Evenementenbeleid Gemeente Meerssen 2026 – 2031

1. Inleiding

De gemeente Meerssen kent een rijk verenigingsleven en een lange traditie van culturele, sportieve en maatschappelijke evenementen. Evenementen dragen bij aan de leefbaarheid, sociale cohesie, toeristische aantrekkingskracht en economische vitaliteit van de gemeente breed. Evenementen leven heel nadrukkelijk in de diverse kernen, waarbij ze vaak een eigen identiteit en bezoekersgroep kennen.

Het huidige evenementenbeleid dateert uit 2010 (Raadsbesluit 23 april 2010) en is door landelijke en maatschappelijke ontwikkelingen aan vernieuwing toe. De gemeente heeft behoefte aan een toekomstbestendig evenementenbeleid dat voldoende ruimte biedt voor de verdere doorontwikkeling van evenementen maar ook de openbare orde en veiligheid waarborgt en de belangen van inwoners beschermt. Verder hebben ook de organisatoren behoefte aan een nieuwe richting. Zij willen dat de gemeente een proactieve rol gaat vervullen, in plaats van de passieve rol waarbij de gemeente zich opstelt als de “afwachtende toetser en beoordelaar”, aldus uitspraken tijdens het participatieproces.

Met deze beleidsnota wil de gemeente een koers bepalen voor de toekomst van evenementen in de gemeente Meerssen. Door in te zetten op draagvlak, kwaliteit, veiligheid, duurzaamheid en samenwerking wordt ruimte geboden aan zowel bestaande tradities als nieuwe initiatieven. Een voortdurende monitoring maakt het mogelijk om de voortgang te volgen en waar nodig tijdig bij te sturen. Zo blijven evenementen bijdragen aan de levendigheid en aantrekkelijkheid van de gemeente Meerssen voor inwoners en bezoekers.

Het nieuwe evenementenbeleid kent een nauwe relatie met de toekomstvisie “Meerssen, een toekomst vol kansen 2025 – 2035!” die op 2 oktober 2024 door de gemeenteraad werd vastgesteld. In deze visie is aandacht besteed aan de leefbaarheid in de kernen en de economische impuls die recreatie en toerisme de komende jaren moet krijgen. Met het door ontwikkelen van evenementen in de diverse kernen van de gemeente wordt meegewerkt aan het verbeteren van de leefbaarheid en de groei van de sector “Recreatie & Toerisme”.

Daarnaast is ook een relatie gelegd met de door de gemeenteraad op 16 december 2024 vastgelegde beleidsnotitie toerisme “Verwonder je over sfeervol Meerssen 2025 – 2028”. In deze notitie worden evenementen genoemd als belangrijke onderdelen voor de groei van het toerisme in de gemeente en het bevorderen van de leefbaarheid en sociale cohesie. Vermeld wordt onder meer dat evenementen bij voorkeur moeten aansluiten bij de thema’s kunst, lokaal cultureel erfgoed, lokale producten en monumenten / historie.

Gezorgd moet worden voor een goede balans tussen leefbaar en levendigheid. Inwoners moeten het gevoel hebben dat ze in een levendige gemeente toch de nodige rust en ontspanning kunnen vinden.

2. Het participatietraject

De afgelopen maanden hebben diverse gesprekken plaatsgevonden met:

• -

  Evenementenorganisatoren

• -

  Dorpskern overleggen

• -

  Inwoners

• -

  Ondernemers

Ook is een vragenlijst verspreid over het huidige evenementenbeleid en de toekomst onder ruim 200 personen, netwerken, organisatoren en andere organisaties.

De algemene indruk tijdens de bijeenkomsten en de ingezonden antwoorden op vragen over het huidige en toekomstige beleid was dat:

• -

  Er behoorlijk wat evenementen in de dorpskernen zijn die weliswaar dorpskern gebonden zijn maar voldoen aan de behoefte van de kern en de sociale cohesie en trots binnen de kern instandhouden en bevorderen. Deze evenementen moeten behouden blijven;

• -

  De gemeente wordt gezien als een passieve partner die niet goed of laat communiceert en die een complex vergunningentraject hanteert. Er moet een compacter en simpeler traject komen;

• -

  Een centrale evenementenkalender een goede ondersteuning kan zijn om te komen tot beter overleg tussen organisatoren, gemeente en hulpdiensten en zorgen voor een betere spreiding van evenementen door het jaar heen. Momenteel wordt ook gekeken naar regionale inventarisatie en afstemming;

• -

  Er structureel overleg zou moeten komen tussen de gemeente en de organisatoren;

• -

  Het goed zou zijn om te onderzoeken of bestaande evenementen samengevoegd zouden kunnen worden zodat ze gezamenlijk meer kunnen gaan betekenen;

• -

  Nieuwe evenementen door ongeveer de helft van de participanten als gewenst worden gezien, mits zij passen binnen dat wat de gemeente Meerssen bindt, het DNA.

