Informatieprotocol gemeente Weert 2026

• 1.

  Doel van de informatieplicht van het college is het delen van voldoende informatie voor een goede besluitvorming door de raad. Voor een goed bestuurlijk samenspel is het daarnaast ook van belang dat het college de raad beschouwt en gebruikt als sparringpartner.

• 2.

  Het college en de burgemeester verstrekken alle inlichtingen aan de raad die de raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft, ongeacht of deze een bevoegdheid van de raad, het college dan wel de burgemeester betreffen. Bij de actieve informatieplicht maakt het college in eerste instantie de beoordeling wat de raad nodig heeft voor de uitoefening van zijn taak. De raad kan vervolgens het college om meer informatie vragen als dat niet voldoende was. Bij de passieve informatieplicht bepaalt het raadslid wat hij nodig heeft voor de uitoefening van zijn taak en niet het college.

• 3.

  De actieve en passieve informatieplicht is in de Gemeentewet geformuleerd als een verplichting van college, collegeleden en burgemeester jegens de raad en zijn individuele leden. Waar in dit protocol wordt gesproken over het informeren van de raad wordt daaronder tevens verstaan het informeren van individuele raadsleden. Tenzij anders vermeld worden waar in dit protocol wordt gesproken over raad of raadslid daaronder tevens begrepen de commissieleden-niet-raadsleden (de leden van de door de raad ingestelde raadscommissies, benoemd door de raad; hierna: commissieleden).

• 4.

  De informatieverstrekking aan de raad ziet op het gehele beleidsproces.

• 5.

  Het college respectievelijk de burgemeester informeert de raad in een zo vroeg mogelijk stadium in geval van voor de gemeente relevante actuele ontwikkelingen en/of ontwikkelingen met een mogelijke grote maatschappelijke impact, ongeacht welk bestuursorgaan bevoegd is.

• 6.

  Een raadslid dat het college of de burgemeester om informatie verzoekt hoeft de reden voor zijn verzoek niet te vermelden. Het raadslid bepaalt zelf de relevantie en urgentie van zijn verzoek.

Openbaarheid-geheimhouding-embargo

• 1.

  Uitgangspunt is dat informatie die het college en de burgemeester aan de raad of de raadsleden verstrekken openbaar is.

• 2.

  Indien informatie niet openbaar kan worden verstrekt wordt hoofdstuk Va van de Gemeentewet (geheimhouding) toegepast.

• 3.

  Informatie blijft niet langer geheim dan noodzakelijk. Wanneer het college de raad een raadsvoorstel ter besluitvorming voorlegt, stelt het tevens voor de geheimhouding op documenten in het betreffende dossier op te heffen, e.e.a. voor zover opheffing van de geheimhouding op dat moment juridisch niet bezwaarlijk is en de economische en financiële belangen van de gemeente niet schaadt. Het college doet bij de afhandeling van een verzoek op grond van de Wet open overheid om verstrekking van een document waarop geheimhouding rust een voorstel aan de raad over het al dan niet opheffen daarvan.

• 4.

  Wanneer het college van oordeel is dat informatie zelfs niet onder het opleggen van een verplichting tot geheimhouding aan de raad kan worden verstrekt omdat dit in strijd zou zijn met het openbaar belang informeert het college de raad voor zover mogelijk op hoofdlijnen. Strijd met het openbaar belang is heel uitzonderlijk. Hiervan is uitsluitend sprake bij informatie die de openbare orde kan schaden of waarbij de belangen van Rijk, provincie, gemeente of waterschap in het geding kunnen komen. Politieke of bestuurlijke overwegingen spelen hierbij geen rol.

• 5.

  Het college kan de raad onder een tijdelijk, kortdurend embargo informeren, indien dit noodzakelijk is om de raad op korte termijn eerder te informeren over actuele ontwikkelingen dan betrokken derden. Het college geeft bij een embargo aan op welke informatie dit betrekking heeft en tot wanneer het embargo geldt.

• 6.

  De griffier draagt er zorg voor dat op documenten duidelijk wordt aangegeven of deze geheim of onder embargo zijn.

Wijze van verstrekken

• 1.

  Informatie wordt in principe digitaal aan de raad verstrekt, via het raadsinformatiesysteem.

• 2.

