Kwaliteitsbeleid burgerzaken Gemeente Haarlemmermeer 2026-2029

Datakwaliteit

DoelstellingG.DK.1BRPFactormaximaal

De gegevens in de BRP zijn volgens geautomatiseerde controles actueel, volledig en integer. Uit de toetsing via de bestandscontrolemodule blijkt dat de datakwaliteit voldoet aan de landelijke normen van de jaarlijkse zelfevaluatie.

DoelstellingG.DK.2BRPFactormiddel

De gegevens in de BRP zijn volgens handmatige steekproeven actueel, volledig en integer. Dit wordt op een objectieve en transparante wijze gecontroleerd. Uit de inhoudelijke steekproef blijkt dat de datakwaliteit voldoet aan de landelijke normen van de jaarlijkse zelfevaluatie.

DoelstellingG.DK.3BRPFactormiddel

Gegevens over een adres in de BRP komen overeen met de gegevens in de basisregistratie adressen en gebouwen (BAG). Er wordt periodiek onderzoek gedaan naar de consistentie tussen de BRP en de BAG. Bij mogelijke bewoning van een pand dat volgens de BAG niet geschikt is voor bewoning vindt inschrijving slechts na het afleggen van een huisbezoek plaats. Als er bij feitelijke bewoning mogelijk sprake is van strijd met het bestemmingsplan, dan is dit geen belemmering voor een registratie in de BRP. Hierover kan een melding worden gedaan aan het organisatieonderdeel dat is belast met de handhaving.

Adres

DoelstellingG.AD.1BRPFactorgroot

Een persoon wordt, voor zover dit is toegestaan op grond van de Wet BRP, in de BRP geregistreerd met het feitelijke verblijfadres. Er wordt periodiek onderzoek gedaan naar de betrouwbaarheid van de adresgegevens.

DoelstellingG.AD.2BRPFactormiddel

Eenieder die verblijft in de gemeente en voldoet aan de voorwaarden voor inschrijving, wordt als ingezetene ingeschreven in de BRP. Hetzelfde geldt voor het vertrek uit de gemeente, waarbij de registratie in de nieuwe gemeente of het vertrek uit Nederland moet worden opgenomen. Bijzondere doelgroepen zijn in beeld bij de gemeente en worden bij de registratie in de BRP volwaardig behandeld, overeenkomstig de beleidsuitvoering zoals beschreven in dit kwaliteitsbeleid.

DoelstellingG.AD.3BRPFactormiddel

Een briefadres wordt toegekend aan een persoon die daar volgens de Wet BRP of het gemeentelijk beleid recht op heeft. Dit briefadres blijft geregistreerd zolang betrokkene hier recht op heeft. Er wordt periodiek onderzoek gedaan naar de actualiteit en noodzaak van het briefadres.

DoelstellingG.AD.4BRPFactorklein

Een persoon met een briefadres moet bereikbaar zijn via dit adres. Dit is immers het doel van een briefadres. De bereikbaarheid is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de briefadresnemer en de briefadresgever.

DoelstellingG.AD.5BRPFactorklein

Als iemand zich wenst in te schrijven op het adres waar al een ander staat ingeschreven dan wordt een verklaring van medebewoning gevraagd, tenzij op andere wijze de medebewoning blijkt. Betreft de nog geregistreerde persoon een vorige bewoner, dan wordt een adresonderzoek gestart.

DoelstellingG.AD.6BRPFactormiddel

Van administratieve leegstand is sprake als een voor bewoning geschikt pand volgens de BRP onbewoond is. Dit kan duiden op een fout of zelfs fraude en andere (sociale) misstanden. Hiernaar wordt minimaal eenmaal per jaar onderzoek gedaan. Is een Leegstandsverordening vastgesteld, dan wordt informatie over woningen die zes maanden of langer leegstaan gedeeld met het organisatieonderdeel dat belast is met de uitvoering van Leegstandsverordening en het heffen van de leegstandsheffing.

DoelstellingG.AD.7BRPFactorklein

Signalen die duiden op mogelijke onjuiste adresgegevens worden proactief opgepakt. Bij het verwerken van aangiften van adreswijziging wordt gebruik gemaakt van voorzieningen om risico's te signaleren. Adreswijzigingen die worden gesignaleerd door de voorziening, worden niet geautomatiseerd verwerkt. Er is een visuele controle van een medewerker nodig.12

DoelstellingG.AD.8BRPFactormiddel

Mogelijke onjuiste adresgegevens of aangiften worden waar mogelijk administratief onderzocht. Waar nodig wordt een huisbezoek afgelegd.

Nationaliteit

DoelstellingG.NA.1BRPFactormiddel

Een persoon wordt in de BRP geregistreerd met de feitelijke nationaliteit, tenzij dit op grond van regelgeving of het ontbreken van een brondocument niet mogelijk is. Bij pasgeboren kinderen wordt direct bij de inschrijving gecontroleerd of de Nederlandse nationaliteit moet worden toegekend, bijvoorbeeld op basis van het zogenaamde grootouder-artikel, waarbij het Nederlanderschap moet worden onderzocht.

Identiteit

DoelstellingG.ID.1BZ-algemeenFactormiddel

Het opnemen en registreren van gegevens vindt plaats op grond van echte, originele brondocumenten. Het gebruik van valse documenten en andere vormen van identiteitsfraude moet worden voorkomen. Dergelijke fraude kost de overheid en de maatschappij immers veel geld. In voorkomende gevallen wordt een document niet teruggegeven aan de burger en wordt aangifte gedaan bij de politie.13

DoelstellingG.ID.2BRPFactormiddel

Gegevens moeten worden ontleend aan de meest betrouwbare (sterkste) brondocumenten. Bij rechtsfeiten uit het buitenland moet de persoon zelf zorgen voor deze documenten. Er wordt periodiek onderzoek gedaan naar personen die nog brondocumenten moeten overleggen.

DoelstellingG.ID.4NederlanderschapFactorklein

Bij verzoeken om naturalisatie en optie wordt gepoogd in de BRP ontbrekende gegevens aan te vullen en geregistreerde gegevens door de inwoner te laten onderbouwen met een brondocument.

DoelstellingG.ID.5RijbewijzenFactorklein

Bij het verzoek om het omwisselen van een buitenlands rijbewijs wordt zowel het buitenlandse rijbewijs als het reisdocument of verblijfsdocument op echtheidskenmerken gecontroleerd.

Informatiebeveiliging

DoelstellingI.IB.1BRPFactormaximaal

De organisatie van de beveiliging, de toegangsbeveiliging en de naleving van de BRP voldoet aan de normen van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Dit blijkt uit de toetsing van de informatiebeveiligingsvragen van de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA) bij de jaarlijkse zelfevaluatie.

DoelstellingI.IB.2BZ-algemeenFactorgroot

De persoonsgegevens die nodig zijn bij de werkzaamheden voor burgerzaken, worden veilig verwerkt volgens het gemeentelijk informatiebeveiligingsbeleid.

DoelstellingI.IB.3BRPFactorklein

Informatie zoals (bron-)documenten, correspondentie en zaken, wordt beveiligd, gearchiveerd en vernietigd overeenkomstig de voorschriften. Van (beveiligings-)incidenten wordt melding gedaan.

DoelstellingI.IB.4Burgerlijke standFactormiddel

Jaarlijks wordt gecontroleerd welke niet-register akten en dossiers moeten worden vernietigd.

DoelstellingI.IB.5ReisdocumentenFactormaximaal

De inrichting en organisatie van de beveiliging van het informatiesysteem van de reisdocumenten voldoet aan de normen van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Dit blijkt uit de toetsing van de informatiebeveiligingsvragen van de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA) bij de jaarlijkse zelfevaluatie.

Privacy

DoelstellingI.PV.1BZ-algemeenFactorgroot

Bij de verwerking van persoonsgegevens die nodig zijn bij de werkzaamheden voor burgerzaken, worden de rechten van inwoners gewaarborgd. Hierbij worden de relevante bepalingen van de Algemene verordening gegevensbescherming en de Algemene wet bestuursrecht in acht genomen.

Integriteit

DoelstellingI.IN.1BZ-algemeenFactormiddel

Integriteit is een vereiste kernwaarde van de medewerkers. Dit onderwerp is onderdeel van de functioneringsgesprekken met huidige medewerkers en behoort tot de toetsingscriteria tijdens de sollicitatieprocedure van nieuwe medewerkers, waaronder ook externe medewerkers.

DoelstellingI.IN.2BZ-algemeenFactormiddel

Medewerkers gaan veilig, zorgvuldig en integer om met gegevens en informatie. Medewerkers zijn zich bewust van risico’s op het gebied van integriteit en privacy en zijn bekend met de mitigerende maatregelen. Er wordt uitvoering gegeven aan het gemeentelijke integriteitsbeleid en er vindt een beoordeling plaats welke aanvullende maatregelen nodig zijn vanwege de specifieke risico’s voor het vakgebied burgerzaken.

DoelstellingI.IN.3BZ-algemeenFactormiddel

Een medewerker die toegang heeft tot het informatiesysteem van de BRP of de processen met betrekking tot identiteitsbewijzen, bevindt zich op een kwetsbare functie. Mocht een dergelijke medewerker zelf ook in een kwetsbare persoonlijke situatie verkeren dan is er sprake van een verhoogd risico. In dergelijke gevallen is maatwerk nodig om het risico te beoordelen en passende maatregelen te nemen.