Een van de buurtnetwerken uitte de wens om een “kerngericht budget” per kern beschikbaar te stellen. Dat budget zou dan kunnen worden ingezet voor evenementen in de betreffende kern.

Het participatietraject was vrij intensief en betrof een brede groep van de samenleving. Een aantal inwoners, raadsleden, organisatoren, verenigingen, netwerken, bedrijven en andere groeperingen hebben positief kritisch gereageerd. Dank gaat uit naar iedereen die zijn of haar mening kenbaar heeft gemaakt.

Tijdens de tweede bijeenkomst over het toekomstige evenementenbeleid met organisatoren, dorpskern overleggen, welzijnsorganisaties, inwoners en raadsleden is gevraagd wat de gemeente Meerssen uniek maakt.

Het antwoord, weergegeven in een word Cloud:

De grootste gemene deler kan worden omschreven als de unieke ligging, natuur en uitzichten, het culturele erfgoed/geschiedenis, de sterke sociale binding en een hecht verenigingsleven in de kernen. De inwoners maken goed gebruik van de kernwaarden (natuur, cultuur en historisch erfgoed, het unieke landschap en de sterke verbondenheid binnen de kernen) bij de organisatie van veel evenementen in de kernen. Behoud van deze instelling is erg belangrijk.

3. Waarom een nieuw evenementenbeleid?

Evenementen zijn om verschillende redenen belangrijk voor de gemeente. Ze brengen levendigheid en vertier in de gemeente en bieden een laagdrempelig podium om diverse uitingen zichtbaar te maken voor een groter publiek. Daarnaast kunnen evenementen een positieve invloed hebben op de economische vitaliteit van de gemeente en kunnen zij een bijdrage leveren aan de werkgelegenheid. Horeca, detailhandel en verblijfsaccommodaties profiteren vaak van evenementen. Daarnaast kunnen evenementen zorgen voor een algemene imagoversterking van de gemeente en versterken zij de sociale cohesie.

Wat is er mis met het huidige evenementenbeleid en - proces?

Het huidige evenementenbeleid dateert van 2010 en is vastgelegd in het “besluit van de gemeenteraad houdende regels omtrent (de)regulering van evenementen”. Dit beleid werd destijds vastgesteld met als doel om minder regels te laten gelden voor iemand die een evenement wil organiseren. In het besluit ontbreekt een visie, een ambitie en wordt nauwelijks aandacht besteed aan criteria voor de organisatie en/of verwerving van evenementen voor de gemeente. Er is behoefte aan een duidelijke kaderstelling welke evenementen welkom zijn in de gemeente Meerssen.

In gesprek met ambtenaren, hulpdiensten en organisatoren blijkt dat een groot deel van de gestelde regels in het huidige beleid niet actief wordt gehanteerd.

Zo worden de termijnen regelmatig niet gehanteerd, kan de communicatie soms beter en sneller, worden vereisten voor draaiboeken en veiligheidsplannen niet strikt gehandhaafd en ontbreekt het veelal aan constructief overleg tussen de gemeente / hulpdiensten en de organisator.

Daarnaast is er behoefte aan een betere balans tussen de leefbaarheid en levendigheid van de kernen. Een nieuw beleid helpt daarbij omdat dit aangeeft wat de gemeente wel en niet belangrijk vindt bij de verwerving / organisatie van evenementen. In het huidige beleid zijn daar geen criteria voor vastgelegd.

Maar ook landelijk zijn er ontwikkelingen die concreet vragen om een aanpassing van het evenementenbeleid:

• a.

  Exploitatie van evenementen onder druk

De afgelopen jaren is de wereld snel veranderd. Na de Coronacrisis volgden ontwikkelingen zich snel op, waaronder de stikstofcrisis, energiecrisis en groei van de inflatie. Dit heeft haar sporen nagelaten in het evenementenlandschap. Organisatoren hebben te maken met kostenstijgingen, gebrek aan materialen, personeelstekorten, dalende inkomsten en meer beveiligingspersoneel. Dit wordt doorberekend aan de bezoekers. Door de hogere prijs van entreekaarten en consumpties blijven bezoekers weg of besteden zij minder. Bedrijven zijn terughoudend met sponsoring. Veel organisatoren kunnen de begroting niet (meer) sluitend krijgen, waardoor het steeds ingewikkelder wordt om een evenement kwalitatief hoogwaardig én veilig te organiseren.

• b.

