Financiële verordening Almere 2026

12.1. De voorjaarsnota dient als middel om het gesprek tussen raad en college te faciliteren in aanloop naar de begroting. Met de voorjaarsnota wordt inzicht gegeven in voor welke beleidskeuzes de gemeente staat. Hiermee is de voorjaarsnota een discussiedocument van het college aan de raad voor wat er in de programmabegroting zal worden uitgewerkt. In de voorjaarsnota wordt geen integrale afweging gemaakt van beleid en middelen. Deze integrale afweging vindt plaats bij de behandeling programmabegroting. Wel wordt de begroting voor het lopende begrotingsjaar en de komende vier begrotingsjaren bijgesteld.

13.1. De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode een programma-indeling voor die raadsperiode vast.

13.2. De programmabegroting heeft een vaste indeling en bestaat in ieder geval uit een inleiding, het programmaplan, de paragrafen en de wettelijk verplichte bijlagen.

13.3. In de inleiding staan de belangrijkste bestuurlijke aandachtspunten en een beschrijving van de financiële positie.

13.4. In de programmabegroting wordt per programma ingegaan op de beleidsmatige ambities, de financiële mutaties, de beleidsindicatoren en de verbonden partijen.

De programmabegroting bevat de wettelijk voorgeschreven paragrafen. De raad kan besluiten om extra paragrafen voor specifieke onderwerpen waarover zij wil worden geïnformeerd op te nemen in de programmabegroting. In de paragrafen staan in ieder geval de door het BBV (Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten) verplichte informatie

13.5. In de bijlagen wordt in ieder geval inzicht gegeven in de meerjarenbegroting per taakveld en het overzicht van incidentele baten en lasten

13.6. In aanvulling op de door gemeenteraad vastgestelde begroting en financiële kwartaalrapportages wordt een digitale versie van de begroting en kwartaalrapportages gepubliceerd. Bij deze digitale versies is een totaalbegroting opgenomen. In de totaalbegroting staan per raadsprogramma alle geraamde baten en lasten voor het komende jaar onderverdeeld naar programmaonderdelen en deze programmaonderdelen bestaan op hun beurt weer uit activiteiten. Bij elke activiteit staat hoeveel budget hiervoor beschikbaar is, maar ook wat de gemeente hiermee doet en hoe beïnvloedbaar het budget is.

14.1. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en lasten per programma.

14.2. De (nieuwe en gewijzigde) investeringskredieten worden door de raad vastgesteld. Dit gebeurt in de programmabegroting, kwartaalrapportages en overige begrotingswijzigingen.

14.3. Investeringskredieten kunnen een meerjarig karakter hebben. Verschuivingen die passen binnen het beschikbaar gestelde budget tussen de jaarschijven van het investeringsbudget zijn hierbij toegestaan.

14.4. Het college informeert de raad als het verwacht het beschikbaar gestelde budget met meer dan € 0,5 miljoen per programma of het investeringskrediet overschrijdt. Dit geldt ook voor een verwachte onderschrijding van meer dan € 0,5 miljoen op de baten, lasten en het investeringskrediet. Het college rapporteert hier tussentijds over via de kwartaalrapportages en de programmarekening. Bij de eerste, tweede en derde kwartaalrapportages zullen hiervoor de benodigde begrotingswijzigingen ter besluitvorming worden voorgelegd. Bij de vierde kwartaalrapportage en de programmarekening is het niet meer toegestaan de begroting van dat begrotingsjaar bij te stellen en worden de afwijkingen uitsluitend gemeld ter kennisname.

15.1. In de kwartaalrapportage wordt een actualisatie gegeven van het financiële beeld van het lopende jaar en de komende vier begrotingsjaren. De kwartaalrapportages bevatten geen nieuw beleid. In de rapportages worden alleen onvermijdelijke begrotingsbijstellingen opgenomen. Hieronder vallen onder andere knelpunten, de bijstelling van het gemeentefonds, de gemeentelijke belastingen, de groei van budgetten door de autonome groei van de stad, de ontwikkeling van de rente en de bijstelling van de financiële risico’s. Dit zorgt voor een actuele stand van zaken van de gemeentefinanciën.