  Schriftelijke informatie die onder geheimhouding wordt verstrekt wordt niet digitaal verstrekt, maar op papier in het geheime kastje in de leeszaal ter inzage gelegd. Hierover wordt de raad door het college via de griffie geïnformeerd. In een besloten vergadering van het presidium, een raadscommissie of de raad kan ook mondeling geheime informatie worden verstrekt.

• 3.

  Er zijn drie geheime kastjes: een voor de raadsleden, een voor de commissieleden die zijn benoemd als lid van de raadscommissie Samenleving & Bestuur en een voor de commissieleden die zijn benoemd als lid van de raadscommissie Ruimte & Economie.

  Indien de raad de beschikking krijgt over een ‘digitale kluis’ kan deze naast de geheime kastjes worden gebruikt.

• 4.

  In uitzonderlijke gevallen kan het college geheime informatie beschikbaar stellen door deze ter inzage te leggen bij de griffier. Dan wordt een registratie bijgehouden van degenen die de stukken komen inzien. Het betreft informatie die dermate gevoelig is dat het college het noodzakelijk acht te weten welke raadsleden de informatie hebben ingezien voor het geval dat mocht blijken dat de informatie toch is gedeeld met derden.

• 5.

  Indien het college de raad onder embargo informeert gebeurt dit door de informatie in het niet-openbare deel van het raadsinformatiesysteem te plaatsen of via email toe te sturen. Het college wijst de raad hier via de griffie expliciet op via email.

• 6.

  Documenten waarin persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zijn opgenomen worden aan de raad beschikbaar gesteld ofwel in het niet-openbare deel van het raadsinformatiesysteem, ofwel als openbaar document waarin de persoonsgegevens zijn geanonimiseerd ofwel via het geheime kastje in de leeszaal.

• 7.

  Informatie die niet digitaal beschikbaar is of te groot is (bijvoorbeeld tekeningen bij omgevingsplannen) wordt in de leeszaal ter inzage gelegd. Hierover wordt de raad door het college via de griffie geïnformeerd.

Schematische weergave

Raadsvoorstellen

• 1.

  Het college geeft de raad in de raadsvoorstellen inzicht in de relatie tot de strategische visie, de beoogde maatschappelijke effecten, doelen en de financiële gevolgen van een te nemen besluit, participatie, communicatie, planning en evaluatie.

• 2.

  Bij het beschikbaar stellen van de vergaderstukken (raadsvoorstellen met bijlagen) via het raadsinformatiesysteem worden ook de bijbehorende collegebesluiten toegevoegd.

• 3.

  Als bij de behandeling van een raadsvoorstel in een raadscommissie wordt afgesproken dat het voorstel wordt aangepast, stelt het college de raad met een raadsinformatiebrief bij het gewijzigde raadsvoorstel op de hoogte van deze wijziging, de argumentatie en indien nodig de gevolgen. De tekstuele wijziging wordt cursief of gearceerd in het raadsvoorstel aangebracht.

Raadsinformatiebrieven

Het college informeert de raad door middel van raadsinformatiebrieven over actuele ontwikkelingen.

Planning & Control-cyclus

Afspraken over de informatievoorziening door het college aan de raad met betrekking tot de kadernota, begroting, tussentijdse rapportages en de jaarstukken zijn vastgelegd in de financiële verordening van de gemeente Weert op grond van artikel 212 van de Gemeentewet.

Overige vormen van actieve informatieverstrekking door het college of de burgemeester (niet limitatief)

• 1.

  Raadsnotities.

• 2.

  Presentaties in informatiebijeenkomsten of thema-avonden.

• 3.

  Beschikbaar stellen van verslagen van stuurgroepen, besturen van gemeenschappelijke regelingen en andere overlegorganen.

• 4.

  Mondelinge mededelingen in vergaderingen en bijeenkomsten.

• 5.

  Het organiseren van werkbezoeken.

Besluitenlijsten college

Op de besluitenlijsten worden alle collegebeslissingen vermeld.

Openbare besluitenlijsten college

• 1.

  Het college plaatst de besluiten waarop geen geheimhouding op grond van hoofdstuk Va van de Gemeentewet wordt gelegd op de openbare besluitenlijst.

• 2.

  Het college maakt de besluitenlijst van zijn vergaderingen openbaar door deze na vaststelling met de bijbehorende stukken in het bestuurlijk informatiesysteem te plaatsen.

