Inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente Kerkrade 2017

In de collegevergadering van 17 mei 2016 stelde het college op grond van een daartoe strekkende nota, met het kenmerk 16n00109, het inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Kerkrade 2016 vast.

De inwerkingtreding, met ingang van 1 juli 2016, van de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 (als resultaat van de implementatie van de Europese Richtlijnen 2014/23/EU (betreffende het plaatsen van concessieopdrachten) en 2014/24/EU (betreffende het plaatsen van overheidsopdrachten en tot intrekking van Richtlijn 2004/18/EG) in de Nederlandse wetgeving) heeft ertoe geleid dat het vigerende inkoop- en aanbestedingsbeleid op onderdelen aangepast moet worden.

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid, gebaseerd op het model van de VNG, beschrijft verschillende beleidsmaatregelen die een gemeente in staat stellen een professioneel inkoop- en aanbestedingsbeleid te realiseren. Het beoogt gemeenten een handvat te bieden om hun rol als professioneel opdrachtgever op een goede wijze in te vullen.

Hoewel uniform opgezet heeft het model oog voor diversiteit en lokale behoeften. Het is opgezet als een raamwerk zodat gemeenten eigen accenten kunnen leggen en kent opties en onderdelen ter nadere invulling.

In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid beleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen inkoop in de gemeente plaatsvindt. De gemeente leeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2).

Daarnaast gaat de gemeente bij het inkopen van werken, leveringen of diensten uit van:

1. Juridische uitgangspunten: hoe gaat de gemeente om met de relevante regelgeving? (zie verder hoofdstuk 3)

2. Ethische en ideële uitgangspunten: hoe gaat de gemeente om met de maatschappij en het milieu in haar inkoopproces? (zie verder hoofdstuk 4)

3. Economische uitgangspunten: hoe gaat de gemeente om met de markt en ondernemers? (zie verder hoofdstuk 5)

4. Organisatorische uitgangspunten: hoe koopt de gemeente in? (zie verder hoofdstuk 6)

Om in de uitvoering van het beleid en binnen de wettelijke kaders een effectieve, efficiënte en een uniforme interpretatie van de Europese en nationale regelgeving te bewerkstelligen, worden ook interne uitvoeringsvoorschriften (aanbestedingsprotocol) opgesteld. Daarnaast wordt als bijlage de geactualiseerde Algemene Inkoopvoorwaarden, eveneens gebaseerd op een model van de VNG, “Algemene Inkoopvoorwaarden gemeente Kerkrade voor leveringen en diensten 2017” beschikbaar gesteld.

In dit inkoopbeleid wordt verstaan onder:

Aanbesteden Een vorm van inkoop waarbij meerdere partijen gelijktijdig worden uitgenodigd voor het indienen van een offerte.

Contractant De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de gemeente.

Diensten Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012.

Gelijkheidsbeginsel Dit beginsel houdt in dat iedere partij in iedere stap van een aanbestedingsproces gelijk behandeld wordt.

Gemeente De gemeente Kerkrade, zetelend Markt 1 te Kerkrade.

Inkoop (Rechts)handelingen van de gemeente gericht op de verwerving van werken, leveringen of diensten en die een of meerdere facturen van een ondernemer met betrekking tot bedoelde werken, leveringen of diensten tot gevolg hebben.

Leveringen Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012.

Offerte Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.

Offerteaanvraag Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet 2012 en de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2014/23/EU en 2014/24/EU.

Opdracht Een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel voor werken, leveringen of diensten of een raamovereenkomst

Ondernemer Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.

Lokale Ondernemer Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’ die een vestiging heeft (zijnde geen postbusadres) binnen de gemeentegrens.

Regionale Ondernemer Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’ die een vestiging heeft (zijnde geen postbusadres) binnen de gemeentegrenzen van de regio Parkstad Limburg.

Proportionaliteitsbeginsel Dit beginsel houdt in dat de keuzes die een aanbestedende dienst maakt en de eisen en voorwaarden die zij stelt bij een aanbesteding in redelijke verhouding dienen te staan tot de aard en omvang van de opdracht.

Transparantiebeginsel Dit beginsel houdt in dat alle eisen, gunningscriteria en voorwaarden in een aankondiging of bestek duidelijk, precies en ondubbelzinnig worden geformuleerd.

Werken Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012.

De Gemeente wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

a. Rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.

De Gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de Gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staan centraal. De Gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor Ondernemers tot gemeentelijke opdrachten.

b. Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.

Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de contractant en het streven naar wederzijds respect tussen de Gemeente en de Contractant. De Gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.

c. Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijskwaliteit verhouding.

Bij het inkopen van Werken, Leveringen en Diensten kan de Gemeente ook interne en andere (externe) gemeentelijke kosten betrekken in de afweging (‘Total cost of ownership’). Ook de kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol.

d. Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de Gemeente

Inkoop moet ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau van de Gemeente en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van Inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen.

e. De Gemeente stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor Ondernemers voorop.

Zowel de Gemeente als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De Gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan de Gemeente hiertoe digitaal Inkopen (en aanbesteden). De Gemeente maakt, waar mogelijk, gebruik van de een of meerdere krachtens algemene maatregel van bestuur vastgestelde modellen (‘Eigen Verklaring’.

Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit inkoopbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.

3.1 Algemeen juridisch kader

De Gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na.

Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de Gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

• Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en de Rechtsbeschermingsrichtlijn vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Europese richtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie. Tot slot is ook het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie van belang.

• Aanbestedingswet 2012: dit nieuwe wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijnen 2014/23/EU en 2014/23/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’) en Richtlijn 2007/66/EG (‘Rechtsbeschermingsrichtlijn WIRA’). Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.

• Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten.

• Gemeentewet: het wettelijke kader voor gemeenten.

3.2 Uniforme documenten

De Gemeente streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn. De Gemeente past bij de betreffende Inkoop in ieder geval toe:

• Aanbestedingsreglement werken 2016 (‘ARW 2016’) voor werken;

• Algemene Inkoopvoorwaarden gemeente Kerkrade voor leveringen en diensten 2017;

• Gids Proportionaliteit voor werken, leveringen en diensten;

• Uniforme Administratieve Voorwaarden 2012 (UAV 2012) voor werken;

• Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT);

• Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA).

3.3 Algemene beginselen bij inkoop

a Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

De Gemeente neemt bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang, de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

• Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

• Non-discriminatie: Discriminatie op grond van nationaliteit is niet toegestaan.

• Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.

• Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De Gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.

• Wederzijdse erkenning: Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de Gemeente.

b Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

De Gemeente neemt bij al haar inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het proportionaliteitsbeginsel, gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

3.4 Grensoverschrijdend belang

Voorafgaand aan Inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de Gemeente de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde Ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse.

Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd.

Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal de Gemeente een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel.

3.5 Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de Gemeente. De Gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

3.6 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.

4.1 Integriteit

a De Gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.

De Gemeente heeft hoog in het vaandel staan dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. De gedragscodes voor ambtenaren zijn door uw college op 24 juni 2003 vastgesteld middels de nota ‘Gedragsregels ambtelijke integriteit’ met het kenmerk 03n00539. De gedragscodes voor raadsleden, wethouders en burgemeester zijn middels een raadsbesluit met het kenmerk

15Rb036 op 30 september 2015 vastgesteld. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

b De Gemeente contracteert enkel met integere ondernemers.

De Gemeente wil enkel zaken doen met integere ondernemers. Dit zijn ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.

Contractant en haar onderaannemers, dienen daarbij de naleving van de universele rechten van de mens, waaronder vakbondsvrijheid en het verbod op kinderarbeid, gedwongen arbeid en discriminatie, te respecteren. Contractant heeft daarbij een inspanningsverplichting om dit afhankelijk van een redelijke inschatting van de risico’s bij haar onderaannemers te controleren en te borgen.

Ondernemers die niet aan het voorgaande voldoen worden uitgesloten van deelname aan Gemeentelijke aanbestedingen.

4.2 Duurzaam inkopen

a Bij inkopen neemt de Gemeente milieuaspecten in acht.

De Gemeente heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. De Gemeente streeft er naar om in 2018 100 % duurzaam in te kopen. Duurzaam inkopen is het meenemen van sociale en milieuaspecten in het inkoopproces. Dit komt o.a. tot uitdrukking door het volgende:

• Bij de product- en marktanalyse, kan de Gemeente inventariseren welke Werken, Leveringen of Diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt wordt aangeboden;

• In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de selectie- en gunningcriteria) en in de te sluiten overeenkomst worden duurzaamheidcriteria opgenomen;

• De Gemeente kan kiezen om digitaal in te kopen (E-procurement, gebruik van e-mail etc.);

• De Gemeente zal de aangeboden duurzame oplossingen monitoren. Op deze wijze kan zij een duurzame oplossing inbedden in de eigen organisatie van de gemeente en haar werkwijze.

Met betrekking tot een aantal ‘productgroepen’ zijn door Agentschap NL zogenaamde ‘duurzaamheidcriteria’ opgesteld. Het CROW (nationaal kennisplatform voor infrastructuur, verkeer, vervoer en openbare ruimte) heeft bijvoorbeeld de duurzaamheidcriteria die betrekking hebben op de GWW-sector geschikt gemaakt voor toepassing in RAW-bestekken door middel van het opstellen van de ‘RAW-Catalogus Bepalingen – Duurzaam Inkopen’.

b Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats.

Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsre-integratie, arbeidsomstandigheden en – indien passend – social return. De gemeente heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij stimuleert daarom - waar mogelijk en doelmatig - de participatie van arbeidsgehandicapten in het arbeidsproces. Daarnaast worden werken, leveringen en/of diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.

c Social Return.

De Gemeente hecht waarde aan duurzaam inkopen en het stimuleren van participatie op sociaal gebied met behulp van Social Return on Investment (SROI). De Gemeente bekijkt bij elke opdracht of en in welke mate daaraan een sociale doelstelling kan worden verbonden. De Gemeente kan aan deze doelstelling invulling geven door het toepassen van een sociale paragraaf of door het toepassen van sociale criteria. Het projectbureau “Social Return Parkstad” adviseert de Gemeente met betrekking tot de formulering in de aanbestedingsstukken van de sociale paragraaf, de sociale verplichting, en draagt zorg voor de invulling en uitvoering van de eerdergenoemde verplichting Social Return.

