Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Dantumadiel 2026

Artikel 1 Definities

Dit reglement verstaat onder: - college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Dantumadiel; - gemeentesecretaris: de functionaris bedoeld in artikel 102 van de Gemeentewet van de gemeente Dantumadiel of de door het college op grond van artikel 106, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen vervanger; - raad: de gemeenteraad van de gemeente Dantumadiel; - voorzitter: de burgemeester van de gemeente Dantumadiel of de door het college op grond van artikel 77, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen waarnemer.

Hoofdstuk 2 - Verdeling van werkzaamheden en vergaderingen

Artikel 2. Verdeling werkzaamheden, vervanging en quorum

1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden (portefeuilleverdeling).

2. Het college regelt de vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van de voorzitter.

3. Het minimale aanwezige collegeleden bij een vergadering is drie. Dit betekent dat een vergadering plaats kan vinden wanneer drie wethouders aanwezig zijn óf twee wethouders en de burgemeester. Zonder dit quorum kan er geen besluitvorming plaatsvinden.

Artikel 3. Dag en plaats van de vergaderingen 

1. Het college vergadert in de regel elke dinsdag om 09:00 uur als die dag geen algemeen erkende feestdag is. De vergadering vindt plaats op het gemeentehuis.

2. De voorzitter kan besluiten een vergadering op een andere dag, tijdstip of plaats te laten plaatsvinden of een vergadering niet door te laten gaan.

Artikel 4. Extra vergaderingen 

1. Een extra vergadering van het college vindt plaats als de voorzitter dit nodig acht of als een van de andere leden van het college daar om verzoekt en aangeeft wat het bespreekpunt is.

2. De voorzitter roept de extra vergadering zo spoedig mogelijk bijeen en geeft daarbij aan wat tijdens de extra vergadering het bespreekpunt is.

Artikel 5. Opschorten vergaderingen 

1. De voorzitter of diens vervanger kan de vergadering opschorten vanwege het ontbreken van het minimale aantal aanwezige collegeleden 

2. De gemeentesecretaris zorgt voor een oproep voor opschorting van deze vergadering en belegt indien nodig een nieuw vergadermoment.

Hoofdstuk 3 – Verhindering, ontstentenis en ondersteuning

Artikel 6. Verhindering en ontstentenis 

1. Bij verhindering of ontstentenis van:

a. de voorzitter, informeert de voorzitter diens waarnemer en de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;

b. een ander lid van het college, informeert het lid de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;

c. de gemeentesecretaris, informeert de gemeentesecretaris diens vervanger en de voorzitter daar zo spoedig mogelijk over.

2. In aanvulling op het eerste lid, onder b, informeert een ander lid van het college ook de voorzitter zo spoedig mogelijk over zijn ontstentenis.

Artikel 7. Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergaderingen

1. De gemeentesecretaris zorgt, binnen de hem opgedragen taak, voor een vlot verloop van de vergaderingen van het college.

2. Het college kan besluiten een bestuurder, ambtenaar of externe deskundige voor een vergadering uit de nodigen teneinde het bieden van ondersteuning of zijn mening te verschaffen op een agendapunt. De gemeentesecretaris zorgt voor de uitnodiging van die derde.

3. De derden die zijn uitgenodigd om een agendapunt toe te lichten of hun mening te geven, mogen geen mededelingen doen over hetgeen in het college besproken en besloten is.

Hoofdstuk 4 – Voorbereiding vergaderingen  Artikel 8. Aanlevering van voorstellen en andere stukken 

1. Voorstellen en andere stukken die voor een vergadering worden geagendeerd, moeten uiterlijk op woensdag om 12:00 uur vóór die vergadering bij de gemeentesecretaris (of diens ondersteuning) zijn aangeleverd.

2. De voorstellen en andere stukken moeten zijn afgestemd met het verantwoordelijke lid van het college op het daarvoor bestemde portefeuillehoudersoverleg.

3. De voorstellen en andere stukken moeten worden aangeleverd via het daarvoor bestemde systeem.

Artikel 9. Agenda

1. Voor elke vergadering stelt de gemeentesecretaris een voorlopige agenda op en stuurt deze uiterlijk op donderdag vóór de vergadering aan de leden van het college.

2. De vergaderstukken liggen voor de leden van het college in daarvoor bestemde systeem ter inzage.

3. Bij een extra vergadering als bedoeld in artikel 4, eerste lid, stuur de gemeentesecretaris een agenda en de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk aan de leden van het college.

4. De gemeentesecretaris maakt de agenda zo spoedig mogelijk openbaar.

Hoofdstuk 5 – Besluitvorming en verslaglegging

Artikel 10. Stemmingen

1. Een voorstel wordt zonder stemming aangenomen, tenzij een van de leden van het college bij het nemen van een besluit om een stemming vraagt.

2. Als een lid van het college bij het nemen van een besluit om stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid van toepassing is.

3. Als een lid van het college dat vraagt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van één of meer personen, gestemd bij gesloten en ongetekende stembriefjes.

4. Bij stemming geldt dat de meerderheid doorslaggevend is. Wanneer er bij stemming blijkt dat er twee stemmen voor en twee stemmen tegen zijn, heeft de burgemeester de doorslaggevende stem.

Artikel 11. Parafenbesluit 

1. Het college kan in spoedeisende gevallen, buiten een vergadering van het college om, besluiten nemen in de vorm van een parafenbesluit.

