Organisatiereglement Omgevingsdienst Drenthe

Bijlage

HOOFDSTUK I

BEGRIPSBEPALING EN UITGANGSPUNTEN INRICHTING ORGANISATIE

Artikel 1 Begripsbepalingen

a. Omgevingsdienst: de gemeenschappelijke regeling (GR) Omgevingsdienst Drenthe;

• 1.

  Algemeen bestuur : het algemeen bestuur, zoals bedoeld in artikel 6 van de GR Omgevingsdienst Drenthe;

• 2.

  Dage lijks bestuur: het dagelijks bestuur, zoals bedoeld in artikel 13 van de GR Omgevingsdienst Drenthe;

• 3.

  Voorzitter: de voorzitter, zoals bedoeld in artikel 18 van de GR Omgevingsdienst Drenthe;

• 4.

  Bestuursopdracht: het door het dagelijks bestuur aangegeven kader voor de inbreng van de ambtelijke organisatie bij het ontwikkelen van beleid voor de Omgevingsdienst Drenthe;

• 5.

  Directeur: de algemeen directeur of diens plaatsvervanger zoals bedoeld in artikel 23 van de GR Omgevingsdienst Drenthe;

• 6.

  Opgavemanager: De manager uitvoering primair proces van de Omgevingsdienst Drenthe.

• 7.

  Concerncontroller: verantwoordelijk voor het financiële beheer en de controle van de organisatie.

• 8.

  Team/cluster: elk organisatieonderdeel binnen de Omgevingsdienst Drenthe dat wordt aangestuurd door een formeel leidinggevende, die op grond van dit reglement een eigen, rechtstreekse verantwoordingsplicht aan de directie heeft;

• 9.

  Teamleider: Formeel verantwoordelijk leidinggevende van een team of organisatieonderdeel;

• 10.

  Senior: formeel verantwoordelijk en vakinhoudelijk georiënteerde leidinggevende van een cluster of organisatieonderdeel;

• 11

  Mandaat: Onder mandaat wordt in dit reglement mede verstaan het verlenen van volmacht tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en het verlenen van machtiging tot het verrichten van handelingen die noch een besluit noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn.

• 12

  Programma: een verzameling van tijdelijke inspanningen (projecten, routines, improvisaties) om meerdere unieke doelen te bereiken die zonder deze coördinatie niet gerealiseerd kunnen worden;

• 13

  Project: Een specifieke opgave van de organisatie, waarbij het gaat om een of een beperkt aantal teams overstijgende opgaven die een uniek en tijdelijk karakter hebben;

• 14

  Budgethouder: medewerker van de Omgevingsdienst Drenthe aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten en aan wie het (onder)mandaat is toegekend om bestedingen te verrichten ten laste van de daaraan toegekende budgetten en investeringskredieten en/of om inkomsten te realiseren;

HOOFDSTUK 2

INRICHTING VAN DE AMBTELIJKE ORGANISATIE EN FUNCTIONARISSEN

Artikel 2 Organisatieonderdelen

1. De indeling van de Omgevingsdienst behoort tot de bevoegdheid van het dagelijks bestuur.

2. De hoofdstructuur bestaat uit een directie, teams en clusters.

3. Naast de hiervoor aangeduide organisatieonderdelen kunnen er programma’s en projecten zijn.

4. De ambtelijke organisatie als totaal heeft een tweehoofdige directie, waarbij de algemeen directeur de eindverantwoordelijkheid draagt; elk team heeft een teamleider; elke cluster heeft een senior; elk project heeft een projectleider.

5. De hiërarchische toedeling van taken en verantwoordelijkheden aan organisatieonderdelen en wijzigingen daarin worden op hoofdlijn vastgelegd en vastgesteld door het dagelijkse bestuur in een organogram.

6. De nadere toedeling van het organogram in taken, verantwoordelijkheden en inrichting van een detailstructuur (teams, clusters etc.) wordt gemandateerd aan de directie. Als het voor de uitvoering van werkzaamheden noodzakelijk of gewenst is, kan de teamnaam, de omvang en het aantal teams of clusters worden aangepast. De directie deelt dit mee aan het dagelijks bestuur.

Artikel 3 De directie

• 1.

  De directie is het hoogste ambtelijke (besluitvormings)orgaan voor organisatiebrede afstemming, strategie, ontwikkeling, kaders en coördinatie;

• 2.

  De directie is tweehoofdig en bestaat uit: de (algemeen) directeur en een opgavemanager;

• 3.

  De directie is een integraal strategisch functionerend orgaan op basis van onderlinge vervangbaarheid en portefeuilleverdeling. Waar nodig heeft de algemeen directeur een doorslaggevende stem;

• 4.