4.3 Innovatie

De gemeente moedigt – daar waar mogelijk – innovatiegericht inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht Inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de gemeente ruimte aan de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand product.

• 5.

  Economische uitgangspunten

5.1 Product- en marktanalyse

a Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

De Gemeente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.

5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

a De Gemeente acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk.

De Gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De Gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en)), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

b De Gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.

Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de Gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De Gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.

5.3 Lokale economie en MKB

a De Gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt.

In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de Gemeente moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van de inkoop.

b De Gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB).

Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De Gemeente houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de Gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

5.4 Samenwerkingsverbanden

De Gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerking binnen de eigen organisatie als voor samenwerking met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningschappen, belastingen en sociale regelgeving.

5.5 Bepalen van de inkoopprocedure

De Gemeente zal, met inachtneming van de gids Proportionaliteit, bij de in de onderstaande tabellen genoemde bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij uit een marktverkenning blijkt dat dit niet aansluit bij het type inkoop en het karakter van de markt waarin de Ondernemers opereren. In dat laatste geval kan de Gemeente ook kiezen voor een andere procedure, aangezien het voor bepaalde inkopen niet te kwantificeren is in een vast bedrag.

Werken en concessies werken

Alle genoemde drempelwaarden exclusief BTW.

Diensten en leveringen

Alle genoemde drempelwaarden exclusief BTW.

Voor opdrachten in de categorie ‘sociale en andere specifieke diensten’ geldt in afwijking van de reguliere grensbedragen voor Europees aanbesteden een drempelbedrag van € 750.000,-.

Sociale en andere specifieke diensten

Alle genoemde drempelwaarden exclusief BTW.

De Europese Commissie stelt elke twee jaar nieuwe drempelvoorwaarden vast. De in de bovenstaande tabellen genoemde Europese drempelwaarden zijn vastgesteld in Verordening nr. EU 2015/2170 van de Europese Commissie van 25 november 2015 en zijn geldig van 1 januari 2016 tot en met 31 december 2017.

Als uitgangspunt voor het bepalen van de inkoopprocedure is de bovenstaande tabel opgenomen in deze paragraaf. De dan gekozen procedure wordt vervolgens geverifieerd aan voorschrift 3.4.a uit de Gids Proportionaliteit :

De aanbestedende dienst beziet per opdracht welke aanbestedingsprocedure

geschikt en proportioneel is, daarbij slaat hij in ieder geval acht op de volgende aspecten:

• omvang van de opdracht;

• transactiekosten voor de aanbestedende dienst en de inschrijvers;

• aantal potentiële inschrijvers;

• gewenst eindresultaat;

• complexiteit van de opdracht;

• type van de opdracht en het karakter van de markt.

Als de verificatie een andere procedure oplevert dan de uitkomst uit de tabel dan is de procedure die volgt uit de verificatie maatgevend.

Indien met bovenstaande aspecten rekening is gehouden dan leidt dat ertoe dat er bewuste keuzes worden gemaakt en dat wordt voldaan aan de motiveringsverplichtingen die vanuit de aanbestedingsregels op de Gemeente rusten. De zwaarte van de motivering en het aantal onderwerpen waarover gemotiveerd moet worden is mede afhankelijk van het bedrag van de Inkoop.

5.6 Raming en financiële budget

Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De Gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

5.7 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

De Gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de Gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De Gemeente wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

• 6.

  Organisatorische uitgangspunten

6.1 Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.

Bovengenoemde stappen staan nader uitgewerkt in het aanbestedingsprotocol (inkoophandboek). In dit document wordt dieper ingegaan op bovengenoemde stappen. Op deze wijze wordt een professioneel, uniform en doelmatig inkoopproces nagestreefd.

6.2 Inkoop in de organisatie

De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden rondom inkoop en aanbesteden zijn geordend rondom het gecoördineerde inkoopmodel. Dit model beschrijft de inkooporganisatorische verdeling van de activiteiten van het inkoopproces en welke functionarissen, welke activiteiten binnen de inkoopfunctie uitvoeren (inclusief de bijbehorende taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden) en geeft aan op welke wijze de bij inkoop betrokken functionarissen onderling zorgen voor afstemming. In de gemeente Kerkrade is het gecoördineerde inkoopmodel geïmplementeerd in een ver doorgevoerde taakverdeling tussen de afdeling Bestuur en Bedrijfsvoering, zijnde de coördinerende afdeling, en de sectoren (vakafdelingen en bedrijfsbureau’s). Dit gecoördineerd inkoopmodel sluit aan op de besturingsfilosofie van de gemeente Kerkrade van integraal management.

6.3 Verantwoordelijken

Inkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. De mandaat- en volmachtsverordening en de vigerende functieprofielen geven invulling aan deze verantwoordelijkheden.

Dit inkoop en aanbestedingsbeleid treedt in werking per 22 november 2017 en vervangt het ‘Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Kerkrade 2016’.