Regeling interne klachtenbehandeling Midden-Groningen 2025

De raad, het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester van de gemeente Midden- 

Groningen en de commissie ex artikel 7:13 Algemene wet bestuursrecht; 

Ieder voor zover het zijn/haar/hun bevoegdheden betreft; 

Overwegende dat een eenvoudige en duidelijke interne klachtenregeling van de gemeente Midden- 

Groningen gewenst is; 

Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 12 augustus 2025; 

Gelet op Hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht en op artikel 149 van de Gemeentewet; 

besluiten de Regeling interne klachtenbehandeling gemeente Midden-Groningen 2025 vast te stellen. 

Hoofdstuk 1 Begrippen 

Artikel 1 Reikwijdte en begrippen 

1. Deze regeling is alleen van toepassing op klachten over gedragingen van bestuursorganen van de 

gemeente Midden-Groningen jegens klager of een ander in een bepaalde aangelegenheid. 

2. Een gedraging van een persoon werkzaam onder de verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan, 

wordt aangemerkt als een gedraging van dat bestuursorgaan. 

3. In deze regeling wordt verstaan onder: 

a. Awb: Algemene wet bestuursrecht 

b. behandelaar: de perso(o)n(en) van advies als bedoeld in artikel 2 van deze regeling; 

c. behartiger: de persoon als bedoeld in artikel 11 van deze regeling; 

d. college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Midden-Groningen; 

e. klachtencoördinator: een medewerker van het team Juridische Zaken belast met de coördinatie 

van de klachtenbehandeling, waaronder de taken uit de artikelen 3 en 7; 

f. klachtenbehandelaar: een door het college aan te wijzen medewerker van het team Juridische 

Zaken belast met het onderzoeken en behandelen van een klacht over gedragingen van 

medewerkers als bedoeld in artikel 2 lid 11; 

g. Nationale ombudsman: de Nationale ombudsman als bedoel in artikel 9:17 sub a Awb 

h. raad: de raad van de gemeente Midden-Groningen. 

Hoofdstuk 2 De behandelaars 

Artikel 2 Onderzoek/behandeling 

1. Een klacht over een gedraging van de raad wordt onderzocht en behandeld door de voorzitter en de griffier van de raad als personen van advies aan de raad in de zin van artikel 9:14, lid 1 Awb. 

2. Een klacht over een gedraging van het college als geheel wordt onderzocht/behandeld door de 

Collegevoorzitter of diens 1e plaatsvervanger en een ander door het college aan te wijzen collegelid, niet zijnde collegeleden die het klachtonderwerp in hun portefeuille hebben, als 

personen van advies aan het college in de zin van artikel 9:14, lid 1 Awb. 

3. Een klacht over de burgemeester wordt, behoudens lid 6,onderzocht/behandeld door de loco- 

Burgemeester en de gemeentesecretaris als personen van advies aan de burgemeester in de zin van 

artikel 9:14, lid 1 Awb. 

4. Een klacht over een gedraging van een collegelid of de gemeentesecretaris wordt onderzocht/behandeld door de collegevoorzitter en een ander door het college aan te wijzen 

collegelid, niet zijnde beklaagde, als personen van advies aan het college in de zin van artikel 9:14, lid 1 Awb. 

5. Een klacht over een gedraging van een raadscommissie of een adviescommissie als bedoeld in 

artikel 7:13 Awb wordt onderzocht/behandeld door de voorzitter en de secretaris/griffier van die 

commissie als personen van advies aan die commissie in de zin van artikel 9:14, lid 1 Awb; voor 

zover over die medewerkers individueel geklaagd wordt, vervangen hun plaatsvervangers hen. 

6. Een klacht over de aangeduide voorzitter van de raad en adviescommissie uit lid 5 wordt 

onderzocht/behandeld door de volgende personen van advies in de zin van artikel 9:14, lid 1 Awb aan die voorzitter: voorzitter: de plaatsvervangend/waarnemend voorzitter en de (commissie)griffier/secretaris; waarnemend/plaatsvervangend voorzitter: de voorzitter en de (commissie)griffier/secretaris. 

7. Een klacht over een gedraging van de directeuren wordt onderzocht/behandeld door de 

gemeentesecretaris als persoon van advies aan het college in de zin van artikel 9:14, lid 1 Awb.  

8. Een klacht over een gedraging van de griffier wordt onderzocht/behandeld door de burgemeester en een lid van de werkgeverscommissie als personen van advies aan de raad in de zin van artikel 9:14, lid 1 Awb. 

