Beleidsregel Hotspotmonitor gemeente Noordwijk 2026

Ondertekening

Bijlage 1 Hotspotlijst

Inleiding

Op grond van artikel 5, lid 1, sub e, van het Archiefbesluit 1995 kunnen in bijzondere gevallen informatieobjecten die in een selectielijst zijn gewaardeerd als te vernietigen alsnog worden gewaardeerd als te bewaren. Eén mogelijk instrument is de periodieke hotspotmonitor, zoals deze door de landelijke handreiking Waardering en selectie wordt omschreven.

Hotspots: definitie en criteria

en hotspot is een gebeurtenis of kwestie die zorgt voor een opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers en/of burgers onderling. Het gaat dus om zaken die veel maatschappelijke beroering veroorzaken. Een hotspot voldoet aan één of meer van de volgende criteria:

Hotspotmonitor: instrument voor identificatie van hotspots

De hotspotmonitor is gericht is op het identificeren van gebeurtenissen en kwesties in de samenleving die grote invloed hebben uitgeoefend op de activiteiten van de organisatie.

Het doel van de periodieke hotspotmonitor is om er voor te zorgen dat de informatieobjecten die betrekking hebben op deze hotspots worden aangewezen voor blijvende bewaring.

Zowel een interne als externe expertgroep stellen de hotspotmonitor met prioritering twee jaarlijks vast. Het Strategisch Informatie Overleg (SIO) adviseert over het opstellen van een hotspotlijst gebaseerd op de hotspotmonitor. Voor het opstellen van de hotspotlijst door het SIO, worden externe experts uitgenodigd zoals beschreven in het Archiefbesluit 1995 artikel 3 lid d. tijdens het SIO wordt de hotspotlijst vastgesteld. Deze wordt vervolgens gepubliceerd.

De gehanteerde criteria en procedure zijn beschreven en vastgelegd in de Beleidsregel Hotspot-monitor Gemeente Noordwijk.

Verhouding tot de Algemene Verordening

Hotspots

Bijlage 2 Periodieke Hotspotmonitor

Toelichting

Artikel 1

Een hotspot is een gebeurtenis of kwestie die grote invloed heeft uitgeoefend op de activiteiten van de gemeente of geleid tot intensieve interactie tussen overheid en inwoners. Het gaat om zaken die veel maatschappelijke beroering veroorzaken, van bijzondere betekenis zijn voor inwoners of in de media veel aandacht hebben gekregen. Vanuit cultuurhistorisch perspectief is het belangrijk om informatie over deze hotspots veilig te stellen en ze als blijvend te bewaren te waarderen Dit geldt zowel voor gemeentelijke archieven als voor relevante neerslag van particuliere archiefvormers.

Door tweejaarlijks een hotspotlijst vast te stellen, wordt voorkomen dat relevante cultuurhistorische informatie wordt vernietigd. Deze lijst wordt samengesteld op basis van een expertbijeenkomst, waarin interne en externe experts mogelijke hotspots van het voorafgaande jaar(en) bespreken. De hotspotmonitor wordt opgesteld op basis van artikel 5 lid 1 sub e van het Archiefbesluit 1 en in navolging van de ‘Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020’ (kortweg: Selectielijst 2020). De Selectielijst 2020 verplicht de gemeentelijke zorgdrager tot het opstellen van een lokale hotspotmonitor op basis waarvan de, in de Selectielijst 2020 alle op termijn te vernietigen, gewaardeerde bescheiden kunnen worden aangewezen om blijvend te worden bewaard Tijdens de SIO-vergadering wordt de lijst besproken, aangepast waar nodig, en vervolgens vastgesteld.

Deze monitor volgt een vaste cyclus: in het eerste kwartaal van het tweede jaar wordt een expertbijeenkomst georganiseerd, waarin mogelijke hotspots van het voorafgaande kalenderjaar worden geïnventariseerd en besproken. Op basis van deze input wordt in het tweede kwartaal een concept hotspotlijst opgesteld. Deze lijst wordt vervolgens ter vaststelling voorgelegd aan het Strategisch Informatie Overleg (SIO). Het SIO fungeert hier als besluitvormend orgaan voor deze specifieke lijst. Na vaststelling van start de uitvoering van de hotspotmonitor. Dat houdt in dat informatieobjecten die verband houden met de vastgestelde hotspots worden uitgesloten van vernietiging, ook als ze volgens de selectielijst vernietigbaar zouden zijn. Daarnaast wordt, waar mogelijk, relevant particulier archiefmateriaal verzameld.

Een hotspotlijst moet minimaal de volgende informatie bevatten:

• •

  de naam van de organisatie;

• •

  de titel en omschrijving van elke hotspot;

• •

  de datering van de gebeurtenissen;

• •

  een onderbouwing aan de hand van de gehanteerde criteria.

Zie bijlage 2 voor een overzicht van de periodieke hotspotmonitor.