2. Een parafenbesluit komt tot stand als elk lid van het college kennis heeft genomen van het voorstel, de mogelijkheid heeft gekregen om bespreking en stemming over het voorstel in een vergadering te vragen, en de meerderheid van het college het voorstel voor akkoord geparafeerd heeft.

3. De gemeentesecretaris vermeldt op het parafenbesluit de datum waarop het besluit tot stand gekomen is.

Artikel 12. Verslag 

1. De gemeentesecretaris zorgt voor het verslag van de vergaderingen van het college.

2. In het verslag staan in ieder geval:

a. de naam van de voorzitter, de andere leden van het college die aanwezig waren en de gemeentesecretaris;

b. een aantekening van de leden van het college die afwezig waren;

c. bij het desbetreffende agendapunt, de naam en de hoedanigheid van degene die op grond van artikel 7, tweede lid, aanwezig was; en

d. een formulering van de door het college genomen besluiten.

3. Stemverhoudingen worden in het verslag vermeld als een lid van het college hierom vraagt.

4. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

Artikel 13. Besluitenlijst

1. De gemeentesecretaris stelt aan de hand van het verslag een besluitenlijst van de vergaderingen van het college op.

2. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daar niet tegen verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk via de griffie aan de raad gestuurd en aan de andere personen die tijdens de vergadering het woord hebben gevoerd.

3. Nadat de besluitenlijst aan de raad is gestuurd wordt deze openbaar gemaakt en op de website van de gemeente geplaatst.

Hoofdstuk 6 – Openbaarheid en geheimhouding 

Artikel 14. 

1. Het college vergadert in beginsel besloten.

2. Het college hanteert een onderscheid tussen een openbare en een niet-openbare (vertrouwelijke) agenda.

3. Besluiten die op de openbare agenda worden behandeld, worden openbaar gemaakt, tenzij op grond van wet- en regelgeving of een gemotiveerd besluit van het college aanleiding bestaat om deze niet openbaar te maken.

4. Stukken en dossiers kunnen, indien daartoe aanleiding bestaat op grond van onder meer de Wet open overheid, de Algemene verordening gegevensbescherming of andere relevante wet- en regelgeving, als vertrouwelijk worden aangemerkt en als zodanig via een afgeschermde route aan het college worden aangeboden.

5. Het als vertrouwelijk aanmerken van stukken en de keuze voor behandeling op de vertrouwelijk agenda vindt in de regel ambtelijk plaats, met inachtneming van de geldende wettelijke kaders.

6. Volgens artikel 87 van de Gemeentewet kan het college, of burgemeester op grond van artikel 5.1, eerste en tweede lid van de Wet open overheid een verplichting tot geheimhouding opleggen.

7. De geheimhouding geldt, totdat het college besluit deze op te heffen.

8. Het college kan informatie waar verplichting tot geheimhouding op rust, verstrekken aan de raad. Enkel de raad is dan nog bevoegd de geheimhouding op te heffen.

9. Geheimhouding op stukken geldt voor iedereen die er kennis van neemt. Wie de geheimhouding schendt, maakt zich schuldig aan een strafbaar feit (artikel 272 Wetboek van Strafrecht).

Hoofdstuk 7 - Vertrouwelijkheid

Artikel 15.

1. Vertrouwelijke informatie aan het college, zowel schriftelijk als mondeling, komt af en toe voor. Zonder dit per geval concreet af te spreken, wordt aangenomen dat het college die de vertrouwelijke informatie ontvangt, er ook vertrouwelijk mee omgaat.

2. Vertrouwelijkheid is een afspraak, meestal stilzwijgend, soms expliciet vermeld. Het openbaar maken van vertrouwelijke informatie is iets anders dan het schenden van de formele geheimhoudingsplicht. Het stempel vertrouwelijk heeft op zichzelf geen juridische betekenis. Het zich houden aan vertrouwelijkheid is een politiek/bestuurlijke fatsoensnorm.

3. Het is geen automatisme dat het besprokene in een besloten vergadering vertrouwelijk is. Gebruikelijk is wel dat er terughoudend met die informatie wordt omgegaan.

4. Het is van belang om vertrouwelijkheid en geheimhouding te onderscheiden. Er moet steeds nadrukkelijk worden stilgestaan bij de vraag of vertrouwelijkheid voldoende is of dat er geheimhouding opgelegd moet worden. Indien vertrouwelijkheid wenselijk is, is het verstandig dit ook vast te leggen in het verslag van de vergadering waarin dit wordt afgesproken. Het is gebruikelijk om die vertrouwelijkheid aan het begin van de vergadering af te spreken.

5. Vertrouwelijkheid met betrekking tot stukken moet worden vastgelegd in de stukken of in een begeleidende brief, waarin ook de reden van de vertrouwelijkheid wordt vermeld. Bovenaan de stukken staat dat het een vertrouwelijk stuk is.

Hoofdstuk 8 - Slotbepalingen

Artikel 16. Uitleg reglement 

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist het college op voorstel van de voorzitter.

Artikel 17. Intrekking oude reglement 

Alle voorgaande reglementen worden ingetrokken.

Artikel 18. Inwerkingtreding en citeertitel

1. Dit reglement treedt in werking op 7 april 2026

2. Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van college Dantumadiel.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op 7 april 2026.

G. van Oudenaarden

De secretaris

Mr A. Haga

De burgemeester