TILS-stukken

• 1.

  Het college kan besluiten om bepaalde collegebesluiten expliciet onder de aandacht van de raad te brengen door deze aan te merken als TILS-stukken. TILS staat voor ‘ter inzage liggende stukken’; bedoeld is hiermee digitaal beschikbaar stellen.

• 2.

  Collegebesluiten die zijn aangemerkt als TILS-stuk worden na vaststelling van de besluitenlijst niet alleen met de bijbehorende stukken bij de betreffende openbare besluitenlijst van het college geplaatst in het raadsinformatiesysteem, maar eveneens in een daarvoor specifiek aangemaakte rubriek voor de raad.

• 3.

  Het overzicht van de TILS-stukken wordt geagendeerd voor de rondvraag van de raadscommissies.

Niet-openbare besluitenlijsten college

• 1.

  Indien het college op grond van hoofdstuk Va van de Gemeentewet geheimhouding oplegt op collegebesluiten worden deze op de niet-openbare besluitenlijst van het college geplaatst.

• 2.

  Het college stelt zijn besluitenlijsten met daarop de niet-openbare collegebesluiten na vaststelling onder geheimhouding via de griffie beschikbaar aan de raad.

• 3.

  De niet-openbare besluitenlijsten worden voor de raadsleden in het geheime kastje in de leeszaal ter inzage gelegd.

• 4.

  Een raadslid kan de niet-openbare besluiten van het college onder geheimhouding via de griffie inzien.

• 5.

  Commissieleden kunnen de niet-openbare besluitenlijsten en de niet-openbare besluiten van het college niet inzien.

Kabinetslijsten college

• 1.

  Het college hanteert een zuiver intern werkende ‘kabinetslijst’ voor besluiten over interne personele aangelegenheden die individuele personen betreffen, bedrijfsvoeringsaspecten op personen gericht, koninklijke onderscheidingen en erepenningen.

• 2.

  Deze lijst wordt niet aan de raad beschikbaar gesteld.

Raadsconsultaties (artikel 169 lid 4 Gemeentewet)

Bij de toepassing van dit protocol gelden voor raadsconsultaties de volgende uitgangspunten:

• 1.

  De raad bepaalt de omvang van deze consultatieplicht en stelt de categorieën besluiten als bedoeld in artikel 160 lid 1 onder d, e, f en g vast waarbij het gaat om de uitoefening van bevoegdheden die ingrijpende gevolgen voor de gemeente kunnen hebben en voor welke het college de raad vooraf de gelegenheid moet geven zijn wensen en bedenkingen kenbaar te maken. De consultatieplicht is vastgelegd in de bijlage bij dit protocol.

• 2.

  Onder privaatrechtelijke rechtshandeling (art. 160 lid 1 onder d Gemeentewet) wordt in dit protocol verstaan:

  • -

    het aangaan van een overeenkomst met derden;

  • -

    transacties onroerend goed: het kopen dan wel verkopen van gronden al dan niet met opstallen;

  • -

    het aangaan van een grondruil;

  • -

    het vestigen van zakelijke rechten.

• 3.

  Van ingrijpende gevolgen kan sprake zijn om inhoudelijke, maatschappelijke of politieke redenen. Het begrip ‘ingrijpende gevolgen’ ziet niet alleen op financiële gevolgen. Het college dient financiële dekking te hebben voor het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen. In geval van financiële risico’s kan er wel sprake zijn van ingrijpende gevolgen.

• 4.

  De raad kan het college verzoeken een voorgenomen besluit ter consultatie aan de raad voor te leggen.

• 5.

  Als de raad niet verzoekt om een raadsconsultatie maakt het college de afweging of het te nemen besluit redelijkerwijs ingrijpende gevolgen voor de gemeente kan hebben.

• 6.

  Het college blijft ook in de gevallen waarin de raad wordt geconsulteerd bevoegd zelfstandig een besluit te nemen.

• 7.

  Ongeacht deze afspraak houdt de raad de bevoegdheid om over alle gevallen informatie te vragen, zowel voor als nadat het college een besluit heeft genomen. Als de raad bij raadsbesluit op grond van art. 169 lid 4 van de Gemeentewet enkel om inlichtingen verzoekt over de uitoefening van de bevoegdheden, bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder d, e, f en g, en er geen sprake is van ingrijpende gevolgen, is een raadsconsultatieplicht van het college op grond van dit artikel niet aan de orde. Dat laat onverlet dat het college de raad consulteert als dat door het college aangewezen wordt geacht.

