Verordening vertrouwenscommissie benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming 2025 burgemeester Dantumadiel (2025)

Artikel 1

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. de minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

b. de commissaris: de commissaris van de Koning in de provincie Fryslân;

c. de commissie: de vertrouwenscommissie.

d. de raad: de gemeenteraad van Dantumadiel

e. de griffier: de secretaris van de vertrouwenscommissie

Taak commissie.

Artikel 2

De commissie heeft tot taak:

a. de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden, en

b. klankbordgesprekken te houden met de burgemeester.

Samenstelling commissie.

Artikel 3

1. De commissie bestaat uit maximaal zoveel raadsledenleden als er fracties in de gemeenteraad vertegenwoordigd zijn en wordt benoemd door de gemeenteraad.

2. Plaatsvervangende leden worden niet benoemd.

3. Het lidmaatschap van de commissie eindigt:

a. op eigen verzoek; het lid doet daarvan schriftelijk mededeling aan de raad; het ontslag gaat in als de opvolger door de raad is benoemd;

b. opvolging kan tot het moment dat de vertrouwenscommissie de sollicitanten met de Commissaris van de Koning bespreekt. Daarna kan een lid wel uit de vertrouwenscommissie, maar kan er geen opvolger worden aangesteld.

c. indien het lid aftreedt als lid van de raad;

d. indien de raad van oordeel is dat het lid niet langer geschikt is de functie van lid van de vertrouwenscommissie te vervullen.

3. Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de commissie is, kiest de commissie deze uit haar midden.

4. De commissie bepaalt haar eigen werkwijze voor zover daarin niet is voorzien in deze verordening of de procedureregels zoals beschreven in de circulaire burgemeestersbenoemingen, herbenoeming en klankbordgesprekken.

Artikel 4

1. De raadsgriffier is secretaris van de commissie.

2. De gemeentesecretaris treedt op als plaatsvervangend secretaris van de commissie.

3. De (plaatsvervangend) secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie.

4. Een wethouder wordt als adviseur aan de commissie toegevoegd voor de uitvoering van de in artikel 2a genoemde taak.

5. De griffier, plaatsvervangend secretaris en wethouder zijn geen lid van de commissie en hebben geen stemrecht.

Geheimhouding

Artikel 5.

1. De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld.

2. De (fungerend) voorzitter van de commissie wijst bij de benoemingsprocedure in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht, die rechtstreeks voortvloeit uit artikel 61c van de Gemeentewet.

3. De commissie legt bij de herbenoemingsprocedure in elke vergadering en elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of het gesprek. De (fungerend) voorzitter van de commissie ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan.

4. De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding niet opheffen.

5. De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

6. De leden van de commissie hebben volstrekte geheimhoudingsplicht omtrent hetgeen direct of indirect aan hen als lid van de commissie ter kennis is gekomen.

7. De geheimhoudingsplicht van de commissie geldt ook ten opzichte van raadsleden, die geen lid zijn van de commissie of lid van de commissie zijn geweest

8. Aan degenen die geen lid zijn van de commissie wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek.

9. De leden 1 tot en met 5 van dit artikel zijn op overeenkomstige wijze van toepassing op de griffier, plaatsvervangend secretaris en adviseur van de commissie.

10. De geheimhouding brengt onder meer met zich mee dat, anders dan door tussenkomst van de commissaris, geen inlichtingen – schriftelijk of mondeling – kunnen worden ingewonnen over de sollicitanten en dat overleg met derden is uitgesloten.

11. De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

Werkwijze commissie.

Artikel 6

1. De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste twee leden dit noodzakelijk achten.

2. De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering.

3. De voorzitter roept de volgende personen schriftelijk tot de vergadering op: a. leden van de commissie b. de sollicitanten naar het ambt van burgemeester, elk voor zover met de betreffende sollicitant een gesprek plaats heeft c. de burgemeester, voor zover met hem een gesprek plaats heeft.

4. De in het tweede lid bedoelde oproeping geschiedt ten minste 2 dagen voorafgaand aan de vergadering. Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen, kan van de in de eerste volzin van dit lid bedoelde termijn worden afgeweken, doch geschiedt de oproeping ten minste 24 uren voorafgaand aan de vergadering.

5. De commissie vergadert niet, indien niet ten minste de helft plus één van de leden aanwezig is.

6. De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen. De commissie streeft naar unanimiteit. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag tot uitdrukking gebracht.

Artikel 7

1. De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon naar buiten.

2. Alle stukken voor de commissie worden onder vermelding van ‘persoonlijk en geheim’ op de envelop en boven de ingesloten stukken gericht aan de voorzitter en gezonden aan het privé adres

van de griffier en aldaar op een afgesloten plek bewaard tot het moment van archivering. Van ingekomen stukken geeft de griffier onverwijld kennis aan de leden van de commissie en indien nodig de adviseurs.

3. Alle stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van ‘persoonlijk en geheim’ op de envelop en boven de ingesloten stukken door de voorzitter en de griffier ondertekend en door de griffier verzonden.

Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedure

Artikel 8

1. De Gemeentewet bepaalt in artikel 61 lid 4 dat de commissie zich slechts door tussenkomst van de commissaris de door haar nodig geachte informatie over de kandidaten verschaft. Elk overleg met derden, schriftelijk of mondeling, is uitgesloten.

2. De griffier nodigt, op verzoek van de commissie, de kandidaten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft voorzieningen met betrekking tot de wijze waarop de privacy van de sollicitanten wordt beschermd, bijvoorbeeld door de plaats en het tijdstip van de gesprekken zodanig te kiezen dat de geheimhouding van de gesprekken is gewaarborgd, kandidaten niet bekend raken en niet met elkaar in contact komen.