  Veranderende samenleving en wet- en regelgeving

Door maatschappelijke veranderingen en veranderende wet- en regelgeving en mogelijke verhoogde terreurdreiging wordt er van de gemeente verwacht (nog) meer oog te hebben voor het verantwoord en veilig laten verlopen van evenementen. Zo is er steeds meer aandacht voor de openbare orde en veiligheid en de hinder voor de omgeving. Ook geldt er steeds meer wetgeving, bijvoorbeeld op het gebied van natuurbescherming (stikstof), duurzaamheid (circulaire bekersystemen) en schaarste (eerlijke concurrentie). Verder moet het evenementenbeleid aansluiten op de Omgevingswet die in 2024 in werking is getreden. Door dit alles is het evenementenproces de afgelopen jaren complexer geworden en vraagt het van de organisatie veel inspanningsvermogen om alle juridische, maatschappelijke en organisatorische werkzaamheden te verrichten en uitdagingen aan te gaan.

Op grond van het bovenstaande is de ontwikkeling van een nieuwe evenementennota, een verbeterd evenementenproces en actuele uitvoeringsregels van groot belang.

4. Waar gaan we naar toe met het nieuwe evenementenbeleid?

Visie:

De in dit beleid opgenomen visie spreekt een ambitie uit en is het uitgangspunt voor het vaststellen van rolverdelingen, taken, het opstellen van doelstellingen en strategieën en uiteindelijk voor het totale evenementenbeleid. Uiteraard ligt de visie van het nieuwe evenementenbeleid in lijn met de visie genoemd in de door de gemeenteraad vastgestelde toekomstvisie gemeente Meerssen “een toekomst vol kansen”2025 – 2035. Enkele woorden daaruit: “leefbare kernen, saamhorigheid, natuur, behoud cultuur & erfgoed”.

De visie van de gemeente Meerssen op het nieuwe evenementenbeleid kan als volgt worden omschreven:

Ambitie:

De in dit evenementenbeleid uitgesproken ambitie moet breed gedragen worden door de gemeente, de inwoners en hun (belangen)organisaties en de organisatoren. De ambitie kan als volgt worden omschreven:

• •

  Het behouden en versterken van de diversiteit aan evenementen.

• •

  Het faciliteren van innovatieve en toekomstbestendige evenementen.

• •

  Het vergroten van de aantrekkingskracht van de gemeente Meerssen als locatie passend bij het DNA van de gemeenschap.

• •

  Gericht op behoud van evenementen en indien gewenst en haalbaar op uitbreiding van evenementen indien zij een maatschappelijke en economische meerwaarde voor de gemeente creëren.

• •

  Inwoners zijn niet alleen trots op de kern waarin ze wonen maar ook op de gemeente Meerssen.

• •

  Streven naar de juiste balans tussen de opbrengst van evenementen en de overlast die ervan wordt ervaren.

• •

  Pro actieve ondersteuning van de gemeente voor de organisatoren (professioneel en vrijwilligers) en klantgerichte ondersteuning en begeleiding in het proces van vergunningverlening en organisatie.

• •

  Dusdanig upgraden van het ambtelijk apparaat en het actualiseren van evenementenprocessen en – regelgeving dat de doelstelling en ambities kunnen worden gerealiseerd.

DNA van de gemeente Meerssen:

In dit evenementenbeleid wordt het DNA van de gemeente Meerssen gezien als de basis waarbinnen alle (nieuwe) evenementen zouden moeten passen. Het DNA van een gemeente gaat over de identiteit en unieke eigenschappen van de gemeente Meerssen, het karakter, de cultuur en de waarden die de gemeente Meerssen onderscheiden van andere gemeenten.

Gebruik makend van de toekomstvisie 2025 – 2035 en de beleidsnotitie “verwonder je over sfeervol Meerssen 2025 – 2028” kan het DNA van de gemeente Meerssen worden omschreven als “een groene, betrokken woongemeente met oog voor lokale identiteit, samenwerking en kwaliteit van leven”. De kernwaarden natuur, cultuur en historisch erfgoed, het unieke landschap en de sterke verbondenheid binnen de kernen spelen daarbij een belangrijke rol.

Doelstellingen

• 1.

  Kwaliteit & identiteit

  • o

    Evenementen passen bij de identiteit en schaal van de gemeente Meerssen.

  • o

    Promotie van het unieke karakter van lokale tradities en erfgoed.

  • o

    Verhogen van de aantrekkelijkheid van de gemeente voor inwoners en bezoekers.

• 2.

  Samenwerking & participatie

  • o

    Draagt bij aan de maatschappelijke samenhang van en tussen alle kernen van de gemeente (sociaal-maatschappelijke doelstelling)

  • o

    Versterkt de rol en sociale cohesie van verenigingen en vrijwilligers.

  • o

    Bevordert publiek-private samenwerking (ondernemers, horeca, organisaties).

• 3.

  Veiligheid & leefbaarheid

  • o

    Schept heldere kaders voor vergunningverlening en veiligheid.

  • o

    Zorgt voor balans tussen levendigheid en leefbaarheid (geluid, verkeer, milieu).

• 4.

  Duurzaamheid

  • o

    Stimuleert afvalreductie, circulaire materialen en energiezuinige oplossingen.

  • o

    Bevordert duurzame mobiliteit van bezoekers en deelnemers.

