van een nieuw actief. Het verrekenen is niet toegestaan op grond van het BBV.

Zoals in paragraaf 2.1.3 is beschreven worden financiële vaste activa altijd geactiveerd maar worden deze, gezien de aard, niet afgeschreven. Financiële vaste activa kunnen wel afnemen in waarde, bijvoorbeeld wanneer aandelen in waarde afnemen of doordat de gemeente besluit aandelen die zij in eigendom heeft te verkopen.

3.5 Componentenbenadering

De componentenbenadering houdt in dat verschillende samenstellende delen van een materieel vast actief, die afzonderlijk vervangen kunnen worden, afzonderlijk worden afgeschreven op basis van de individuele waardevermindering van die delen. Per deel kan de technische of economische levensduur namelijk verschillen.

De opsplitsing in componenten wordt bepaald aan de hand van de economische of technische levensduur. De componentenbenadering resulteert in verschillende afschrijvingstermijnen voor ieder onderdeel. Voor de looptijd van de afschrijvingstermijnen zijn geen voorschriften. Wanneer de componentenbenadering gehanteerd gaat worden voor een bepaald activum, dient dit wel consequent toegepast te worden voor dit activum.

4.1 Inleiding

Het gebruik van vaste activa strekt zich uit over meerdere jaren. Door technische slijtage of economische veroudering daalt de waarde. Het zichtbaar maken van de waardevermindering in de jaarlijkse exploitatie wordt afschrijven genoemd. De hoogte van de afschrijving wordt bepaald door de economische gebruiksduur en de wijze van afschrijven.

4.2 Methoden van afschrijven

Er bestaan verschillende methoden voor afschrijving. Het BBV laat de gemeenten vrij in de keuze van een methode. De meest voorkomende methoden bij gemeenten zijn:

• 1.

  Lineair: bij de lineaire afschrijvingsmethode wordt jaarlijks een vast percentage van de aanschafwaarde afgeschreven. Hierdoor daalt de boekwaarde van het actief jaarlijks met eenzelfde bedrag. De rentelasten dalen bij toepassing van deze methode naarmate de jaren verstrijken, door de jaarlijkse afname van de boekwaarde van het actief.

• 2.

  Annuïtair: bij de annuïteitenmethode blijft de jaarlijkse kapitaallast (=afschrijving + rente) gelijk. De rentelast is gedurende een langere periode de grootste component van de kapitaallast en daalt in de loop van de gebruiksperiode steeds sneller, waardoor het gedeelte voor afschrijving omgekeerd evenredig stijgt.

De gemeente Gouda hanteert de lineaire methode. De belangrijkste argumenten hiervoor zijn:

• •

  het feit dat de afschrijving constant blijft;

• •

  deze methode ten opzichte van de annuïtaire methode beter rekening houdt met de relatief sterke waardedaling in de eerste jaren van de gebruiksperiode;

• •

  de stijgende onderhoudslasten bij veroudering;

• •

  de methode is over de gehele gebruiksduur bezien goedkoper omdat de rente jaarlijks daalt.

Voorgesteld wordt de lineaire methode te blijven gebruiken.

In bepaalde gevallen wordt afgeweken van de lineaire methode. In het geval dat de kapitaallasten gedekt worden door bijvoorbeeld een structurele opbrengst kan de raad ervoor kiezen de investeringen annuïtair af te schrijven. Een voorbeeld hiervan is de bouw van de parkeergarages. Hier worden de kapitaallasten gedekt door de parkeeropbrengsten.

4.3 Restwaarde

De commissie BBV heeft de aanbeveling gedaan om in de financiële verordening, of de uitwerking daarvan, de uitgangspunten over de handelswijze betreffende de restwaarde aan te geven. De restwaarde is de geschatte waarde van een activum aan het eind van de gebruikstermijn. Deze omvat de verwachte opbrengstwaarde die na de gebruikstermijn nog gerealiseerd kan worden, verminderd met de verwachte te maken kosten voor verwijdering of vernietiging van het activum.

Aangezien activa worden gebruikt en gedurende de afschrijfperiode technisch en economisch slijten en verouderen, wordt in de praktijk naar een boekwaarde van nihil afgeschreven.

Dit uitgangspunt wordt gehanteerd vanwege de grote mate van onzekerheid rond het bepalen van de verwachte restwaarde. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de bouw van een nieuwe school. Niemand kan voorspellen hoe het onderwijs eruitziet over 40 jaar. Klassikaal onderwijs in de huidige vorm bestaat dan mogelijk niet meer. Het afschrijven met een restwaarde zadelt de toekomstige generatie in dat geval op met een financieel probleem.

Daarnaast wordt aan een activum in totaal meer rente toegerekend als afgeschreven wordt met een restwaarde. Immers, de boekwaarde komt nooit uit op nihil. Hierdoor ontstaat een hogere financiële last.

4.4 Afschrijvingstermijnen

Op vaste activa met een beperkte gebruiksduur moet volgens het BBV worden afgeschreven. Het BBV schrijft niet voor welke termijnen gelden voor welke activa. Het BBV zegt wel dat de afschrijvingstermijn overeen moet komen met de verwachte economische en/of technische levensduur.