9. Een klacht over een gedraging van de concerncontroller wordt onderzocht/behandeld door de 

gemeentesecretaris als persoon van advies in de zin van artikel 9:14, lid 1 Awb; 

10. Een klacht over een gedraging van een teamleider wordt onderzocht/behandeld door de een 

verantwoordelijk directeur als persoon van advies aan het college in de zin van artikel 9:14, lid 1 

Awb. 

11. Een klacht over een gedraging van overige medewerkers wordt onderzocht/behandeld door de 

klachtenbehandelaar als persoon van advies In de zin van artikel 9:14, lid 1 Awb.12. In afwijking van de voorgaande artikelleden wordt een klacht die samen met een bezwaarschrift 

wordt ingediend, voor zover de sociale kamer van de commissie van de adviescommissie voor de 

bezwaarschriften van de gemeente Midden-Groningen over het bezwaarschrift adviseert, 

onderzocht dan wel behandeld door voornoemde commissie als commissie van advies 

aan het bestuursorgaan in de zin van artikel 9:14, lid 1 Awb. 

Hoofdstuk 3 Mondelinge klachten en klaagschriften over gedragingen jegens een ander dan de klager. 

Artikel 3 Indiening 

1.Een mondelinge klacht over een gedraging van een gemeentelijk bestuursorgaan jegens klager 

of een ander, kan telefonisch of in persoon worden ingediend bij de klachtencoördinator of 

zijn/haar plaatsvervanger(s). 

2. De mondelinge klacht wordt vastgelegd op een door het college vast te stellen intakeformulier. 

Na vastlegging van de klacht gaat een afschrift van het intakeformulier zo spoedig mogelijk 

naar de behandelaar, de beklaagde en de klager. 

Artikel 4 Behandeling en afdoening 

Binnen 6 weken na de indiening handelt de behandelaar de klacht op zorgvuldige wijze schriftelijk af. Een kopie van het geschrift stuurt de behandelaar naar de beklaagde en de klachtencoördinator. 

Hoofdstuk 4 Schriftelijke klachten over gedragingen jegens klager 

Artikel 5 Indiening 

1. Een schriftelijke klacht over een gedraging van een bestuursorgaan jegens klager wordt ingediend 

c.q. gericht aan het betreffende bestuursorgaan. 

2. Het klaagschrift wordt ondertekend en bevat ingevolge artikel 9:4, lid 2 Awb tenminste: 

a. De naam en het adres van de indiener; 

b. de dagtekening; 

c. een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht. 

Artikel 6 lnbehandelingname/ontvangstbevestiging/beklaagden informatie 

1. Als het klaagschrift niet voldoet aan het tweede lid van artikel 9:4 Awb, wordt de klager namens het bestuursorgaan bij brief door de klachtencoördinator in de gelegenheid gesteld om het verzuim 

alsnog binnen 2 weken na de verzending van die brief te herstellen. De tijdige datum van ontvangst 

van het verzuimherstel, wordt dan geacht de ontvangstdatum van het klaagschrift te zijn. Als het 

verzuim niet tijdig hersteld wordt, is artikel 4 op de klacht van toepassing, met dien verstande dat 

afhandeling binnen 4 weken na afloop van de verzuimhersteltermijn moet plaatsvinden. 

2. Het bestuursorgaan kan op binnen 2 weken uitgebracht advies van de klachtencoördinator besluiten dat artikel 9:8, lid 1, sub a, b, c, d, e off, dan wel lid 2 Awb van toepassing is. Dan stelt de klachtencoördinator de klager binnen 4 weken na ontvangst van het klaagschrift schriftelijk, met ontvangstbevestiging, in kennis van het niet in behandeling nemen daarvan. Bij de inkennissstelling wordt de klager gewezen op de mogelijkheid om binnen 1 jaar na de datum van verzending van de inkennisstelling de klacht in te dienen bij de Nationale ombudsman. De rest van deze regeling blijft buiten toepassing. 

3. Als het advies uit het tweede lid niet wordt uitgebracht en het klaagschrift voldoet aan artikel 9:4, lid 2 en 3 Awb wordt de ontvangst namens het bestuursorgaan door de behandelaar binnen 2 weken daarna schriftelijk bevestigd. De bevestiging bevat een beschrijving van de verdere gang van zaken. 

4. Meteen na de ontvangst zendt de behandelaar een afschrift van het klaagschrift en de daarbij 

meegezonden stukken aan beklaagde(n). 