• 5.

  Economische en toeristische impact

  • o

    Evenementen zijn ingezet als motor voor lokale economie en toerisme.

  • o

    Er is een koppeling met regionale en Euregio-activiteiten.

Beoogd effect:

• •

  Heldere criteria en richtlijnen voor de (financiële) ondersteuning van evenementen;

• •

  Een transparante en eerlijke procedure voor verdeling van evenementensubsidies;

• •

  Ruimte voor (door)ontwikkeling en vernieuwing van het evenementenaanbod;

• •

  Een divers, gespreid en evenwichtig evenementenprogramma;

• •

  Een evenementenaanbod dat bijdraagt aan de doelstellingen van de gemeente;

• •

  Duidelijkheid bij alle partijen over de rol van de gemeente in het ondersteunen van evenementen.

5. Ook bij evenementen is het “keuzes maken”

Naast haar verplichte taken op het gebied van vergunningen, handhaving en veiligheid, wil de gemeente graag een faciliterende, stimulerende en verbindende rol blijven spelen. Dat moet passen naast de verplichte taken om de verschillende tegenstrijdige belangen af te wegen via het vergunningenproces en naleving van voorschriften te borgen via toezicht en waar nodig handhaving.

Uitgaande van de doelstellingen en het huidige evenementenaanbod worden voor de komende jaren de volgende keuzes gemaakt:

• Ten aanzien van het evenementenaanbod:

• -

  Het bestaande brede evenementenaanbod wordt behouden, waarbij veel waarde wordt gehecht aan lokale tradities in de kernen.

• -

  Er komt ontwikkelruimte voor nieuwe interessante initiatieven of eenmalige bijzondere evenementen die zich aandienen of waarop de gemeente inzet en die passen binnen het DNA van de gemeente Meerssen.

  Ten aanzien van de uitvoering:

• -

  Er komt één evenementenloket. Proactief en servicegericht werken, zodat evenementenorganisatoren snel hun weg kunnen vinden binnen de gemeente. Omgekeerd wordt ook een actieve houding van de organisator verwacht.

• -

  De gemeente zet zich in voor een duurzame en inclusieve wereld. Samen met de organisatoren wordt gekeken hoe evenementen duurzamer en toegankelijker gemaakt kunnen worden voor elke inwoner en/of gast.

  Ten aanzien van evenementenlocaties:

• -

  Er worden locatieprofielen opgesteld voor locaties die jaarlijks regelmatig gebruikt worden voor grotere evenementen. Deze profielen moeten inzicht geven in de mogelijkheden die de betreffende locaties bieden. Doel is de juiste match te kunnen maken tussen locatie en evenement. Binnen de profielschets zal voorts aandacht zijn voor het aantal en soort evenementen per locatie.

• -

  De vaststelling van locatieprofielen voor evenementenlocaties beschrijft de uitkomst van locatieonderzoek en van de belangenafweging en verwoordt de balans, en dus de begrenzing, tussen evenementen en de omgeving. Dit maakt dat de organisator vooraf weet wat hij op die locatie kan organiseren.

De locatieprofielen worden stapsgewijze gedurende de planperiode opgesteld, zodat er geen extra personeelscapaciteit nodig is bij de afdeling Ruimte.

6. De toekomst van evenementen in de gemeente Meerssen, een sfeervol welkom!

De afgelopen jaren worden er in alle kernen in totaal tussen de 75 en 85 evenementen per jaar georganiseerd.

Het betreft dan grotere en kleinere evenementen inclusief doorkomsten van bijvoorbeeld wielertochten of toertochten. Veel van de evenementen – vermeld in de categorie anders – zijn sterk kerngericht en worden voor het grootste deel bezocht door de inwoners van de betreffende kern.

6.1 Koesteren van huidige evenementen

De evenementenkalender is redelijk gevuld met vooral kleinere evenementen of evenementen die slechts één dag of een weekend plaatsvinden. Bestaande evenementen worden vaak in een lange traditie hetzelfde georganiseerd.

Samen met de stakeholders wordt gekeken om de grotere traditionele evenementen een nieuwe boost te geven. Een upgrade van huidige evenementen en/of een combinatie daarvan zou een waardevolle aanvulling op het evenementenaanbod zijn.

6.2 Versterken van het evenementenaanbod

De gemeente koestert de (bestaande) evenementen en ondersteunt evenementen die passen bij de visie. Dit betekent overigens niet dat huidige evenementen blijven bestaan of dat de gemeente die blijvend subsidieert. Innovaties en (maatschappelijke) ontwikkelingen volgen elkaar in een rap tempo op. Daarom is het belangrijk dat evenementen continu in beweging blijven en blijven vernieuwen.