  De directie kan uit eigen beweging aanwijzingen geven aan de teamleiders, de senioren, de concerncontroller, de projectleiders en waar nodig de medewerkers om de kwaliteit van het (uitvoerings)beleid en de samenhang van het beleid, zoals door het bestuur vastgesteld, te verzekeren;

Artikel 4 De algemeen directeur

De algemeen directeur:

1. Heeft de eindverantwoordelijkheid voor de ambtelijke organisatie, beleidsuitvoering en de aanwending van middelen.

2. Is voor de ambtelijke organisatie het eerste aanspreekpunt voor het dagelijks bestuur.

3. Draagt als secretaris zorg voor de ondersteuning van het algemeen en het dagelijks bestuur

3. Is op basis van de portefeuilleverdeling binnen de directie formeel leidinggevende van de toegewezen functionarissen en leidinggevenden.

4. Is eindverantwoordelijk voor alle personele zaken in de organisatie.

5. Is bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden.

6. Treedt op als werkgever in het Lokaal Overleg, conform de CAO WSGO.

7. Draagt zorg voor de (integrale) strategieontwikkeling en bewaking van de integriteit van de ambtelijke organisatie.

Artikel 5Opgavemanager

• 1.

  De opgavemanager is plaatsvervanger van de algemeen directeur.

• 2.

  De dagelijkse werkzaamheden voert de opgavemanager uit onder mandaatverstrekking van de algemeen directeur.

• 3.

  De algemeen directeur voert de functionerings- en beoordelingsgesprekken met de opgavemanager.

Artikel 6 De teamleiders en senioren

• 1.

  De teamleiders en senioren geven hiërarchisch leiding aan de hen toegewezen teams / clusters en medewerkers en zijn belast met de dagelijkse aansturing van de teams / clusters.

• 2.

  Een teamleider of senior is verantwoordelijk voor de begeleiding en ontwikkeling van diens team / cluster door middel van het faciliteren, aansturen en coachen op (resultaat-en ontwikkel) afspraken van het team / cluster en de medewerkers die deel uit maken van een team / cluster.

• 3.

  De teamleider of senior draagt zorg voor, faciliteert en ziet toe op een adequate en verantwoorde inzet van capaciteit en expertise in het wendbare deel van de organisatie vanuit de teams / clusters waar deze voor verantwoordelijk is.

• 4.

  Een teamleider of senior handelt primair vanuit het concernbelang en adviseert de directie over het team / cluster, projecten en team-overstijgende vraagstukken

• 5.

  De teamleiders worden horizontaal vervangen bij afwezigheid.

• 6.

  De senioren worden horizontaal vervangen bij afwezigheid.

• 7.

  De directie kan situationeel besluiten ook overige functionarissen leidinggevende bevoegdheden toe te kennen.

Artikel 7 Concerncontroller

1. Onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur draagt de concerncontroller, met in achtneming van de vastgestelde kaders en richtlijnen, in ieder geval zorg voor:

a. advisering van de directie over optimale besturing van de gehele organisatie;

b. advisering over de kwaliteit en doelmatigheid van de organisatie;

c. advisering over het afleggen van rekenschap over doelrealisatie, gebruik financiële middelen en het voldoen aan wet- en regelgeving;

d. functionele afstemming tussen alle controltaken in de organisatie.

2. De concerncontroller wordt in staat gesteld om de functie op onafhankelijke wijze uit te voeren en kan, indien de concerncontroller dat nodig vindt en met medeweten van de algemeen directeur, inzake de in het eerste lid genoemde onderwerpen rechtstreeks aan het dagelijks bestuur informatie en adviezen geven.

• 1.

  De concerncontroller is verantwoordelijk voor het ontwerpen en bewaken van het managementcontrolsysteem: het geheel van maatregelen en systemen dat redelijke zekerheid moet bieden dat de gestelde doelen worden bereikt en dat verantwoording wordt afgelegd.

• 2.

  Bij afwezigheid van de concerncontroller wordt diens taak waargenomen door de algemeen directeur. Bij langdurige afwezigheid van de concerncontroller wijst de directie een vervanger aan.

Artikel 8 Organisatie van programma’s, projecten en bestuursopdrachten

• 1.

  Bij het besluit tot het instellen van een programma of project wordt een programmamanager of projectleider aangewezen.

• 2.

  Voor een bestuursopdracht, programma of project is de directie ambtelijk opdrachtgever.

• 3.

  De directie draagt zorg voor de uitvoering van bestuursopdrachten door de ambtelijke organisatie.

• 4.

