Beleidsregel Hotspotmonitor gemeente Hulst 2026

Ondertekening

Bijlage 1: Procedure Hotspotmonitor gemeente Hulst 2026

Figuur 1: Visuele weergave hotspotcyclus gemeente Hulst (versie: 2026)

De hotspotmonitor is van toepassing op alle archiefvormende organen binnen de gemeente Hulst. Het werkgebied waarbinnen hotspots worden vastgesteld, omvat uitsluitend de gemeentelijke organisatie en haar interne processen. Onder dit werkgebied vallen tevens de door de gemeente Hulst opgerichte rechtspersonen die onder haar bestuurlijke verantwoordelijkheid of zeggenschap vallen. Particuliere archiefvormers worden nadrukkelijk niet betrokken bij de uitvoering of toepassing van de hotspotmonitor. De periode waarover hotspots worden beoordeeld en vastgesteld, wordt per cyclus bepaald en vooraf vastgesteld.

Stap 1: Hotspotsignalering

Voor het signaleren en beoordelen van hotspots wordt binnen de gemeente Hulst gebruikgemaakt van interne en mogelijk ook externe experts. Deze experts beschikken over actuele kennis van maatschappelijke ontwikkelingen en vergroten daarmee de kans dat potentiële hotspots tijdig worden herkend.

De signalering vindt plaats tijdens periodieke expertsessies, die worden voorbereid en begeleid door de projectleider hotspotmonitor. Voorafgaand aan deze sessies verzamelen experts informatie uit diverse bronnen, zoals nieuwsmedia, gemeentelijke publicaties en raadsdocumenten. Tijdens de sessies worden de gesignaleerde gebeurtenissen besproken en beoordeeld.

Om het risico op het missen van relevante hotspots te verkleinen, wordt minimaal één expert per afdeling aangewezen, die ook collega’s kan bevragen. De samenstelling van de expertgroep wordt vastgesteld tijdens de eerste waarderingscyclus en kan per cyclus worden herzien.

Stap 2: Hotspotwaardering

Binnen de gemeente Hulst wordt het Strategisch Informatieoverleg (SIO) aangewezen als het orgaan dat hotspots waardeert. Het SIO vervult een centrale rol in het strategisch beheer van informatie en behandelt onderwerpen zoals waardering en selectie, toepassing van de selectielijst, vernietiging, vervanging, migratie en advisering over de hotspotlijst. Hiermee fungeert het SIO als integraal platform voor informatievraagstukken, waardoor geen aparte commissie voor hotspotmonitoring nodig is. De hotspotmonitor en bijbehorende hotspotlijst wordt formeel door het college van Burgemeester & Wethouders vastgesteld. Het Strategisch Informatieoverleg (SIO) levert hiervoor de inhoudelijke onderbouwing. Het SIO beoordeelt de door experts aangedragen hotspots aan de hand van vastgestelde criteria en adviseert het College over opname in de hotspotlijst.

Stap 3: Vaststelling hotspots door B&W

Het College draagt de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van gemeentelijk beleid en besluitvorming, en daarmee ook voor de toepassing van de hotspotprocedure binnen de organisatie. Burgemeester en wethouders stellen de hotspotmonitor vast in hun rol als zorgdrager voor de archieven van de gemeentelijke organen (Archiefwet 1995, artikel 30 lid 1). Door deze besluitvorming bij het College te beleggen, wordt geborgd dat de hotspotmonitor aansluit bij de bestuurlijke prioriteiten van de gemeente en formeel kan worden verankerd binnen de bredere informatie- en archiefketen. De periodieke vaststelling zorgt ervoor dat ontwikkelingen tijdig worden meegenomen en dat de gemeente blijvend voldoet aan de geldende wet- en regelgeving op het gebied van waardering en selectie van archiefbescheiden.

Stap 4: Publiceren en verwerken

Na vaststelling door het College worden hotspots geregistreerd in de gemeentelijke informatiesystemen. Team Informatiebeheer zorgt ervoor dat documenten die aan een hotspot zijn gekoppeld worden voorzien van de juiste metadata, zodat zij herkenbaar blijven als blijvend te bewaren informatie. Deze metadataverrijking kan handmatig of, waar mogelijk, automatisch plaatsvinden. Hierdoor worden hotspotgerelateerde documenten consistent en correct geclassificeerd, wat duurzame toegankelijkheid ondersteunt. De vastgestelde hotspotlijst wordt gepubliceerd in het Gemeenteblad via Officiële Bekendmakingen (officielebekendmakingen.nl).

Bijlage 2: Sjabloon registratie hotspots (bron: Nationaal Archief)

Toelichting

Artikel 2

Een hotspotmonitor is een vastgesteld instrument dat is gericht op het identificeren van gebeurtenissen en kwesties in de samenleving die grote invloed hebben uitgeoefend op de activiteiten van de organisatie die de selectielijst opstelt. Een hotspotmonitor bestaat uit diverse onderdelen waarmee organisaties systematisch kunnen signaleren, beoordelen en vastleggen of zich gebeurtenissen of vraagstukken met een grote maatschappelijke impact voordoen die aanleiding geven om af te wijken van de geldende selectielijst.