Door evenementen een (extra) kwaliteitsimpuls te geven, kunnen ze toekomstbestendiger worden. Dit sluit ook aan op de uitkomsten van de participatie, waarin de kwaliteit van de evenementen veelvuldig aan bod kwam. Kwaliteit is echter meer dan een goede programmering. De beleving en waardering van en door de bezoeker staan steeds meer centraal.

Wat is kwaliteit?

Wanneer de verschillende definities van kwaliteit vertaald worden naar evenementen, dan kan kwaliteit worden omschreven als de combinatie van:

• -

  Een aansprekend en onderscheidend programma

• -

  Aansluiting op de identiteit, profilering en kernwaarden van de gemeenschap

• -

  Het verbinden van de kernwaarden van de gemeente

• -

  Aantrekkelijke sfeer op het evenemententerrein / locatie

• -

  Goede uitstraling en duurzame aankleding

• -

  Aantrekkingskracht op lokale, (eu)regionale en/of landelijke bezoekers

• -

  Er wordt samengewerkt met (lokale) partners, ondernemers, veiligheids- en hulpdiensten

Meer samenhang in organiseren!

Door meer samenhang op de evenementenkalender te creëren, kunnen evenementen nog waardevoller worden. Een voorbeeld hiervan is het (thematisch) clusteren van evenementen, zoals bijvoorbeeld activiteiten die rond het Octaaf zouden kunnen plaatsvinden. Samen maken evenementen immers meer impact. Meerdaagse evenementen zouden versterkend kunnen bijdragen aan de verblijfseconomie. Zeker in de periode waarop de campings open zijn.

In 2026 wordt het initiatief genomen voor het opstarten van structureel overleg met de organisatoren en andere stakeholders voor wat betreft evenementen. Naast informatieverstrekking over nieuwe en aangepaste regelgeving, vergunningaanvragen en -verlening, wordt het overleg ook gebruikt om te onderzoeken waar spreiding van evenementen en/of samenwerking door aankoop, inhuren, programmering vrijwilligers etc. mogelijk of nodig is.

6.3 Aantrekkelijk en gevarieerd

De ambities van dit evenementenbeleid staan centraal voor de gemeente Meerssen in de toekomst: een vitale, levendige en leefbare gemeente met een aantrekkelijk, inspirerend en gevarieerd jaarrond evenementenaanbod voor iedereen. Om deze ambities waar te maken zijn er niet alleen organisatoren nodig die met enthousiasme en creativiteit hun evenementen organiseren, maar ook inwoners in alle kernen die evenementen verwelkomen.

6.4 Aantrekken beeldbepalend cultureel evenement

De ambitie is om een meerdaags cultureel festival met aanbod van onder meer muziek, dans en beeldende kunst aan de evenementenkalender toe te voegen of een bestaand evenement uit te bouwen. Denk aan een evenement als de Beeldententoonstelling Proosdijpark op meerdere locaties in de gemeente en tijdstippen, uitbreiding van de festiviteiten rond het Octaaf of een nieuw meerdaags evenement tijdens de winterperiode. De gemeente zal niet uitvoerend of organiserend hierin optreden maar wel initiërend en ondersteunend.

7 Toekomst bestendige en duurzame evenementen

Als gevolg van een aantal (landelijke) ontwikkelingen wordt het steeds ingewikkelder om een evenement kwalitatief hoogwaardig én veilig te organiseren. Ook wordt er van organisatoren verwacht dat zij (in lijn met de strenger wordende Europese en landelijke wet- en regelgeving) werken aan een duurzamere toekomst. Om te voorkomen dat bepaalde evenementen uiteindelijk verdwijnen, zet de gemeente zich in om de evenementen toekomstbestendiger en duurzamer te maken.

7.1 Verbeteren continuïteit en toekomstbestendigheid van organisatoren

De gemeente streeft naar een toekomstbestendig evenementenaanbod. Dit is noodzakelijk, omdat ook de evenementen in de gemeente Meerssen onder druk staan. Dit geldt met name voor de gratis toegankelijke evenementen en evenementen georganiseerd door vrijwilligersorganisaties. En daarvan heeft de gemeente Meerssen er relatief veel. Het merendeel van de evenementen is gratis toegankelijk en veel van de evenementen worden door een vereniging of stichting georganiseerd.

Organisatoren doen regelmatig een beroep op de gemeente waardoor evenementen afhankelijker worden van een gemeentelijke financiële bijdrage. De ambitie is om de continuïteit en toekomstbestendigheid van organisatoren te verbeteren door het versterken van de onderlinge samenwerking en kennisdeling. De gemeente zal organisatoren gaan stimuleren om zich door te ontwikkelen en te professionaliseren, zodat de organisatiekracht van de evenementen sterker wordt. Daartoe zullen in de planperiode diverse workshops gepland worden die tot doel hebben bepaalde thema’s op organisatiegebied uit te diepen. De gemeente neemt hiertoe het initiatief. Denk daarbij aan thema’s als veiligheidseisen, hoe duurzaamheid en inclusie toe te passen bij een evenement, communicatie en promotie. Afhankelijk van het thema wordt de organisatie voorbereid.