  De programmamanager of projectleider, met in achtneming van de door de directie dan wel het bestuur vastgestelde kaders en richtlijnen, draagt in ieder geval zorg voor:

• 5.

  a. definiëring en uitvoering van gewenste effecten, doelen, middelen en inspanningen;

• 6.

  c. sturing op doelbereik, activiteiten, middelen, draagvlak en samenhang;

• 7.

  d. operationele aansturing van de programma- en/of projectorganisatie;

• 8.

  e. rapportage over voortgang, voorlegging van besluiten aan de directie over noodzakelijke bijstellingen, tijdige en volledige aanlevering van de juiste informatie ten behoeve van bestuur en/of directie en bewaking van financiële en juridische rechtmatigheid;

HOOFDSTUK 3

FINANCIEEL BEHEER, MANDAAT EN BEDRIJFSVOERING

Artikel 9 Administratie

1. Onder de financiële administratie wordt verstaan de boekhoudkundige verwerking van de financiële rechten en verplichtingen en de ontvangsten en uitgaven, alsmede de registratie van eigendommen, vorderingen, schulden en het eigen vermogen van de Omgevingsdienst Drenthe.

2. De financiële administratie wordt zodanig ingericht en bijgehouden dat in ieder geval:

a. de wettelijke voorschriften, waaronder de financiële verordening, het Besluit begroting en verantwoording en de informatie voor derden, kunnen worden nageleefd;

b. wordt voldaan aan de eisen van rechtmatigheid en controle en afstemming van de informatievoorziening op de behoeften in de organisatie ten aanzien van de operationele bedrijfsvoering en de documenten uit de planning en controlcyclus.

Artikel 10  Mandaat dagelijks bestuur en voorzitter van het dagelijks bestuur

• 1.

  De algemeen directeur heeft een algemeen mandaat tot het nemen van alle

beslissingen die het dagelijks bestuur of de voorzitter kan nemen tenzij de aard van de bevoegdheid zich daartegen verzet als bedoeld in artikel 10:3, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht of tenzij:

a. bij of krachtens wettelijk voorschrift of in de GR Omgevingsdienst Drenthe anders is bepaald;

b. bij of krachtens dit reglement anders is bepaald, of;

c. het dagelijks bestuur of de voorzitter in het algemeen of voor een bepaald geval anders bepalen of het mandaat intrekken.

• 1.

  Een krachtens mandaat of ondermandaat genomen besluit, al dan niet zoals bedoeld in dit reglement, wordt door de gemandateerde dan wel de ondergemandateerde ondertekend, doch uitdrukkelijk namens het dagelijks bestuur dan wel de voorzitter.

• 2.

  Bij het verlenen van een mandaat of ondermandaat kan worden bepaald dat de desbetreffende besluiten door een ander dan de gemandateerde of de ondergemandateerde worden ondertekend (ondertekeningsmandaat).

• 3.

  Het dagelijks bestuur staat met overeenkomstige toepassing van artikel 59a van de Gemeente- en Provinciewet de voorzitter toe de ondertekening van stukken die uitgaan van het dagelijks bestuur op te dragen aan de directeur.

Artikel 11 Voorschriften bij het gebruik van het mandaat en vertegenwoordiging

1. De algemeen directeur legt een voorgenomen beslissing in mandaat, met uitzondering van spoedeisende gevallen, in ieder geval voor aan het dagelijks bestuur als:

a. de beslissing afwijkt van algemeen beleid van de Omgevingsdienst Drenthe;

b. de gemandateerde dit wenselijk of noodzakelijk acht, zoals bij politiek gevoelige onderwerpen

2. Met uitzondering van handelingen van informatieve en/of administratieve aard en met uitzondering van spoedeisende gevallen strekt het algemeen mandaat aan de leden van de directie, de projectleiders, de teamleiders, de clustersenioren en de concerncontroller zich voorts in elk geval niet uit over beslissingen:

• 1.

  die leiden tot vaststelling of wijziging van beleid van de Omgevingsdienst Drenthe;

• 2.

  tot het voeren van rechtsgedingen waarbij de functie of de persoon van een gemandateerde direct of indirect enig persoonlijk belang heeft;

• 3.

  tot het vaststellen van stukken die van het dagelijks bestuur of van de voorzitter uitgaan en aan het algemeen bestuur zijn gericht;

• 4.

  tot het doen van uitingen, gericht tot andere bestuursorganen, tenzij voor uitvoering van een wettelijke taak en in overeenstemming met bij het betrokken orgaan bekend beleid of met geheel bij de wettelijke regeling of jurisprudentie bepaald beleid;

• 5.

  die overschrijding van beschikbaar gestelde budgetten tot gevolg hebben;

• 6.

  tot het aanstellen, het schorsen en ontslaan van ambtenaren die belast zijn met functies van leidinggevende aard welke rechtstreeks onder de directeur ressorteren.

