Reglement Adviesraad Sociaal Domein Purmerend 2025

Ondertekening

Bijlage 1 Werkwijze Adviesraad Sociaal Domein

Om te komen tot een optimale inbreng van de adviesraad bij de advisering aan het college en een goede samenwerking tussen adviesraad en college is de volgende werkwijze overeengekomen:

Inzet van de leden en de voorzitter in relatie tot de (vrijwilligers)vergoeding:

• -

  De leden en voorzitter ontvangen op grond van de Verordening een vergoeding voor hun inzet binnen de Adviesraad. De vergoeding wordt uitbetaald op basis van de totale inzet van de leden en voorzitter. De vergoeding is niet enkel afhankelijk van de aanwezigheid bij vergaderingen.

• -

  De Adviesraad streeft het volgende doel na: de Adviesraad zorgt ervoor dat het brede inwonersperspectief, de leef- en belevingswereld van inwoners naar binnen wordt gebracht bij de wethouder(s) en de beleidsmedewerkers zodat zij dit perspectief kunnen benutten bij alle facetten van hun werk (beleidsontwikkeling en uitvoering).

• -

  De leden en voorzitter wonen de vergaderingen bij. Het uitgangspunt is dat de leden en voorzitter alle vergaderingen bijwonen. Indien een lid of de voorzitter wegens omstandigheden niet aanwezig kan zijn bij de vergadering meldt deze zich tijdig af bij de overige leden/voorzitter. De leden en de voorzitter dienen minimaal 9 vergaderingen op jaarbasis bij te wonen. Wanneer er minder dan 12 vergaderingen in een kalenderjaar doorgang vinden, wordt er een aanwezigheidspercentage van 75% gehanteerd.

• -

  De leden en voorzitter bereiden zich voor op de vergadering door het lezen van de ingekomen stukken.

• -

  De leden (en optioneel de voorzitter) nemen deel aan themagerichte werkgroepen. Deze werkgroepen hebben de volgende taken:

  • ○

    Expertise ontwikkelen op het thema;

  • ○

    Contact onderhouden met het netwerk, te weten inwoners van de gemeente Purmerend;

  • ○

    Eerste aanspreekpunt zijn op het thema voor de contactambtenaar;

  • ○

    Conceptadviezen voorbereiden;

  • ○

    Onderling samenwerken tussen werkgroepen waar nodig.

• -

  De leden en voorzitter organiseren en nemen deel aan werkbezoeken bij maatschappelijke organisaties binnen de gemeente Purmerend en de regio.

• -

  De voorzitter onderhoudt het contact met de adviesraden in de regio en neemt deel aan bijeenkomsten en vergaderingen die samen met deze adviesraden worden georganiseerd.

• -

  Op basis van de totale inzet van de leden en voorzitter wordt de te ontvangen vergoeding aangemerkt als een vrijwilligersvergoeding.

Werkwijze met betrekking tot adviesaanvragen

• -

  In een kwartaalplanning worden door de gemeente, voor zover mogelijk, de volgende zaken opgenomen:

  • ○

    welke beleidsdocumenten in het betreffende jaar kunnen worden verwacht

  • ○

    welke beleidsdocumenten ter advisering worden voorgelegd aan de adviesraad - wanneer het conceptdocument voor advisering wordt aangeleverd

  • ○

    wanneer en door wie het document aan de adviesraad kan worden toegelicht

  • ○

    wanneer de adviesraad haar advies klaar moet hebben

• Aangezien de jaarplanning/termijnagenda gedurende het jaar vele wijzigingen ondergaat, levert de gemeente tweemaandelijks de termijnagenda aan bij de Adviesraad Sociaal Domein.

• -

  De adviesraad kan aan de hand van de jaarplanning besluiten zelf ideeën en suggesties aan te dragen voor een bepaald beleidsdocument en deze aan de steller van het document en de contactambtenaar doen toekomen. Het is de steller vrij de inbreng wel of niet in het document mee te nemen.