15.2. Naast de actualisatie van het meerjarenperspectief wordt in de eerste kwartaalrapportage en de derde kwartaalrapportage de laatste stand van zaken gegeven op de bezuinigingsmonitor, voor zolang er nog in te vullen bezuinigingen open staan.

15.3. In de kwartaalrapportages worden de risico's en de reservering hiervoor geactualiseerd. In de eerste en derde kwartaalrapportage actualiseren we de risico’s integraal. In de tweede en vierde kwartaalrapportage worden alleen nieuwe risico's of wijzigingen in bestaande risico’s verwerkt.

15.4. De eerste kwartaalrapportage wordt als onderdeel van de voorjaarsnota aangeboden aan de raad. De derde kwartaalrapportage wordt als onderdeel van de programmabegroting aangeboden aan de raad.

15.5. De vierde kwartaalrapportage geeft een eerste inzicht in het verwachte jaarresultaat voor dat jaar. Ook wordt bij deze kwartaalrapportage budget dat nog niet volledig is uitgegeven en aan de daarvoor geldende voorwaarden voldoet doorgeschoven naar het volgende begrotingsjaar. Dit geldt ook voor uitkeringen van het rijk die we pas later in jaar beschikbaar krijgen die we niet meer kunnen besteden. Voor het doorschuiven van het budget naar het volgende begrotingsjaar is de voorwaarde dat het incidenteel geld betreft en het bedrag groter is dan € 100.000.

16.1. De programmarekening heeft dezelfde indeling als programmabegroting van het betreffende jaar. In de programmarekening wordt verantwoording afgelegd over de in de programmabegroting opgenomen beleidsambities en financiële realisatie versus de financiële begroting.

16.2. De programmarekening bestaat uit twee aparte onderdelen: het jaarverslag en de jaarrekening. Daarnaast is in de programmarekening een inleiding opgenomen.

16.3. Het jaarverslag bestaat uit de programmaverantwoording en de paragrafen. Hierin wordt de raad geïnformeerd over de beleidsmatige en financiële realisatie per programma. Hierin wordt vooral inzicht gegeven in de mate waarin de doelstellingen zijn gerealiseerd en wordt stilgestaan bij de afwijkingen ten opzichte van de begrote baten en lasten. Ook zijn in het jaarverslag een aantal bijlagen opgenomen.

16.4. De jaarrekening bestaat uit de balans en toelichting, het overzicht van gerealiseerde baten en lasten, de rechtmatigheidsverantwoording, de overige gegevens waaronder de controleverklaring van de accountant, en de verplichte bijlagen zoals voor specifieke uitkeringen (Sisa).

17.1. Jaarlijks wordt het Meerjaren Perspectief Grondexploitaties Almere, voorafgaand aan de vaststelling van de jaarrekening, ter vaststelling aangeboden aan de raad. Hierin geeft het college inzicht in de gerealiseerde en verwachte grondverkopen, de gerealiseerde overige opbrengsten, de gerealiseerde en nog te maken kosten en de waardering en het verdienpotentieel van de grondexploitaties. Ook worden hierin relevante ontwikkelingen met betrekking tot de grondexploitaties toegelicht.

17.2. Via de paragraaf grondbeleid in de programmabegroting en –rekening wordt de raad door het college op hoofdlijnen geïnformeerd over de ontwikkelingen met betrekking tot de grondexploitaties.

18.1. De raad bepaalt middels het vaststellen van de programmabegroting hoeveel geld er binnen de verschillende raadsprogramma’s mag worden uitgegeven. Pas na vaststelling van de begroting door de raad mag het college uitgaven doen.

18.2. De raad stelt begrotingsmutaties vast die betrekking hebben op:

• •

  Het begrotingssaldo, dat wil zeggen een voordeel door hogere baten of lagere lasten, of een nadeel door lagere baten of hogere lasten.

• •

  Een beleidskeuze. Dit bestaat uit extra budget voor nieuw beleid of bestaand beleid, het verlagen van budget voor bestaand beleid.

• •

  Verschuiving van budget tussen programma’s als dit effect heeft op de in de begroting vastgestelde beleidskaders.

• •

  Stortingen in en onttrekkingen aan reserves.