7.2 Stimuleren verduurzaming evenementen

De gemeente Meerssen zet zich in voor een leefbare en betere wereld. De notering in de top 100 van “Green destinations” geeft aan dat de gemeente een van de duurzaamste gemeenten in Nederland is.

Het is goed om te zien dat organisatoren de afgelopen jaren eerste aanpassingen hebben gedaan om hun evenement te verduurzamen. Samen met organisatoren wordt dit komende jaren verder uitgebouwd. Hierbij wordt aansluiting gezocht bij de Duurzaamheidsladder Evenementen (DLE), www.greenevents.nl.

7.3 Inclusie en toegankelijke evenementen

Toegankelijke en inclusieve evenementen zijn belangrijk omdat zij gelijke kansen bieden voor iedereen om deel te nemen en te genieten, ongeacht fysieke, mentale of sociale beperkingen of persoonlijke voorkeuren of overtuigingen. Evenementen bevorderen sociale cohesie en zorgen ervoor dat alle leden van de gemeenschap zich welkom en gewaardeerd voelen.

Door toegankelijkheid en inclusie centraal te stellen, kunnen organisatoren een breed scala aan perspectieven en talenten aanspreken, wat leidt tot rijkere en meer dynamische evenementen. Het is belangrijk dat er goed wordt nagedacht over het gehele evenementenbezoek, wat al begint bij de online toegankelijkheid van informatievoorziening en informatieverstrekking over de aanwezige voorzieningen. Maar ook moet de gemeente haar informatie hierover verbeteren en toegankelijker maken.

Door kennisdeling en het stimuleren van samenwerking tussen organisatoren, sociale partners en de gemeente kunnen de evenementen inclusiever en toegankelijker worden.

8 Zorgen voor een goede balans tussen levendig en leefbaar

Evenementen in een gemeente zijn niet alleen maar genieten, maar geven ook overlast. Met name aan inwoners en menigmaal ook aan lokale bedrijven. Geluid, wegafzettingen, drukte, zwerfafval. Hierdoor ontstaat er soms een spanningsveld tussen wonen, recreëren en ondernemen. Dit vraagt om een goede afweging van de diverse belangen.

Niet alle hinder van evenementen kan worden voorkomen, maar er kunnen wel maatregelen worden genomen om dit zoveel mogelijk te beperken.

Er moet worden gezocht naar een goede balans tussen type evenementen, doelgroepen, evenementenlocaties en periodes waarbinnen deze evenementen plaatsvinden. Dit gaat niet alleen om de druk op bepaalde evenementenlocaties en op het hoogseizoen te verlichten, maar ook om inwoners en bezoekers buiten het hoogseizoen aanbod te bieden. Evenementen bevorderen immers ook de sociale samenhang, (cultuur)participatie en levendigheid.

8.1 Spreiding

Het merendeel van de organisatoren wil hun evenement in de lente en/of zomer organiseren. Daarnaast is ook de Markt als evenementenlocatie populair. Veel kleinere evenementen vinden in de diverse kernen plaats. Vaak wordt daar door inwoners en bedrijven minder overlast door ervaren.

De herfst en de Kerst zijn periodes waar nieuwe evenementen zouden kunnen plaatsvinden. Dit draagt ook bij aan de ambitie om de gemeente Meerssen jaarrond aantrekkelijker te maken als toeristische bestemming.

8.2 Beperk hinder van evenementen

Duidelijk is dat de impact van en ervaren (geluids)overlast door evenementen zoveel mogelijk beperkt moet worden. Daarom is het goed om al bij de voorbereiding van (grotere) evenementen aandacht te hebben voor de mogelijke (geluids)overlast die veroorzaakt kan worden én de wijze waarop organisatoren daarmee om kunnen gaan.

Samen met organisatoren blijft de gemeente zich dan ook inzetten op het beperken en waar mogelijk voorkomen van (geluids)hinder. Dit geldt onder meer voor hinder van afval, gedrag van bezoekers, geluid, bereikbaarheid en parkeren.

Communicatie in het voortraject met de organisatoren en andere betrokkenen is dan ook erg belangrijk. Niet alleen communicatie maar ook het openstaan voor het aanpakken van uitdagingen.

8.3 Communicatie is erg belangrijk

Vooraf communiceren leidt in veel gevallen tot een beter begrip en betere acceptatie van de mogelijke overlast die zou kunnen ontstaan. Het heeft een positief effect op de betrokkenheid van inwoners en bedrijven. Communicatie dient tijdig te gebeuren zodat uitdagingen tijdig worden opgepakt. Uit de gesprekken die ter voorbereiding op de evenementennota gevoerd zijn en de diverse vergunning trajecten in de laatste jaren, is gebleken dat tijdigheid en volledigheid van communicatie nu niet altijd het geval is. Daarom wordt de komende jaren ingezet op een verbetertraject met betrekking tot de omgevingscommunicatie en zullen daarover regels in de vergunningsvoorwaarden opgenomen worden. Zo worden bijvoorbeeld eisen gesteld aan tijdige informatie voor omwonenden, een algemeen mail- en/of telefoonnummer voor informatie en klachten tijdens een evenement. De verdere strategie komt terug in een nog op te stellen communicatieplan dat in het 1e kwartaal van 2026 zal worden opgesteld.