• -

  Tijdens de ontwikkelfase van nieuw beleid, bij aanpassingen van bestaand beleid en bij het opzetten van een evaluatie betrekt de steller van de gemeente de adviesraad in een zo vroeg mogelijk stadium

• -

  Zodra een conceptbeleidsdocument klaar is wordt het aan de adviesraad voor advies aangeboden. De steller geeft hierbij aan wat de status van het document is, wanneer het advies wordt verwacht en welke concrete vragen eventueel aan de Adviesraad Sociaal Domein worden gesteld.

• -

  Het advies wordt op een zodanig tijdstip gevraagd dat het van wezenlijke invloed kan zijn op het te nemen besluit. Als regel zal de termijn tussen het indienen van het document en het uitbrengen van het advies minimaal 4 weken bedragen. Van zowel de beleidsmedewerkers van de gemeente als van de leden van de adviesraad wordt hierbij de nodige flexibiliteit verwacht. Dit vooral i.v.m. zaken die urgent zijn.

• -

  Door de steller wordt relevante informatie/documentatie meegeleverd. Indien de adviesraad dit wenst kan zij de steller uitnodigen het document in een van haar vergaderingen te komen toelichten.

• -

  Door de adviesraad worden eventuele wijzigingsvoorstellen en/of aanbevelingen in een advies verwerkt. Dit advies wordt verzonden naar de steller van het document met een cc naar de contactambtenaar. De steller rapporteert uiterlijk één maand na ontvangst van het advies of direct nadat het college een besluit heeft genomen aan de adviesraad wat er met het advies is gebeurd, onderbouwd met argumenten. Deze rapportage gaat ook per cc naar de contactambtenaar.

• -

  Indien een beleidsdocument door het college wordt vastgesteld wordt dit voorzien van het advies van de adviesraad aangeleverd ter besluitvorming.

• -

  Indien een beleidsdocument door de gemeenteraad moet worden vastgesteld wordt dit voorzien van het advies van de adviesraad en de reactie van het college daarop. De adviesraad heeft tevens de mogelijkheid om in te spreken bij de behandeling van het document in (de commissies van) de gemeenteraad.

• -

  Beleidsdocumenten die niet in de jaarplanning van de gemeente voorkomen of er later aan worden toegevoegd en die een advies van de adviesraad vereisen zullen zoveel mogelijk volgens bovenstaande procedure worden behandeld. Ook hier geldt dat zowel van de leden van de adviesraad als van de beleidsmedewerkers van de gemeente de nodige flexibiliteit zal worden gevraagd.

Initiatiefvoorstellen van de Adviesraad Sociaal Domein

De Adviesraad Sociaal Domein is bevoegd ook uit eigen beweging advies uit te brengen aan het college, hetgeen als volgt is geregeld:

De Adviesraad Sociaal Domein is zelf verantwoordelijk voor het indienen van een initiatiefvoorstel bij het college

De contactpersoon van de gemeente ziet erop dat er door de betrokken beleidsmedewerker een reactie op het advies wordt opgesteld.

De adviesraad ontvangt binnen 4 weken na behandeling door het college een terugkoppeling over hoe wordt omgegaan met het door de adviesraad ongevraagd gegeven advies.

Werving leden Adviesraad Sociaal Domein

• -

  Als er nieuwe leden worden geworven voor de adviesraad worden organisaties en burgers hierop geattendeerd door berichten via de gemeentelijke communicatiekanalen en eventueel advertenties in lokale bladen.

• -

  Sollicitanten voor de adviesraad worden beoordeeld door een selectiecommissie die bestaat uit:

  • -

    de voorzitter van de adviesraad

  • -

    Een lid van de adviesraad

  • -

    De contactpersoon van de adviesraad bij de gemeente.

  • -

    In specifieke gevallen kan de betrokken wethouder en/of teammanager aanschuiven

• -

  De leden en de voorzitter van de adviesraad dienen een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen om voor benoeming in aanmerking te komen.

