AI-beleid Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen

Bij Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen Limburg (BsGW) ziet kunstmatige intelligentie (AI) als een waardevolle technologie om de dienstverlening te verbeteren, processen te ondersteunen en innovatie binnen de organisatie te stimuleren. Tegelijkertijd beseft BsGW dat de inzet van AI belangrijke publieke waarden raakt, zoals privacy, gelijke behandeling, transparantie en menselijke controle. Juist omdat BsGW werkt voor en met inwoners, vindt BsGW het essentieel dat AI door BsGW verantwoord wordt toegepast.

Het beleid geeft richting aan het gebruik van AI binnen de BsGW-organisatie en benoemt de voorwaarden waaraan toepassingen moeten voldoen. BsGW sluit aan bij geldende wet- en regelgeving, ethische uitgangspunten en maatschappelijke verwachtingen. AI is geen doel op zich, maar het moet concrete meerwaarde hebben en passen binnen de publieke taak.

Het beleid geldt voor alle AI-toepassingen binnen BsGW, nu en in de toekomst. Dat geldt zowel voor intern gebruik als voor toepassingen richting inwoners. Ook software-robots, zelflerende algoritmen en experimenten met nieuwe AI-toepassingen vallen binnen dit kader.

BsGW sluit aan bij de brede definitie van AI, zoals opgenomen in de Europese AI-verordening: systemen die met algoritmes en leertechnieken voorspellingen, aanbevelingen of beslissingen genereren die normaal gesproken van mensen komen. In de praktijk vallen daar ook modellen onder die teksten genereren, signaleren, classificeren of ondersteunen bij besluitvorming. Dit beleid is dus breed toepasbaar en richt zich niet alleen op specifieke technologie, maar op het geheel van AI-gedreven systemen in de BsGW-organisatie.

Bij de inzet van kunstmatige intelligentie gaat BsGW uit van publieke waarden en wettelijke verplichtingen. Deze uitgangspunten helpen BsGW om AI zorgvuldig en maatschappelijk verantwoord toe te passen. Ze vormen het toetsingskader bij het ontwerp van toepassingen met AI, de inkoop van AI-systemen en het gebruik ervan in de organisatie. Voor elke toepassing weegt BsGW af of deze past binnen deze uitgangspunten, en of aanvullende maatregelen nodig zijn. De volgende uitgangspunten worden daarbij gehanteerd:

1. AI is ondersteunend, nooit leidend

AI mag geen beslissingen nemen die inwoners direct negatief raken, zoals het afwijzen van een bezwaar of een verzoek om kwijtschelding. De menselijke maat blijft leidend: een medewerker is altijd eindverantwoordelijk.

2. Transparantie en uitlegbaarheid

De werking van AI moet voor collega’s én inwoners begrijpelijk zijn. Dat betekent inzicht in hoe beslissingen tot stand komen, welke data gebruikt zijn, hoe het systeem functioneert en hoe mens en systeem samenwerken.

3. Geen discriminatie of vooringenomenheid

BsGW accepteert geen discriminatie of onbedoelde vooringenomenheid. BsGW toetst vooraf en regelmatig of een AI-toepassing mensen in gelijke situaties ongelijk zou kunnen behandelen, bijvoorbeeld op basis van afkomst, geslacht of leeftijd. Indien nodig neemt BsGW aanvullende maatregelen om dit te voorkomen.

4. Privacy en gegevensverwerking (AVG)

AI respecteert privacy: BsGW verwerkt alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor het doel, en zorgt voor anonimisering of pseudonimisering, tenzij dat niet uitvoerbaar is. Indien volledige dataminimalisatie niet mogelijk is, hanteert BsGW het beginsel van proportionaliteit en evenredigheid: de verwerking moet in verhouding staan tot het doel en zorgvuldig worden begrensd. BsGW verwerkt alleen gegevens binnen de kaders van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt met een geldige grondslag. De Functionaris Gegevensbescherming (FG) adviseert hierbij.

5. Informatiebeveiliging (BIO2)

AI-systemen moeten voldoen aan de normen uit de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO2). Dat betekent: vooraf risico’s analyseren, goed toegangsbeheer regelen, en toezicht houden via logging en monitoring. De Chief Information Security Officer (CISO) adviseert hierover.

BsGW zet AI alleen in als de baten opwegen tegen de risico’s. Toepassingen zonder duidelijke meerwaarde of met disproportionele impact op privacy, veiligheid of uitvoerbaarheid worden niet ingezet. Daarnaast gebruikt BsGW nooit AI-diensten die input of data van BsGW gebruiken voor eigen training. Alleen in uitzonderlijke gevallen, met een uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van BsGW, mag een model getraind worden op BsGW-data.

6. Voorkeur voor Europese aanbieders

Bij gelijke geschiktheid kiest BsGW voor Europese dienstverleners die uitsluitend gebruikmaken van in Europa gehoste diensten. Zo beperkt BsGW afhankelijkheid van grote commerciële platforms en vermijdt BsGW risico’s van aanbieders uit landen met een offensief cyberprogramma. Alleen als een platform voldoet aan de door BsGW gestelde eisen voor privacy, veiligheid en transparantie, kan hiervan worden afgeweken.

7. Ethische toets bij maatschappelijke impact

Toepassingen die vermoedelijk invloed hebben op inwoners of publieke waarden zoals gelijke behandeling, privacy, transparantie en menselijke controle worden vooraf ethisch getoetst.