Artikel 7 Informele klachtoplossing 

1. De beklaagde, in overleg met teamleider, heeft tot vier weken na ontvangst van het klaagschrift de gelegenheid om bij wijze van een informele klachtoplossing aan de klacht tegemoet te (laten) 

komen. De informele klachtoplossing is gericht op bemiddeling. Bemiddeling kan bestaan uit het 

oplossen van het probleem, het geven van nadere uitleg en/of het aanbieden van 

verontschuldigingen. 

2. Indien de informele klachtoplossing binnen vier weken leidt tot een mondelinge of schriftelijke 

verklaring van klager dat aan de klacht naar tevredenheid is tegemoet gekomen, dan wordt de 

behandeling van de klacht gestaakt. Een mondelinge verklaring moet schriftelijk bevestigd worden 

aan klager. De teamleider zendt de schriftelijke verklaring of bevestiging naar de 

klachtencoördinator. De klachtencoördinator stelt de behandelaar van de staking op de hoogte. 

3. Indien de informele klachtoplossing niet leidt tot tevredenheid bij klager, wordt de 

klachtenprocedure ingevolge artikelen 8 en 9 vervolgd. 

Artikel 8 Horen 

1. Indien de behandeling van de klacht niet op basis van artikel 7 is gestaakt, stelt de behandelaar 

klager en beklaagde(n) binnen 7 weken na ontvangst van het klaagschrift in de gelegenheid in 

beslotenheid te worden gehoord en, voor zover van toepassing, op elkaars standpunt te reageren. 

De behandelaar verstuurt de uitnodigingen minimaal een week vóór de hoorzitting. 

2. De raad en commissies laten zich dan, evenals bij de Nationale ombudsman, als beklaagden 

vertegenwoordigen door hun plaatsvervangend voorzitter, en het college door het collegelid dat het onderwerp van de klacht in zijn portefeuille heeft, tenzij het betreffende bestuursorgaan heeft 

besloten tot een andere vertegenwoordiging. 

3. Van het horen kan worden afgezien in de gevallen, bedoeld in artikel 9:10, lid 2 Awb . 

4. Van het horen wordt een verslag gemaakt. 

Artikel 9 Resultaat 

1. Het bestuursorgaan besluit, binnen 10 weken na ontvangst van de klacht, over de afdoening 

daarvan op basis van een rapport van bevindingen, een advies, h et verslag van de hoorzitting en 

eventuele aanbevelingen van de behandelaar. 

2. De behandelaar stelt gelijktijdig klager, beklaagde en de klachtencoördinator schriftelijk in kennis van de door dat bestuursorgaan vastgestelde bevindingen van het onderzoek naar de klacht alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt, vergezeld van het verslag en van het eventuele advies. Daarbij wordt de klager op de mogelijkheid gewezen om binnen 1 jaar na de 

datum van verzending van de brief de klacht in te dienen bij de Nationale ombudsman. 

Artikel 10 Verdaging 

De behandelaar kan de afdoening voor ten hoogste 4 weken verdagen. In geval van verdaging zijn de termijnen uit de artikelen 8 en 9 niet van toepassing. Van de verdaging wordt door de behandelaar binnen 10 weken na ontvangst van de klacht schriftelijk mededeling gedaan aan klager en beklaagde. 

Hoofdstuk 5 Jaarregistratie 

Artikel 11 Jaaroverzicht 

1. Het college legt jaarlijks voor de gemeenteraad een kort verslag ter inzage met het aantal 

klachten, de aard van de klachten en het resultaat van afdoening. In het verslag wordt het recht 

van betrokkenen op eerbiediging van hun persoonlijke levenssfeer in acht genomen. 

2. Het verslag, bedoeld in lid 1, dat zowel schriftelijke als mondelinge klachten betreft, wordt 

jaarlijks gepubliceerd. 

Hoofdstuk 6 Algemene en slotbepalingen 

Artikel 12 Ambtelijke behartiging 

1. De behandelaren uit artikel 2 kunnen voorbereidings- en uitvoeringshandelingen, waartoe ook 

bevestigingen uit artikel 6, uitnodigingen uit artikel 8, in kennisstellingen uit artikel 9 en 

mededelingen uit artikel 10 worden gerekend, laten verrichten door een behartiger. 

2. Behartigers zijn medewerkers belast met de administratieve of secretariële ondersteuning van de behandelaren uit artikel 2. 

Artikel 13 Onvoorzien 

In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist telkens het voor de beklaagde gedraging 

verantwoordelijke afhandelend bestuursorgaan. 

Artikel 14 Inwerkingtreding 

Deze regeling treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking.