Controleprotocol 2026 projectsubsidies

1.1 Doelstelling

Dit controleprotocol is opgesteld voor de accountantscontrole van de financiële verantwoording over projectsubsidies. De verplichting tot deze accountantscontrole is opgenomen in artikel 27 van de Algemene subsidieverordening Gelderland 2016. Projectsubsidies zijn alle provinciale Gelderse subsidies met uitzondering van boekjaarsubsidies. Voor boekjaarsubsidies is er een afzonderlijk protocol.

Het protocol is bestemd voor het bestuur en de accountant van de organisatie die subsidie ontvangt van provincie Gelderland. De subsidieontvanger heeft de verantwoordelijkheid om dit controleprotocol te delen met de accountant.

De aanvraag voor het vaststellen van de subsidie gebeurt op basis van een financiële verantwoording en een inhoudelijke verantwoording.

1.2 Inkadering protocol

Dit controleprotocol geldt voor subsidies die worden verleend vanaf 1 mei 2026. Voor subsidies die verleend zijn vóór 1 mei 2026 kan zowel het oude Controleprotocol 2015 voor incidentele subsidies als dit Controleprotocol 2026 projectsubsidies gebruikt worden. Het Controleprotocol 2026 projectsubsidies geldt voor onbepaalde tijd.

1.3 Definities

Accountant

Een registeraccountant of accountant-administratieconsulent als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek aan wie de subsidieontvanger de opdracht heeft toegekend de aanvraag tot subsidievaststelling te controleren.

Subsidieontvanger

Een natuurlijke of rechtspersoon aan wie de provincie Gelderland een subsidie heeft verstrekt.

Financiële verantwoording

Een financiële verantwoording kan (1) een separaat financieel verslag zijn, of (2) als een specifieke toelichting zijn opgenomen in een jaarrekening.

Jaarrekening

De jaarrekening moet worden opgesteld overeenkomstig de in Nederland geldende voorschriften voor de jaarverslaggeving. Dit betreft in het algemeen Titel 9 Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek (BW) en de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving.

Boekjaar

Een boekjaar is de periode waarover een financieel verslag loopt. Dit is in principe een kalenderjaar van 1 januari t/m 31 december, tenzij anders is aangegeven in het besluit subsidieverlening.

Controleverklaring

Een schriftelijke verklaring van de accountant met daarin een oordeel over de nauwkeurigheid, volledigheid en rechtmatigheid van een aanvraag voor het vaststellen van de subsidie.

Inhoudelijke verantwoording

Een inhoudelijk verslag van de gerealiseerde activiteiten en resultaten overeenkomstig activiteiten en resultaten die in de beschikking tot subsidieverlening zijn opgenomen.

Rechtmatigheid

Een subsidie is rechtmatig besteed als deze conform de relevante bepalingen uit het besluit subsidieverlening en de onder 1.4 genoemde regelgeving is gebruikt.

1.4 Wet- en regelgeving

Voor de controle van de financiële verantwoording vormen de in het besluit subsidieverlening genoemde subsidievoorwaarden en verplichtingen het uitgangspunt. In het besluit subsidieverlening staan de wettelijke regels en verordeningen vermeld die van toepassing zijn.

Als op aanbestedingen binnen het project de EU-aanbestedingswet- en regelgeving van toepassing is, moet de accountant de naleving daarvan nagaan.

De voor de financiële verantwoording en voor de accountant relevante toetspunten zijn limitatief uitgewerkt in hoofdstuk 2 en 3 van dit protocol.

2.1 Financiële verantwoording via een separaat financieel verslag

Het financiële verslag moet zijn voorzien van:

• 1.

  een vergelijking van de gerealiseerde baten en lasten met de goedgekeurde begroting uit het besluit subsidieverlening (per verleende subsidie);

Uit het financieel verslag moet blijken:

• 1.

  of de activiteiten tegen meer of minder lasten dan de subsidie zijn gerealiseerd;

• 2.

  wat de totale gerealiseerde baten en lasten per benoemde activiteit zijn, wanneer in het besluit subsidieverlening onder begroting onderscheid is gemaakt naar meerdere activiteiten.

2.2 Financiële verantwoording via een jaarrekening

De jaarrekening moet zijn voorzien van de financiële verantwoording zoals genoemd onder 2.1.

Uit de financiële verantwoording moet blijken:

• 1.

  of de activiteiten tegen meer of minder lasten dan de subsidie zijn gerealiseerd;

• 2.

  wat de totale gerealiseerde baten en lasten per benoemde activiteit zijn, wanneer in het besluit subsidieverlening onder begroting onderscheid is gemaakt naar meerdere activiteiten.

3.1 Reikwijdte en diepgang van de accountantscontrole

Dit controleprotocol is bedoeld om de reikwijdte, de diepgang en het object van de accountantscontrole nader aan te geven. Niet beoogd wordt een aanpak van de controle voor te schrijven. De controleaanpak is de primaire verantwoordelijkheid van de accountant.

Uit de controleverklaring van de accountant moet blijken dat hoofdstuk 3 van het Controleprotocol 2026 projectsubsidies is gevolgd. Als de verantwoording plaatsvindt via de jaarrekening, moet de controleverklaring bij die jaarrekening ook vermelden dat voor de controle van de betreffende bijlage het Controleprotocol 2026 projectsubsidies is gevolgd.