Informatiepositie

DoelstellingD.IP.1BZ-algemeenFactormiddel

De inwoner heeft een goede informatiepositie met betrekking tot de werkzaamheden voor burgerzaken. De informatie over de producten en diensten van burgerzaken op de gemeentelijke website is actueel en betrouwbaar. Als er sprake is van een ingediend verzoek, dan wordt de inwoner geïnformeerd over de voortgang en afhandeling hiervan. Als er sprake is van wijziging van de persoonsgegevens, dan wordt de inwoners geïnformeerd.

DoelstellingD.IP.2BZ-algemeenFactormiddel

Inwoners worden in staat gesteld om op een toegankelijke manier verzoeken met betrekking tot burgerzaken te doen. Dat betekent bij voorkeur digitaal, maar met alternatieven voor mensen die hun zaken niet digitaal willen of kunnen doen.

Tijdigheid

DoelstellingD.TD.1BZ-algemeenFactorgroot

Inwoners worden bij werkzaamheden voor burgerzaken in de gelegenheid gesteld om binnen de wettelijke termijnen aangiften en verzoeken te doen. Bij aantoonbare calamiteiten kan men met spoed terecht. Aanvragen van inwoners en bedrijven worden binnen de wettelijke termijnen afgehandeld.

Maatwerk

DoelstellingD.MW.1BRPFactormiddel

Bij de registratie van het adres van een inwoner is oog voor bijzondere sociaalmaatschappelijke problematiek. Als er bij een verzoek om een briefadres wordt geconstateerd dat er mogelijk sprake is van sociaalmaatschappelijke problematiek, dan wordt getracht de aanvrager door een integrale benadering bij deze problematiek te ondersteunen. Een persoon zonder woonadres wordt, voor zover er wordt voldaan aan de wettelijke voorschriften, geregistreerd met een briefadres, zo nodig ambtshalve.

DoelstellingD.MW.2HuwelijkenFactormiddel

Inwoners kunnen trouwen of een partnerschap aangaan bij een trouwambtenaar naar keuze.

DoelstellingD.MW.3HuwelijkenFactormiddel

Inwoners kunnen trouwen of een partnerschap aangaan op een locatie naar keuze.

DoelstellingD.MW.4HuwelijkenFactorklein

Inwoners kunnen trouwen of een partnerschap aangaan op een tijdstip naar keuze.

DoelstellingD.MW.5ReisdocumentenFactorklein

Bij het aanvragen en het afhalen van een reisdocument voor een minderjarige jonger dan 12 wordt de minderjarige vergezeld door een gezaghebbende ouder of derde.

Samenwerking

DoelstellingD.SW.1BRPFactormiddel

De gemeente werkt samen met ketenpartners om de kwaliteit van de gegevens in de BRP te verhogen en de dienstverlening aan inwoners en bedrijven te verbeteren. Voorafgaand aan een nieuwe samenwerking vindt eerst een verkenning plaats waarbij wordt gekeken of er wordt voldaan aan de privacyvoorschriften uit de Wet BRP en de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Het kan hierbij onder meer gaan om het aansluiten bij (gemeentelijke) samenwerkingsverbanden ten behoeve van het woonfraude en het tegengaan van uitbuiting en ondermijning, de deelname aan de Landelijke aanpak adreskwaliteit (LAA)14, het afhandelen van terugmeldingen over mogelijke onjuistheden, de eventuele samenwerking met de woningcorporatie(s)15 en de deelname aan de Werkgroep terugdringen identiteitsfraude (WTI)16.

DoelstellingD.SW.2BRPFactormiddel

De gegevensverstrekking aan andere gemeentelijke onderdelen en aan derden is geregeld bij of krachtens verordening en wordt overeenkomstig uitgevoerd.

Personeel

DoelstellingO.PE.1BRPFactorgroot

Verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken van functionarissen op het gebied van BRP zijn bepaald en toegewezen aan medewerkers.

DoelstellingO.PE.3HuwelijkenFactorklein

Een trouwambtenaar voor één dag wordt begeleid door een reguliere trouwambtenaar of ambtenaar van de burgerlijke stand.

DoelstellingO.PE.4ReisdocumentenFactormiddel

Verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken van functionarissen op het gebied van reisdocumenten zijn bepaald en toegewezen aan medewerkers.

DoelstellingO.PE.5RijbewijzenFactorklein

Verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken van functionarissen op het gebied van rijbewijzen zijn bepaald en toegewezen aan medewerkers.

Kennis

DoelstellingO.KE.1BZ-algemeenFactorgroot

Er zijn voldoende geschikte medewerkers beschikbaar om de werkzaamheden op het gebied van burgerzaken te verrichten. Medewerkers die deze werkzaamheden uitvoeren, beschikken over de relevante kennis en vaardigheden.

