Controleprotocol 2026 boekjaarsubsidies

1.1 Doelstelling

Dit controleprotocol is opgesteld voor de accountantscontrole van de financiële verantwoording over boekjaarsubsidies. De verplichting tot deze accountantscontrole is opgenomen in artikel 4:78 van de Algemene wet bestuursrecht (afdeling 4.2.8). Artikel 6 van de Algemene subsidieverordening Gelderland 2016 geeft aan dat voor boekjaarsubsidies afdeling 4.2.8 van de Algemene wet bestuursrecht van toepassing is.

Het controleprotocol voor boekjaarsubsidies is bestemd voor het bestuur en de accountant van de organisatie die subsidie ontvangt van provincie Gelderland. De subsidieontvanger heeft de verantwoordelijkheid om dit protocol te delen met de accountant.

De aanvraag voor het vaststellen van de subsidie gebeurt op basis van de jaarrekening en een inhoudelijke verantwoording, tenzij in de subsidiebeschikking is opgenomen dat tevens een aparte financiële verantwoording van de subsidie in de jaarrekening moet worden opgenomen.

1.2 Inkadering protocol

Dit controleprotocol geldt voor boekjaarsubsidies die worden verleend vanaf 1 mei 2026. Voor subsidies die verleend zijn vóór 1 mei 2026 kan zowel het oude Controleprotocol 2015 boekjaarsubsidies als dit nieuwe Controleprotocol 2026 boekjaarsubsidies gebruikt worden. Het Controleprotocol 2026 boekjaarsubsidies geldt voor onbepaalde tijd.

1.3 Definities

Accountant

Een registeraccountant of accountant-administratieconsulent als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek aan wie de subsidieontvanger de opdracht heeft toegekend de aanvraag tot subsidievaststelling te controleren.

Subsidieontvanger

Een natuurlijke of rechtspersoon aan wie provincie Gelderland een subsidie heeft verstrekt.

Financiële verantwoording

De financiële verantwoording geschiedt uitsluitend op basis van een jaarrekening.

Jaarrekening

De jaarrekening moet worden opgesteld overeenkomstig de in Nederland geldende voorschriften voor de jaarverslaggeving. Dit betreft in het algemeen Titel 9 Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek (BW) en de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving. In de jaarrekening moet expliciet de provinciale subsidie vermeld staan.

Boekjaar

Een boekjaar is de periode waarover een financieel verslag loopt. Dit is in principe een kalenderjaar van 1 januari t/m 31 december, tenzij anders is aangegeven in het besluit subsidieverlening.

Controleverklaring

Een schriftelijke verklaring van de accountant met daarin een oordeel over de nauwkeurigheid, volledigheid en rechtmatigheid van een aanvraag voor het vaststellen van de subsidie.

Inhoudelijke verantwoording

Een inhoudelijk verslag van de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten en de gerealiseerde doelstellingen overeenkomstig activiteiten en beoogde resultaten en de aan de subsidie verbonden verplichtingen die in het besluit subsidieverlening zijn opgenomen. Dit kan als onderdeel van het jaarverslag worden opgenomen of in een afzonderlijk document.

Rechtmatigheid

Een subsidie is rechtmatig besteed als de lasten, baten en balansmutaties tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de relevante bepalingen uit het besluit subsidieverlening en de onder 1.4 genoemde regelgeving is gebruikt.

1.4 Wet- en regelgeving

Voor de controle van de financiële verantwoording vormen de in het besluit subsidieverlening genoemde subsidievoorwaarden en verplichtingen het uitgangspunt. In het besluit subsidieverlening staan de wettelijke regels en verordeningen vermeld die van toepassing zijn.

Als op aanbestedingen binnen het project de EU-aanbestedingswet- en regelgeving van toepassing is, moet de accountant de naleving daarvan nagaan.

De voor de financiële verantwoording en voor de accountant relevante toetspunten zijn limitatief uitgewerkt in hoofdstuk 2 en 3 van dit protocol.

3.1 Reikwijdte en diepgang van de accountantscontrole

Dit controleprotocol is bedoeld om de reikwijdte, de diepgang en het object van de accountantscontrole nader aan te geven. Niet beoogd wordt een aanpak van de controle voor te schrijven. De controleaanpak is de primaire verantwoordelijkheid van de accountant. Uit de controleverklaring van de accountant moet blijken dat het Controleprotocol 2026 boekjaarsubsidies is gevolgd.