9 De gemeente Meerssen, gastvrij ook voor de organisator

Uit het participatieproces voorafgaand aan de ontwikkeling van deze nota is gebleken dat de organisatoren in het algemeen voldoende tevreden zijn over de rol van de gemeente bij de vergunningverlening en het evenement zelf. Wel wordt door organisatoren aandacht gevraagd voor het verminderen van de regeldruk en een meer faciliterende (financieel, materialen en afzettingen) rol vanuit de gemeente.

Omdat de gemeente waarde hecht aan een goede relatie met ondernemers en organisatoren wordt ingezet op het versterken van de positie als gastvrije gemeente die iedereen – ook de organisator – van harte welkom heet. De rol van de gemeente is duidelijk. Die is dienstverlenend. Daarbij is de verhuur en/of het uitlenen van materialen niet langer gewenst. De volgende motivering ligt daaraan ten grondslag:

• -

  Als aan de ene organisator materiaal uitgeleend moet worden, dan kan een andere daar ook aanspraak op maken.

• -

  De gemeente heeft maar een beperkte hoeveelheid materialen zoals dranghekken, bouwhekken, borden. Uitlenen aan alle organisatoren zou aanschaf van extra materialen noodzakelijk maken. Daarvoor ontbreekt het aan budget en opslag.

• -

  Verhuur en/of uitlenen van materialen vergt extra personele inzet van de gemeente.

• -

  Bij uitlenen kan de gemeente in de problemen komen wanneer zij zelf de materialen nodig heeft bij een calamiteit.

De organisator is verantwoordelijk voor de uitvoering van het evenement en het waarborgen van de veiligheid voor bezoekers en inwoners. Zowel tijdens het evenement als tijdens de op- en afbouw. Zowel op het evenemententerrein als in de omgeving. De gemeente ziet hierop toe en handhaaft indien nodig.

Vereenvoudiging evenementenproces en regelgeving

Het bij de gemeente gehanteerde proces om te komen tot de behandeling en afhandeling van vergunningaanvragen is vereenvoudigd, zodat er sneller en efficiënter besluiten kunnen worden genomen.

Hoewel vereenvoudiging op velerlei onderdelen gevraagd en gewenst wordt, is dat niet altijd mogelijk door landelijke en lokale / provinciale wetgeving. Daar waar we kunnen vereenvoudigen en de wetgeving dat toe laat, zullen we dat doen.

Om het voor de organisatoren gemakkelijker te maken, wordt gewerkt aan duidelijke informatie voor het aanvragen van vergunningen en subsidies. Makkelijk vindbare en heldere informatie. Ook wordt gewerkt aan een evenementenchecker die de organisatoren hulp kan bieden bij hun vragen over welke vergunningen er nu nodig zijn voor hun evenement. De ontwikkeling van deze informatie wordt begin 2026 opgepakt.

10 Evenementensubsidies

Financiële bijdragen

De gemeente Meerssen heeft een jaarlijks budget voor evenementen. De gemeenteraad bepaalt elk jaar, bij de vaststelling van de programmabegroting, de omvang van dit budget. Burgemeester en Wethouders verstrekken de subsidies binnen de financiële en inhoudelijke kaders. Het huidige subsidiebeleid dateert van 2017.

Nieuwe subsidieregels voor evenementen worden in 2026 opgesteld. Daarbij wordt onderscheid gemaakt in vier categorieën:

• -

  Lokaal evenement: Een evenement met een lokale uitstraling dat de leefbaarheid in de dorpskern(en) bevordert;

• -

  Onderscheidend evenement: Een evenement met een regionale of bovenregionale uitstraling dat zich vooral richt op eigen inwoners en de regio en dat de identiteit van de gemeente ondersteunt;

• -

  Beeldbepalend evenement: een evenement dat de gemeentelijke of regionale identiteit draagt, een duidelijke economische spin-off heeft voor de gemeente / regio, het imago van de gemeente Meerssen (inter)nationaal versterkt en daarmee een reden vormt om Meerssen te bezoeken en veel bovenregionaal publiek aantrekt;

• -

  Incidenteel evenement: een evenement dat wordt georganiseerd zonder een terugkerend karakter. Een incidenteel evenement heeft een grote aantrekkingskracht, bij voorkeur landelijk of internationaal. Het kan – in sommige gevallen – terugkeren.

