Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Papendrecht 2025

Artikel 1 Definities

In deze verordening en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

• -

  Accountant: een door de gemeenteraad benoemde accountant als bedoeld in artikel 213, Tweede lid, van de Gemeentewet;

• -

  Accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening van de gemeente Papendrecht uitgevoerd door de door de Raad benoemde accountant van:

  • 1.

    het getrouwe beeld van zowel de baten en de lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen;

  • 2.

    het rechtmatig tot stand komen van de baten en de lasten, alsmede de balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen als bedoeld in artikel 17 van de Financiële-verhoudingswet

  • 3.

    het in overeenstemming zijn van de opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur vastgestelde regels bedoeld in artikel 186 van de Gemeentewet (het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten);

  • 4.

    de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening;

• -

  Accountantsverklaring: een verklaring van de accountant op de uitgevoerde accountantscontrole van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening bestemd voor de gemeenteraad voor de vaststelling van de jaarstukken. De strekking van de accountantsverklaring kan variëren van “Goedkeurend”, “Beperking”, “Oordeelsonthouding” of “Afkeurend” en wordt bepaald door de gehanteerde goedkeuringstoleranties in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden

• -

  Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de gemeentelijke organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• -

  Auditcommissie: een technische commissie bestaand uit (duo-)raadsleden van de gemeenteraad van Papendrecht die de raad adviseert over financiële zaken en de controle op de planning- en controlcyclus en taken rond de interne controle en risicobeheer;

• -

  Deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening;

• -

  Goedkeuringstolerantie: de grens van de omvang van het fouten en onzekerheden voor het afgeven van een accountantsverklaring.

• -

  Jaarstukken: de jaarrekening en het jaarverslag van de gemeente als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet;

• -

  Managementletter: verslag van de accountant gericht aan het bestuur met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de opzet, het bestaan en de werking van de administratieve organisatie, het financieel beheer, de rechtmatigheid, de aanwezige risico’s en risicobeheer, de besturing en beheersing van de interne organisatie, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen op basis van de door de accountant uitgevoerde interimcontrole;

• -

  NBA: Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants, een adviescommissie die advies en vaktechnische ondersteuning biedt voor accountants;

• -

  Programma van Eisen voor de accountantscontrole: het programma waarin ten behoeve van de accountantscontrole onderwerpen worden benoemd en ingevuld waaraan de accountant in de controle specifiek aandacht moet besteden;

• -

  Raad: de gemeenteraad van de gemeente Papendrecht;

• -

  Rapportagetolerantie: de grens die bepaalt vanaf welke omvang de afwijkingen, fouten, onduidelijkheden en begrotingsonrechtmatigheden moeten worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering;

• -

  Rechtmatigheid: het voldoen aan wet- en regelgeving. Het begrip rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is echter een minder omvattend begrip. Bij rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet immers worden verantwoord dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat om de financiële beheershandelingen;

• -

  Rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van burgemeester en wethouders waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving;

• -

  Verslag van bevindingen: rapport van de accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole vindt plaats door de accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt voor een periode van 4 jaar. Na afloop van deze contractperiode kan het contract met de accountant, na instemming van de raad, jaarlijks worden verlengd tot een maximale contractperiode van 6 jaar.

• 2.

  De griffie bereidt in overleg met de auditcommissie de aanbesteding van de accountantscontrole voor. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen en de selectiecriteria vast.

• 3.

  De toe te passen goedkeurings- en afwijkende rapporteringstoleranties is gelijk aan de maximale goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor het afgeven van een goedkeurend accountantsverklaring conform artikel 2 en artikel 5 van het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden;

• 4.

  De raad kan jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant bepalen waaraan bij de komende controle specifiek aandacht besteed moet worden en welke rapporteringstoleranties daarbij worden gehanteerd.

Artikel 3 Overige controles en opdrachten

• 1.

  Burgemeester en wethouders kunnen de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid als bedoeld in Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid Gemeente Papendrecht (artikel 213a Gemeentewet) voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Burgemeester en wethouders informeren de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten;

• 2.

  Burgemeester en wethouders dragen de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de Ministeries;

• 3.

  Burgemeester en wethouders dragen de zorg voor de verantwoording aan derden en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, zijn burgemeester en wethouders bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad aangewezen accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening: de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de frequentie, de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden;

• 2.

  De accountant kan de werkzaamheden in het kader van de accountantscontrole ook zonder vooraankondiging uitvoeren. De voor de controle benodigde dossierstukken vraagt de accountant zoveel mogelijk vooraf schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie;

• 3.

  Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-) overleg plaats tussen de accountant, de auditcommissie, de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris en de concerncontroller.

Artikel 5 Reikwijdte accountantscontrole

• 1.

  De controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening worden uitgevoerd door de accountant en is gericht op het geven van een oordeel over:

  • •

    De getrouwe weergaven van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten;

  • •

    De grootte en samenstelling van het vermogen;

  • •

    De getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording;

  • •

    Het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de of bij krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten);

  • •

    De inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

  • •

    De verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening;

• 2.

  Bij de accountantscontrole zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet alsmede de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (NBA) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden;

• 3.

  De accountant voert minimaal één keer per jaar een interimcontrole uit. Deze controle bestaan uit deelwaarnemingen en is gericht op het geven van een oordeel en advies voor verbetering over:

  • •

    de opzet, het bestaan en de werking van de administratieve organisatie;

  • •

    de rechtmatigheid van het financieel beheer;

  • •

    aanwezige risico’s en het risicobeheer;

  • •

    en de besturing en beheersing van de organisatie.

Artikel 6 Informatieverstrekking door burgemeester en wethouders

• 1.

  Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle;

• 2.

  Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn;

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigt de secretaris namens het college met de Letter of Representation (LOR) aan de accountant, dat alle haar bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt;

• 4.

  Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk 1 juli aan de raad;

• 5.

  Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld;

• 6.

  De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders zo veel mogelijk gebruik van het namens burgemeester en wethouders uitgevoerde onafhankelijke onderzoek;

• 7.

  De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de gemeente en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.

Artikel 7 Toegang tot informatie door accountant

• 1.

  Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de gemeente;

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de in de gemeentelijke organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen;

• 3.

  Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten alsmede de balansposten.

Artikel 8 Rapportering door accountant

• 1.

  Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring dringt hij bij college aan op correctie van de geconstateerde afwijkingen. Indien het college de geconstateerde afwijkingen niet wenst of niet meer kan herstellen, meldt de accountant dit schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college;

• 2.

  In aanvulling op het verslag van bevindingen en de managementletter brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren;

• 3.

  De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren;

• 4.

  De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de auditcommissie.

Artikel 9 Intrekken ouder verordening en overgangsrecht

De “Controleverordening gemeente Papendrecht 2023”, vastgesteld 8 december 2022 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij wel van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt en op de begroting, jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar dat samenvalt met het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

Artikel 9 Inwerkingtreding en citeertitel

1. Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2025;

2. Deze verordening wordt aangehaald als: Controleverordening gemeente Papendrecht 2025.