Verhouding tot de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

De AVG gaat uit van het principe van doelbinding: persoonsgegevens mogen enkel verwerkt worden voor uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en niet zomaar voor andere doeleinden. De AVG maakt daarbij een onderscheid tussen gewone persoonsgegevens, bijzondere persoonsgegevens en strafrechtelijke gegevens. Meer informatie hierover is te vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Voor blijvend te bewaren gegevens geldt ook de ‘archivering in het algemeen belang’. Archivering in het algemeen belang is in de AVG beperkt tot overheidsinstanties of openbare of particuliere organen die wettelijk verplicht zijn om informatie te beheren. Het uitgangspunt is dat archiefvormers ‘archivering in het algemeen belang’ al toepassen tijdens het verzamelen van persoonsgegevens en dus niet alleen na overbrenging naar een archiefbewaarplaats.

In het kader van ‘archivering in het algemeen belang’ is het permanent bewaren van persoonsgegevens verenigbaar met de oorspronkelijke rechtmatige doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. De belangenafweging en motivatie tot het permanent bewaren moet zijn neerslag vinden in de selectielijst waarover, desgevraagd, verantwoording moet kunnen worden afgelegd.

Een hotspotlijst, waarin de resultaten van de hotspotmonitor zijn opgenomen, sluit aan op de selectielijst. Alleen de (eventueel) gewijzigde waarderingen worden toegelicht; de rest van de informatie uit de selectielijst wordt niet opnieuw opgenomen.

Artikel 2

De volgende zaken worden niet als hotspots gezien maar vallen volgens de Selectielijst 2017 en de Selectielijst 2020 onder de volgende geformuleerde uitzonderingscriteria op basis waarvan zij mogen/moeten worden bewaard i.p.v. vernietigd:

• •

  Archiefbescheiden over zaken of gebeurtenissen met een voor het eigen orgaan uniek of bijzonder karakter, of archiefbescheiden die door hun vorm of aard op zichzelf of voor de gemeente beeldbepalend, representatief, karakteristiek of bijzonder zijn. (Bijvoorbeeld een reorganisatieplan of een nieuw gemeentehuis).

• •

  Archiefbescheiden over personen die op enig gebied van bijzondere betekenis (geweest) zijn. Van bijzondere betekenis zijn bijvoorbeeld personen met een belangrijke functie binnen de gemeente (zoals een directeur) of personen met een maatschappelijk vooraanstaande rol (bijvoorbeeld een sporter of kunstenaar).

• •

  Precedentwerking. Archiefbescheiden over individuele zaken die geleid hebben tot algemene regelgeving. In de Selectielijst 2017 wordt op een aantal plaatsen expliciet gesteld dat een precedent te bewaren is. Dergelijke verwijzingen zijn niet meer aanwezig in de selectielijst 2020. Precedenten dienen op grond van de selectielijst 2020, 1.3 blijvend te worden bewaard.

• •

  Kopieën die archiefbescheiden kunnen vervangen, als deze blijvend moesten worden bewaard maar door een calamiteit verloren zijn gegaan. (Bijvoorbeeld door een brand of overstroming).

• •

  Archiefbescheiden waarvan de vernietiging de logische samenhang van de te bewaren archiefbescheiden zou verstoren.

Artikel 3 Opzet Hotspotmonitor en uitgangspunten

De adviseurs digitale informatievoorziening binnen de gemeente selecteren de hotspots door vanuit een zo breed mogelijk perspectief naar belangrijke gebeurtenissen binnen de gemeente te kijken en maken een concept hotspotlijst. De adviseurs digitale informatievoorzieningen zullen hiervoor ook samenwerken en afstemming zoeken met de gemeentearchivaris. De concept hotspotlijst wordt besproken met inhoudelijke interne en externe experts.

Elk twee jaar vindt er een expert-bijeenkomst plaats, die bestaat uit een groep interne en externe experts. Interne experts maken deel uit van de gemeentelijke organisatie. Zij hebben zicht op wat vanuit gemeenteperspectief belangrijke hotspots zijn. Externe experts zijn mensen van buiten de organisatie en stellen hotspots voor vanuit het perspectief van de samenleving. Om vanuit een zo breed mogelijk perspectief naar belangrijke gebeurtenissen te kunnen kijken, streven we naar een gevarieerde en wisselende samenstelling van de expertgroep. De leden van de expertgroep worden gekozen aan de hand van de volgende profielen:

Profiel interne expert

• •

  Is werkzaam bij gemeente Noordwijk.

• •

  Heeft een overzicht van wat er zich binnen de gemeentelijke organisatie afspeelt.

• •

  Kan vanuit het perspectief van de gemeente goed aanduiden wat de hotspots zijn.

• •

  Voorbeelden: Adviseur digitale informatievoorziening, medewerker Communicatie, omgevingsmanager, jurist, portefeuillehouder.

Profiel externe expert

• •

  Heeft zicht op de periode waarop de hotspotmonitor van toepassing is.

• •

  Heeft een brede kennis van (actuele) vraagstukken en gebeurtenissen op lokaal of regionaal niveau.

