Reglement van orde Sportraad Barendrecht

1. De Commissie vergadert minimaal vier keer per jaar en de Vergaderingen vinden plaats in het gemeentehuis.

2. De Commissie vergadert voorts, indien de voorzitter en twee (2) leden het nodig oordelen.

3. De Voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere vergaderplaats aanwijzen.

1. De Voorzitter zendt ten minste zeven dagen voor een Vergadering de leden een schriftelijke oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de Vergadering.

2. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de leden verzonden.

3. Indien een aanvullende agenda wordt vastgesteld als bedoeld in artikel 7, eerste lid, worden deze agenda en de daarop vermelde voorstellen of onderwerpen zo spoedig mogelijk aan de leden gezonden met dien verstande dat bedoelde voorstellen tenminste 48 uur voor aanvang van de Vergadering (elektronisch) in hun bezit zijn.

1. In spoedeisende gevallen kan de Voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van een Vergadering een aanvullende agenda opstellen.

2. Bij aanvang van de Vergadering stelt de Commissie de agenda vast. Op voorstel van een lid kan de Commissie bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.

3. Op voorstel van een lid of de Voorzitter kan de Commissie de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.

4. Formele adviesaanvragen van het College maken deel uit van de agenda en de Commissieberaadslagingen daarover hebben ten doel een gevraagd advies binnen de gestelde randvoorwaarden te kunnen uitbrengen.

5. Wanneer de Commissie een formele adviesaanvraag van het College onvoldoende voorbereid vindt om over te kunnen adviseren binnen de gestelde tijd, bepaalt de Voorzitter op welke wijze en binnen welke termijn het advies wordt opgesteld en aan het College wordt uitgebracht. De Voorzitter meldt dit onverwijld aan het College.

1. De Commissie kan over bepaalde aangelegenheden alleen beraadslagen of besluiten, indien blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

2. Indien er bij ontbreken van een quorum geen Advies kan worden opgesteld op een voorgenomen besluit of voorstel van het College, schrijft de Voorzitter binnen acht dagen een nieuwe Vergadering uit om het advies te kunnen afronden. De meerderheid van de Vergadering bepaalt dan het standpunt van de Commissie ook al ontbreekt het quorum.

3. De Commissie nodigt de gemeentelijke beleidsambtenaar voor sportzaken uit bij alle reguliere Vergaderingen, om zich op de hoogte te kunnen stellen van actuele ontwikkelingen op het beleidsterrein van sport en bewegen in de gemeente.

Vanwege de belangrijke rol van de buurtsportcoaches in de uitvoering van gemeentelijk beleid nodigt de Commissie ook een vertegenwoordiger van de buurtsportcoaches uit om deel te nemen aan alle reguliere Vergaderingen. Hoewel de gemeentelijke beleidsambtenaar en de vertegenwoordiger van de buurtsportcoaches geen onderdeel vormen van de Commissie, zijn deze functionarissen ten aanzien van geheimhouding, omschreven in Artikel 9, gelijkgesteld aan leden van de Commissie.

Op aanwijzingen van de Voorzitter van de Commissie kunnen beraadslagingen omtrent bepaalde onderwerpen worden gevoerd zonder aanwezigheid van de gemeentelijke beleidsambtenaar en/of de vertegenwoordiger van de buurtsportcoaches.

4. De Commissie kan zich laten adviseren door een of meer deskundigen of adviseurs. Op verzoek van de voorzitter kunnen deskundigen/adviseurs deelnemen aan de beraadslagingen van de sportraad tijdens de behandeling van het betrokken agendapunt. Indien aan het inroepen van ondersteuning van deskundigen/adviseurs kosten verbonden zijn, dan dient de Commissie hier vooraf een besluit te nemen en hiervoor een machtiging is verkregen van het College.

1. De Commissie vergadert in het openbaar.

2. De Commissie vergadert in beslotenheid indien in de Vergadering stukken aan de orde komen waaromtrent overeenkomstig artikel 25 van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd.

3. De Commissie kan, op voorstel van de Voorzitter of één van zijn leden, besluiten in beslotenheid te vergaderen op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur.

1. Een ieder kan zich, voor aanvang van een Vergadering, melden bij de Voorzitter met het verzoek het woord te mogen voeren.

2. Onmiddellijk na aanvang van de vergadering verleent de voorzitter aan degene, die zich aldus heeft aangemeld, het woord. Indien er meerdere sprekers zijn wordt hun het woord verleend in volgorde van aanmelding.

3. Een spreker mag gedurende maximaal vijf minuten het woord voeren, doch alleen met betrekking tot punten van de agenda.

1. De Commissie neemt besluiten bij voorkeur in unanimiteit of, indien dat niet mogelijk is, bij meerderheid van stemmen.

2. Indien een even aantal leden van de Commissie deelneemt aan de Vergadering en de stemmen staken, dan telt de stem van de Voorzitter zwaarder dan van een van de aanwezige leden.

3. Evenals een besluit wordt een Advies van de Commissie aan het College bij voorkeur geformuleerd in unanimiteit, of als dat niet mogelijk is bij meerderheid van stemmen.

4. Een Advies wordt uitgebracht op schrift. Indien van toepassing, onder vermelding van de namen van de leden die mededeling hebben gedaan van hun goed- of afkeuring, en met aantekening van de namen van de leden die zich niet uitgelaten hebben.

1. Het conceptverslag van de Vergadering wordt onder verantwoordelijkheid van de Voorzitter zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk vijftien dagen na de Vergadering aan de leden toegezonden. Het conceptverslag wordt op hetzelfde moment aan de gemeente beleidsambtenaar voor sportzaken, de vertegenwoordiger van de buurtsportcoaches en eventuele overige personen die het woord gevoerd hebben, toegezonden.

2. Aan het begin van de daarop volgende Vergadering wordt het verslag vastgesteld.

3. De leden van de Commissie en het College hebben het recht een voorstel tot wijziging van het verslag aan de Voorzitter van de Commissie te doen, indien het verslag onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft hetgeen besloten is.

Een voorstel tot wijziging kan voor aanvang van de Vergadering schriftelijk bij de Secretaris worden ingediend, of aan het begin van de Vergadering anderszins kenbaar worden gemaakt.

4. Het verslag dient in te houden:

• a)

  de namen van de Voorzitter en de leden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;

• b)

  welke leden afwezig waren;

• c)

  een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

• d)

  een zakelijke samenvatting van het gesprokene met vermelding van de namen van de aanwezigen die het woord voerden;

en indien van toepassing:

• e)

  besluiten die zijn genomen;

• f)

  vermelding van het uitbrengen van Advies;

• g)

  vervolgacties die zijn afgesproken, met vermelding van de naam van degene die de actie zal opvolgen.

5. Het verslag wordt opgesteld onder verantwoordelijkheid van de Voorzitter.

6. Het vastgestelde verslag wordt door de Voorzitter gedateerd en in de volgende vergadering goedgekeurd / vastgesteld.