Regeling hotspot-commissie gemeente Zoetermeer 2025

1. Deze regeling heeft tot doel om aanvullend op de geldende ‘Selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2020’ archiefbescheiden over hotspots in en rond de gemeente Zoetermeer blijvend te bewaren en van vernietiging uit te zonderen, als bedoeld in artikel 5 lid 1 onder e Archiefbesluit 1995.

2. De hotspotcommissie is ingesteld om vanuit diverse beleidsvelden en maatschappelijke invalshoeken gebeurtenissen, reeks van gebeurtenissen of maatschappelijke kwesties te identificeren en te selecteren die op basis van de selectiecriteria in aanmerking komen als hotspot. Het doel is om gebeurtenissen met uitzonderlijke maatschappelijke betekenis structureel vast te leggen in de hotspotmonitor, met het doel deze veilig te stellen voor duurzaam informatiebeheer en cultuurhistorisch behoud.

3. De hotspotcommissie brengt elke drie jaar advies uit aan het college over welke gebeurtenissen uit de voorgaande drie jaar als hotspot dienen te worden aangemerkt.

4. De hotspotcommissie beperkt zich bij het uitbrengen van het advies tot gebeurtenissen die:

• a)

  een collectieve maatschappelijke impact hebben gehad;

• b)

  voldoen aan de selectiecriteria;

• c)

  relevant zijn voor het bewaren van archiefmateriaal ten behoeve van het gemeentelijk geheugen.

5. Het college stelt de hotspotmonitor vast en mag bij het vaststellen van de hotspots, gemotiveerd afwijken van het advies van de hotspotcommissie. Indien het college gemotiveerd afwijkt van een advies van de hotspotcommissie, wordt dit schriftelijk teruggekoppeld aan de hotspotcommissie binnen vier weken na besluitvorming.

6. Het college kan voor het vaststellen van de hotspots en het vaststellen van de hotspotmonitor mandaat verlenen aan de gemeentearchivaris.

7. Om de hotspotcommissie in staat te stellen haar taak zorgvuldig uit te voeren, voorziet het college de hotspotcommissie op verzoek relevante en noodzakelijke informatie, ondersteuning en toegang tot betrokken afdelingen.

1. Het college benoemt en ontslaat de leden van de hotspot-commissie. De commissieleden worden benoemd voor een periode van drie jaar, en kunnen tweemaal herbenoemd worden voor gelijke duur.

2. De hotspotcommissie bestaat uit maximaal 8 leden, waarvan minstens:

• a)

  vier interne commissieleden, waaronder de voorzitter: de gemeentearchivaris;

• b)

  vier externe commissieleden;

3. De commissieleden van de hotspotcommissie worden als volgt geworven:

• a)

  interne leden via een interne oproep op het gemeentelijke intranet;

• b)

  externe leden via een openbare oproep in een lokaal of regionaal dagblad en op de gemeentelijke website.

4. De commissieleden dienen beroepsmatige expertise te bezitten op een van de volgende gebieden: maatschappij, journalistiek, archiefwetenschap, geschiedenis of een andere voor de hotspotcommissie relevante expertise.

5. Het wervingsproces wordt begeleid door de ambtelijk secretaris.

6. De selectie van de commissieleden van de hotspotcommissie vindt plaats onder verantwoordelijkheid van een selectiecommissie.

7. De selectiecommissie beoordeelt de geschiktheid van de kandidaat commissieleden aan de hand van gesprekken en weegt daarbij deskundigheid, motivatie en betrokkenheid bij de doelstellingen van de hotspotcommissie mee. De selectiecommissie bestaat uit:

• a)

  de voorzitter van de hotspotcommissie, de gemeentearchivaris;

• b)

  de projectleider vanuit het team Informatiebeheer/ senior adviseur Informatiebeheer;

• c)

  het afdelingshoofd Informatie & Automatisering (I&A).

8. Een herbenoeming kan worden geweigerd als het lid:

• a)

  de taken onvoldoende naar behoren heeft vervuld;

• b)

  in strijd heeft gehandeld met de integriteitseisen van de gemeente;

• c)

  verzuimd heeft aanwezig te zijn bij vergaderingen;

• d)

  niet langer beschikt over de noodzakelijke deskundigheid.

1. De hotspotcommissie kiest uit zijn midden een vicevoorzitter. De vicevoorzitter vervangt de voorzitter bij afwezigheid.