• 8.

  Het college dient de raad bij voorgenomen privaatrechtelijke rechtshandelingen die mogelijk ingrijpende gevolgen voor de gemeente hebben in een vroegtijdig stadium te consulteren, namelijk wanneer het college in onderhandeling is met een private partij en voordat een ruimtelijke procedure wordt opgestart en niet pas als het onderhandelingsresultaat er in concept ligt.

• 9.

  Indien het een overeenkomst betreft waarbij in de uitvoering ervan een bevoegdheid van de raad aan de orde komt, zoals het vaststellen van een omgevingsplan of het beschikbaar stellen van (aanvullend) krediet, dient het college de raad tijdig voor het aangaan van contractuele verplichtingen te consulteren. Hiermee wordt voorkomen dat de raad voor een voldongen feit komt te staan en uiteindelijk nog slechts kan instemmen.

• 10.

  Voorafgaand aan een situatie waarbij een raadsconsultatie in de zin van de Gemeentewet moet plaatsvinden kan het college al dan niet op verzoek van de raad projecten informerend of sonderend met de raad bespreken, bijvoorbeeld in een al dan niet besloten vergadering van de raadscommissie Ruimte & Economie.

Algemene uitgangspunten

• 1.

  Het college en de burgemeester verstrekken alle inlichtingen aan de raad die de raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft, ongeacht of deze een bevoegdheid van de raad, het college dan wel de burgemeester betreffen. Bij de passieve informatieplicht bepaalt het raadslid wat hij nodig heeft voor de uitoefening van zijn taak en niet het college.

• 2.

  Een raadslid kan het college en de burgemeester alle vragen stellen die het raadslid relevant vindt en hoeft nimmer een verzoek op grond van de Wet open overheid in te dienen om informatie te verkrijgen. De Gemeentewet, zowel inzake de informatieplicht van college en burgemeester jegens de raadsleden als voor wat betreft de mogelijkheid om daarbij gebruik te maken van de geheimhoudingsregeling, is een lex specialis ten opzichte van de Wet open overheid.

• 3.

  Een raadslid behartigt het algemeen belang. Inwoners komen op voor hun individuele belang. Bij vragen van inwoners die zuiver praktisch van aard zijn of enkel hun individuele belang betreffen wijst het raadslid vanuit zijn ombudsfunctie op de mogelijkheid een melding openbare ruimte te doen of de milieuklachtentelefoon van de gemeente te bellen, dan wel contact op te nemen met de betreffende afdeling. Constateert het raadslid aan de hand van signalen van inwoners een meer structureel knelpunt dan kan het raadslid het als volksvertegenwoordiger aan de orde stellen bij de gemeente.

• 4.

  Terughoudendheid wordt door het raadslid betracht:

  • ➢

    in lopende bezwaar-, beroeps- of klachtenprocedures;

  • ➢

    als een inwoner het raadslid benadert om de vragen te stellen waarop hijzelf eerder een voor hem onbevredigend antwoord van het college heeft ontvangen;

  • ➢

    in de gedetailleerdheid van de vragen in relatie tot de dan aan de orde zijnde rol van het raadslid;

  • ➢

    als het “nice to know” is en niet “need to know”;

  • ➢

    in het aantal vragen over hetzelfde onderwerp.

• 5.

  Fractieondersteuners kunnen geen vragen stellen aan college of burgemeester.

Vragen in vergaderingen

• 1.

  Technische vragen over een onderwerp dat wordt behandeld in een raadscommissie, vragen naar feitelijke en technische informatie of de stand van zaken dient het raadslid voor de vergadering schriftelijk in bij de griffie, bij voorkeur enige dagen voorafgaand aan de vergadering. Schriftelijk gestelde technische vragen worden wel in het raadsinformatiesysteem bij de rondvraag gezet, maar alleen ter informatie; deze worden in de commissie niet behandeld.

• 2.

  Politieke vragen stelt het raadslid in een vergadering van een raadscommissie of de raad, bij het betreffende agendapunt of in de rondvraag. Deze hoeven niet vooraf schriftelijk te worden ingediend.