Artikel 9

1. De commissie heeft tot taak een door de commissaris aan te reiken selectie van kandidaten te beoordelen.

2. De commissie voert een gesprek met de commissaris over alle kandidaten, waarna besloten wordt welke kandidaten de commissie wenst te spreken.

3. Kandidaten die zich na de sollicitatietermijn aanmelden, worden buiten beschouwing gelaten.

4. De gesprekken met en de oordeelsvorming over de sollicitanten vinden plaats in aanwezigheid van en door die raadsleden die lid zijn van de commissie, haar adviseurs, de griffier en de plaatsvervangend secretaris van de commissie.

5. Als de burgemeester een klankbordgesprek met de commissaris van de Koning heeft, wordt het gesprek tussen de commissie en de burgemeester gevoerd binnen drie maanden voorafgaand aan dit klankbordgesprek.

Bijzondere bepalingen over klankbordgesprekken

Artikel 10

1. De commissie houdt minimaal eens per jaar een klankbordgesprek met de burgemeester. Daarbij wordt zoveel mogelijk aangesloten bij de periodieke klankbordgesprekken van de commissaris met de burgemeester.

2. Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek met de burgemeester.

3. In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens een 100-dagengesprek plaats.

4. De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. De commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor het klankbordgesprek vast. De commissie en de burgemeester krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid, voor zover van toepassing, het verslag van het vorige klankbordgesprek in te zien.

5. Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van, en de afspraken uit, het vorige klankbordgesprek.

6. In het laatste klankbordgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.

Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure

Artikel 11

1. De commissie formuleert de informatiebronnen op basis waarvan zij zich een oordeel vormt over het functioneren van de burgemeester. Deze informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaar aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris.

2. Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en commissaris te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt.

3. Indien terzake van het functioneren van de burgemeester in het in het vorige lid bedoelde overleg afspraken worden gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze in het verslag aan de gemeenteraad vermeld. De commissie zendt het verslag ook aan de burgemeester.

Verslag

Artikel 12

1. De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming schriftelijk en gemotiveerd verslag uit aan de gemeenteraad en de commissaris door middel van een verslag van bevindingen. Dit schriftelijke en geheime verslag bevat tenminste:

a. een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht,

b. een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie; bij benoemingen wordt in het verslag van bevindingen ook de volgorde van plaatsing van de kandidaten op de concept-aanbeveling gemotiveerd,

c. aangegeven wordt of er sprake is van unanimiteit binnen de commissie.

En heeft in ieder geval de volgende bijlagen:

d. bij benoemingen: de conceptaanbeveling van twee personen,

e. bij herbenoemingen: het verslag van het gesprek met de burgemeester over het conceptverslag van bevindingen en de conceptaanbeveling.

2. Van het klankbordgesprek wordt een verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt. Het verslag wordt voor raadsleden onder geheimhouding ter inzage gelegd bij de raadsgriffier.

3. Een afschrift van het verslag van het klankbordgesprek wordt toegezonden aan de burgemeester en de commissaris.

Artikel 13

1. Het verslag aan de raad en de commissaris, bedoeld in artikel 12, lid 1 en de conceptaanbeveling aan de raad, bedoeld in artikel 12, lid 1 worden bij meerderheid van stemmen vastgesteld.

2. In het verslag aan de raad en de commissaris kunnen leden van de commissie van minderheidsstandpunten blijk geven.

3. De commissie kan de commissaris vragen in de gelegenheid te worden gesteld de op schrift gestelde opvattingen mondeling toe te lichten.

Overige bepalingen.

Artikel 14

In alle gevallen waarin deze verordening dan wel de circulaire niet voorziet, beslist de commissie bij meerderheid van stemmen.

Artikel 15

1. Met het vaststellen van deze verordening treedt de commissie in werking, steeds voor de duur van het proces van benoeming, klankbordgesprekken en/of herbenoeming.

2. De commissie is (tijdelijk) ontbonden met ingang van de dag volgende op die waarop:

bij benoeming: door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature van burgemeester is voorzien;

bij een klankbordgesprek: het verslag van het klankbordgesprek is vastgesteld;

bij herbenoeming: door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de voordracht van de minister van BZK door een Koninklijk besluit is gevolgd.

Archivering

Artikel 16.

1. De voorzitter van de commissie en de griffier dragen er bij de benoemings- en

herbenoemingsprocedure zorg voor, dat op het in artikel 15 bedoelde tijdstip alle archiefbescheiden die de commissie zelf heeft opgemaakt, onverwijld in een verzegelde enveloppe en gerubriceerd als “geheim” worden overgebracht naar de krachtens de wet door de raad aangewezen archiefbewaarplaats.

2. De voorzitter van de commissie en de griffier dragen er bij de benoemings- en

herbenoemingsprocedure zorg voor, dat van de in het eerste lid bedoelde overbrenging een

verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, lid 1 sub a van de

Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.

3. Originele bescheiden die de commissie van derden of de commissaris heeft ontvangen worden onmiddellijk aan dezen teruggezonden.

4. De voorzitter ziet er op toe dat alle overige bescheiden van de commissie en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd. Ten aanzien van de uitvoering ervan kan hij de griffier hiermee belasten.

5. De griffier draagt bij klankbordgesprekken zorg voor een afdoende geheime archivering van de stukken, waaronder het afschrift van het vastgestelde verslag.

Slotbepalingen.

Artikel 17

De Verordening vertrouwenscommissie benoeming, klankbordgesprekken, herbenoeming burgemeester

Dantumadiel (2024) wordt ingetrokken.

Artikel 18

Deze verordening kan worden aangehaald als “Verordening vertrouwenscommissie benoeming,

klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester Dantumadiel (2025)”.

Artikel 19

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de Raad van de gemeente Dantumadiel van 28 januari 2025