2. De stukken die de hotspotcommissie schrijft worden door de voorzitter ondertekend.

3. De ambtelijk secretaris ondersteunt de hotspotcommissie en is belast met taken op het gebied van (externe) communicatie, verslaglegging, organisatie van bijeenkomsten van de hotspotcommissie en het faciliteren van de voorzitter en leden bij het opzetten en onderhouden van netwerken met individuen en maatschappelijke organisaties.

1. Elke drie jaar vindt de volgende procedure plaats:

• a)

  In de periode maart – mei stelt de hotspotcommissie de hotspotmonitor op met daarin de selectie van de voorgaande drie jaar.

• b)

  Voor elke geselecteerde hotspot wordt in de hotspotmonitor opgenomen:

  • –

    een korte omschrijving van de gebeurtenis;

  • –

    de periode waarin de hotspot zich voordeed;

  • –

    een motivering van de selectie aan de hand van de criteria;

  • –

    eventuele bronnen of archiefbescheiden die dienen te worden bewaard.

2. De hotspotmonitor wordt vastgesteld door het college.

3. Het advies van de hotspotcommissie, in de vorm van een hotspotlijst, wordt eerst ter instemming voorgelegd aan het college, voordat het rechtsgeldig kan worden vastgesteld en officieel wordt bekendgemaakt.

4. Jaarlijks komen de commissieleden van de hotspotcommissie bijeen om de voortgang van de lopende hotspots te bespreken en de eventuele start- en einddatum van de hotspots te definiëren. Dit jaarlijkse moment dient uitsluitend ter ondersteuning van de hotspotmonitor en het daarop gebaseerde voorstel aan het college van burgemeester en wethouders.

1. De selectiecriteria in deze regeling vormen een aanvulling op de reguliere uitzonderingsgronden uit de ‘Selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2020’.

2. De selectiecriteria uit deze regeling laten andere redenen voor selectie buiten beschouwing, zoals:

• a)

  uniciteit of bijzondere vorm van archiefmateriaal;

• b)

  gegevens over personen van bijzondere betekenis;

• c)

  vervanging van verloren gegaan materiaal;

• d)

  stukken die samenhang waarborgen in de archiefstructuur;

• e)

  dossiers die geleid hebben tot regelgeving.

1. De hotspotcommissie vergadert minimaal 1 keer en maximaal 2 keer per kalenderjaar.

2. De vergaderingen van de hotspotcommissie zijn openbaar. De commissie kan besluiten om een deel van de vergadering besloten te houden.

3. De hotspotcommissie geeft bekendheid aan de vergadering door 14 dagen van tevoren de agenda op de gemeentelijke website te plaatsen.

4. De ambtelijk secretaris maakt een beknopt verslag van de vergadering.

1. De hotspotcommissie kan alleen in vergadering besluiten nemen als ten minste meer dan de helft van het aantal commissieleden aanwezig is.

2. Als minder dan de helft van het aantal leden aanwezig is, waardoor in een vergadering geen besluiten kunnen worden genomen, stelt de ambtelijk secretaris binnen twee weken een nieuwe vergadering vast.

3. Besluiten worden genomen bij meerderheid van de uitgebrachte stemmen.

4. Stemmen vindt mondeling plaats, tenzij de hotspotcommissie anders beslist.

5. Bij stemming over een hotspotadvies geldt dat bij een gelijk aantal stemmen een herstemming plaatsvindt. Wanneer ook de herstemming tot een gelijk aantal stemmen leidt, dan brengt de voorzitter een doorslaggevende stem uit.

1. De ambtelijk secretaris kan een ambtenaar van de gemeente raadplegen over aspecten die relevant zijn voor de selectie van hotspots.

2. Het college stelt accommodatie in de vorm van een ruimte beschikbaar voor de vergaderingen en activiteiten van de hotspotcommissie.

1. De externe commissieleden van de hotspotcommissie ontvangen presentiegeld per bijgewoonde vergadering op grond van artikel 3.4.1 van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers.

2. De interne commissieleden ontvangen geen presentiegeld per bijgewoonde vergadering op grond van artikel 3.4.1 van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers.

1. De evaluatie van de hotspotcommissie vindt om de drie jaar plaats na de datum van inwerkingtreding van deze regeling.

2. De hotspotcommissie evalueert de manier van werken, het doel en de uitvoering van de taken en brengt daarover verslag uit aan het college. Bij de evaluatie wordt ook de samenwerking met de team Informatiebeheer en eventuele andere partijen betrokken.