3. De uitzonderingen, zoals bedoeld in het tweede lid, onder d en e, zijn niet van toepassing als het uitvoering betreft van een eenduidig besluit van het algemeen of het dagelijks bestuur of de voorzitter.

4. De directeur is gemandateerd om in voorkomende gevallen het dagelijks bestuur en de voorzitter in en buiten rechte en bij bijeenkomsten inzake mediation te vertegenwoordigen.

De directeur is bevoegd schriftelijk mandaat te verlenen aan medewerkers om het dagelijks bestuur en de voorzitter in en buiten rechte en bij bijeenkomsten inzake mediation te vertegenwoordigen. Hij stelt een lijst op van personen aan wie een dergelijk mandaat is verleend.

Artikel 12 Ondermandaat binnen en buiten de Omgevingsdienst Drenthe

• 1.

  De algemeen directeur kan ondermandaat verlenen aan de teamleiders, senioren, concerncontroller, projectleiders en de medewerkers binnen de ambtelijke organisatie voor zover dat in overeenstemming is met hun taak en hun werkwijze.

• 2.

  De algemeen directeur kan ondermandaat verlenen aan medewerkers buiten de ambtelijke organisatie voor het nemen van beslissingen namens het dagelijks bestuur en de vertegenwoordiging van het dagelijks bestuur in rechte en de voorzitter in en buiten rechte voor zover dat voortvloeit uit een door het dagelijks bestuur en/of de voorzitter goedgekeurde werkwijze.

• 3.

  De uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden geschiedt binnen de grenzen van de vastgestelde taken en met inachtneming van het ter zake geldende recht, alsmede de geldende beleids- en uitvoeringsregels.

• 4.

  De directeur kan zowel bij een algemeen als bij een mandaat voor een bepaald geval nadere instructies geven over de wijze waarop het mandaat wordt uitgeoefend.

Artikel 13 Registratie van mandaten en tekenbevoegdheid

1. Algemene mandaten en ondermandaten, inclusief ondertekeningsmandaten, worden geregistreerd.

2. Deze registratie betreft zowel de inhoud als de aan het mandaat gekoppelde functies c.q. namen.

3. De algemeen directeur draagt zorg voor bekendmaking en terinzagelegging van de mandaatregistraties.

Artikel 14 Budgethouder en budgettoedeling

• 1.

  Op basis van de door het algemeen bestuur vastgestelde Begroting stelt het dagelijks bestuur de primaire Productenraming en een Uitvoeringsprogramma vast en mandateert uitvoering en beheer aan de algemeen directeur.

• 2.

  De algemeen directeur is hoofdbudgethouder.

• 3.

  Het dagelijks bestuur kan bij specifieke budgetten aangeven dat ten laste van deze budgetten verplichtingen kunnen worden aangegaan na uitdrukkelijke toestemming van het dagelijks bestuur. Verplichtingen met politiek-bestuurlijke implicaties worden altijd van tevoren voorgelegd aan het dagelijks bestuur.

• 4.

  De algemeen directeur stelt de administratieve wijzigingen in de Productenraming vast.

• 5.

  Administratieve wijzigingen zijn begrotingswijzigingen binnen de Begroting die geen invloed hebben op het netto saldo van baten en lasten uit de Begroting.

• 6.

  De beslissingsbevoegdheden inzake een en hetzelfde budget worden niet gemandateerd aan meerdere budgethouders.

Artikel 15 Verantwoording

1. Elke teamleider, senior, de concerncontroller, programmamanager en elke projectleider legt aan de directie verantwoording af over de uitvoering van de Productenraming c.q. de projectopdracht of bestuursopdracht en de uitputting van beschikbaar gestelde budgetten en investeringskredieten. Op basis van deze verantwoording legt de algemeen directeur verantwoording af aan het dagelijks bestuur.

2. Aanbieding door dagelijks bestuur van de jaarstukken van de Omgevingsdienst Drenthe over het gevoerde beheer aan het algemeen bestuur, impliceert decharge van de ambtelijke organisatie met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie, met uitzondering van later in rechte gebleken onregelmatigheden.

HOOFDSTUK 4 SLOTBEPALINGEN

Artikel 16 Uitleg

Bij twijfel over de uitleg van dit reglement of in gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de algemeen directeur.

Artikel 17 Inwerkingtreding/overgangsbepaling/citeertitel

• 1.

  Dit reglement kan worden aangehaald als Organisatiereglement Omgevingsdienst Drenthe.

• 2.

  Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van bekendmaking

• 3.

  Dit reglement is tevens van toepassing op feitelijke situaties en besluiten die voorafgaand aan de inwerkingtreding van deze regeling onder de toepassing van het Organisatiereglement RUD Drenthe.

• 4.

  Het vigerende organisatiereglement RUD Drenthe wordt per gelijke datum ingetrokken.