De controleverklaring van de accountant bij de jaarrekening betreft de getrouwheid van de grootte en de samenstelling van het vermogen en het resultaat (ingeval van eigen grondslagen: in alle van materieel belang zijnde aspecten is opgesteld in overeenstemming met de door de aanvrager gekozen en beschreven grondslagen), zoals uiteengezet in de jaarrekening, evenals de naleving van de relevante wet- en regelgeving zoals uitgewerkt in onderdeel 1.4 van dit protocol. Het oordeel omtrent de naleving van relevante wet- en regelgeving vloeit voort uit het voldoen aan de eisen van financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. De accountant stelt overeenkomstig Standaard 720 vast dat het inhoudelijk verslag verenigbaar is met de jaarrekening en geen materiële afwijkingen bevat.

Als de subsidieontvanger met betrekking tot het boekjaar van meerdere overheden subsidie ontvangt en die overheden verschillende controleprotocollen voorschrijven, kan een ander controleprotocol dan dit controleprotocol van de provincie Gelderland van toepassing zijn. Als een ander protocol gehanteerd moet worden, is dit aangegeven in het besluit subsidieverlening. In dat geval moet de accountant in de verklaring op te nemen dat het betreffende andere protocol is gevolgd.

3.2 Normenkader bij de controle van de financiële verantwoording

De controle moet voldoen aan de controlestandaarden die onderdeel zijn van de Nadere voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NV COS) en de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA), die door de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) zijn vastgesteld.

Bij de uitvoering van de controle stelt de accountant vast dat:

• •

  de financiële verantwoording is opgesteld conform hoofdstuk 2 van dit protocol;

• •

  als in het besluit subsidieverlening eisen zijn gesteld aan toerekening van kosten, dan stelt de accountant vast dat dit overeenkomstig de beschikking is gebeurd.;

• •

  de subsidiabele kosten uitsluitend betrekking hebben op de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend;

• •

  de mutaties op de (bestemmings-)reserves overeenkomstig de terzake gestelde eisen in het besluit subsidieverlening nauwkeurig en volledig zijn;

• •

  een inhoudelijke verantwoording aanwezig is die qua inrichting voldoet aan de in het besluit subsidieverlening daarover opgenomen bepalingen. De accountant hoeft de verantwoording als zodanig inhoudelijk niet te controleren, maar beoordeelt of het inhoudelijke verslag verenigbaar is met de jaarrekening en geen materiële afwijkingen bevat overeenkomstig COS 720;

• •

  de subsidieontvanger heeft niet in strijd gehandeld met de aan de subsidie verbonden financiële verplichtingen uit het besluit subsidieverlening;

• •

  de inrichting van de jaarrekening in overeenstemming is met de vastgestelde begroting die is opgenomen in het besluit subsidieverlening.

• •

  het inkoopbeleid van de organisatie is nageleefd. Eventuele afwijkingen hierop dienen door de verantwoordelijke partij te zijn toegelicht in de financiële verantwoording. Indien de Europese aanbestedingsregels van toepassing zijn, maar niet worden nageleefd, dan is dit onrechtmatig en dient deze rechtsmatigheidsfout adequaat te zijn toegelicht door de verantwoordelijke partij. Indien niet toegelicht dan heeft dit effect op de aard van de controleverklaring.

3.3 Betrouwbaarheid en materialiteit

3.3.1 Betrouwbaarheid

De controle van de jaarrekening moet zodanig worden uitgevoerd dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de verantwoording geen afwijkingen (fouten en onzekerheden) van materieel belang bevat. Als dit begrip door het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden, betekent dit dat een betrouwbaarheidsniveau van 95 procent gehanteerd moet worden.

3.3.2 Materialiteit

Een verklaring met een goedkeurende strekking betekent, dat, gegeven de bovengenoemde betrouwbaarheid in de financiële verantwoording, geen afwijkingen (fouten en onzekerheden) voorkomen die groter zijn dan de percentages in de hieronder opgenomen materialiteitstabel. De onderstaande tabel geldt zowel voor het getrouwheidsoordeel als voor het oordeel omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten en de balansmutaties. In de tabel wordt verstaan onder ‘afwijkingen in de financiële verantwoording’ de som van afwijkingen op getrouwheid en rechtmatigheid.

Als omvangbasis geldt hierbij het totaal van de totale kosten in de jaarrekening.

5.1 Controleverklaring

Er worden door provincie Gelderland geen specifieke voorwaarden gesteld ten aanzien van de tekst van de controleverklaring anders dat de voorbeeldtekst inzake controleverklaringen bij een jaarrekening opgenomen in Sectie II Voorbeeldrapportages van de NBA (Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants) is toegepast. Wel moet uit de controleverklaring blijken dat wordt voldaan aan de eisen van het Controleprotocol 2026 boekjaarsubsidies.