Een hotspot is hierbij te beschouwen als een specifieke gebeurtenis, ontwikkeling of kwestie die door haar omvang of impact een uitzonderlijke plek inneemt binnen het informatiebeheer. Hotspots zijn situaties waarin de maatschappelijke, bestuurlijke of juridische aandacht zodanig groot is dat de organisatie verplicht is om nauwgezet te beoordelen of de bestaande selectiecriteria nog toereikend zijn. Het vaststellen van een hotspot moet voorkomen dat informatie met een bijzondere waarde verloren gaat doordat zij volgens reguliere procedures zou worden vernietigd.

De hotspotmonitor als instrument bevat in ieder geval de volgende onderdelen:

• •

  Een beschrijving van het signalerings- en beoordelingsproces en waarderingsfrequentie. Dit onderdeel beschrijft hoe mogelijke hotspots worden gesignaleerd en op welke momenten beoordeling plaatsvindt.

• •

  Een beschrijving van welke criteria wordt bepaald of er daadwerkelijk sprake is van een hotspot.

• •

  Een beschrijving van rollen, verantwoordelijkheden en besluitvorming. Hierin wordt vastgelegd wie er betrokken zijn bij de signalering en beoordeling van hotspots en wie bevoegd is om een hotspot formeel vast te stellen.

• •

  Afspraken over periodieke actualisering, evaluatie en verantwoording.

De hotspotlijst maakt geen onderdeel uit van de hotspotmonitor zelf, maar is de formeel vastgestelde uitkomst van het proces dat in de hotspotmonitor is beschreven. De hotspotlijst bevat de concreet aangewezen hotspots waarvoor wordt afgeweken van de waardering in de selectielijst. Samen vormen de hotspotmonitor en de hotspotlijst één samenhangend hotspotinstrument.

De hotspotlijst bevat in ieder geval de volgende onderdelen per hotspot:

• •

  Uniek nummer voor de hotspot

• •

  Beknopte omschrijving van de hotspot

• •

  Datering

• •

  Criteria waardoor de gebeurtenis als hotspot is aangemerkt

• •

  Nadere (gedetailleerde) omschrijving van de hotspot

• •

  Rol van de organisatie met betrekking tot de hotspot

• •

  Mogelijke andere betrokken rijksorganisaties

Om te garanderen dat alle bovenstaande gegevens over een hotspot worden vastgelegd, wordt tijdens het opstellen van de hotspotlijst gebruik gemaakt van een sjabloon dat door het Nationaal Archief is opgesteld. Dit sjabloon bevindt zich in bijlage 2 van dit document.

Toepassing AVG en hotspots

Bij het signaleren en vaststellen van hotspots verwerkt de gemeente vaak persoonsgegevens. Dit moet altijd voldoen aan de AVG. Het uitgangspunt is doelbinding: de verwerking is uitsluitend gericht op het veiligstellen van informatie met duurzaam maatschappelijk belang, niet op het onnodig verzamelen of bewaren van persoonsgegevens. Daarom geldt dataminimalisatie: alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor het onderbouwen en verantwoorden van de hotspot worden geselecteerd en bewaard. De juridische grondslag ligt in de uitvoering van een taak van algemeen belang en, waar van toepassing, in wettelijke verplichtingen op het gebied van archiefzorg. Deze grondslag moet vooraf duidelijk zijn en worden vastgelegd in de interne documentatie over het hotspotproces.

De omgang met bewaartermijnen vraagt bijzondere aandacht. Informatie die als hotspot is aangemerkt, wordt uiteindelijk blijvend bewaard. Deze informatie kan persoonsgegevens bevatten. Deze persoonsgegevens kunnen in het kader van archivering in het algemeen belang worden verwerkt en in voorkomende gevallen duurzaam worden bewaard, met passende waarborgen voor de rechten en vrijheden van betrokkenen. Informatie die niet aan de hotspotcriteria voldoet, volgt de reguliere bewaartermijnen en wordt tijdig vernietigd.

Omdat hotspotdossiers gevoelige of impactvolle informatie kunnen bevatten, moeten passende technische en organisatorische maatregelen worden toegepast. Dit omvat toegangsbeperking voor alleen die medewerkers die bij selectie en waardering betrokken zijn, logging en monitoring van toegang, en een zorgvuldig autorisatiebeheer. Indien de verwerking waarschijnlijk een hoog risico oplevert voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, is een effectbeoordeling aangewezen. Bij structurele verwerking van bijzondere of gevoelige gegevens, of bij informatie over incidenten met grote maatschappelijke impact, kan dit noodzakelijk zijn om risico’s en mitigerende maatregelen expliciet te onderbouwen.