• •

  Voorbeelden: gemeenteraadslid, historische verenigingen, historicus, dorpsfotograaf, kunstenaar.

Er wordt van de experts verwacht om voorafgaand aan de vergadering voorwerk te hebben gedaan. Om de bijeenkomst goed te laten verlopen fungeert de adviseur digitale informatie als gespreksleider. Er is ruimte voor discussie en na afloop is duidelijk welke hotspots worden benoemd. Ook wordt een prioritering aangebracht. De adviseur digitale informatievoorziening stelt een voorlopige hotspotlijst op aan de hand van het sjabloon hotspotlijst (bijlage 1) met een korte omschrijving van de hotspot, verantwoording van de keuze en de periode waarover de hotspot loopt.

Het voorstel tot besluitvorming over de hotspotlijst wordt geagendeerd voor de bijeenkomst van het SIO. Bij deze bijeenkomst moet ook de externe deskundige zoals genoemd in artikel 3 lid 1 onder d Archiefbesluit 1995 aanschuiven. Het voorliggende voorstel fungeert immers als een aanvulling op de selectielijst.

Als er sprake is van een actuele gebeurtenis kan het SIO ook een tussentijdse hotspotmonitor uitvoeren en vaststellen. In die gevallen wordt niet gewacht op de actualisatie van de volledige hotspotlijst, maar wordt de hotspot tussentijds aan de lijst toegevoegd.

Het vaststellen van hotspots is geen doel op zich. Als zich in een bepaalde periode geen hotspots voordoen, worden er ook geen hotspots aangewezen.

Periodieke uitvoering

Stap 1 Research

In een overleg met verschillende interne experts worden de hotspots benoemd. Deze interne experts hebben zicht op de taken van het overheidsorgaan en/of weten wat er leeft en speelt in de lokale samenleving. De adviseur digitale informatievoorziening nodigt de interne experts uit voor het overleg. Voorafgaand aan het overleg, wordt aan de interne experts gevraagd om ter voorbereiding onderzoek te doen naar mogelijke hotspots van het afgelopen jaar en deze aan te leveren bij de adviseur digitale informatievoorziening. Aan de hand van het ‘Sjabloon Hotspotlijst’ (bijlage 1) wordt een eerste conceptversie van de hotspotlijst opgesteld.

Stap 2: Expert-bijeenkomst

Elke twee jaar vindt een expertbijeenkomst plaats met interne en externe deskundigen. Tijdens deze bijeenkomst worden mogelijke hotspots besproken. Op basis hiervan wordt een concept hotspotlijst opgesteld, die vervolgens ter vaststelling wordt voorgelegd aan het Strategisch Informatie Overleg (SIO).

Stap 3 Strategisch Informatie Overleg

In het SIO, bestaande uit de adviseur digitale informatievoorziening (DIV), de gemeentearchivaris, clustermanager van cluster dienstverlening archiefinspecteur, directeur, en de informatie security officer (ISO), wordt de concept hotspotlijst besproken, aangevuld en vastgesteld.

Het SIO is het bevoegde orgaan om de definitieve hotspotlijst vast te stellen. Daarbij wordt aandacht besteed aan de balans tussen transparantie en privacy (AVG) en aan de mogelijke beperkingen van openbaarheid voor de betreffende archiefbescheiden. Van belang is dat zowel positieve als negatieve gebeurtenissen aandacht krijgen.

Stap 4 Kennisname en Publicatie

De vastgestelde hotspotlijst wordt ter kennisname gedeeld met de directie. Vervolgens wordt de lijst gepubliceerd op de gemeentelijke website, zodat inzichtelijk is welke gebeurtenissen als hotspot zijn aangemerkt.

Stap 5: Uitvoering geven aan de hotspotmonitor

Na vaststelling en publicatie van de hotspotlijst wordt de hotspotstatus op de archiefbescheiden toegepast. De als hotspot aangemerkte archiefbescheiden worden uitgezonderd van vernietiging. In een ‘Informatieoverzicht [naam hotspot]’ (Excel) worden de archiefbescheiden vermeld.

De hotspotstatus wordt vastgelegd in het informatiesysteem waarin de archiefbescheiden worden opgeslagen, zodat hier rekening mee kan worden gehouden in het beheer. Iedere twee jaar zal de hotspotmonitor voor de gemeente Noordwijk worden uitgevoerd. Tussen het monitoren door, houdt het basisteam hun signaalfunctie. Als er een hotspot wordt gesignaleerd, dan kan deze ter plekke worden vastgesteld of geagendeerd voor de volgende monitor.

Stap 6: Uitzonderen van vernietigen

Na vaststelling en publicatie van de hotspotlijst moet de hotspotstatus op de archiefbescheiden worden toegepast. Oftewel: de daadwerkelijke selectie van de informatie. Daarbij is sprake van het uitzonderen van vernietiging van als zodanig aangemerkte archiefbescheiden van de overheid (op basis van artikel 5 lid 1 sub e van het Archiefbesluit.