Overige uitgangspunten:

• -

  Ieder jaar wordt in januari, in overleg met de leden, een plaatsvervangend voorzitter benoemd.

• -

  Ieder jaar wordt in januari een inventarisatie gemaakt van de nodige werkgroepen en wordt eventueel de samenstelling aangepast.

Bijlage 2 Functies Adviesraad uitgewerkt

• 1.

  Gevraagd adviseren

  • ○

    Het College van B&W vraagt op het kerndomein advies op de volgende (beleids-)stukken: Beleidskaders, meerjarenplannen, verordeningen (besluitvorming gemeenteraad), nadere regels en beleidsregels (besluitvorming College van B&W). Wat de laatste 2 documenten betreft: wanneer er grote wijzigingen zijn die te maken hebben met de lokale situatie en niet voortvloeien vanuit Rijksbeleid (tariefsverhogingen etc.)

  • ○

    Adviesraad reageert (veelal) schriftelijk op het concept-stuk (advies).

  • ○

    De gemeente geeft een schriftelijke inhoudelijke reactie op het advies zodat de adviesraad weet wat waarom al dan niet wordt overgenomen.

  • ○

    Advies en de reactie wordt door de gemeente ter informatie doorgezet naar de gemeenteraad voor zover het beleidsstukken betreft die tot het domein van de gemeenteraad behoren. De adviezen die doorgezet worden naar de gemeente kunnen door de adviesraad openbaar worden gemaakt nadat de raadsstukken in de openbaarheid worden gebracht.

  • ○

    De adviezen die tot het domein van het College van B&W behoren worden door de adviesraad pas openbaar gemaakt nadat het document waarop geadviseerd is door het College van B&W is vastgesteld. De verantwoordelijke beleidsadviseur stelt de adviesraad op de hoogte wanneer het document vastgesteld is door het College van B&W.

• 2.

  Ongevraagd adviseren

  • ○

    Voortkomend vanuit contacten en informatie uit de lokale samenleving.

  • ○

    Thema’s of vraagstukken op de agenda zetten die voor (toekomstige) cliënten en hun naasten belangrijk zijn en die een direct verbinding hebben met het kerndomein. En die tot de directe beïnvloedingssfeer van de gemeente behoren

  • ○

    Aankondiging vooraf bij schriftelijk ongevraagd advies

  • ○

    Escalatieladder bij ongevraagd advies over uitvoeringsaangelegenheden:

    • 1.

      gesprek beleidsadviseur,

    • 2.

      gesprek wethouder

    • 3.

      ongevraagd schriftelijk advies voor het College van B&W

  • ○

    Bij schriftelijk advies: inhoudelijke reactie van het College van B&W- afspraak reactietermijn.

  • ○

    Afspraken tussen adviesraad en gemeente: wordt het ongevraagde schriftelijke advies en de reactie van de gemeente altijd ter informatie gedeeld met de gemeenteraad. Indien nee: afspraak met de adviesraad over openbaarheid van het uitgebrachte advies.

• 3.

  Input geven/meedenken

  • ○

    Het leveren van input voor nieuwe /te herziene beleidsstukken (zie functie 1) die later ter advisering worden voorgelegd aan de adviesraad.

  • ○

    Als er wordt meegedacht gaat het over input leveren in het proces/document van de gemeente. Als de input van de adviesraad meegenomen wordt in het concept- beleidsdocument is er geen sprake van dat de adviesraad medeopsteller is van of medeverantwoordelijk is voor het concept-beleidsdocument. Er is geen sprake van mede-eigenaarschap of co- creatie. Het concept-beleidsdocument is het product van de gemeente.

  • ○

    Het meedenken aan de voorkant komt niet in de plaats van adviseren.

  • ○

    De adviesraad kan bij het gevraagde advies afwijken van wat men in tijdens het meedenken aan de voorkant heeft ingebracht.

