Ondermandaatbesluit Uitvoeringsregeling aansluitend op Algemeen Mandaatbesluit

1.1 Aanleiding

De herziene gemeenschappelijke regeling VGGM per 1 januari 2025 is aanleiding geweest tot wijziging van het Algemeen Mandaatbesluit Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden 2020. Met deze wijziging is een onderscheid gemaakt tussen:

• 1.

  het Algemeen Mandaatbesluit VGGM 2025. Hierin mandateren de bestuurscommissie Veiligheid, de bestuurscommissie Gezondheid, het Dagelijks Bestuur en de Voorzitter van VGGM een aantal bevoegdheden aan de directie van VGGM en staat zij toe dat de directie een aantal van deze bevoegdheden ondermandateert.

• 2.

  een uitvoeringsregeling waarin de ondermandatering van bevoegdheden van directie VGGM naar functionarissen binnen de organisatie vastgelegd is.

Aanleiding voor de uitvoeringsregeling is dat het voor het efficiënt functioneren van de organisatie en in het kader van de visie op de aansturing wenselijk is dat bevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie belegd worden en dit ook geborgd wordt.

Voorliggend document beschrijft de ondermandatering van bevoegdheden binnen de VGGM organisatie. Dit document is onlosmakelijk verbonden aan het Algemeen Mandaatbesluit 2025. Bij wijziging van het Algemeen Mandaatbesluit 2025 moet ook de uitvoeringsregeling opnieuw worden getoetst. Aanpassing van de uitvoeringsregeling moet passen binnen de kaders van het Algemeen Mandaatbesluit 2025.

1.2 Doel en context

Het doel van het ondermandaatbesluit is tweeledig:

• 1.

  Het juridisch borgen van de bevoegdheden.

• 2.

  Helderheid in bevoegdheden binnen de organisatie.

Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van VGGM is sprake van een tweetal stichtingen. De stichting VT en de Stichting PG. Deze stichtingen kennen eigen statuten en vallen niet onder de Gemeenschappelijke Regeling (GR) en daarmee formeel ook niet onder het Algemeen Mandaatbesluit. Ook de wettelijke grondslag is verschillend. De onderdelen die vallen onder de GR vallen binnen het publiekrecht terwijl de stichtingen onder het privaatrecht vallen. In de praktijk is het de bedoeling dat de verschillende managementlagen in de organisatie een zelfde bevoegdheid krijgen ongeacht de plek in de organisatie. Hiermee wordt helderheid in bevoegdheden en inrichting van systemen geborgd. Dit vraagt om diversiteit in uitwerking op juridisch gebied. Dit document is dan ook een kapstokdocument waarin diverse uitwerkingen zijn opgenomen. Het is een dynamisch document. Wijzigingen en doorontwikkeling in de organisatie kunnen leiden tot aanpassing van de bevoegdheden. Het document is zo opgesteld dat het zelfstandig leesbaar is zonder kennis te nemen van het Algemeen Mandaatbesluit 2025.

1.3 Besluitvorming en beheer

Directie heeft de bevoegdheid gekregen om een ondermandaatbesluit vast te stellen. Dit kapstokdocument wordt vastgesteld door het Directieteam VGGM. Onderliggende regelingen ten behoeve van de personele bevoegdheden van VT en stichting PG worden vastgesteld door de RvT van de betreffende stichting. In dit document wordt bij de verschillende onderdelen kort ingegaan op de besluitvorming.

Het document is in beheer bij de Staf Strategie & Control. Zij is verantwoordelijk voor het jaarlijks evalueren en het waar nodig aanpassen van de regeling. Eigenaarschap is belegd bij het Hoofd Staf.

1.4 Leeswijzer

In hoofdstuk 2 worden de kaders en uitgangspunten voor de ondermandatering van bevoegdheden weergegeven. In hoofdstuk 3 wordt de ondermandatering binnen VGGM beschreven. In hoofdstuk 4 wordt tenslotte ingegaan op de ondertekening.

In bijlage 1 wordt op hoofdlijnen een toelichting gegeven op de inhoud van het Algemeen Mandaatbesluit 2025. Deze toelichting is een basis voor een aantal kaders en uitgangspunten in hoofdstuk 2.

In dit hoofdstuk worden de kaders en uitgangspunten voor het ondermandaatbesluit weergegeven. Deze kaders en uitgangspunten zijn ingedeeld in 3 paragrafen:

• 1.

  Algemene kaders en uitgangspunten

• 2.

  Kaders en uitgangspunten voor toewijzing van het ondermandaat

• 3.