De gebruiksduur wordt bepaald door de technische en economische levensduur of feitelijke omstandigheden zoals de aankoop van tijdelijke huisvesting. Op gronden wordt niet afgeschreven, behalve gronden onder wegen. Gronden zijn normaliter niet aan slijtage onderhevig en daarom is er geen sprake van waardevermindering. De afschrijvingstermijnen moeten consistent worden toegepast en mogen alleen bij gegronde reden worden aangepast. In bijlage 1 zijn de bij de gemeente Gouda gehanteerde afschrijvingstermijnen opgenomen.

4.5 Ingangsmoment van de afschrijvingen

De commissie BBV doet de aanbeveling om vast te leggen vanaf welk moment wordt begonnen met afschrijven. In Gouda vindt de afschrijving op vaste activa plaats in het begrotingsjaar na ingebruikname van het actief. Redenen voor deze keuze zijn:

• a.

  Het beperkt de onderuitputting op kapitaallasten als gevolg van vertraging in de uitvoering van investeringen;

• b.

  Het is administratief een eenvoudige verwerkingsmethode.

4.6 Rentetoerekening

Aan alle activa en grondexploitaties wordt rente toegerekend. Dit zijn de lasten die voortkomen uit financiering van de investering. De kosten van rente of de combinatie van rente en afschrijving vormen de kapitaallasten die zowel in de begroting als in de jaarrekening ten laste van de exploitatie worden gebracht. Voor de rentetoerekening wordt een vast rentepercentage (omslagrentepercentage) gehanteerd. Deze rente wordt jaarlijks bij het opstellen van de begroting voorcalculatorisch bepaald.

De rente wordt berekend over de boekwaarde per 1 januari.

Bij de jaarrekening wordt op basis van de gerealiseerde cijfers een nacalculatie gedaan.

Als de nacalculatie een zodanig (treasury)resultaat laat zien dat op basis van de ‘Notitie Rente’ van de Commissie BBV het omslagrentepercentage moet worden bijgesteld, vindt een herrekening van de kapitaallasten plaats. Dit gebeurt bij een afwijking van 25% of meer van het voorcalculatorisch bepaalde omslagrentepercentage.

Bij elke wijziging van het omslagpercentage worden de kapitaallasten op annuïtaire basis opnieuw bepaald. De basis daarvoor is de boekwaarde per 1 januari van het betreffende jaar, de dan nog resterende afschrijvingstermijnen en het nieuw bepaalde omslagrentepercentage.

5.1 Inpassing in de planning en controlcyclus

Investeringen nemen een zelfstandige positie in binnen de planning- en controlcyclus. Het investeringsprogramma maakt onderdeel uit van de begroting. Daarnaast komen (de stand van zaken van) de investeringen aan de orde in alle producten van de planning- en controlcyclus. Hiermee maken zij deel uit van de cyclus van plannen, begroten en verantwoorden. Onderstaand wordt aangegeven hoe de investeringen in de diverse planning- en controlproducten aan de orde komen.

Kadernota

De jaarlijkse cyclus begint bij de kadernota. Hierin staan de budgettaire kaders en uitgangspunten van de begroting van het volgende jaar. In de kadernota is een investeringsprogramma voor de komende vier jaar opgenomen.

Begroting

Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringsbudget weergegeven. Van de lopende investeringen wordt het geautoriseerde investeringsbudget en de raming van de uitputting van het investeringsbudget in het lopende boekjaar en/of komende boekjaren weergegeven.

Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt, in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie mede als gevolg van de investeringen en de grondexploitaties.

Tussentijdse rapportages

Bij de behandeling van de tussentijdse rapportages in de raad doet het college voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het wijzigen van de geautoriseerde investeringsbudgetten en het bijstellen van bestaand beleid. In geval van investeringen met een meerjarig karakter doet het college indien nodig ook bij iedere begroting op grond van geactualiseerde ramingen voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde investeringsbudgetten.

Jaarrekening

In de jaarrekening legt het college verantwoording af over de realisatie van de in de begroting opgenomen investeringen. In de jaarrekening wordt een overzicht verstrekt van de lopende investeringsbudgetten en de af te sluiten investeringsbudgetten.

5.2 Procedures

In voorgaande hoofdstukken is het kader geschetst voor het investeringsbeleid. In deze paragraaf wordt ingegaan op de bevoegdheden.

Autorisatie van investeringen

De bevoegdheid tot het toekennen van investeringsbudgetten berust bij de raad. Als de raad een investeringsbudget toekent, autoriseert de raad alle uitgaven binnen de voorgestelde doel, termijn en budget. Investeringsbudgetten worden alleen overgeheveld naar een volgend jaar om de oorspronkelijk bedoelde prestaties na te komen, niet voor nieuw beleid.

Wijzigen van investeringsbudgetten

Wijziging van de omvang en/of het doel van een investering is niet mogelijk zonder nieuw besluit van de raad. Het college informeert de raad tijdig als zij verwachten, dat de investeringsuitgaven van een investeringsbudget het geautoriseerde investeringsbudget dreigen te overschrijden. De budgethouder mag, binnen het door de raad toegekende budget en binnen door de raad toegekende termijn, budgetten administratief faseren/schuiven over de jaren.

Afsluiten van investeringsbudgetten

Investeringsbudgetten worden afgesloten op het moment dat het vastgestelde doel, waarvoor het investeringsbudget beschikbaar is gesteld door de raad, is gerealiseerd. Een integraal overzicht van af te sluiten investeringsbudgetten wordt opgenomen in de jaarrekening.