  • ○

    Fungeren als een klankbord voor beleidsadviseur, wethouders of College van B&W waarbij de praktijkervaring en expertise van de leden worden ingebracht.

  • ○

    Input leveren voor het jaarlijkse cliëntenonderzoek (zie link)

  • ○

    Gemeente of regio vraagt adviesraad/raden om mondeling input te leveren al dan niet samen met andere partners

  • ○

    Als er sprake is van sparren/consulteren gaat het om documenten of thema’s die niet tot het domein van de adviesraad behoren en waar er geen sprake is van een adviserende rol.

• 4.

  Monitoring cq. volgen uitgebrachte adviezen

  • ○

    Adviesraad beslist begin van het jaar welke adviezen van het afgelopen jaar gemonitord worden.

  • ○

    De adviezen zijn minimaal 6 maanden geleden uitgebracht.

  • ○

    De betreffende werkgroep/de adviesraad organiseren een gesprek met de verantwoordelijke beleidsmedewerker en/of inwoners. Alle andere leden van de adviesraad kunnen aanschuiven.

  • ○

    De beleidsmedewerker geeft een presentatie over de stand van zaken van het beleid waarbij het advies en de reactie op het advies betrokken worden.

  • ○

    Van het gesprek wordt een kort verslag gemaakt door de secretaris of ondersteuner. Het verslag is een monitoringsverslag voor het betreffende advies.

  • ○

    In het jaarverslag van de adviesraad wordt melding gemaakt van deze gesprekken.

• 5.

  Signaleringsfunctie t.a.v. de uitvoering

  • ○

    Signaalfunctie t.a.v. de kwaliteit van de geleverde zorg en ondersteuning, en signaleren of deze voldoen aan de behoeften van de inwoners.

  • ○

    Hoe pakt beleid uit in het dagelijks leven?

  • ○

    Het is aan de adviesraad om in te schatten of het om individuele signalen en knelpunten gaat, of dat meerdere (groepen) inwoners een bepaalde kwestie ervaren.

  • ○

    Signaleren zorgt voor verbeteringen in beleid en dienstverlening.

  • ○

    Signaleren is ook een taak van de gemeente, maatschappelijke organisaties en belangenorganisaties (speelveldverdeling).

  • ○

    De adviesraad haalt behoeften en ervaringen van inwoners zodat deze benut kunnen worden om te adviseren.

  • ○

    Blijkt dat zaken in de uitvoering niet goed lopen of dat er behoeftes zijn waaraan onvoldoende tegemoet wordt gekomen dan kunnen deze worden besproken met de gemeente.

• 6.

  Signaleren maatschappelijke vraagstukken en trends

  • ○

    Vraagstukken en trends binnen de samenleving vroegtijdig signaleren en deze onder de aandacht brengen bij beleidsadviseurs, wethouder(s) en College van B&W.’

• 7.

  Meedenken over de communicatie op het sociaal domein naar inwoners

  • ○

    De adviesraad denkt mee met c.q. adviseert de gemeente wat er met inwoners gecommuniceerd kan worden en op welke wijze dat plaatsvindt.

• 8.

  Bewaken van inwoner- en cliëntenparticipatie en/of communicatie

  • ○

    Adviesraad adviseert over en/of bewaakt de inwoners –en cliëntenparticipatie en/of de communicatie binnen de gemeente.

  • ○

    De adviesraad gaat na of de juiste inwoners gehoord (gaan) worden bij een thema, vraagstuk of beleidsstuk.

  • ○

    Bedoeling is dat deze inwoners input en advies geven over het vraagstuk, naast of in plaats van de adviesraad.

  • ○

    Waar nodig geeft de adviesraad aan welke groep(en) missen en welke netwerken of sleutelfiguren benut kunnen worden.

  • ○

    De gemeente laat weten hoe inwoners gehoord zijn en hoe hun verhalen meegenomen zijn in beleidvorming en de uitvoering.