18.3. De raad mandateert het college om begrotingsmutaties vast te stellen die (meerjarig) financieel neutraal zijn en die geen effect hebben op de in de begroting vastgestelde beleidskaders. Het gaat hierbij om:

• •

  Extra geld of minder geld voor specifieke taken met een bestedingsdoel. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om: taakmutaties, decentralisatie- en integratie-uitkeringen van het gemeentefonds, en specifieke uitkeringen die wij van andere overheden ontvangen.

• •

  Verschuiving van budget tussen programma’s of de hoogte van de baten en lasten met een administratieve oorzaak. Bijvoorbeeld als gevolg van begrotingsfouten, wijziging van indeling van de organisatie of wijziging van de taakuitvoering binnen de organisatie.

• •

  Onttrekkingen uit de risicoreserve voor door de raad vastgestelde risico's.

  Het college informeert de raad over deze begrotingswijzigingen via de bijlage in de financiële kwartaalrapportages.

18.4. De raad mandateert het college om begrotingsmutaties vast te stellen binnen het budgettaire kader van een raadsprogramma. Het gaat hierbij om:

• •

  Budgetverschuivingen tussen programmaonderdelen en activiteiten.

• •

  Budgetverschuivingen tussen bedrijfsvoerings- en programmabudgetten.

19.1. Met het vaststellen van de begroting stelt de raad het college verantwoordelijk om het beleid binnen de financiële kaders uit te voeren. Hiertoe dient het college een ordentelijke financiële organisatie en een ordentelijk financieel beheer in te richten.

19.2. Het college regelt de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van toegekende budgetten en investeringskredieten via het Algemeen mandaatbesluit. In de Budgethoudersregeling is vastgelegd op welke wijze de gemeentesecretaris, op basis van de door de raad vastgestelde begroting, budgetten en investeringskredieten toewijst aan budgethouders. Ook is hierin geregeld op welke wijze aanwijzingen worden gegeven over de wijze van verantwoording van bestedingen en ontvangsten binnen deze budgetten.

20.1. Het college is verantwoordelijk voor de uitwerking van interne kaders voor de inrichting van de financiële organisatie en regels voor het financiële beheer. Vanuit die verantwoordelijkheid draagt het college zorg voor een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Langs deze weg wordt voldaan aan de eisen van interne controle en wordt de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie en de rechtmatigheid gewaarborgd.

20.2. Voor wat betreft de financiële organisatie zijn in ieder geval de vier volgende functies van belang:

• •

  Bijhouden van de financiële administratie, zodanig dat hieruit alle benodigde sturingsinformatie kan worden verschaft en dat de accountantscontrole erop kan steunen;

• •

  Ondersteunen en adviseren van de ambtelijke organisatie bij het uitvoeren van het vastgestelde beleid binnen de financiële kaders;

• •

  Borgen van de lange termijn gezondheid van de gemeentefinanciën en het hierover op transparante wijze informeren van de raad;

• •

  Controleren van de rechtmatigheid van het gevoerde bestuur.

21.1. Onder administratie wordt verstaan het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de gemeentelijke organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

21.2. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• •

  Het sturen en beheersen van gemeentelijke activiteiten en processen;

• •

  Informatieverstrekking over de (verwachte) uitputting van toegekende budgetten en investeringskredieten;

• •

  Informatieverstrekking over ontwikkelingen in de omvang van posten op de balans;

• •

  Verantwoording over de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur;

• •

  Het kunnen uitvoeren van de controle door de accountant.

22.1. Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne beheersing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen. Bij afwijkingen ten aanzien van de financiële rechtmatigheid rapporteert het college daarover in de rechtmatigheidsverantwoording, zoals beschreven in artikel 24. Daarnaast informeert het college de raad over genomen maatregelen tot herstel van tekortkomingen.

23.1. De gemeentesecretaris wordt bij de uitvoering van de bedrijfsvoering ondersteund door de concerncontroller.

23.2. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de concerncontroller worden door het college vastgelegd in de Instructie voor de concerncontroller.

24.1. De raad stelt, middels deze verordening, vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de programmarekening, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

24.2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het college aan de raad over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 2% van de totale lasten van de gemeente, exclusief de toevoegingen aan de reserves.