Procedures

DoelstellingO.PD.1BRPFactormaximaal

De processen van de BRP voorzien in een juiste inrichting, werking en beveiliging van de BRP. De landelijke rechtmatigheidsnormen op het gebied van de bijhouding en de verstrekking van gegevens uit de BRP zijn in procedures verwerkt en worden overeenkomstig uitgevoerd.

DoelstellingO.PD.2BZ-algemeenFactorgroot

De werkzaamheden op het gebied van burgerzaken zijn in procedures beschreven en worden overeenkomstig uitgevoerd. De beleidsdoelstellingen zijn in deze procedures verwerkt.

DoelstellingO.PD.3BRPFactorgroot

De verwerking van gegevens in de BRP vindt tijdig, juist en volledig plaats. De landelijke volwassenheidsnormen uit de jaarlijkse zelfevaluatie op het gebied van de bijhouding en de verstrekking van gegevens uit de BRP zijn in procedures verwerkt en worden overeenkomstig uitgevoerd.

DoelstellingO.PD.7ReisdocumentenFactormaximaal

De inrichting, werking en beveiliging van het reisdocumentenproces voldoet aan de wettelijke normen van de jaarlijkse zelfevaluatie.

DoelstellingO.PD.9ReisdocumentenFactormiddel

De inrichting, werking en beveiliging van het reisdocumentenproces voldoet aan de aanbevelingen van de jaarlijkse zelfevaluatie.

DoelstellingO.PD.10BZ-algemeenFactormiddel

De werkzaamheden in het kader van burgerzaken vinden plaats met toepassing van de geldende richtlijnen en vinden gecontroleerd plaats. Processen zijn ingericht en bevoegdheden toegekend zodat het uitvoeren van een risicovolle handeling vooraf wordt verdeeld over twee medewerkers (functiescheiding) of achteraf door een tweede medewerker wordt gecontroleerd (vierogenprincipe), ter voorkoming van fouten en misbruik. Niet-risicovolle wijzigingen worden steekproefsgewijs door een andere medewerker gecontroleerd.17

Technologie

DoelstellingO.TL.2BZ-algemeenFactorklein

Bij de controle van identiteitsdocumenten bij werkzaamheden voor burgerzaken worden technische hulpmiddelen gebruikt.

Inleiding

Het eerste uitgangspunt bij het registreren van de adresgegevens van een inwoner, is dat iedereen wordt geregistreerd met het adres waar hij of zij feitelijk verblijft. Het tweede uitgangspunt is dat personen die voldoen aan de wettelijke voorschriften, in de BRP met een adres staan geregistreerd. Dat geldt ook voor personen die dakloos zijn.

Het is mogelijk om een briefadres aan te vragen. Een briefadres wordt toegekend aan een persoon die er volgens de Wet BRP recht op heeft. Dit briefadres blijft gehandhaafd zolang betrokkene hier recht op heeft. Bij personen die geen recht meer hebben op een briefadres, wordt de feitelijke situatie geregistreerd. Van personen die geen recht hebben op een briefadres, wordt de aangifte voor een briefadres geweigerd. Fraude wordt zo mogelijk bij de aangifte al voorkomen.

De medewerker van het Klant Contact Centrum (KCC) beslist namens het college van burgemeester en wethouders op een aanvraag briefadres als die wordt gedaan op grond van een reden als genoemd in artikel 2.23, eerste lid, van de Wet BRP. Dit omvat de volgende situaties:

• •

  Het ontbreken van een woonadres, zoals bedoeld in artikel 1.1, onder o, van de Wet BRP.

• •

  Bij verblijf in een instelling, zoals bedoeld in artikel 2.40 van de Wet BRP.

• •

  Vanwege veiligheidsredenen, zoals bedoeld in artikel 2.41 van de Wet BRP.

Briefadres bij aanvraag uitkering

Bij de aanvraag voor een uitkering bij Sociale Dienstverlening (SDV) kan de inwoner om een briefadres vragen. De inkomensconsulent van SDV initieert dan een domicilieonderzoek door de handhavingsmedewerker. Als uit dit onderzoek volgt dat betrokkene geen woonadres heeft, dan geeft de inkomensconsulent toestemming voor een briefadres op een gemeentelijk adres18. De aangifte wordt gedaan bij het KCC. De feitelijke beslissing over het toekennen van een briefadres ligt altijd bij het KCC.

Vraagt iemand bij het KCC om een briefadres en is hij/zij ook van plan om een uitkering aan te vragen, dan verwijst het KCC betrokkene door naar SDV om het voorgaande proces te doorlopen. Ook in het geval dat iemand al een uitkering heeft en dan om een briefadres vraagt, verwijst het KCC betrokkene door naar de inkomensconsulent.

De toestemming van SDV voor het houden van briefadres is geen garantie voor het daadwerkelijk verkrijgen van het briefadres. Er zijn immers meer wettelijke voorwaarden verbonden aan een briefadres, zoals rechtmatig verblijf, en die worden door het KCC getoetst.

Bij het geven van de toestemming voor het briefadres maakt de inkomensconsulent afspraken met de briefadresnemer. Over de volgende onderwerpen worden afspraken gemaakt:

• 1.

  De wijze waarop de briefadresnemer contact met de inkomensconsulent opneemt en de frequentie van het ophalen van de post door de briefadresnemer.

• 2.

  De briefadresnemer moet een overzicht van de verblijfadressen bijhouden en dit overzicht overleggen aan de inkomensconsulent.

• 3.

  De inschrijving bij Woningnet en het actief op zoek gaan naar een nieuwe woonruimte.

Als de briefadresnemer zich na toekenning van het briefadres niet aan de gemaakte afspraken houdt, dan kan SDV de toestemming voor het houden van het briefadres intrekken. Dan doet de medewerker van SDV een melding hierover aan het KCC. Een medewerker van het KCC zal dan een adresonderzoek opstarten. De inschrijving op het gemeentelijk adres wordt beëindigd.

SDV doet minimaal elk half jaar onderzoek naar de actualiteit van de briefadressen op het gemeentelijk adres.

Verblijf in een vakantiepark

De registratie van een woonadres vindt ook plaats als er sprake is van strijd met het bestemmingsplan. Of een pand wel of niet bestemd is voor bewoning, is geen wettelijk criterium bij de registratie in de BRP. Bij mensen die op een vakantiepark wonen, registreert het KCC het adres van het park als woonadres in de BRP. Bij feitelijk verblijf in een vakantiepark, ook als dit tijdelijk is, is immers sprake van een woonadres zoals bedoeld in de Wet BRP19. De Wet BRP biedt geen mogelijkheden om bij feitelijk verblijf in een recreatiewoning een briefadres te kiezen, dus wordt in dergelijke gevallen geen briefadres toegekend. Bij registratie op een recreatiewoning kan het KCC een melding doen over de registratie bij het team belast met handhaving. De bewoner wordt vooraf geïnformeerd over deze melding.

Bij vermoeden van een situatie die (extra) aandacht vraagt vanwege sociaalmaatschappelijke problematiek, zal de medewerker van het KCC met het oog op de zorgplicht een seintje geven richting een collega van SDV of van het Maatwerk Expertise Team (MET).

Overbrugging tussen twee woonadressen

Met enige regelmaat komt het voor dat een inwoner de huidige woning verkoopt, maar de nieuwe woning nog niet kan betrekken. Bijvoorbeeld vanwege een verbouwing, of doordat de woning nog in aanbouw is. Tijdens deze overbruggingsperiode moet betrokkene worden geregistreerd met het tijdelijke adres als er sprake is van een woonadres20. Kan met bijvoorbeeld een huur of koopovereenkomst worden aangetoond dat deze overbruggingsperiode van korte duur is, in elk geval korter dan twee maanden, dan is een briefadres in de tussentijd mogelijk. In navolging van de definitie van het begrip woonadres, geldt een periode van drie maanden hierbij als maximale periode voor het briefadres. Duurt deze periode langer dan drie maanden, dan moet de inwoner in principe zijn tijdelijke verblijfadres als woonadres laten registreren. Bij meerdere adressen is dat het adres waar betrokkene naar redelijke verwachting de meeste malen zal overnachten. Is zelfs dan geen sprake van een woonadres, dan kan onder de voorwaarden van de Wet BRP alsnog een briefadres worden toegekend.

Ambtshalve toekenning van een briefadres

Tijdens een adresonderzoek kan blijken dat een persoon, die wel bereikbaar is in de communicatie met de gemeente, gezien het feitelijk en rechtmatig verblijf een ingezetene zou moeten zijn. Als deze persoon niet beschikt over een woonadres, maar niet in staat is of bereid is om aangifte van een briefadres te doen, dan wordt ambtshalve een briefadres toegekend. Als er geen (natuurlijk of rechts-) persoon bereid is om als briefadresgever op te treden, dan wordt het gemeentelijk adres als briefadres opgenomen. De tekst hieronder bij Gemeentelijk adres als briefadres is hierbij van toepassing.

Gemeentelijk adres als briefadres

Degene die briefadres wenst, moet zelf een (natuurlijk of rechts-) persoon bereid vinden om als briefadresgever op te treden. Het gemeentelijk adres komt in principe pas in beeld bij ambtshalve toekenning van een briefadres, als er niemand wordt gevonden die als briefadresgever kan optreden21. Als bij een verzoek om het houden van briefadres de briefadresnemer kan beargumenteren waarom hij/zij geen briefadresgever bereid kan vinden, dan kan als uitzondering op verzoek van de briefadresnemer het gemeentelijk adres worden gekozen.

