Instellingsbesluit en reglement van de adviescommissie Dordtse Culturele Basis gemeente Dordrecht

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

• a.

  commissie: de adviescommissie Dordtse Culturele Basis gemeente Dordrecht als bedoeld in artikel 84 Gemeentewet;

• b.

  subsidieregeling: Subsidieregeling Dordtse Culturele Basis gemeente Dordrecht.

Artikel 2 Instelling commissie en taken

• 1.

  Er is een adviescommissie Dordtse Culturele Basis gemeente Dordrecht met externe, onafhankelijke leden.

• 2.

  De commissie heeft tot taak het college te adviseren over subsidieaanvragen als bedoeld in de subsidieregeling Dordtse Culturele Basis gemeente Dordrecht.

Artikel 3 Samenstelling en benoeming leden commissie

• 1.

  De commissie bestaat uit zeven leden, waaronder de voorzitter.

• 2.

  Het college benoemt de voorzitter en de leden op basis van de volgende criteria:

  • a.

    In staat om de pluriformiteit aan culturele functies te beoordelen, door een mix van diverse expertises;

  • b.

    Ruime ervaring met de culturele sector;

  • c.

    In staat om zowel de financiële als artistiek-inhoudelijke kant van aanvragen te beoordelen;

  • d.

    Binding met Dordrecht en affiniteit met de Dordtse culturele sector zonder er direct belang in te hebben of een frisse blik van buiten Dordrecht.

• 3.

  De leden worden benoemd voor de periode van 10 maart 2026 – 31 december 2030.

• 4.

  Een lid kan eenmaal voor eenzelfde periode worden herbenoemd.

Artikel 4 Einde lidmaatschap

• 1.

  Het lidmaatschap van elke commissie eindigt:

  • a.

    op het moment dat de duur waarvoor de benoeming geldt, is verstreken;

  • b.

    door het nemen van ontslag als lid;

  • c.

    door het overlijden van het lid;

  • d.

    door een daartoe strekkend besluit van het college.

Artikel 5 Commissiesecretariaat

• 1.

  De commissie wordt bij haar werkzaamheden ondersteund door een secretaris.

• 2.

  De functie van secretaris wordt uitgevoerd door twee medewerkers van de gemeente Dordrecht.

• 3.

  De secretaris is geen lid van de commissie, maar woont wel de vergaderingen bij.

• 4.

  Tot de taken van de secretaris behoren onder meer:

  • a.

    het in overleg met de voorzitter organiseren van de vergaderingen, uitnodigen van de leden van commissie en tijdig versturen van de agenda en bijbehorende stukken aan de voorzitter en de overige leden;

  • b.

    het zorgen voor de verslaglegging van de vergaderingen van de commissie;

  • c.

    het samen met de voorzitter formuleren van de adviezen;

  • d.

    het toezenden van de adviezen aan het college;

  • e.

    archivering van de archiefwaardige informatie, zoals genoemd in artikel 13.

Artikel 6 Voorzitter

• 1.

  De voorzitter geeft leiding aan de vergadering en bewaakt de voortgang en behandeling van de agenda.

• 2.

  De voorzitter is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de commissie.

• 3.

  De voorzitter bewaakt de deugdelijkheid en kwaliteit van de uit te brengen adviezen en de juiste interpretatie van de subsidieregeling.

Artikel 7 Vergaderingen

• 1.

  De commissie vergadert binnen zes weken na sluiting van de aanvraagperiode, bedoeld in artikel 9 van de subsidieregeling.

• 2.

  Leden worden uitgenodigd voor een vergadering.

• 3.

  De commissie kan adviseren indien tenminste de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

• 4.

  Een lid kan zich tijdens de vergadering niet laten vertegenwoordigen door een ander.

• 5.

  De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar.

Artikel 8 Besluitvorming

• 1.

  Elk lid van de commissie heeft één stem.

• 2.

  De commissie neemt alle beslissingen over uit te brengen adviezen bij meerderheid van stemmen.

• 3.

  Een lid onthoudt zich van stemming over een subsidieaanvraag waarbij dat lid rechtstreeks of middellijk betrokken is.

• 4.

  Bij staking van de stemmen beslist de voorzitter.

• 5.

  De commissie brengt binnen vier weken na de vergadering van de commissie een gemotiveerd advies aan het college uit over de subsidieaanvragen.

Artikel 9 Werkwijze

In gevallen waarin het reglement niet voorziet beslist de commissie over de door haar te volgen werkwijze.

Artikel 10 Verslaglegging

• 1.

  Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en de secretaris.

• 2.

  Het verslag van de commissie is niet openbaar.

Artikel 11 Onafhankelijkheid en geheimhouding

• 1.

  De leden van de commissie adviseren onafhankelijk en zonder last of ruggespraak.

• 2.

  Voor zover leden van de commissie bij de uitvoering van hun taken de beschikking krijgen over gegevens waarvan zij het vertrouwelijke karakter kennen of redelijkerwijs moeten vermoeden, zijn zij verplicht tot geheimhouding van die gegevens, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.

• 3.

  Het besprokene in de commissie is vertrouwelijk. De leden van de commissie en allen die bij de beraadslaging aanwezig zijn betrachten naar buiten toe volstrekte geheimhouding.

Artikel 12 Vergoeding

• 1.

  Een commissielid komt in aanmerking voor een vergoeding van € 250,- inclusief eventuele onkosten (excl. BTW) per vergadering.

• 2.

  De vergoeding wordt enkel verstrekt bij persoonlijke aanwezigheid (dan wel digitaal, dan wel fysiek) van het aangestelde commissielid tijdens de gehele vergadering.

Artikel 13 Archiefwaardige informatie

• 1.

  De archiefwaardige informatie van de commissie, zowel analoog als digitaal, wordt beheerd met inachtneming van de daarvoor voor de gemeente Dordrecht geldende regels.

• 2.

  De archiefwaardige informatie van de commissie wordt na haar opheffing, of zoveel eerder als de omstandigheden daartoe aanleiding geven, naar het archief van de gemeente Dordrecht overgebracht.

Artikel 14 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking van dit besluit.

Artikel 15 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als "Instellingsbesluit en reglement Adviescommissie Dordtse Culturele Basis gemeente Dordrecht".