24.3. In de paragraaf bedrijfsvoering wordt informatie gegeven over de totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording, de voorgestelde verbetermaatregelen bij geconstateerde onrechtmatigheden boven de door de raad vastgestelde verantwoordingsgrens en een uiteenzetting van geconstateerde onrechtmatigheden groter dan een € 0,5 miljoen (rapporteringsgrens). Tevens wordt informatie gegeven over het fraudepreventiebeleid.

25.1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

25.2. Het college biedt de raad jaarlijks uiterlijk op 31 december ter vaststelling een normenkader voor het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien. Het college operationaliseert dit normenkader in een toetsingskader ten behoeve van de intern beheersing.

26.1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

26.2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door de raad is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 14.

26.3. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal geautoriseerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaalbedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

26.4. Uitgangspunt is dat iedere overschrijding van de lasten van de begroting en overschrijding van investeringskredieten als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

• a.

  Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

• b.

  Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

• c.

  Er sprake is van een overschrijding die past binnen het bestaande beleid van de raad.

26.5. Begrotingsoverschrijdingen en overschrijdingen van investeringskredieten die voldoen aan de uitgangspunten in artikel 26.4 worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor fouten en onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording en in de paragraaf bedrijfsvoering. De toelichting hiervan wordt opgenomen in de betreffende programma’s en in de paragraaf begrotingsrechtmatigheid in de jaarrekening.

26.6. Uitgangspunt is dat als de begroting niet tijdig is aangepast bij onderschrijdingen van lasten of investeringskredieten en/of lagere of hogere baten dan begroot, dit als formeel onrechtmatig wordt beschouwd. Deze worden als tijdig (en daarmee rechtmatig) aangemerkt als deze toereikend zijn toegelicht in de kwartaalrapportages en/of de programmarekening. Deze afwijkingen van de begroting worden niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.

28.1. De accountantscontrole vindt plaats door een accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt voor een periode van maximaal 4 jaar. Deze periode kan nog verlengd worden met maximaal 3 jaar.

28.2. De raad bereidt samen met het college de aanbesteding van de accountantscontrole voor. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval:

• •

  De toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole en afwijkende rapportagegrenzen.

• •

  De apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbasis; en goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties.

• •

  De inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen en boardletter.

• •

  De aanvullende uit te voeren tussentijdse controles.

28.3. De raad stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast.

29.1. Het college draagt zorgt voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.

29.2. Het college draagt zorg voor de verantwoording aan derden en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad aangewezen accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

30.1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening:

• •

  De wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie.

• •

  De accountant voert de controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie van de gemeente uit.

30.2. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, de raad en vertegenwoordigers van de gemeente.

31.1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de programmarekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole.

31.2. Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn.

31.3. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle bij het college bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

31.4. Het college verstrekt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen van de accountant voor 15 juli van het daaropvolgende jaar aan de raad én toezichthouder.

31.5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

31.6. De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het college zo veel mogelijk gebruik van het namens het college uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

31.7. De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne controle van de gemeente en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering van de ambtelijke organisatie.

32.1. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de gemeente.

32.2. De accountant is bevoegd om van alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de in de gemeentelijke organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.

32.3. Het college draagt er zorg voor, dat alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

33.1. Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het college niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

33.2. In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

33.3. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

33.4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de programmarekening het verslag van bevindingen met (een vertegenwoordiging van) de raad.

34.1. Het college verricht jaarlijks onderzoeken naar de doelmatigheid van de organisatie-eenheden van de gemeente en de uitvoering van taken door de gemeente.

34.2. Het college verricht jaarlijks onderzoeken naar de doeltreffendheid van programma's en paragrafen van de begroting en programmarekening of delen daarvan.

35.1. De onderzoeksresultaten worden vastgelegd in een verslag. Het verslag bevat tenminste een analyse van de onderzoeksresultaten en indien nodig aanbevelingen voor verbetering.

35.2. Op basis van het verslag stelt het college indien nodig een plan van verbetering op.

35.3. Het college neemt op basis van het plan van verbetering organisatorische maatregelen.

35.4. Het college rapporteert in de programmarekening een overzicht van uitgevoerde onderzoeken.