De AVG biedt de mogelijkheid om persoonsgegevens te verwerken voor archivering in het algemeen belang, zolang er goede beschermingsmaatregelen zijn. Dit betekent dat de gemeente gegevens zo moet verwerken dat de privacy van betrokkenen zo goed mogelijk wordt beschermd. Dat gebeurt bijvoorbeeld door de toegang streng te beperken, gegevens waar het kan te pseudonimiseren en duidelijk vast te leggen waarvoor de gegevens wel en niet gebruikt mogen worden.

In dit kader kunnen sommige rechten van betrokkenen worden beperkt, maar alleen als dat echt nodig is voor het archiveringsdoel. Daarbij moet de gemeente altijd kunnen onderbouwen waarom dit nodig is en zorgen dat er geen zwaardere maatregelen worden genomen dan noodzakelijk.

Door deze uitgangspunten zorgvuldig toe te passen, zorgt de gemeente ervoor dat het hotspotproces rechtmatig, zorgvuldig en transparant wordt uitgevoerd, terwijl informatie met blijvende waarde op tijd en duurzaam wordt veiliggesteld.

Artikel 3

De onderstaande zaken worden niet gezien als hotspots, maar moeten volgens de Selectielijsten 2017 en 2020 worden bewaard omdat ze onder bepaalde uitzonderingsregels vallen:

• •

  Precedentwerking: zaken die als voorbeeld dienen voor toekomstig beleid of besluiten.

• •

  Unieke of bijzondere gebeurtenissen: documenten over iets dat voor de gemeente speciaal, opvallend of karakteristiek is (bijvoorbeeld een reorganisatieplan of de bouw van een nieuw gemeentehuis).

• •

  Bijzondere personen: documenten over mensen die een belangrijke rol spelen of hebben gespeeld binnen de gemeente of in de samenleving (zoals een directeur, topsporter of kunstenaar).

• •

  Individuele zaken die hebben geleid tot algemene regels: omdat ze later onderdeel zijn geworden van beleid of regelgeving, moeten ze blijvend worden bewaard.

• •

  Vervangende kopieën: kopieën die het originele stuk vervangen wanneer dit door een calamiteit verloren is gegaan (zoals brand of overstroming).

• •

  Documenten die nodig zijn voor de samenhang: als vernietiging ervoor zorgt dat het geheel onlogisch of incompleet wordt, moeten ze worden behouden.

Artikel 4

Over de actualisatiefrequentie van de hotspotlijst worden in de handreiking, welke is opgesteld in samenwerking met de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG)1, twee belangrijke aandachtspunten genoemd:

• •

  Deze interval moet enerzijds lang genoeg zijn om nieuwe hotspots op te leveren, zonder beïnvloed te worden door de waan van de dag.

• •

  Anderzijds moet de interval kort genoeg zijn om te voorkomen dat digitale archiefbescheiden al verloren zijn gegaan.

Om te voorkomen dat archiefbescheiden met mogelijke hotspotwaarde te vroeg worden vernietigd, is het noodzakelijk de waarderingsfrequentie af te stemmen op de korte bewaartermijnen die in het primaire zaaksysteem van de gemeente Hulst zijn ingericht. Verschillende zaaktypes hebben een algemeen karakter en een bewaartermijn van één jaar of korter. Hierdoor is vooraf niet duidelijk welke informatie zij bevatten en bestaat het risico dat hotspotgerelateerde stukken onbedoeld verloren gaan. Een jaarlijkse beoordeling is onvoldoende. Om het risico op onbedoeld verlies van relevante archiefbescheiden te beperken, wordt een halfjaarlijkse waarderingsfrequentie gehanteerd.

Het signaleren van hotspots gebeurt door interne en mogelijk ook externe experts, omdat zij goed zicht hebben op maatschappelijke ontwikkelingen en daardoor potentiële hotspots tijdig kunnen herkennen. Expertsessies vormen het belangrijkste moment waarop signalen worden verzameld en besproken, voorafgegaan door onderzoek naar relevante gebeurtenissen in de gekozen periode. Tijdens deze sessies worden bronnen zoals kranten, gemeentebladen en raadsstukken geraadpleegd. Naast experts kunnen ook andere medewerkers input leveren om te voorkomen dat relevante gebeurtenissen worden gemist. Voor elke waarderingscyclus bepaalt de gemeente Hulst welke experts worden ingezet, waarbij dit per cyclus kan worden aangepast.

Het vaststellen van hotspots vindt plaats binnen het Strategisch Informatieoverleg (SIO), dat binnen de gemeente Hulst een centrale rol heeft in het strategisch informatiebeheer. Het SIO behandelt onderwerpen zoals waardering, selectie, bewaartermijnen en advisering over de hotspotlijst. De beoordeling van gesignaleerde hotspots gebeurt op basis van vooraf vastgestelde criteria. De formele vaststelling van de hotspotmonitor en hotspotlijst wordt gedaan door het College van Burgemeester & Wethouders.

De gedetailleerde processtappen voor de totstandkoming en periodieke actualisatie van de hotspotmonitor en de hotspotlijst binnen de gemeente Hulst zijn opgenomen in de Procedure Hotspotmonitor gemeente Hulst 2026, zoals weergegeven in bijlage 1 van dit document.