Algemene voorwaarden zijn:

• -

  Het evenement leidt tot een positieve promotie van de gemeente, past binnen het DNA van de gemeente Meerssen

• -

  Het evenement levert een bijdrage aan de sociale cohesie in de gemeente Meerssen

• -

  In de begroting is opgenomen dat – afhankelijk van de categorie – ten minste tussen de 50 % en 70 % van de organisatiekosten worden gefinancierd uit andere middelen dan de gemeentelijke subsidie. Met andere woorden, de gemeentelijke bijdrage kan nooit de grootste inkomstenbron zijn.

• -

  Evenementen worden zo maximaal mogelijk duurzaam en inclusief georganiseerd.

Om subsidies zo objectief en gelijk mogelijk vast te stellen, wordt in 2026 een evenementenmonitor ontwikkeld. Met deze monitor kunnen per categorie punten worden verzameld die bij elkaar opgeteld een bepaald subsidiebedrag aangeven.

De periode waarbinnen een subsidie moet worden aangevraagd is gelijk met de indiening van de vergunningaanvraag. Dat wil zeggen 24 weken voor een C evenement, 16 weken voor B, A en meldingsplichtige evenementen.

11 Consequenties voor de uitvoering

DE UITVOERING IN DE PLANJAREN 2026 EN 2027

De komende jaren worden acties ondernomen om een gastvrije gemeente te zijn met een aansprekend, inspirerend en kwalitatief hoogwaardig evenementenaanbod voor iedereen. De ambities in dit beleid vormen hiervoor de basis. De gemeente gaat met alle ambities aan de slag en richt zich hierbij op het bereiken van concrete resultaten.

De uitwerking van deze prioriteitenlijst wordt in een uitvoeringsplan verwerkt. Dat plan behoeft de goedkeuring van het college van Burgemeester & Wethouders en wordt ter kennisgeving toegezonden aan de gemeenteraad. In het uitvoeringsplan 2026 – 2027 worden in elk geval meegenomen:

• -

  Het aanpassen van de uitvoeringsregels voor evenementen op basis van dit evenementenbeleid en het nieuwe evenementenproces.

• -

  Het ontwikkelen en vaststellen van subsidieregels voor evenementen op basis van de geldende algemene subsidieverordening en dit evenementenbeleid.

• -

  De aanstelling van een evenementencoördinator voor 0,8 fte. Deze nieuwe kracht zal zich in 2026 moeten focussen op het intern in gang zetten van het nieuwe evenementenproces en het verbeteren van de communicatie. Vanaf eind 2027 kan de evenementencoördinator meer als “makelaar” van evenementen naar buiten treden. Allereerst moet de basis goed worden neergezet.

• -

  De aanstelling van een senior vergunning verlener. Hij/zij is deskundig op het gebied van evenementen en coördineert de vergunningaanvraag. Benodigd is 1 fte, boven op de junior medewerker van 0,6 fte die al in de begroting is opgenomen.

• -

  Met de afdeling communicatie moet een communicatieplan worden ontwikkeld waarbij de informatie- en communicatiestromen over dit project gezamenlijk en integraal (Samenleving en Communicatie) worden opgepakt. Deze ontwikkeling vraagt extra capaciteit. Het uitvoeringsplan zal vervolgens duidelijkheid geven over de kosten van communicatie en de capaciteit en of deze capaciteit beschikbaar is of eventueel extern moet worden ingeschakeld. Daarbij zal ook de communicatie rond het nieuwe evenementenproces opgepakt worden. Een integrale benadering is gewenst. Uitwerking in het 1e kwartaal van 2026.

• -

  De instelling van een structureel overleg met evenementenorganisatoren en andere stakeholders.

• -

  Het opstarten van een 0 – meting begin 2026 met minimaal drie meetmomenten in de planperiode teneinde te kunnen meten of behaalde doelstellingen worden gehaald c.q. moeten worden bijgesteld. Deze doelstellingen worden bij de 0-meting benoemd.

• -

  De doorontwikkeling van de bestaande evenementenkalender en een evenementenchecker.

• -

  Het implementeren van het vernieuwde evenementenproces.

• -

  Het aanwijzen van evenementenlocaties en ontwikkelen van locatieprofielen.

• -

  Het vaststellen van vernieuwde subsidieregels voor evenementen.

• -

  Onderzoeken of de verwerving van een beeldbepalend evenement dan wel het uitbreiden van een bestaand evenement wenselijk en haalbaar is.

• -

  Onderzoeken of het instellen van de mogelijkheid een meerjarensubsidie te kunnen verstrekken, gewenst en mogelijk is.

• -

  In 2026 en 2027 in totaal drie workshops voor evenementenorganisatoren organiseren.

12 Financiële paragraaf

Voor de uitvoering van het evenementenbeleid zijn aanvullende middelen benodigd. Een voorstel daartoe is in de Raadsnota behorende bij dit Evenementenbeleid opgenomen.