BsGW kijkt dan naar aspecten als rechtvaardigheid, autonomie, menselijke waardigheid en duurzaamheid. Alleen als deze toets positief is, gaat BsGW verder met de toepassing.

8. AI-geletterdheid

Iedereen die binnen of namens BsGW met AI-systemen werkt, heeft vaardigheden, kennis en begrip over de technische werking van AI-systemen en over de sociale, ethische en praktische aspecten hiervan. BsGW neemt maatregelen om de AI-geletterdheid bij de medewerkers te bevorderen.

Medewerkers van BsGW mogen AI gebruiken als hulpmiddel in hun werk, zolang zij zich houden aan een aantal duidelijke spelregels. AI kan bijvoorbeeld helpen bij het herschrijven van teksten, het samenvatten van openbare documenten of het genereren van ideeën. Tegelijkertijd zijn er risico’s, zoals privacy, datalekken of misleidende output. Daarom gelden de volgende richtlijnen:

Wat mag en wat niet?

AI wordt niet alleen binnen de organisatie toegepast. Ook externe partijen, zoals softwareleveranciers, ingehuurde specialisten of controlemedewerkers kunnen AI inzetten bij het uitvoeren van werkzaamheden voor BsGW, bijvoorbeeld voor data-analyse, tekstverwerking of advisering.

Om te voorkomen dat het AI-beleid BsGW wordt omzeild via uitbesteding, gelden ook voor deze externe partijen duidelijke spelregels. Hun inzet van AI moet altijd passen binnen de door BsGW in dit beleid gestelde kaders.

Daarom worden de volgende eisen gesteld:

• •

  Meldplicht vooraf: de externe partij geeft vooraf aan of en hoe AI zal worden ingezet;

• •

  Inzicht in de toepassing: er wordt uitgelegd welk AI-systeem wordt gebruikt, op welke gegevens het werkt en wat het doel is van de inzet;

• •

  Schriftelijke verklaring: de partij verklaart schriftelijk dat geen persoonsgegevens of organisatiegegevens van BsGW worden gebruikt voor training van AI-modellen, en dat deze beperking technisch is afgedicht;

• •

  Aantoonbare naleving van dit beleid: de toepassing voldoet aantoonbaar aan de uitgangspunten op het gebied van privacy, uitlegbaarheid, veiligheid en duurzaamheid zoals vastgelegd in dit AI-beleid.

Deze voorwaarden zorgen ervoor dat uitbesteding niet leidt tot verlies van controle of tot risico’s die BsGW intern níet zou accepteren.

Om AI op een verantwoorde manier te kunnen inzetten, is niet alleen beleid nodig, maar ook structuur en continu toezicht. Binnen BsGW is daarom geregeld hoe nieuwe toepassingen worden getoetst, hoe BsGW ruimte biedt voor gecontroleerde experimenten en op welke manier het beleid wordt geëvalueerd en waar nodig aangepast.

Werkgroep AI

Binnen BsGW wordt een werkgroep AI ingericht. Deze bestaat uit de Functionaris Gegevensbescherming (FG), de Chief Information Security Officer (CISO) en een informatiemanager. De werkgroep is het centrale coördinatiepunt voor AI binnen de organisatie en ziet toe op de toepassing van dit beleid in de praktijk.

Nieuwe toepassingen

Nieuwe AI-toepassingen worden altijd vooraf gemeld bij de FG of de CISO. Dit geldt voor zowel interne voorstellen van medewerkers als voor toepassingen, die door leveranciers worden ingebracht. De werkgroep AI beoordeelt deze toepassingen vooraf op risico’s en randvoorwaarden. Daarbij wordt onder andere gekeken naar:

• •

  de werking en uitlegbaarheid van de toepassing;

• •

  het gebruik van gegevens;

• •

  beveiligingsmaatregelen;

• •

  ethische aspecten;

• •

  de omgeving waarin AI wordt toegepast (bij voorkeur afgeschermd of gecontroleerd);

• •

  en de risicocategorie volgens de Europese AI-verordening (AI Act): onaanvaardbaar, hoog, beperkt of minimaal risico.

Alle goedgekeurde AI-toepassingen worden gecommuniceerd via het intranet van BsGW.

Ruimte voor experiment

BsGW erkent het belang van leren en experimenteren. AI-toepassingen kunnen pas goed worden beoordeeld als ze in de praktijk zijn uitgeprobeerd. Daarom maakt BsGW ruimte voor gecontroleerde pilots, waarbij AI op beperkte schaal wordt getest — bijvoorbeeld binnen een afgebakende werkomgeving, met fictieve gegevens of binnen een geselecteerd team.

Voor deze experimenten gelden dezelfde uitgangspunten als voor structurele inzet. Ze worden vooraf afgestemd met de werkgroep AI en moeten voldoende zicht geven op werking, gegevensgebruik, beveiliging en mogelijke maatschappelijke gevolgen. Op deze manier bouwen we gecontroleerd ervaring op, zonder onaanvaardbare risico’s.

Jaarlijkse evaluatie

De technologische ontwikkelingen rond AI gaan snel. Daarom evalueert de werkgroep AI dit beleid minimaal één keer per jaar en zoveel vaker als nodig. Signalen uit de organisatie, maatschappelijke trends, nieuwe wetgeving of opgedane ervaringen kunnen aanleiding zijn om het beleid aan te passen. De werkgroep neemt hierin het initiatief en betrekt waar nodig het MT en andere relevante onderdelen van de organisatie.