• 3.

  Het college verstrekt enkel in uitzonderlijke gevallen aanvullende informatie daags voor of op de dag van een commissie- of raadsvergadering.

• 4.

  In openbare vergaderingen van de raadscommissies en de raad worden uitsluitend individuele casussen van inwoners besproken voor zover deze direct in verband staan met een voorliggend agendapunt. Indien een raadslid anderszins over een casus van een individuele inwoner vanuit zijn volksvertegenwoordigende taak/ombudsfunctie informatie wil vergaren doet hij dat bij de betreffende portefeuillehouder of de ambtelijke organisatie.

• 5.

  Vragen van raadsleden gesteld in informatiebijeenkomsten of vergaderingen van raadscommissies of de raad die een portefeuillehouder niet direct kan beantwoorden worden naderhand schriftelijk beantwoord: in geval van feitelijke informatie middels een brief van het afdelingshoofd; bij politiek gevoelige zaken vindt beantwoording plaats middels een collegebesluit met uitgaande brief.

Vragen buiten vergaderingen (dit onderdeel van het protocol is v.w.b. de categorieën A en D gebaseerd op artikel 33 Gemeentewet en v.w.b. de categorieën B en C op de artikelen 155, 169 en 180 Gemeentewet. Voor zover het artikel 33 Gemeentewet betreft heeft het protocol de status van verordening ingevolge artikel 33 lid 3 Gemeentewet)

• 1.

  Raadsleden hebben het recht om buiten vergaderingen vragen te stellen aan het college en de burgemeester.

• 2.

  Vragen kunnen een uiteenlopend doel hebben. Een vraag kan gericht zijn op het verkrijgen van feitelijke of technische informatie, maar ook een meer politiek-bestuurlijke lading hebben. De volgende categorieën vragen worden onderscheiden:

Beantwoording vragen

• 1.

  Door raads- en commissieleden ingediende schriftelijke vragen worden door de griffier doorgeleid naar: de collegeleden, de DT-leden, de bestuursadviseur(s), de directiesecretaris en het betrokken afdelingshoofd. De griffier geeft daarbij aan tot welke categorie de betreffende vraag behoort. De griffier monitort de afdoening.

• 2.

  De antwoordtermijn voor vragen is 30 dagen.

• 3.

  Verzoeken om inzage in documenten worden zo spoedig mogelijk afgehandeld.

• 4.

  Voor vragen ingediend voorafgaand aan commissie/raad geldt het volgende:

  • 1.

    indien mogelijk schriftelijk antwoord voorafgaand aan de vergadering;

  • 2.

    anders beantwoordt de portefeuillehouder mondeling ter vergadering;

  • 3.

    als 1 en 2 niet mogelijk zijn antwoord schriftelijk na de vergadering. De antwoordtermijn is conform toezegging portefeuillehouder en als de portefeuillehouder geen termijn heeft genoemd binnen 30 dagen.

  • 4.

    Indien het antwoord meer tijd in beslag neemt, ontvangt de vraagsteller vanuit de ambtelijke organisatie (via de griffie) een update over de voortgang en de verwachte termijn.

Nadere regels inzake de afhandeling van verzoeken om ambtelijke bijstand

• 1.

  De secretaris weigert het verzoek om ambtelijke bijstand als:

  • a.

    naar zijn oordeel niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op raadswerkzaamheden; of

  • b.

    dit naar zijn oordeel het belang van de gemeente kan schaden; of

  • c.

    het verlenen van de verzochte ambtelijke bijstand naar zijn oordeel in redelijkheid niet kan worden gevergd.

• 2.

  Als de secretaris het verzoek om ambtelijke bijstand weigert, deelt hij dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid door wie het verzoek is ingediend. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over het alsnog laten verlenen van de ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek. De burgemeester beslist op het verzoek om ambtelijke bijstand.

• 3.

  Een raadslid dat niet tevreden is over de aan hem verleende ambtelijke bijstand, kan de griffier verzoeken hierover in overleg te treden met de secretaris. Als overleg met de secretaris niet leidt tot een ook voor het raadslid bevredigende oplossing, kan deze de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over de aan hem verleende ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek. De burgemeester beslist over de ambtelijke bijstand.

• 4.

  Als het college of een of meer leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.