Wanneer het project van meerdere overheden subsidie ontvangt en die overheden verschillende controleprotocollen voorschrijven, kan een ander controleprotocol dan dit controleprotocol van de provincie Gelderland van toepassing zijn. Als een ander protocol gehanteerd moet worden, is dit aangegeven in het besluit subsidieverlening. In dat geval moet de accountant in de verklaring opnemen dat het betreffende andere protocol is gevolgd.

3.2 Normenkader bij de controle van de financiële verantwoording

De controle moet voldoen aan de controlestandaarden die onderdeel zijn van de Nadere voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NV COS) en de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA), die door de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) zijn vastgesteld.

Daarnaast zijn de volgende aandachtspunten van belang:

• •

  Bij de controle wordt vastgesteld of de in de financiële verantwoording opgenomen posten in alle van materieel belang zijnde aspecten in overeenstemming zijn met de in het besluit subsidieverlening genoemde subsidievoorwaarden (inclusief eventuele wijzigingen hierin) en of de in het besluit subsidieverlening genoemde subsidievoorwaarden zijn nageleefd voor zover deze een financieel effect hebben op de financiële verantwoording.

• •

  Bij de uitvoering van de controle stelt de accountant vast dat:

  • o

    de financiële verantwoording is opgesteld conform hoofdstuk 2 van dit protocol;

  • o

    in de financiële verantwoording van de opbrengsten en kosten:

    • ▪

      geen kosten als subsidiabel zijn opgenomen die niet voor subsidie in aanmerking komen op grond van het besluit subsidieverlening;

    • ▪

      uitsluitend kosten als subsidiabel zijn opgenomen die daadwerkelijk voor rekening komen van, en zijn betaald door, de subsidieontvanger.

  • o

    de subsidieontvanger een juiste en volledige opgave doet van alle bijdragen in de kosten van de gesubsidieerde activiteiten, waaronder subsidies;

  • o

    als in het besluit subsidieverlening eisen zijn gesteld aan toerekening van kosten, deze toerekening overeenkomstig deze eisen is gebeurd.;

  • o

    de subsidiabele kosten uitsluitend betrekking hebben op de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend;

  • o

    de uitvoering van het project is gebeurd overeenkomstig het projectplan waarop de het besluit subsidieverlening betrekking heeft. Dit geldt uitsluitend voor zover de bepalingen in het projectplan financieel van aard zijn en passen binnen de vastgestelde begroting;

  • o

    een inhoudelijke verantwoording aanwezig is die qua inrichting voldoet aan de in het besluit subsidieverlening daarover opgenomen bepalingen. De accountant hoeft de inhoudelijke verantwoording als zodanig niet te controleren, maar beoordeelt of het inhoudelijke verslag verenigbaar is met de financiële verantwoording en geen materiële afwijkingen bevat overeenkomstig Standaard 720 van de NV COS;

  • o

    de subsidieontvanger niet in strijd heeft gehandeld met de aan de subsidie verbonden financiële verplichtingen uit het besluit subsidieverlening;

  • o

    Bij de controle van de financiële verantwoording stelt de accountant van de geselecteerde externe facturen vast dat het inkoopbeleid van de organisatie is nageleefd. Eventuele afwijkingen hierop dienen door de verantwoordelijke partij te zijn toegelicht in de financiële verantwoording. Indien de Europese aanbestedingsregels van toepassing zijn, maar niet worden nageleefd, dan is dit onrechtmatig en dient deze rechtsmatigheidsfout adequaat te zijn toegelicht door de verantwoordelijke partij. Indien niet toegelicht dan heeft dit effect op de aard van de controleverklaring.

3.3 Betrouwbaarheid en materialiteit

3.3.1 Betrouwbaarheid

De controle van de financiële verantwoording moet zodanig worden uitgevoerd dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de verantwoording geen afwijkingen (fouten en onzekerheden) van materieel belang bevat. Indien “betrouwbaarheid” door het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden, betekent dit dat een betrouwbaarheidsniveau van 95 procent gehanteerd moet worden.

3.3.2 Materialiteit

Een verklaring met een goedkeurende strekking betekent, dat, gegeven de bovengenoemde betrouwbaarheid in de financiële verantwoording, geen afwijkingen (fouten en onzekerheden) voorkomen die groter zijn dan de percentages in de hieronder opgenomen materialiteitstabel. Als omvangbasis geldt hierbij het totaal van de subsidiabele kosten van de financiële verantwoording.

Bij een integrale verantwoording in de jaarrekening gelden dezelfde materialiteitspercentages als bij het financieel verslag, echter uitsluitend voor die posten die betrekking hebben op de subsidie van de provincie Gelderland. Voor de overige posten hanteert de accountant de voor de jaarrekening controle gebruikelijke materialiteitspercentages. De bij de controle van de genoemde subsidieposten geconstateerde afwijkingen en onzekerheden neemt de accountant mee in zijn oordeelsvorming over de jaarrekening als geheel.

5.1 Controleverklaring

Er worden door de provincie Gelderland geen specifieke voorwaarden gesteld ten aanzien van de tekst van de controleverklaring anders dat de voorbeeldtekst inzake controleverklaringen bij een jaarrekening opgenomen in Sectie II Voorbeeldrapportages van de NBA (Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants) of 10.3 ‘Controleverklaring bij een subsidiedeclaratie’ in de NBA-voorbeeldteksten is toegepast.

Daarnaast moet uit de controleverklaring expliciet blijken dat wordt voldaan aan de eisen van het Controleprotocol 2026 projectsubsidies van de provincie Gelderland.