Aanwijzings- en benoemingsbesluiten Informatiebeheer

Geldend van 16-05-2026 t/m heden

Intitulé

Aanwijzings- en benoemingsbesluiten Informatiebeheer

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Scherpenzeel; in de hoedanigheid van zorgdrager voor de archiefbescheiden op basis van artikel 30 van de Archiefwet 1995;

gelet op artikelen 31 en 32, derde lid, van de Archiefwet 1995 en artikel 3a van het Archiefbesluit 1995;

Besluit:

  • I.

    als gemeentearchivaris te benoemen: de Gemeentearchivaris van de Gemeente Ede;

  • II.

    als archiefbewaarplaats aan te wijzen: het Gemeentearchief, Bergstraat 4 te Ede

  • III.
    • a.

      een Strategisch informatieoverleg in te stellen waarin zitting hebben: de gemeentesecretaris, de gemeentearchivaris, het afdelingshoofd Bedrijfsvoering, DIV medewerker afdeling Bedrijfsvoering

    • b.

      als onafhankelijke deskundige, kan op voordracht van de onder a genoemde personen, in het Strategisch informatieoverleg benoemd worden een vertegenwoordiger van de Vereniging Oud Scherpenzeel

  • IV.

    dat dit besluit in werking treedt op 1 januari 2019 en wordt aangehaald als: Aanwijzings- en benoemingsbesluiten informatiebeheer Gemeente Scherpenzeel 2019.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Scherpenzeel van 22 januari 2019.

Burgemeester en wethouders van Scherpenzeel,

W.M. van de Werken

Secretaris

H.H. de Vries

burgemeester

Toelichting

In artikel 30, eerste lid, van de Archiefwet 1995 (hierna: Archiefwet) is de zorgplicht voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen bij burgemeester en wethouders (zorgdrager) gelegd.

Dit besluit betreft een aantal besluiten die burgemeester en wethouders moeten nemen om aan hun zorgtaak op grond van de Archiefwet te voldoen.

Onderdeel I betreft de benoeming van de gemeentearchivaris overeenkomstig artikel 32, derde lid, van de Archiefwet. In het eerste lid van artikel 32 van de Archiefwet is bepaald dat de gemeentelijke archiefbewaarplaats wordt beheerd door een gemeentearchivaris, die in het bezit dient te zijn van een diploma archivistiek.

Burgemeester en wethouders zijn eveneens bevoegd tot het benoemen, schorsen en ontslaan van voldoende deskundig personeel (artikel 160, eerste lid, aanhef en onder d, van de Gemeentewet).

Onderdeel II betreft een uitwerking van de bevoegdheid van burgemeester en wethouders om een gemeentelijke archiefbewaarplaats aan te wijzen (artikel 31 van de Archiefwet).

Onderdeel III betreft het instellen van een Strategisch informatieoverleg (SIO). Het begrip SIO is geïntroduceerd in de toelichting op het in 2012 gewijzigde Archiefbesluit 1995 (hierna: Archiefbesluit). Met het SIO wordt in elk overheidsorgaan een structureel overleg gecreëerd. In dit overleg worden vraagstukken belegd over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding. In het SIO vindt de ketengerichte belangenafweging in de informatiehuishouding plaats. Hierdoor wordt in samenhang het beheer van informatie georganiseerd. Daarnaast heeft een SIO bij besluiten omtrent vervreemding en selectielijsten een wettelijk verplichte functie.

In artikel 2, eerste lid, van het Archiefbesluit wordt voorgeschreven dat de belangen van het bestuur en de inwoners, alsmede historische en culturele belangen bij vervanging, selectielijsten en vervreemding moeten worden afgewogen. De verantwoordelijke voor de informatiehuishouding vertegenwoordigt het belang van het bestuur; de archivaris historie en cultuur. De onafhankelijke deskundige heeft in het bijzonder de positie van de inwoners als uitgangspunt. Hiertoe dient het SIO een voordracht te doen (artikel 3a, eerste lid, van het Archiefbesluit). Het Archiefbesluit stelt eisen om de deskundigheid en onafhankelijkheid van deze functionaris te borgen (artikel 3a, tweede lid).