  Kaders en uitgangspunten voor het werken met ondermandaat

De kaders en uitgangspunten zijn mede gebaseerd op de inhoud van het Algemeen Mandaatbesluit 2025 en besluitvorming op uitgangspunten in het MT VGGM van 6 mei 2025. In bijlage 1 is een korte samenvatting/toelichting gegeven op die onderdelen van het Algemeen Mandaatbesluit 2025 die ook gelden voor, of waarvan de lijn wordt doorgezet in, het ondermandaatbesluit.

Voor de toewijzing van de ondermandaten worden rollen onderscheiden. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen rollen ten behoeve van de personele ondermandaten en algemene ondermandaten. In de uitwerking van de ondermandaten worden de rollen benoemd.

2.1 Algemene kaders en uitgangspunten

• •

  Vastgestelde wet- en regelgeving

• •

  Het Algemeen Mandaatbesluit VGGM 2025

• •

  Aansluiten op statuten van de stichting VT en stichting PG

• •

  Inschrijving VGGM bij de Kamer van Koophandel

• •

  De term ondermandaat wordt standaard gebruikt, ook als er sprake is van volmacht of machtiging.

• •

  Ondermandaat wordt belegd in samenhang met het budgetprotocol en het inkoopbeleid.

2.2 Kaders en uitgangspunten voor toewijzing van het ondermandaat

• •

  Verantwoordelijkheid zo laag mogelijk in de organisatie. Hierbij kijkend vanuit team, naar afdeling naar organisatie; een besluit met alleen impact voor een team wordt in een team genomen, impact voor de afdeling in de afdeling en op concernniveau door directie. Afbreukrisico voor de organisatie kan reden zijn het ondermandaat op een ander niveau te beleggen.

• •

  Ondermandaten liggen hetzelfde bij verschillende afdelingen ondanks verschil in rechtsvorm (een teammanager/afdelingsmanager binnen de organisatie heeft dezelfde bevoegdheid onafhankelijk van afdeling)

• •

  Het ondermandaat ligt zoveel mogelijk bij degene die de besluiten neemt in de dagelijkse praktijk om de werkprocessen zo ‘lean’ mogelijk te houden.

• •

  Ondermandaat wordt verleend op onderdelen die vallen binnen de vastgestelde werkbegroting. Hierbij ligt het ondermandaat binnen de betreffende afdeling/het team, tenzij anders benoemd. Op onderdelen die buiten de begroting vallen wordt geen ondermandaat verleend.

• •

  Ondermandaat wordt conform budgetprotocol toegewezen.

• •

  Op onderwerpen waarvoor geen kader of richtlijn is opgesteld wordt geen ondermandaat verleend.

• •

  Wanneer in de uitwerking ondermandaat is aangegeven op meerdere niveaus is de vraag waar de impact ligt (bijvoorbeeld WOO verzoek afdelingsspecifiek dan ondermandaat afdelingsmanager, betreft het verzoek meerdere afdelingen dan directie).

• •

  Ten aanzien van de personele mandaten wordt het principe gehanteerd dat het mandaat ten aanzien van de personele besluiten in principe ligt bij de direct leidinggevende. In de uitwerking worden uitzonderingen hierop gegeven. Onderwerpen zijn een uitzondering in geval van bijvoorbeeld bijzondere of grote geldstromen, gewenst ‘gewicht’ aan een besluit en gewenste onafhankelijkheid/ toegevoegde waarde van een derde bij een besluit.

2.3 Kaders en uitgangspunten voor het werken met ondermandaat

• •

  Er wordt namens en onder verantwoordelijkheid van respectievelijke bestuursorganen gehandeld.

• •

  Besluiten die voor ondermandatering in aanmerking komen zijn routinematige besluiten. Bij twijfel hierover vindt afstemming met direct leidinggevende plaats.

• •

  De ondergemandateerde bevoegdheden worden uitgeoefend binnen de grenzen van het geldend recht en de financiële, beleids- en uitvoeringsregels, waaronder alle relevante interne kaders en richtlijnen zoals de werkbegroting en het budgetprotocol.

• •

  Het ondermandaat strekt niet verder dan de uitoefening van die bevoegdheden die tot het takenpakket van de gemandateerde behoren.

• •

  Het hebben van ondermandaat houdt in dat de gemandateerde het betreffende besluit zelf mag nemen namens het bestuursorgaan. Dit omvat ook de bevoegdheid tot het verrichten van alle voorbereidings- en uitvoeringshandelingen die bij de uitoefening van de bevoegdheid behoren zoals het afdoen, voeren en ondertekenen van correspondentie, verzorgen van publicaties en het nemen van voorbereidings- en uitvoeringsbesluiten.