Als meerdere gemeenten betrokken zijn bij een persoon, vindt de toekenning van het briefadres bij voorkeur plaats in de gemeente waarmee betrokkene, alle omstandigheden in acht genomen, de meeste binding heeft. Waar nodig vindt overleg plaats met die gemeente(n). Er wordt te allen tijde voorkomen dat een persoon ‘tussen wal en schip’ terecht komt. Dit betreft een uitzonderlijke situatie waarin betrokkene op grond van de Wet BRP recht heeft op een briefadres, maar aantoonbaar geen enkele gemeente bereid is dit briefadres te verstrekken. Het college beoordeelt of in dat geval, om te voorkomen dat betrokkene buiten de BRP valt, een briefadres in de gemeente Haarlemmermeer kan worden toegekend, ook indien betrokkene geen aantoonbare binding met de gemeente heeft

De gemeente stelt een gemeentelijk adres ter beschikking voor dergelijke situaties22. Het KCC treedt dan op als briefadresgever. Het KCC als briefadresgever maakt afspraken met de briefadresnemer. Deze afspraken gaan over de volgende onderwerpen:

• 1.

  De bereikbaarheid van de briefadresnemer.

• 2.

  De frequentie van het ophalen van de post, in principe eenmaal in de twee weken. Als de briefadresnemer (tijdelijk) niet in staat is om de post op te halen, dan neemt hij/zij contact op met het KCC hierover. De briefadresnemer deelt dan mede wat de reden is voor deze situatie en hoelang dit gaat duren.

• 3.

  Het gebruik van het gemeentelijk adres. Zo mag het adres niet worden gebruikt voor registratie bij de Kamer van Koophandel.

• 4.

  De briefadresnemer is zelf verantwoordelijk voor het ophalen van de post. Er kan niet iemand worden gemachtigd om dit te doen. Immers, dat zou een indicatie zijn dat iemand bereid is om als briefadresgever op te treden en dan is het gemeentelijk briefadres geen optie.

Als de briefadresnemer zonder hierover afspraken te hebben gemaakt met het KCC gedurende de afgesproken periode van twee weken de post niet ophaalt, dan controleert het KCC de actualiteit en noodzaak van het briefadres. Deze controle kan enkele weken duren en kan leiden tot een adresonderzoek. Als betrokkene de post niet meer komt ophalen, dan beschouwt het KCC de briefadresnemer als niet bereikbaar via het briefadres. Als iemand niet bereikbaar is via het briefadres, dan kan dat briefadres worden beëindigd. Het KCC start een adresonderzoek om de situatie te onderzoeken. De tekst hieronder bij Inlichtingenplicht is hierbij van toepassing.

Integrale benadering

Als er bij een verzoek om een briefadres wordt geconstateerd dat er mogelijk sprake is van sociaalmaatschappelijke problematiek, dan wordt getracht de aanvrager door een integrale benadering bij deze problematiek te ondersteunen. In voorkomende gevallen kan de verzoeker worden opgeroepen om het verzoek om een briefadres zo mogelijk in persoon op het gemeentekantoor in te dienen en toe te lichten. Door middel van een persoonlijk gesprek kan de situatie van de verzoeker goed worden beoordeeld en het recht op het briefadres beter worden vastgesteld. Bovendien kan onderliggende (sociale) problematiek worden gesignaleerd en betrokkene worden verwezen naar een medewerker uit het sociaal domein23.

Inlichtingenplicht

Bij een verzoek om een briefadres kan worden gevraagd om aanvullende informatie over het verzoek, om de rechtmatige aanspraak op het briefadres vast te kunnen stellen. De verzoeker is verplicht hieraan medewerking te verlenen24. Een persoon die weliswaar telefonisch of via e-mail bereikbaar is, doch weigert een adres te doen registreren of zelfs weigert enige verblijfplaats kenbaar te maken, is in zoverre onbereikbaar25. In een dergelijk geval wordt er in beginsel niet een briefadres toegekend, maar wordt zo nodig het vertrek uit Nederland opgenomen26. Een al bestaande briefadresregistratie kan om dezelfde reden worden beëindigd.

