Aanwijzingsbesluit e-Depot voorziening van de archiefdienst van de gemeenschappelijke regeling Archief Eemland

Geldend van 10-04-2026 t/m heden

Intitulé

Het college van burgemeester en wethouders van gemeente Amersfoort;

in de hoedanigheid van zorgdrager voor de archiefbescheiden op basis van artikel 30 van de Archiefwet 1995;

gelet op artikel 31 van de Archiefwet 1995;

overwegende, dat voor het bewaren van digitale archiefbescheiden een e-Depot voorziening dient te worden aangewezen;

besluit:

de e-Depot voorziening van de archiefdienst van de gemeenschappelijke regeling Archief Eemland aan te wijzen als archiefbewaarplaats.

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Dit besluit verstaat onder:

a.
archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet aangewezen gemeentearchivaris;
b.
de wet: Archiefwet 1995;
c.
de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats.

Artikel 2 Aanwijzing archiefbewaarplaats

De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats betreft de volgende voorziening voor de duurzame toegankelijkheid en de duurzame bewaring van digitale archiefbescheiden:

•
Leverancier e-Depotvoorziening: Preservica ltd.

Specifieke informatie over deze voorziening is opgenomen in contractnummer 1778986 en directiebesluit 1769889.

Artikel 3 Beheer archiefbewaarplaats

De archivaris is belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.

Artikel 4 Opnemen archiefbescheiden en documentatie particulieren in archiefbewaarplaats

De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen als dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.

Artikel 5 Verstrekken van inlichtingen, doen van onderzoek

1. Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verstrekt de archivaris desgevraagd inlichtingen uit de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen voor gemeentelijke organen. De archivaris verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door de archivaris worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
2. Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd voor derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. De archivaris verstrekt daaruit aan een ieder die daarom verzoekt gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door de archivaris worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
3. De aan de werkzaamheden, als bedoeld in het vorige lid, verbonden kosten worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens het daarvoor vastgestelde tarief.

Artikel 6 Nadere regels inzake archiefbescheiden

Het college kan nadere regels stellen over het raadplegen van archiefbescheiden en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld.

Artikel 7 Verslaglegging beheer archiefbewaarplaats

De archivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit aan het college over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.

Artikel 8 Slotbepalingen

1. Dit besluit treedt in werking op de dag na de datum van bekendmaking.
2. Dit besluit wordt aangehaald als: “Aanwijzingsbesluit e-Depot voorziening van de archiefdienst van de gemeenschappelijke regeling Archief Eemland”.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van gemeente Amersfoort op 31 maart 2026.

de secretaris,

de burgemeester,

Algemene toelichting

In artikel 31 van de Archiefwet 1995 is bepaald dat het college een gemeentelijke archiefbewaarplaats moet aanwijzen voor de bewaring op grond van artikel 12, eerste lid, en artikel 13, eerste lid over te brengen archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Met dit besluit wordt de gemeentelijke archiefbewaarplaats aangewezen en is aan de wettelijke plicht voldaan.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In dit artikel worden de in dit besluit gehanteerde begrippen beschreven.

Artikel 2 Aanwijzing archiefbewaarplaats

Dit is een generiek aanwijzingsbesluit. Dat wil zeggen dat het besluit niet wordt aangepast bij een toekomstige overstap naar een andere e-Depotleverancier.

Artikel 3 Beheer archiefbewaarplaats