• •

  Directie blijft bevoegd om zelf de ondergemandateerde bevoegdheid uit te oefenen en kan instructies verbinden aan de uitoefening van de gemandateerde.

• •

  Directie kan een ondermandaat tijdelijk intrekken. Dit wordt schriftelijk vastgelegd.

• •

  Directie kan zich door de ondergemandateerden laten informeren over de krachtens ondermandaat genomen besluiten. Dit laat onverlet de actieve informatieplicht van de ondergemandateerde richting zijn of haar direct leidinggevende.

• •

  Ondermandaat is belegd bij de rollen en functies zoals benoemd in de uitvoeringsregeling. Mocht dit om welke reden dan ook niet uitvoerbaar zijn vervalt het ondermandaat tenzij afspraken worden vastgelegd over vervanging.

In het Algemeen Mandaatbesluit 2025 is een overzicht opgenomen van verschillende bevoegdheden waarbij is aangegeven of ondermandaat is toegestaan. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen Algemene bevoegdheden en bevoegdheden die gemandateerd worden vanuit de Bestuurscommissie Veiligheid, Bestuurscommissie Gezondheid en het dagelijks bestuur. In de uitwerking van de ondermandaten wordt dezelfde indeling gehanteerd waarbij in het algemene deel onderscheid wordt gemaakt tussen personele bevoegdheden en algemene bevoegdheden op gebied van het bedrijfsvoeren. De algemene bevoegdheden en die van het dagelijks bestuur zijn samengevoegd.

Evaluatie, organisatieontwikkeling en verdere uitwerking van processen kan aanleiding zijn voor het aanpassen van de uitwerking van de ondermandaten waarnaar in dit hoofdstuk wordt verwezen.

Noot: Beschrijving van de ondermandatering van de Algemene bevoegdheden is uitgewerkt. De uitwerking van de bevoegdheden die gemandateerd worden vanuit de Bestuurscommissie Veiligheid en Bestuurscommissie Gezondheid kan op termijn nog plaats vinden.

3.1 Ondermandatering van de algemene bevoegdheden en het dagelijks bestuur

Bij de uitwerking van de ondermantering van de algemene bevoegdheden wordt onderscheid gemaakt in de personele aangelegenheden en algemene activiteiten op gebied van bedrijfsvoeren.

Personele aangelegenheden

Als gevolg van het onderscheid tussen organisatieonderdelen die vallen onder het publiek- en privaatrecht wordt het ondermandaat ten aanzien van personele aangelegenheden ten behoeve van de organisatie uitgewerkt in een drietal documenten.

• 1.

  Ondermandaat personele aangelegenheden VGGM d.d.11-07-2025

• 2.

  Regeling volmacht personele aangelegenheden stichting VT d.d. 01-07-2025

• 3.

  Regeling volmacht personele aangelegenheden stichting PG d.d. xxx (nader uit te werken)

Vaststelling van 1 wordt gedaan door het DT, na consultatie in het MT VGGM. Vaststelling van 2 en 3 door respectievelijk de RvT VT en de RvT stichting PG.

Algemene activiteiten op gebied van bedrijfsvoeren

De ondermandatering van de activiteiten op gebied van bedrijfsvoeren zijn uitgewerkt in het document ‘Tabel uitwerking ondermandaten algemene activiteiten op gebied van bedrijfsvoeren’, versie januari 2026. In deze tabel wordt in de eerste kolom een koppeling gemaakt met het mandaatregister van het Algemeen Mandaatbesluit 2025. Bevoegdheden vanuit het algemeen mandaatbesluit die niet zijn uitgewerkt in de tabel zijn niet vanzelfsprekend ondergemandateerd.

Vaststelling van de tabel door het DT, na consultatie in het MT VGGM.

3.2 Ondermandatering van de bevoegdheden van de Bestuurscommissie gezondheid

Nader uit te werken. Vaststelling door het DT, na consultatie in het MT Gezondheid.

3.3 Ondermandatering van de bevoegheden van de Bestuurscommissie veiligheid

Nader uit te werken. Vaststelling door het DT, na consultatie in het MT Veiligheid.

In het Algemeen Mandaatbesluit 2025 is de wijze van ondertekening opgenomen. Ondertekening van een besluit door een functionaris aan wie ondermandaat is verleend:

Het dagelijks bestuur Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden, namens het bestuur, gevolgd door de functieaanduiding en de naam van de functionaris en zijn handtekening

De uitoefening van de bevoegdheid tot ondertekening geldt niet ten aanzien van stukken gericht aan de Kroon, ministers, staatssecretarissen, de Raad van State, de Nationale Ombudsman, de commissaris van de Koning en gedeputeerde staten, indien het aangelegenheden betreft die geen routinematig karakter hebben.