Meerdere briefadressen op één adres

In het geval dat de beoogd briefadresgever al voor meerdere personen het briefadres verzorgt, wordt bij een nieuw verzoek om een briefadres de opgegeven reden nader onderzocht. Omdat de reden voor het houden van een briefadres persoonlijk is, wordt verwacht dat het verzoekformulier een reflectie is van deze persoonlijke situatie. Er kan daarbij niet worden volstaan met het gebruik van een standaardreden, al dan niet opgegeven door de briefadresgever. Er wordt gecontroleerd of verschillende verzoekformulieren bij deze briefadresgever niet steeds dezelfde motivatie bevatten. Als de beoogd briefadresgever wordt gedreven door sociaalmaatschappelijke dan wel commerciële doeleinden, dan ligt de aanwijzing van een rechtspersoon als briefadresgever27 meer voor de hand. De tekst hieronder bij De briefadresgever is hierbij van toepassing.

Bereikbaarheid van een briefadresnemer

Een persoon met een briefadres moet bereikbaar zijn via dit adres. Dit is immers het doel van een briefadres. De bereikbaarheid wordt gecreëerd doordat de briefadresnemer verantwoordelijk is voor het ophalen van de poststukken en de briefadresgever zorgdraagt voor het overhandigen van de poststukken aan de briefadresnemer.

Is een briefadresnemer niet meer bereikbaar via het briefadres, wordt van hem/haar geen aangifte van een ander brief- of woonadres ontvangen en kunnen ondanks het onderzoek geen adresgegevens worden achterhaald, dan wordt de inschrijving op het briefadres beëindigd en wordt het vertrek uit Nederland opgenomen28. Zie in dit verband ook de toelichting bij Inlichtingenplicht.

De briefadresgever

Een rechtspersoon die is gevestigd in de gemeente wordt slechts als briefadresgever door het college aangewezen29 na een schriftelijke aanvraag hiertoe, waarbij de vertegenwoordiger van de rechtspersoon vooraf verklaart de verplichtingen op grond van de Wet BRP in acht te zullen nemen. De aanwijzing van een rechtspersoon als briefadresgever wordt beëindigd als de briefadresgever zich, ondanks een oproep daartoe, bij herhaling niet houdt aan de verplichtingen op grond van de Wet BRP. De aanwijzing wordt ook beëindigd als de briefadresgever bewust medewerking verleent aan een onjuiste registratie van een persoon.

Periodieke controle briefadres

De registratie van een briefadres heeft veelal een reden die tijdelijk van aard is. De actualiteit en noodzaak van het briefadres moet in stand worden gehouden voor een betrouwbare BRP. Daarom wordt minimaal tweemaal per jaar van alle personen die langer dan drie maanden briefadres houden vanwege het ontbreken van een woonadres, de actualiteit van de adresgegevens gecontroleerd. Betrokkenen worden bij deze controle benaderd en gevraagd om informatie te geven. Ook de briefadresgever kan worden benaderd. Enerzijds is dat vanwege de vraag of de briefadresgever beschikt over informatie wat betreft het briefadres, anderzijds met de vraag of betrokkene nog bereid is om als briefadresgever op te treden.

Een briefadres wordt in beginsel niet gecontinueerd als betrokkene geen informatie verschaft over de verblijfplaats. De controle van de SDV-briefadressen wordt door SDV zelf gedaan, geïnitieerd door het KCC. De rest van de briefadressen wordt gecontroleerd door het KCC.

Maatwerk bij adresregistratie en sociaalmaatschappelijke problematiek

De afgelopen jaren is vanuit verschillende kanten opgeroepen om maatwerk toe te passen bij de adresregistratie. Dit heeft onder meer geleid tot een publicatie van Divosa30 en een wijziging van artikel 2.23, tweede lid, van de Wet BRP31. Waar eerst de ambtshalve toekenning van een briefadres door het college facultatief was dankzij de ‘kan-bepaling’, is dit een verplichting geworden vanwege de wijziging in een ‘moet-bepaling’. De voorwaarden voor het houden van een briefadres, zie hiervoor ook de inleiding van dit hoofdstuk, zijn ongewijzigd gebleven. De wetswijziging beoogt om de terughoudende omgang van verschillende gemeenten bij het toekennen van briefadressen tegen te gaan, als het gaat om personen die op basis van de Wet BRP recht hebben op een briefadres. In de Memorie van Toelichting wordt nadrukkelijk gesproken over de problematiek waarmee dak- en thuislozen te maken krijgen als zij niet als ingezetene in de BRP zijn geregistreerd. Een briefadres is namelijk mogelijk in dergelijk gevallen, vanwege het ontbreken van een woonadres32. Om gemeenten aan te sporen hiermee op een juiste en passende manier om te gaan, is de mogelijkheid om ambtshalve een briefadres te registreren dus gewijzigd in een verplichting.

De indruk dat de zojuist besproken wetswijziging ook beoogt om de gevallen waarin een briefadres kan worden toegekend is verruimd, is onjuist. Het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft er expliciet voor gekozen om gemeenten geen mogelijkheden te geven om maatwerk toe te passen in de BRP-registratie. Als er maatwerk nodig is, dan is het aan de gegevens gebruikende instanties om dit op een juiste manier toe te passen. Zo kan op grond van de Participatiewet in uitzonderlijke situaties in het sociaal domein ervoor worden gekozen om de kostendelersnorm niet toe te passen. Hoewel daarmee zeer terughoudend mee om moet worden gegaan, is die maatwerkmogelijkheid er wel. Dit in tegenstelling tot de Wet BRP, waarbij er geen enkele ruimte is tot maatwerk. De Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State heeft al eerder bevestigd dat een gemeente niet de vrijheid heeft om een briefadres toe te kennen aan iemand die niet aan de wettelijke voorwaarden voldoet33.

Dat aan de gemeente Haarlemmermeer geen vrijheid toekomt om buiten de wettelijke voorwaarden om een briefadres toe te kennen, betekent niet dat er geen menselijke maat kan zijn bij de uitvoering van de wettelijke voorschriften. Het is bekend dat er kwetsbare personen in onze gemeente verblijven. Deze groep mensen kampt soms met de gevolgen van een verslaving, psychiatrische aandoeningen of verstandelijke beperkingen. Daardoor komen deze mensen hun administratieve verplichtingen en afspraken niet altijd na. Juist deze mensen hebben laagdrempelige medische basiszorg nodig die zij in de praktijk alleen krijgen na registratie in de BRP. Zonder zorgverzekering krijgen deze personen niet de zorg die zij nodig hebben. Dat vergroot de kans op bijvoorbeeld ernstige lichamelijke of psychiatrische aandoeningen. Zonder registratie in de BRP komen zij in de praktijk ook niet in aanmerking voor een plek op de wachtlijst voor een woning, waardoor zij gedwongen dakloos blijven. Registratie in de BRP is vaak noodzakelijk om de problematiek grondig aan te pakken. Iemand die in een dergelijke situatie verkeert en voldoet aan de voorwaarden voor een briefadres, zal geregistreerd worden met een briefadres. Desnoods zorgt de gemeente daar ambtshalve voor, zie de toelichting hierboven bij Ambtshalve toekenning van een briefadres.

Ondanks in de situatie dat een briefadres door de bepalingen van de Wet BRP niet mogelijk is, kan mogelijk maatwerk binnen het sociaal domein worden toegepast. Daarom worden dergelijke gevallen door de medewerker van het KCC voorgelegd aan het Maatwerk Expertise Team.

In deze paragraaf zijn enkele voorbeelden genoemd hoe invulling wordt gegeven aan maatwerk. In gevallen waarbij er sprake is van dak- of thuisloosheid, wordt een briefadres toegekend. Zie in dit verband ook de toelichting hierboven bij Briefadres bij aanvraag uitkering. Ook in gevallen waarbij bijvoorbeeld sprake is van een verblijf in een instelling zoals een penitentiaire instelling of beschermd wonen, bestaat het recht om briefadres te kiezen34. De gemeente zal personen die niet (meer) als ingezetene zijn ingeschreven, niet uitzonderen van deze keuzemogelijkheid zolang aan de voorwaarden voor registratie als ingezetene wordt voldaan35. Tot slot kan aan een persoon zonder woonadres bij een langdurend verblijf in een ziekenhuis of andersoortige opvang, een briefadres worden toegekend. Kenmerkend bij deze gevallen is dat er binnen de grenzen van de Wet BRP wordt gezocht naar mogelijkheden om toch een briefadres toe te kennen, in plaats van een reden te zoeken om dat niet te doen.

Registratie van bijzondere doelgroepen

In dit onderdeel wordt ingegaan op de registratie van bepaalde bijzondere doelgroepen, waarvan blijkt dat deze in sommige situaties tekortschiet. Het betreft hier groepen als arbeidsmigranten36, expats, ouderen, jongeren, studenten en bewoners van verblijven met een recreatiebestemming. Eenieder die verblijft in de gemeente en voldoet aan de voorwaarden voor inschrijving, wordt als ingezetene ingeschreven in de BRP37. Hetzelfde geldt voor het vertrek uit de gemeente, waarbij de registratie in de nieuwe gemeente of het vertrek uit Nederland moet worden opgenomen. Bijzondere doelgroepen worden bij de registratie in de BRP volwaardig behandeld. Het is hiervoor noodzakelijk dat de gemeente voldoende kennis draagt van de plaatselijke omstandigheden en een goed zicht heeft op in de gemeente verblijvende personen die behoren tot deze doelgroepen.

De gemeente dient te stimuleren dat personen, behorende tot een bepaalde doelgroep, die zich in Nederland vestigen, van adres wijzigen of Nederland verlaten, aangifte hiervan doen. Zo nodig wordt een onderzoek gedaan naar de wijze waarop dit kan worden gedaan.